電子サインと電子署名は何が違う？利用シーンや署名方法を一挙解説

電子ドキュメントの内容を保証する技術に、電子サインと電子署名があります。言葉は似ていますが、両者の違いが分からない方もいるのではないでしょうか。

それぞれの特徴を知れば、書類や場面によって使い分けができるでしょう。そこでこの記事では、電子サインと電子署名の違い、各技術のメリットや利用できる参考シーンを紹介します。

電子サインとは？電子署名と何が違う？

電子サインは電子ドキュメントの作成者を保証するものですが、似た技術に電子署名があります。言葉やニュアンスは似ていますが、これらは証明できる内容や仕組みが異なるものです。まずは、電子サインと電子署名の違いを解説します。

電子サインと紙の署名の違い

電子サインとは、Wordや Excelなどの電子ドキュメントに、署名や押印と同じ効果を与える技術です。電子ドキュメントに電子サインを使用すると、本人が作成したものであること（本人性）を証明できます。

一方、紙の署名は、手書きでサインしたり押印したりすることで、その文書の内容を保証するものです。

どちらも本人性を証明しますが、紙に署名したものは、郵送や手渡しなどで紙自体を取り交わさないといけません。電子サインを用いれば、オンラインで電子契約ができます。

「電子署名」は厳格に本人性・非改ざん性を担保した電子サイン

電子署名は本人性に加え、非改ざん性を証明するものです。公開鍵暗号の仕組みとハッシュ関数を用いて、厳格な本人性と非改ざん性を担保します。

例えば電子署名を用いた電子ドキュメントを交わす際は、送信者は本人しか知らない秘密鍵と、本文を暗号化したデータを添付して送信します。受信者は送信者が公開している公開鍵で復号し、メッセージは本人が作成したものであること、改ざんされていないことを確認できる仕組みです。

電子署名は「電子証明書」や「タイムスタンプ」を組み合わせる

電子署名を使用する際は、第三者の機関「電子証書局」が電子証明書を発行します。これは実世界いう印鑑証明書であり、本人であることの法的効力が担保される仕組みです。

追加でタイムスタンプを用いれば、非改ざん性も保証できます。タイムスタンプは電子ドキュメントが存在した日時、それより後に改ざんされていないことを証明する技術です。電子証明書とタイムスタンプを組み合わせて、その契約が意図した内容であることを厳格に保証します。

電子署名と一般的な電子サインの比較

一般的な電子サインはメール認証などにより本人性を担保しますが、非改ざん性の保証はタイムスタンプのみであり、電子署名と比べ法的効果は高くありません。電子署名は第三者機関が発行する電子証明書を用いて、本人性を保証します。さらに電子証明書とタイムスタンプの両方を利用し、より強固な非改ざん性を証明するのが特徴です。

電子署名は認証局からの証明書発行が必要だったり、契約先も電子証明書を取得する必要があったりと手間はかかりますが、電子サインに比べ民事訴訟での効力は高くなります。

電子署名の効力を規定する「電子署名法」

電子署名の法的効力は、電子署名法により確立しました。2001年から施行された法律で、電子契約の信頼性を担保するために制定したものです。電子サイン全てに適用するものではありませんが、電子証明書を用いる電子署名などには法的効果を発揮します。特に一定基準を満たす「特定認証業務」は、国から認定を受けることが可能です。

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電子署名は「当事者型」と「立会人型」の2種類

電子署名には大きく分けて2種類あり、「当事者型」と「立会人型」のどちらかを使用します。それぞれメリット・デメリットをもち、場面によって使い分けるのが一般的です。電子署名の種類について、特徴や仕組みを紹介します。

電子署名は一般的にクラウド型で提供される

電子署名は一般的に、クラウド型の電子契約サービスを利用するのが一般的です。クラウド型であれば、承認者は外出先や自宅からでも稟議書や各種帳票の決裁業務を行えます。
必ず手元に文書がある必要はなく、オンラインで決裁できるため業務効率もアップするでしょう。また電子署名の方法には、「当事者型」と「立会人型」の2種類があり、さまざまな場面に応じて利用できます。

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当事者型電子署名の特徴

当事者型電子署名は、契約者が認証サービス事業者に本人であることを証明し、発行された電子証明書を利用する電子署名のことです。免許証などのようにオンライン上で身分を証明できるものであり、本人性の保証度は高くなります。

ただし、契約する両者が証明しなければならないこと、電子証明書を発行する際に費用がかかることが短所といえるでしょう。正式な取引を担保する代わりに、契約のスピードは遅くなる特徴があります。

立会人型電子署名の特徴

電子契約サービスを提供する事業者が契約者間に入り、電子署名を発行するのが立会人型電子署名です。事業者型と同様に、第三者の機関が契約者の本人性を証明します。

立会人型電子署名の電子契約に必要なものは、電子契約サービスと契約者のメールアドレスのみです。契約者に大きな手間をかけず、素早く電子契約を締結できることが特徴ですが、事業者型電子署名に比べると本人性の担保は低くなります。

電子サイン・電子署名を導入するメリット

押印や署名した紙をもって契約を進める場合、さまざまなコストや手間、時間を要してしまいます。これらを削減するだけでなく、文書管理しやすくなるのが電子サインの特徴です。電子サイン・電子署名を導入するメリットを紹介します。

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契約コストを大幅削減できる

これまでの契約に必要なコストといえば、紙代や印刷代、郵送費や収入印紙などでした。電子サインを用いれば、紙や印刷は不要です。収入印紙も必要なくなりますが、印紙代は契約額によって決まるため、取引額の高い契約になると大きなコストダウンにつながるでしょう。

契約を取り交わす際に紙の郵送も不要になり、これまで必要だった経費はほぼ削減できるといえます。

スピーディに契約締結できる

紙を使用した契約では、決裁完了後に郵送や手渡しで、契約相手に現物を渡さないといけません。契約先で決裁が降りたら、承り書などの返送も発生する場合があります。結果、契約締結のためにかなりの時間を要してしまうかもしれません。

電子サインを利用すれば、場合によっては、即日契約も可能です。業務の都合上、早めの契約が必要であれば、電子サインを利用した契約を活用したほうがよいでしょう。

文書管理を効率化できる

電子サインを使用すれば、契約書やその他書類は、キャビネットや保管庫などに保管する必要はありません。サーバやクラウドストレージに保存できるため、保管スペースは不要です。

また特定の文書を探し出したいときは、数多くの帳票から見つけるのではなく、データ検索機能で直ちに抽出できます。作業効率を高められる上、紛失や災害時の破損リスクを軽減できるでしょう。

テレワークにも柔軟に対応できる

契約書のサインやその他書類の署名などは、会社で紙を保管しているため出社しなければなりません。

電子サインを使えば、遠隔で押印や署名が可能となり、社外にいても決裁処理が滞ることはほぼありません。テレワークに活用すれば出社回数を減らせるなど、働き方も変えられるでしょう。

特にクラウド型の電子契約サービスは利便性が高く、クラウド上に書類のPDFファイルをアップロードすれば、容易に電子契約できます。

電子サイン・電子署名が使われるシーン

署名や押印代わりに電子サインまたは電子署名を使用すれば、契約書の締結などがスムーズに進められます。社内稟議書の決裁や、会計書類の作成にも利用できるでしょう。ここでは、電子サイン・電子署名が使用されるシーンを紹介します。

各種契約書の締結

電子サインや電子署名を利用するシーンの1つに、各種契約書の締結業務があります。例えば業務委託契約書による発注や、雇用契約書を用いた雇用契約などです。雇用契約を締結する際に必要な印刷や署名、郵送などを省略できます。電子サインはメール認証もできるため、電子契約サービスを導入していない企業との契約も可能です。

他にも売買契約書を用いた物品購入や、合併契約書で会社の未来に関する、大切な契約まで締結できます。

社内稟議書などの承認

社内で決裁を回す必要があるのは、稟議書や請求書、見積書などです。電子サインを利用すれば、これらは全て電子ドキュメントとして承認処理ができます。ワークフロー機能のある電子契約サービスでは、設定した承認フローで電子ドキュメントが回されるため、決裁権者に承認依頼メールを送る必要はありません。クラウドシステムであれば、社外にいても承認処理ができます。

電子契約サービスで署名する方法

電子契約サービスで、電子サインや電子署名を使用する場合、大きく分けて方法が2つあります。これらは手間や信頼性の高さが異なり、場面によって使い分けるとよいでしょう。電子契約サービスで署名する方法を紹介します。

手書きの署名を作成する

手書き署名は、タブレットにタッチペンでサインを書き、画像データとして使用する方法です。サイン画像をPDFファイルなどの電子ドキュメントに貼り付け、電子サインとします。

他にもシステム上でドキュメントに直接手書きサインしたり、システムのペイントツールで署名を作成したりと、方法はさまざまです。

電子印鑑を作成する

手書きの電子サインや署名は、なりすましの危険性があります。これらは本人性や非改ざん性を担保できないため、厳格な取引をする際は、電子契約システムで電子印鑑を作成するのが一般的です。

電子印鑑は印影をデータ化し、電子ドキュメントに貼り付けて使用します。印影の画像データは、使用者や押印した時刻などの情報が保存・識別できるようになっており、本人性や非改ざん性を担保できるものです。ただし、電子印鑑に対応した電子契約システムのみ利用できます。

コンテンツクラウド「Box」で電子サインと文書管理を一本化しよう

Boxは電子サインも利用できる、法人向けクラウドストレージサービスです。容量無制限で保存したデータを一元管理でき、インターネット環境があれば社外からデータを閲覧・編集できます。

Boxの電子サインサービス「Box Sign」では、手書きサインだけでなく、電子印鑑も利用可能です。さらに署名するためのBoxアカウントは必須ではないため、コスト面から取引先の負担を軽減できるでしょう。「Box Relay」と併用すれば、承認フローを手動開始するだけでなく、スケジューリングすることもできます。Boxを使用することで、業務を効率化し、生産性をアップできるでしょう。

まとめ

電子サインとは、手書きサインや電子印鑑を用いて、電子ドキュメントの本人性や非改ざん性を証明するものです。電子署名では、認証局から発行された電子証明書を用いて、電子ドキュメントの内容を保証します。法的効力が高いのは電子署名である一方、手軽に利用できるのは電子サインです。

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