ペーパーレス化の目的や必要性とは？ポイントを押さえたシステム整備のススメ
目次
サステナブルな社会が強く求められている昨今、ビジネスの現場ではペーパーレス化の動きが加速しています。時代とともにさまざまなものが電子化されていく変化は実感しつつも、ペーパーレス化の目的や効果についてはよく分からないという方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ペーパーレス化の目的や効果、ペーパーレス化が進まない理由やポイントを解説します。あわせて、ペーパーレス化の導入事例もご紹介します。企業のペーパーレス化の導入は、仕事の生産性の向上やセキュリティレベルの強化などが期待できます。ペーパーレス化について知ることで、自社で導入するかどうかの参考になるでしょう。
ペーパーレスとは？
ペーパーレスと言われてピンとこない方も少なくはないでしょう。ペーパーレスとは、紙を使わないこと、つまり紙（アナログ媒体）をデジタルデータに置き換え保存・活用することを指します。
分かりやすい事例を挙げてみます。たとえば、「電車に乗るときは切符ではなくICカードを使う」「本や雑誌を電子書籍化する」「払込用紙ではなく受付番号やバーコードを利用して代金を支払う」といったものがペーパーレスの一種です。このように、日常生活のさまざまなシーンでペーパーレス化は着実に進んでいることが分かります。
ペーパーレス化に向けた取り組みを積極的に行っている企業も増えつつあります。国も法整備をし、企業がペーパーレス化に踏み切れるような環境づくりに励んでいます。働き方改革を企業に浸透させるには、仕事の生産性を高めることが大切です。そのためのひとつの手段として、国は企業のペーパーレス化の導入に力を入れているという側面があります。
ペーパーレス化の必要性と対象になる書類
ペーパーレス化はビジネス・環境保全・政府という3つの側面から必要とされています。これらは密接に関連しており、キーワードとなるのが「DX」や「SDGs」、「Society5.0」です。ここでは、ペーパーレス化が必要とされる3つの背景を解説します。あわせて、ペーパーレス化できる書類/できない書類についても把握しておきましょう。
デジタル化やテレワーク導入における必要性
近年はスマホやWebサービスの利用が当然になり、社会全体のデジタル化が進展しています。
この変化の中で多くの企業はビジネスのデジタル化や、その先にあるビジネスモデルの変革、つまり「DX（デジタルトランスフォーメーション）」を目指している状況です。紙ベースの認証プロセスや情報活用はこの取り組みを阻害しやすいので、必然的にペーパーレス化を推進する企業は増えています。
また、コロナ禍の影響でテレワーク導入企業が急速に増加し、特に都市部や大企業の間では常識と言えるほど、ひとつの働き方として一般化しました。テレワーク環境では離れた拠点同士でデータのやり取りが多く、紙資料に依存したままだと制度整備が進みません。テレワーク推進という意味でもペーパーレス化の動きは加速しています。
SDGsや企業責任における必要性
紙を使えば使うほど、原料である木材の過剰消費により環境破壊や地球温暖化につながります。これは人類及び地球環境全体にとって深刻な懸念点です。現在は世界的に「サステナブルな（Sustainable/持続可能な）社会」、つまり環境破壊をせずに維持・継続できる社会を求めた動きが加速しています。
環境保全の動きは目新しいものではありませんが、サステナブルな社会を求めた世界的な動きの推進材となっているのは、2015年9月に国連サミットで採択された「SDGs（Sustainable Development Goals/持続可能な開発目標）」です。
SDGsはすべての国連加盟国が2030年までに達成すべき17の目標と169のターゲットを定めたもので、政府・国際機関・民間企業・市民団体などの協調的な取り組みが求められています。日本のビジネスシーンにおいても、SDGsの取り組みや企業責任を果たす活動の一環として、ペーパーレス化に取り組むことが常識化している状況です。
法整備や働き方改革における必要性
SDGsの影響もあり、日本は情報化社会（Society4.0）の先にある「創造社会（Society5.0）」を志向している状況です。この中で日本政府はペーパーレス化を推進するための法整備を段階的に進めており、適時法改正をしてペーパーレスの対象は規制緩和されています。
政府主導で進めるテレワークなど柔軟な働き方においても、ペーパーレスが推奨されている状況です。政府によるペーパーレス関連の取り組みには以下のようなものが挙げられます。
・電子帳簿保存法：国税関係の帳簿や書類について、電子データによる保存を認める法律
・e-文書法（電子文書法）：紙による保存が義務付けられていた書類について、電子データによる保存を認める法律。商法や法人税法など約250の法律に対して適用される
・働き方改革：改革推進の重要施策のひとつとしてペーパーレス化が挙げられている
ペーパーレス化できる書類とできない書類
ペーパーレス化できる資料には会議資料の他、パンフレットやカタログ、チラシなどの販促物を挙げられます。さらに電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たせば、従来は紙による保存が義務付けられていた文書もペーパーレス化が可能です。稟議書や契約書もペーパーレス化でき、大部分の紙資料は電子化できます。
ただし、以下のような書類はe-文書法の定めにより、依然として紙ベースでの保管が必要です。
・緊急時など即座に閲覧する必要がある書類：船舶に備える手引書など
・現物性が高い文書：免許証・許可証など
ペーパーレス化の目的や効果
企業がペーパーレス化する目的について知っておきましょう。代表的なものに、印刷・保管コストの削減、業務の効率向上、セキュリティレベルの向上があります。効果として期待できることは、環境保全への貢献、バックアップの安全性向上です。ここからは、ペーパーレス化の目的や効果について詳しく解説していきます。
印刷・保管コストの削減
すべての書類を電子化すれば、紙の状態で保管すべき書類も自然と減ります。紙での保管書類が少なくなれば印刷する機会も減るので、印刷コストの削減にもつながるでしょう。プリンターやコピー機で使用するインクの量も少なくてすみます。同時に書類の保管場所を用意する必要もないので、保管コストも削減できるというわけです。
書類は印刷して、ファイルにまとめて保管することが習慣化している企業も珍しくありません。ただし、紙は年数が経つにつれて劣化しやすく、定期的に書類のメンテナンスが必要です。特に、昔の書類は紙が変色したりシワが目立ったりと読みづらくなります。新しく書類を印刷しなおすことになり、円滑に業務を進められません。
書類の電子化は書類のメンテナンスの手間を大幅に省けるため、オフィス改革に大きな変化をもたらすでしょう。
業務の効率向上
業務の効率を上げるには、データの共有のしやすさや探しやすさに注目する必要があります。たとえば、書類をデータ化する前は、取引先へ書類を郵送していたとしましょう。書類をデータ化すれば、メールに書類ファイルを添付するだけで終わりです。手間が減るだけでなく、書類送付にかかる金銭的コストを削減できるのも大きな変化だと言えるでしょう。
書類1枚を探すにしても、紙とデータでは探しやすさに大きな差が出ます。紙の場合だと、ファイリングしてある書類を1枚ずつチェックしなければいけません。ペーパーレス化すれば、キーワード検索するだけですぐに目的の書類を見つけられます。ファイル名が正確に分からなくても、キーワードで検索できるため労力を減らせるでしょう。
また、電子化した書類はさまざまなデバイスで共有できます。いつでもどこでも書類にアクセスすることが可能です。ペーパーレス化は、業務の効率向上に大きな効果をもたらすことが期待できます。
セキュリティレベルを上げる
企業内であってはいけないことが情報漏洩です。紙を使用しての書類管理は、厳重さに欠けることも少なくありません。たとえば、保管庫に入りきれない書類を別の場所で保管することになったとします。その場合、管理も甘くなるためセキュリティレベルも大きく下がってしまうでしょう。
一方、パソコンでデータを管理すれば大切な書類の一括管理が可能です。紙の場合に起こりやすい、書類の紛失や盗難が起きる可能性も軽減できます。厳重なセキュリティをかけられるので、情報漏洩の心配が減るでしょう。
企業がサーバー内でデータ管理する場合は、IDやパスワードの導入、データの暗号化などセキュリティ強化に努めることが大切です。2重3重にカギをかけることで、より高いセキュリティレベルを維持できます。
環境保全への貢献
紙の使用は、森林伐採を進めることに直結します。一度森林伐採すれば、再生するのに50年~100年もの年月がかかると言われています。
地球温暖化が注目される中で、有限である木材という資源を大量消費する紙の使用は企業としても避けたいところです。ペーパーレス化を導入すれば、環境保全への貢献の部分で企業価値を高めることが期待できるでしょう。環境に対して優しい活動に積極的に取り組めば、消費者からの企業イメージも向上しやすくなります。
地球環境を守る意味でも、紙を消費しやすい企業はペーパーレス化を急ぐ必要があると言えるでしょう。日本人は1年間に約200キログラムもの紙を消費していると言われています。それぞれの企業努力で紙の使用を減らせれば、全体の紙の消費量にも変化をもたらせるでしょう。
バックアップの安全性向上
データ管理の仕組みを整えペーパーレス化に取り組むことで、バックアップの安全性も向上します。書類の復元ができる環境を求める企業には、ペーパーレス化の検討が有効です。
紙で書類を管理していると、紛失、盗難、焼失などの理由で書類を失ってしまう可能性がまったくないとは言いきれません。いざ復元しようと思っても、参考資料がなければ簡単には復元できないでしょう。完璧に書類を復元できる可能性は低いと言えます。
書類をデータ化すれば、サーバー上にデータが存在するため安心です。仮に保存先のサーバーが盗難にあったり、故障したりとトラブルが起きても、クラウド上にもデータを保存しておけば復元できます。紙の場合のように、書類そのものが完全になくなってしまう事態を防ぐことが可能です。
企業イメージやLTVの向上
近年は世界的に「サステナブルな社会」がキーワードになっています。サステナブルな社会という言葉は、環境保全だけでなく、貧困・疫病の撲滅や就業機会・環境の改善も含む概念です。こういった考え方がスタンダードになった社会では、企業は利益追求するだけの組織ではなく、国際社会の構成員として協調することが求められます。
消費者は「CSR（企業の社会的責任）」を果たしている企業の商品・サービスを選んだり、果たしていない企業を避けたりすることも珍しくありません。CSRの一環としてペーパーレス化やテレワーク推進に取り組むことで企業イメージが向上し、LTV（顧客生涯価値）の向上につながりやすくなることもメリットです。
テレワークの推進
働き方改革やコロナ禍の影響もあって、テレワークを導入する企業は一般化しています。週1日や2日程度のテレワーク制度としたり、デジタルベースの業務のみ部分的にテレワーク化したりする企業も多い状況です。
テレワーク制度を導入するに当たっては、紙ベースで情報保存・共有するスタイルから、クラウドストレージや電子契約サービスなどを用いたスタイルに変える必要があります。ペーパーレス化、つまり紙を使わずに電子データで情報活用するスタイルに変えることで、テレワークをスムーズに推進できることもメリットです。
ペーパーレス化が進まない理由とは？
国がペーパーレス化を推進する一方で、企業へはなかなか浸透していないのが現実です。ペーパーレス化のメリットを感じながらも、なぜ浸透しないのかと疑問に思う方もいるでしょう。そこには、高めの導入コスト、デジタル機器への苦手意識、システム障害の心配とさまざまな理由が存在します。ここからは、企業のペーパーレス化が進まない理由について解説します。
導入コストが高め
ペーパーレス化を導入するには、サーバーのセキュリティ対策、デバイスの準備が必要です。またデータ共有するためには、社員ひとりに1台ずつパソコンやタブレットを支給しなければいけません。総額を考えると導入コストは大きく膨らんでしまいます。
経営状況も良好でお金に余裕がある企業は問題なく導入できるでしょう。一方で、金銭的に余裕がない企業は、導入コストが高額なペーパーレス化に消極的になってしまうかもしれません。
デジタル機器への苦手意識
年齢が高ければ高いほど、IT機器に対する苦手意識をもつ社員も少なくありません。書類を紙で管理するのが当たり前の時代から働いていた方にとって、パソコンやタブレットを使いデータ化した書類を管理するのは手順が異なるため、大きなストレスになることもあります。
ペーパーレス化にともない業務の進め方が今までと大幅に異なることに違和感を覚える社員は、年齢に関係なくいるでしょう。その結果、ペーパーレス化の導入に踏み切れていないという企業も存在します。
システム障害の心配
システムに障害が起こりシステムダウンしてしまうと、サーバーは使用できません。システムが復旧するまでの間、さまざまな業務をストップせざるを得なくなります。このようなシステム障害を不安視している方も多いでしょう。
このような場合に備えて、大切なデータはクラウドに保存しておくのがおすすめです。システム障害は未然に防げないものなので、いつ起こるかは誰にも分かりません。データ化した書類はシステムが復旧すれば、いつもどおりに使用できます。
システム障害の心配は少なからずありますが、紙と違ってデータは消失することがありません。この点はペーパーレス化の大きなメリットだと言えるでしょう。
ペーパーレス化を進めるためのポイント
企業がペーパーレス化を進めるために、押さえておくとよいポイントがあります。「経営陣がリードする」「段階的に導入する」「タブレット端末を活用する」「ペーパーレス化の重要性を理解してもらう」の4つです。
ここからは、ペーパーレス化が進まないと悩む企業様に向けて、それぞれのポイントについて具体的にどのように取り組めばよいのかご紹介します。
経営陣がリードする
ペーパーレス化を進めるには、企業のリーダーである経営陣が積極的に取り組む姿勢を社員に示す必要があります。全社的に取り組まなければ、企業全体にペーパーレス化を浸透させることはできません。
経営陣の中には、デジタルよりアナログの方法が得意だと感じる方もいるかもしれません。しかしペーパーレス化に後ろ向きになってしまうと、企業はいつまでも紙媒体主体の書類管理から抜け出せないでしょう。
まずは経営陣がリードすることが大切です。それがきっかけとなり、社員も現場でペーパーレス化に取り組みやすくなるでしょう。結果として、全社に浸透しやすくなります。
段階的に導入する
企業の場合、ペーパーレス化は段階的に導入するとよいでしょう。たとえば、優先度順、コンテンツごと、プロジェクトごとに取り入れれば、社員の混乱も防げます。ある日突然、業務のやり方が一気に変わると、社員は多かれ少なかれストレスを感じてしまうので注意しましょう。
段階を踏まずに一斉にペーパーレス化してしまうと上手く浸透せず、失敗してしまうことも少なくありません。業務の進め方をペーパーレス化に向けて少しずつ変えることで、社員も徐々に新しい方法に慣れていくでしょう。
せっかく高いコストをかけてペーパーレス化を導入するのであれば、成功したいと考えることでしょう。社員のITリテラシーに差を考慮する意味でも、一斉導入よりも段階的な導入がおすすめです。
タブレット端末を活用する
ペーパーレス化を導入するときは、デジタル機器の導入法にもこだわりましょう。デジタル機器に苦手意識がある社員の場合で考えてみます。パソコンは操作も複雑で慣れるのに時間が必要です。直感的に操作しやすいタブレット端末から導入するのが良いでしょう。
操作性の高さだけでなく、タブレット端末はパソコンと比べて携帯しやすいという利点があります。パソコンは、サイズによっては持ち運びがストレスになるでしょう。一方、タブレット端末は鞄に収まるサイズで持ち運びもしやすいのがメリットです。
さらに、タブレット端末は文字の拡大もしやすく読みやすいという魅力があります。スマートフォンでは文字が小さく、書類の確認に時間がかかるという方もいるでしょう。文字の読みやすさや書類の確認のしやすさからも、タブレット端末を初めに導入するのはおすすめです。
ペーパーレス化の重要性を理解してもらう
企業でペーパーレス化しやすくするためには、経営陣や社員がペーパーレス化について学ぶ必要があります。ペーパーレス化がもたらすメリットデメリットについて知ることで、ペーパーレス化の重要性が理解でき、導入への意識も高くなるでしょう。
社内勉強会は、社員が知識を深めるのに役立ちます。知識がある方が会社にいない場合は、社外講師を呼んでセミナーを開くのもひとつの手です。短期的なものではなく、長期的に学んでいくことでペーパーレス化に対する理解がより深まるでしょう。
今すぐにではなくとも、将来的にはペーパーレス化を視野に入れたいと考える企業も、積極的にセミナーを開くと良いでしょう。
ペーパーレス化の成功事例3選
ペーパーレス化の導入に成功した企業は、日本にも数多くあります。ここからは、ペーパーレス化の導入がもたらした成果と取り組み方について3つの成功事例をご紹介しましょう。ペーパーレス化の導入は検討段階だという企業様にとって、どのような成功事例があるのか知っておくだけでプラスになるものをピックアップしました。
会議の活性化、コスト削減
A社は、役員会議にペーパーレス化を導入しました。事前に資料が配布できるため、参加者も資料を読み込んでいる状態で会議に出席します。会議の活性化につながり、参加者も会議中は資料を読むことよりも話し合いに集中できるようになりました。
ペーパーレス化の強みでもあるセキュリティ強化は、役員が資料を前もって確認するときも安心して目をとおせることで高い評価を得ています。
ほかにも、役員会議に使用する書類をデータ化したことで使用する資源を大幅に削減できました。テレビ会議とペーパーレス化の組み合わせにより、遠方からの会議参加もスムーズになっています。今後は、グローバルな活用などさらなる拡大を視野に入れているとのことです。
採用・面接業務で導入
アニメーション制作会社のS社は、採用・面接業務でペーパーレス化を導入しました。もともとは役員会議で導入開始したのですが、人事部でも導入してみたいという担当者の意思が尊重され採用・面接業務での導入にいたった経緯があります。
応募者から送られてくる書類は、履歴書や経歴書だけでなくオリジナルの絵コンテやシナリオを含みます。導入前は、選考官の人数分の書類印刷が必要でした。そのためには、多くの手間やコストがかかります。
導入後は、選考に関するすべての書類をPDF化しました。その結果、複数の選考官が場所を選ぶことなく、安全にさまざまな資料を確認できる環境づくりに成功しています。採用・面接業務が効率化により得たメリットは大きいと言えるでしょう。中でも大きな変化があったのが、選考期間の短縮と選考官の負担軽減です。
iPadの導入で会議をペーパーレス化
C社は、iPadを100台導入し会議をペーパーレス化しました。詳しい知識をもっていなくても直感的な操作ができるiPadは、個人のITリテラシーの差によらずスムーズに導入できたのです。
ペーパーレス化にともない、会議の体制も大きく変更しています。常設の会議室で会議するのではなく、可動式パーテーションで区切られた会議スペースを設け、さまざまな規模で行えるようにしました。
導入前は会議で紙を大量消費していましたが、導入後は130万枚の用紙の削減に成功しています。その結果、事務局の負担を大幅に減らせられ、業務の効率化に大きく貢献したと言えるでしょう。今後も企業内でペーパーレス化を広める方針で将来的にはさまざまな拠点で導入できればと考えています。
ペーパーレス化とテレワーク推進ならイッツコム！
ペーパーレス化やテレワーク推進には、場所・時間にかかわらずファイル共有できるシステムやWeb会議システム、安全にデータ通信できるセキュリティ対策が必要です。これらの課題は「box」「Zoom」「モバイル閉域接続」の組み合わせでスマートに解決できます。ここからは、それぞれのサービスの魅力を見ていきましょう。
クラウドコンテンツマネジメントならbox
ペーパーレス化の取り組みとして必要なのは、情報をデジタル化して保存・共有・活用できるプラットフォームの構築です。自社運用のファイルサーバーを運用する方法もありますが、機材調達・運用保守・セキュリティ対策などにかかるコストが高い上、テレワーク制度に対応するには難があります。
ここでクリティカルなソリューションとなるのが、法人向けに開発されたクラウドコンテンツマネジメントサービス「box」です。有料版boxは容量無制限で、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトなど、あらゆるコンテンツを一元管理できます。
専用アプリを通じてスマホやタブレットからでも簡単に利用できる上、サーバーはサービス提供者側が管理するので、機材調達や運用保守にかかる費用の大幅圧縮が可能です。
さらに米国政府も採用するほどの強固なセキュリティ基盤を備えます。高額なセキュリティ対策費は必要ありません。時間や場所を問わず安全にアクセスできるプラットフォームがわずかな月額料金で利用でき、テレワーク環境にも最適です。
ペーパーレス会議ならbox × Zoom
ペーパーレス化を推進する中で取り入れたい変化のひとつがペーパーレス会議です。ペーパーレス会議にはboxとWeb会議システム「Zoom」の組み合わせが効果を発揮します。
boxはファイルの共同編集にも対応する上、Zoomミーティング中にはbox内のファイルを簡単に画面共有できます。ZoomミーティングならPCやスマホさえあればどこからでもアクセスでき、リアルな会議室に集まる必要もありません。
Zoomはミーティングのスケジューリングと参加者への通知ができ、会議資料はZoomミーティング中に参加者全員で直感的に注釈を付けられ、そのままbox上で共同編集して資料の蓄積もできます。
つまり、資料作成から会議運営とその後の資料保存・共有まで、boxとZoomで完結できる仕組みです。有料版Zoomなら時間無制限でミーティングできる上、会議を録画してクラウド保存と振り返りもできます。
テレワーク推進ならモバイル閉域接続 × box × Zoom
boxとZoomの組み合わせはコンテンツマネジメントやペーパーレス会議に対応でき、さらにboxは100以上のビジネスツールと連携できるので、ペーパーレス化推進に最適な組み合わせです。これらに加えて高セキュアなデータ通信サービス「モバイル閉域接続」を組み合わせれば、テレワークにもシームレスに対応できます。
モバイル閉域接続はPC・スマホ・タブレットなどに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、その他の接続サービス不要で閉域網を経由して、社内LANへ安全にアクセスできるサービスです。インターネット接続の際、つまりboxやZoomの利用中は自動的に社内LANを経由するので、セキュリティ対策に大きな効果を発揮します。
テレワーカーの使用デバイスに専用SIMを挿入するだけでセキュアな通信環境が手に入り、VPN特有のわずらわしい設定は必要ありません。複数のSIMでひと月のデータ量をシェアする「シェアプラン」も利用でき、週1日や2日のテレワーク導入でもコストの無駄が生じないのもメリットです。
まとめ
ペーパーレス化することで、仕事の生産性の向上やコスト削減以外にもメリットはあります。サーバー管理により情報の安全性が高まり、企業全体を情報漏洩や書類の消失を防げるでしょう。
企業がペーパーレス化を推進していくには、トップ経営陣の導入に対する意欲が必要です。社員のペーパーレス化に関する理解も導入成功には大きいため、セミナーなどでペーパーレス化の重要性を伝えると良いでしょう。
イッツコムは、法人向けサービス「box」を提供しています。「box」は、クラウド上でファイルを一元化して管理するサービスです。社内、社外、取引先と情報共有をする際、場所を選ぶことなく行えます。
セキュリティレベルはISMSの国際規格や米国発のクラウドセキュリティ標準に準拠しており、高い安全性も保持しています。ペーパーレス化導入を検討している企業様には、「box」のご利用がおすすめです。そのほかにも、「box」と組み合わせることでペーパーレス会議に対応する「Zoom」や、テレワークには必要不可欠の高セキュアなデータ通信サービス「モバイル閉域接続」などを提供しています。お気軽に弊社ホームページの新規法人お問い合わせよりご連絡ください。
