ファイル共有ツールで資料のやり取りを円滑化！ITを活用して快適に働こう

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「社内にファイル共有ツールがあると便利だと聞いた」
「営業社員に資料を渡すのに手間がかかるからなんとかしたい」
「リモートワーク中の社員に必要なファイルをスムーズに送りたい」

読者の中には、こんなお悩みを抱えている方もいませんか？外出中の社員やリモートワーク中の社員に必要な資料を渡すのが面倒だと感じることがあるものです。

そんなときに役立つのがオンラインで使えるファイル共有ツール！これさえあればスムーズに必要なファイルをやり取りできますよ。この記事では、ファイル共有ツールを導入するときにチェックしたいポイントを詳しく解説します。

ファイル共有ツールはなぜ必要?

「そもそもなんでファイル共有ツールが必要なの？」「資料なんてその都度メールで渡せばいいんじゃないの？」と思う方もいるかもしれません。

しかし、手間やコストを掛けてでもファイル共有ツールを導入するだけのメリットがあります。ここでは主なメリットを3つご紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

資料のやり取りを効率化できる

「別の部署の社員に資料を渡せないからいつも口頭で説明するだけだ」「資料を渡すためだけにオフィスに行かなければならず、直行直帰できない」とお悩みの方もいませんか？

せっかく資料を準備してもしっかり活用しなければ意味はありません。口頭で説明するだけのケースでは、認識違いなどが発生するリスクも高くなるでしょう。

そんなときにオンラインのファイル共有ツールを利用すれば、効率的に資料をやり取りできますよ。必要な資料をあらかじめシステムにアップロードしておけば、必要に応じてアクセスするだけでOKです。

営業社員に資料をスムーズに渡したり報告書を回収したりするのに役立つので、思った以上に便利なシステムですよ。

リモートワークを促進できる

ファイル共有ツールはリモートワークには欠かせません。「リモートワークを始めたのはいいけれど、成果物をどうやって回収すればいいんだろう？」とお悩みの方も多いようです。

そんなお悩みは、ファイル共有ツールを導入すれば1発で解決できますよ。指示書を渡すときも成果物を納品するときも、ファイルをシステム上にアップロードするだけでOK。回収する側はダウンロードするだけなので、悩むことはなくなります。

「働き方改革でリモートワークを促進したい！」と考えているなら、忘れずにファイル共有ツールを導入しましょう！

ファイル共有に最もおすすめのツールは「クラウドストレージ」

ファイルを共有するために最も役立つシステムがクラウドストレージです。クラウドストレージを簡単に説明すると「手軽にファイルをアップロードしてシェアできるオンライン上の倉庫」です。

共有したい人がアップロードして必要な人がダウンロードするだけでOKなので、とても便利ですよ。ファイルを共有する方法でお悩みの方は、ぜひクラウドストレージの導入をご検討ください。

クラウドストレージ選定時のチェックポイント

クラウドストレージといっても世の中にはさまざまなものがあります。あなたの会社が何を必要としているのかを吟味し、適切なものを選ばなければ導入してから後悔してしまいますよ。

ここからはクラウドストレージを選ぶときのチェックポイントを3つご紹介します。それぞれのポイントを良く考え、条件を満たすシステムを選んでくださいね。

容量

クラウドストレージ選びで最初にチェックしたいのは容量です。容量は10GBや100GBなどと表記されており、この数値までファイルを保存できます。

ビジネス向けのクラウドストレージには「容量無制限」のものもあるので、動画や3DCADデータなどの大容量ファイルを共有したい人におすすめです。

まずは、自社がどの程度の容量を必要としているのか計算し、十分な容量があるクラウドストレージを選んでくださいね。

セキュリティ

ビジネスでは機密情報を取り扱うこともあるものです。機密情報が流出したら経営に大きな打撃を与えるだけでなく、社会的信用を失ってしまいます。

取り返しがつかない状況になることを避けるためにも、セキュリティ面は必ずチェックしてから契約してください。「ビジネス向け」と謳っているクラウドストレージならハイセキュリティなことが多いので、ぜひご検討ください。

利便性

せっかくクラウドストレージを利用してファイル共有するなら、利便性が高いものを選びましょう。効率化を目的として導入しているのに、利便性に問題があるのは本末転倒です。

「使いたいときに使いたいところからアクセスできるか？」をしっかりチェックして選びましょう。PCやスマホなど、さまざまなデバイスからアクセスできるかどうかも重要なポイントですよ。

クラウドストレージとセットで導入すると良いツール

せっかくクラウドストレージを使ってファイル共有を円滑にするなら、他のITツールも導入して業務をもっと効率化しませんか？

ここからは業務効率化に役立つITツールを3つご紹介します。あなたの会社でまだ使っていないなら、ぜひ併せて導入することを検討してみてください。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、チームメンバーのタスクを一元管理するためのツールです。個人別に管理するなら特別なツールはいりませんが、せっかくなら全メンバーのタスクをまとめて管理しましょう。

タスク管理ツールを導入すれば、「あの人は今どんな仕事をしているの？」「A社に営業に行った社員の進捗はどうなっているの？」といった疑問を1発で解決できます。タスク管理ツールにアクセスして状況をチェックすればひと目で分かるので、仕事がもっと効率的になりますよ。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、テキストベースでメッセージをやり取りする仕事向けのツールです。短文を気軽に投稿できるので、情報共有を円滑にできますよ。ちょっとした連絡ならこれひとつでOK。

ビジネスチャットは会話を案件ごとにスレッド化して見やすくしたり、告知事項をピン留めしたりする機能も搭載しているので、コミュニケーションをもっとスムーズにしてくれます。

クラウドストレージに共有したいファイルをアップロードし、アクセス用のリンクをチャットで共有することも可能です。電話やメールでの連絡が難しいと感じていた方は、ぜひこちらもご検討ください。

SFA・MA

SFAとMAは営業やマーケティングを効率化するためのITツールです。それぞれ以下のツールを指しています。

・SFA：営業に関する部署の活動状況を一括管理するツール
・MA：マーケティング活動を自動化して見込み顧客の獲得を効率化するツール

営業もマーケティングも企業活動において重要な分野ですが、効率化するのが難しいと感じる部分でもあります。ここを自動化して効率化すれば、もっと効率的に活動できますよ。SFAとMAが一体化したツールもあるので、ぜひチェックしてみてください。

イッツコムではさまざまなツールをセットで提供！

ファイル共有ツールをはじめとしたITツールを導入して業務を効率化したいと考えているなら、専門家に相談して自社に最適なものを導入することが大切です。

もし、あなたがどんなツールを導入すれば良いのかで迷っているなら、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムでは業務効率化に役立つツールをいくつも取り扱っているので、自社にピッタリのものをお選びいただけますよ。

ビジネス特化型のクラウドストレージ「box」

ビジネスに特化したクラウドストレージで、ハイセキュリティなものを探しているなら「box」がおすすめです。

boxは容量無制限で利用できるので、動画や図面などの大容量データをやりとりしたいときも安心！「アップロードしようとしたら容量がいっぱいでできなかった」ということを防げます。

セキュリティも万全でアクセス権の管理もできるため、特定のユーザー・部署にのみにファイルを共有したいケースにも対応可能。いつでもどこでもビジネスに関する資料をやり取りできますよ。

SFA・MAが一体化した便利ツール「ホットプロファイル」

営業に使うSFAとマーケティングに使うMAを一体化した「ホットプロファイル」もとても便利なツール。マーケティング関連の部署と営業関連の部署の業務状況を一括管理できるので、やり取りがとてもスムーズになります。

ホットプロファイルには名刺管理機能も搭載しているので、データベースを効率的に作成可能。営業やマーケティングを効率化したいと思っているなら、これを導入するだけで業務環境が大きく変わりますよ。

ハイセキュリティな閉域網ネットワーク「モバイル閉域接続」

「外部から社内ネットワークにアクセスしたいけれど、セキュリティ面は妥協できない」なら、インターネットから切り離された通信回線を使う「モバイル閉域接続」がおすすめです。

これを使えばインターネット経由で攻撃を受ける可能性がないので、営業先やサテライトオフィスなどから機密情報にアクセスする際も安心できます。ファイル共有ツールとセットで導入すれば、通信経路のセキュリティを確保したまま必要なファイルをダウンロードできて安全です。

ファイル共有ツールを使えば業務環境は大きく変わる！

今回はファイル共有ツールを導入すれば業務をどれほどスムーズにできるかを見ていきました。外出中の社員やリモートワーク中の社員と資料をやり取りする方法が分からず困っていた方は、ファイル共有ツールでその悩みを解決できます。

イッツコムではファイル共有ツールを始めとしたビジネスツールの導入をサポートしています。自社の状況に応じて最適なツールをお選びいただけますので、ぜひ一度ご相談ください！