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中小企業がクラウドストレージを選ぶ際のポイントを徹底解説

「クラウドストレージは中小企業でも導入が必要だろうか」「選ぶ際のポイントはなにか」などとお悩みではありませんか。クラウドストレージは、クラウド上にデータを保存できるため、外出先から閲覧したり、複数人が同じデータを操作したりすることが容易になります。

ところがどのようなツールを使えばいいのか、本当に必要なのかと悩んでいる方も多いでしょう。そこで今回は、中小企業がクラウドストレージを導入するメリットや選ぶ際のポイントについて解説します。

中小企業がクラウドストレージを導入するメリット

クラウドストレージは大企業だけではなく、中小企業にも導入するメリットが数多く存在します。まずはメリットを理解し、導入に向けた具体的な方向性を考えましょう。こちらでは主に3つのメリットを紹介します。クラウドストレージの導入が自社にとってどのような効果があるのかを考えてみてください。

1.テレワークに対応しやすくなる

クラウドストレージを導入すると、社外からでもデータへのアクセスと共有が容易になります。テレワークでは社外からデータのやり取りが必須になるため、会社が通信の安定したクラウドストレージを用意すると業務がスムーズに進行します。

社員それぞれが違うやり方でファイルやデータの共有をするのは効率が悪く、同じ作業を繰り返す、ファイルが行方不明になるといった事態が想定されます。会社全体でファイルの共有方法を統一しておくことは、効率性や生産性を上げるとともに社員のストレス軽減となります。

2.データの共有がスムーズになる

社内だけでなく社外の取引先などともデータのやり取りが発生する場面があります。複数人でデータを確認する際に、クラウドに保管してあればセキュアな環境下で同時にデータ共有が可能です。

クラウドストレージを使えばファイルをアップロードするだけでデータにアクセスできるので、いままでのメールにファイルを添付するなどの手間を減らせます。サービスによってはクラウド上でファイルを閲覧できるので、わざわざパソコンにダウンロードする必要もありません。

3.自動バックアップでデータの消失を防げる

クラウドストレージはほとんどの場合、サービス提供事業者による自動バックアップ機能を搭載しています。パソコンの故障やデータの破損などのトラブル時にもバックアップを取っていればデータの消失を避けられるので安心です。

地震や火災などの万が一の災害時にも活用できるため、企業の重要なデータを守るという意味でもクラウドストレージの導入はメリットが大きいといえます。

中小企業がクラウドストレージを選ぶ際のポイント

中小企業がクラウドストレージを選ぶ際のポイントは大きく分けて6つあります。ポイントをしっかりと把握し、自社にとって最も効果的なクラウドストレージを選びましょう。また利用するのはあくまでも社員なので、システム担当者だけが仕様を理解するのではなく、全社員に周知し使いやすいものを選ぶことが大切です。

1.月額使用量と導入コスト

クラウドストレージを導入する前に、毎月かかるランニングコストと導入コストを算出します。クラウドストレージは基本的にスペースをサービス会社から借りるという仕様なので、ほとんどの場合、料金は月額制となります。

導入のために自社に足りないものと既に稼働しているものをチェックし、初期にどれくらいのコストがかかるかも把握しておく必要があります。

2.ストレージ容量

ストレージ容量もクラウドストレージを導入するうえで重要なポイントです。容量が少ないとすぐに上限に達してしまい、さらに容量を契約……と繰り返すことで月額料金は膨れ上がってしまいます。

「中小企業ならそこまで容量を使わないのでは」と思うかもしれませんが、近年の画像データや動画などはひとつあたりの容量が大きく、少数でもすぐに上限に達してしまう可能性があるので注意が必要です。社員のローカルストレージ使用量を確認して容量を予測したり、容量無制限のサービスを選んだりすることをおすすめします。

3.セキュリティのレベル

クラウドストレージには会社のさまざまなデータを保存するため、セキュリティは絶対に無視できない問題です。ネットワーク上にファイルを保存するという性質上、どうしても情報漏洩のリスクがつきまといます。

また、クラウドにアクセスする社員側にもセキュリティ意識を持ってもらわなければなりません。社員の操作ミスや知識不足から情報漏洩に繋がる可能性も否定できないからです。特にテレワークになると社員のネットワーク利用状況の管理が困難になるので、セキュリティに関する意識を高める教育も必須となります。

4.既存アプリとの互換性

どんなに機能が素晴らしいクラウドストレージであっても、現行の業務との相性が良くなければ使い物にはなりません。既存のアプリやOSを使用して、正常に動作するか、連携が取りやすいかなどを、使用する端末で事前に確認してから導入しましょう。

5.マルチデバイス対応

クラウドストレージがマルチデバイスに対応していないと作業効率が落ち、使い勝手が悪くなります。例えば移動中にデータをスマートフォンで確認したり、取引先でタブレットからファイルを開くシーンがあったりと、業務で一つのデバイスのみを使うことは少ないものです。

クラウドストレージの「いつどこからでもデータにアクセスできる」という最大のメリットを活かさなければいけません。

企業としても新しく端末を導入したり、社用スマートフォンの通信容量を増やしたりと、クラウドストレージに対応した機器の導入が必要になるかもしれません。クラウドストレージのメリットをフルに活用するためにも、マルチデバイス対応かどうかは必ずチェックしましょう。

6.使いやすいUI

多機能なクラウドストレージは魅力的ですが、UIが複雑になりすぎていると社員が使いこなせない可能性が出てきます。せっかく導入したクラウドストレージも、使われなければ宝の持ち腐れです。

特にITへの知識がそこまで高くない社員が多い場合は、一目見て操作方法が分かるような、シンプルなものを選ぶのがおすすめです。それでも社員に対して操作方法の教育業務が発生することは念頭に置いておくとよいでしょう。

クラウドストレージを導入するなら「box」がおすすめ

クラウドストレージは、テレワークのために導入する企業が増えてはいるものの、結局どれを選べばよいのか迷う方もいるかもしれません。お困りであれば、イッツコムが提供しているシンプルかつ高機能なクラウドストレージ「box」をご検討ください。

「box」は、多人数の利用にも耐えうる法人用クラウドストレージです。容量無制限で利用できるので、膨大な既存データを全てアップロードしても問題ありません。外部からデータにスムーズにアクセスできるのはもちろん、細かなセキュリティ設定と対策ができるため安心してご利用いただけます。

テレワークとクラウドストレージの相性は抜群なので、使いこなせば業務効率を大きく高められるでしょう。移動中に端末でファイルを確認することはもちろん、取引先に資料を印刷して持っていく手間も省けます。

クラウドストレージの利用を助ける「イッツコム光接続サービス」

クラウドストレージを導入すると、インターネット上のやり取りが増えるため、いままで以上の通信負荷がかかることが予測されます。「イッツコム光接続サービス」では、大容量のデータのやり取りが発生しても問題ない通信回線をご用意しています。

通信速度は下り最大2Gbps/上り最大1Gbpsという高速であり、独自のFTTH回線網を利用するため安定した通信回線となります。さらにイッツコム光接続サービスは、回線網とプロバイダサービスを一括契約するため、万一のトラブル対応も窓口がひとつとなりスムーズです。

クラウドストレージの導入とともにインターネット回線を見直すことで、業務効率を改善し日々の生産性を大きく高められます。

まとめ

クラウドストレージは中小企業であっても導入する価値のあるサービスです。社内にサーバーを作って管理する手間を考えると、保守管理を任せられる月額料金制のクラウドストレージのほうがコストパフォーマンスに優れることも十分にありえるでしょう。特にクラウドサービスは設備が必要ない分イニシャルコストが抑えられるので、手軽に始めやすいのが魅力です。

イッツコムではboxを始めとした、クラウドストレージの導入に役立つサービスを展開しています。クラウドストレージ導入でお悩みのことがあれば、ぜひ一度お問い合わせください。