テレワークはコミュニケーション不足が課題！セキュリティも加味した解決方法とは？

コロナ禍の影響でテレワークは急速に浸透しましたが、生産性向上などのメリットを感じる企業も多い一方で、課題を抱える企業も多いのが現状です。多くの問題の根本的な原因は、コミュニケーション不足にあります。テレワークに課題を感じており、解決策を探しているという企業担当の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークの根本的な課題解決のために、コミュニケーション問題の解決策についてご紹介します。加えてテレワークに必須のセキュリティ対策についても解説するので、情報漏えいなどのリスクヘッジに役立てましょう。さらに強固なセキュリティ対策が可能なイッツコムのサービスもご紹介します。

テレワーク導入に必要なものとは

企業でテレワークを導入する際には、まずはツールをそろえなくてはなりません。ここでは、テレワーク導入に必要な「基本ツール」と「コミュニケーションツール」について解説します。

【関連記事】テレワークの導入は事前準備が大切！生産性向上を実現するITツールはコレだ！

基本ツール

テレワークには、在宅勤務のためのノートパソコンやタブレットといった端末が必要です。電話する機会が多いなら、スマホや携帯電話も必要でしょう。

スマホや携帯電話を使う場合、個人用と仕事用で使い分けることをおすすめします。同じものを使うと、オンとオフの切り替えがしづらくなるだけでなく、プライバシーが侵害される恐れがあるためです。また、セキュリティ対策のためのITインフラを整える必要もあります。

コミュニケーション

テレワーク時でも社員同士のコミュニケーションは業務を効率的に行うために必要です。具体的には、以下のようなケースが考えられます。

・個人とのコミュニケーション
・他部署とのコミュニケーション
・顧客とのコミュニケーション
・データの共有、蓄積、アップデート、分析
・システムの利用
・勤怠管理

テレワークをするようになると、今まで社内で行っていたコミュニケーションを社外からする必要があります。Web会議システムやチャットツール、勤怠管理ツールといったツールを導入して円滑なコミュニケーションを図りましょう。

テレワークのコミュニケーションに不可欠「ITインフラ」

テレワークにはITインフラが不可欠です。スマホや携帯電話は代表的なコミュニケーションツールですが、テレワークを行う上では不十分と言えるでしょう。ここでは、スマホや携帯電話が不向きな理由を解説するとともに、社内コミュニケーションに適したツールとしてビジネスチャットをご紹介します。

スマホや電話は不向き？

業務について上司に相談する際には、スマホや携帯電話では不十分です。気軽に連絡ができないという理由から、上司に相談しないまま社員が自己判断で業務を進めてしまう恐れがあります。

クライアントへ電話する必要がある業務なら、仕事用のスマホや携帯電話を支給した方が良いでしょう。社内のコミュニケーションのためだけにスマホや携帯電話を支給する必要はなく、社内SNSやチャットといったツールを利用すれば、円滑なコミュニケーションが可能です。

社内用のビジネスチャットの導入が良い

社内のコミュニケーションには、ビジネスチャットを導入するのがおすすめです。ビジネスチャットなら、導入が簡単で初期投資もほとんど必要ありません。

電話に比べてタイミングに気を使わず、相手と気軽に連絡が取れます。さらに、ビデオチャットができるツールなら、ミーティングも行いやすいでしょう。会話した分の通話料がかかるわけではないので、経費削減にもつながります。

コンテンツマネジメントのクラウド化

テレワーク環境は業務進捗やファイル共有が一元管理しにくくなります。テレワーク導入企業は「業務の進捗状況が見えない/誰が何をやっているか分からない」「ファイル共有の方法が分からない/統一されていない」といった状況に陥りがちです。

そこでコンテンツマネジメントのクラウド化が求められます。高機能なクラウドストレージなら、サービス事業者が管理するサーバーにあらゆるファイルを保存・分類し、スマホやタブレットからでも簡単かつ安全に共有可能です。

「box」であればタスク管理やプロジェクト管理、グループウェアとの連携機能なども利用でき、コミュニケーションの課題解消にも役立ちます。

テレワークにおけるコミュニケーションの課題

テレワークは時間や場所にとらわれない柔軟な働き方です。働き方改革やコロナ禍への対応に適しており、テレワーク導入によって企業側・社員双方でさまざまなメリットを享受できます。しかし自宅やコワーキングスペースなどで働くテレワーカーは、コアオフィス勤務者より顔が見えず声も届きにくい環境にあるのはネックです。

複数の調査機関のレポートによると、テレワーク導入企業の多くは「労働実態を把握しにくい」「社内コミュニケーションがとりにくい」といった悩みを抱えています。コミュニケーション不足が原因でモチベーション・エンゲージメント・生産性の低下につながるケースも珍しくありません。

多くのテレワーク導入企業にとって、業務上のコミュニケーション不足だけでなく、業務外のコミュニケーション不足も大きな課題です。

テレワークのコミュニケーション悪化によるマイナス効果とは

テレワークと比較してコアオフィス勤務の有利な点は、自然な対面コミュニケーションがとりやすいことです。テレワーク環境では部下・上司間やチーム内でコミュニケーション不足に陥りやすく、以下のようなマイナス効果につながるケースがあります。

社員のモチベーション低下

コアオフィス勤務者は休憩時間などを利用して、同僚や上司と何気ない会話を交わしています。しかし、テレワーカーは対面コミュニケーションをとる機会が激減し、仕事上の愚痴などを気軽に話せる環境が作りにくくなります。

この変化により、同僚・上司との信頼関係や企業への帰属意識が希薄になり、モチベーション低下につながるケースもあるでしょう。

生産性の低下

テレワーカーのモチベーションが下がる要因は複数考えられますが、多くの場合、根本的な原因はコミュニケーション不足です。

孤立感を覚えやすい環境でチームの業務進捗も把握しにくい上、疑問や悩みを相談しにくい状況もあります。このような環境では目標を見失いやすく、仕事に対する意欲も低下しがちです。結果的に生産性低下につながり、その解決策も見出せず相談できないという負のスパイラルに陥るケースもあります。

人事評価への不満がアップ

テレワーク環境では上司と部下の働く場所が分断され、上司は部下の仕事ぶりを判断しにくくなり、部下は上司に評価されているか分からないという不安を抱えることもあるでしょう。

ここで部下の評価基準が問題になりますが、多くの場合、プロセスより成果を重視した評価基準にシフトします。しかし、成果主義に偏ることでプロセスが評価基準から外れてしまうと、社員から疑問や不満が増大する恐れもあることは注意点です。

テレワークのコミュニケーションを活発化させる5つの工夫

テレワークにはコミュニケーションに関する複数の課題があります。課題を解決するためには以下のような工夫が必要です。

・オープンなコミュニケーションの場を形成する
・コミュニケーションのルールを策定する
・社員の作業状況を可視化する
・業務外コミュニケーションの確保
・顔が見えるコミュニケーションも適度に取り入れる

これらのポイントを押さえてコミュニケーションツールを活用しましょう。

オープンなコミュニケーションの場を形成する

コアオフィス勤務者は会話によって情報を伝え合えますが、テレワーカーにとってはどのチャネルで情報共有するかが問題になります。

社員間で使用するコミュニケーションツールが異なると、限られたメンバー間の閉じたコミュニケーションに終始する恐れがあり、オフィス内のようなオープンなコミュニケーションの場を形成することにはつながりません。そこで使用するコミュニケーションツールは企業側が選定し、全社共通のコミュニケーションプラットフォームを整えることが大切です。

コミュニケーションのルールを策定する

社員の年代や生育環境、価値観はさまざまです。若い年代ほどテレワーク環境におけるコミュニケーション不足を強く実感する傾向があり、高齢の社員は電話やメールで十分と考えるかもしれません。

また、ビジネスマナーやコミュニケーションの慣習に関しても、テレワーク導入時点で全社共通の認識がないケースも多いでしょう。そこで、以下のようなコミュニケーションのルールを設定することもポイントです。

・業務連絡には所定のチャットツールを使用する
・チャットの送信時間は○時〜○時
・メールを使用するのは○○の場合に限る
・やりとりが多くなるトピックなら所定のWeb会議システムでオンラインミーティングする
・オンラインミーティングではカメラやマイクをオンにする/オフにする

社員の作業状況を可視化する

テレワーク環境はチームメンバーがそれぞれ別の場所で働き、業務進捗をお互い把握し切れず、生産性が低下しやすい傾向にあります。そこで重要なのは、ICTツール上で業務進捗を可視化・共有することです。

例えば、boxなど高機能なクラウドストレージは、ファイル共有機能に加えてワークフロー管理機能も備えます。チームの作業用フォルダを作成しておけば、ファイルのオンライン共同編集や、編集状況のリアルタイム確認が可能です。

さらに業務進捗情報を随時更新し、細かいやりとりはチャットツールを活用すれば、報告や相談の履歴も可視化できます。作業状況を可視化することにより、上司が成果だけでなくプロセスも評価しやすくなることもメリットです。

業務外コミュニケーションの確保

コアオフィス勤務者は休憩時間や始業前・終業後にさまざまなトピックの会話をしていますが、テレワーカーはこの「何気ないコミュニケーション」の機会を得るのが困難です。

実際に業務外コミュニケーションの不足に悩みを抱えるテレワーカーは多く、企業側の働きかけで解決すべき課題のひとつと言えます。そこで、以下のようなルールや仕組みを取り入れることもポイントです。

・チャットツールやWeb会議システムにおける朝礼時間の設定
・チャットツールにおける雑談用ルームの作成と利用推進
・オンラインミーティングの開始から数分間は雑談に充てる
・Web会議システムを用いたランチ会や1on1ミーティングの定期開催

顔が見えるコミュニケーションも必要！

クラウドストレージやチャットツールなどを組み合わせれば、作業状況の可視化やスムーズな情報共有ができます。Web会議システムを導入するとオンラインミーティングもできますが、ここで押さえたいポイントは、顔の見えるコミュニケーションも適度に取り入れることです。

テキストや作業ファイルからは表情・感情やニュアンスが読み取りにくく、重要な情報が伝わらないケースもあります。Web会議システムの利点のひとつは音声・映像をリアルタイム共有できることです。顔を見て情報を伝え合うことで、よりリアルで完全なコミュニケーションに近付けられます。

テレワーク導入にはセキュリティ対策も忘れずに！

テレワークの課題を解決するためには、コミュニケーションの円滑化だけでなくセキュリティ対策も必要です。通信経路やヒューマンエラーのセキュリティ課題を解決し、安全なテレワーク環境を整えましょう。ここでは、テレワークにおけるセキュリティ対策のポイントを解説します。

VPN接続によるセキュリティ対策

テレワーク導入の際に課題に上がるのがセキュリティ問題です。インターネットを使うと、盗み見や改ざんといったリスクが生じます。その対策としてよく利用されるのがVPNです。

VPNとはインターネット上に仮想の専用線を設けることで、安全な経路を使ってデータをやりとりできる技術やネットワークのことを言います。中でも代表的なのが、公衆のインターネット回線を使う「インターネットVPN」と大手通信事業者が保有する閉域網を使う「IP-VPN」の2種類です。

VPNは既存のインターネットや閉域網を使うため、低コストで高いセキュリティが保証されます。物理的な制約を受けず、自宅や出張先・外出先でも距離に関係なくネットワークにアクセスが可能です。

さらに安全性に長けているものがモバイル閉域接続となります。高レベルのセキュリティ対策を希望する場合、おすすめのサービスとなります。

運用ルールを決め教育をする

テレワークでは、ヒューマンエラーによる情報漏洩のリスクもあります。ITインフラを整備しても、情報を扱う人の教育ができていなければリスクは残ったままです。テレワークを導入する際は、運用ルールや基本方針を決めて社員への周知を徹底しましょう。

例えば、「指定されたWi-Fi環境を使う」「支給されたツール以外は使わない」「自宅以外の場所でパソコンを使用しない」といったルールが考えられます。必要に応じて研修するのも良いでしょう。

システムの整備

実際にセキュリティ被害に遭った場合を想定して、セキュリティ保護に関するシステムを整備することが重要です。例えば、テレワーク中にパソコンが盗まれると、情報漏洩の危険性があります。このような被害を防ぐシステムも必要でしょう。

既に導入済みのITインフラやツールの中には、セキュリティ保護のシステムが含まれている場合があります。新たに必要なシステムをピックアップして整備しましょう。

セキュリティ対策で特に注意すること

テレワーク導入で必要なセキュリティ対策について解説しましたが、「これだけやれば万全」と安心するのは危険です。ここでは、セキュリティ対策上、特に注意すべきポイントを解説します。便利なツールやシステムにも、意外な落とし穴があることを確認しましょう。

端末へのデータ保存

社外にパソコンを持ち出すことには、盗難やデータの盗み見・改ざんのリスクが伴います。端末が盗まれることを想定して、端末へのデータ保存は避けましょう。手軽で便利な保存媒体にはUSBメモリがありますが、紛失しやすくUSBメモリ経由のウイルス感染リスクがあるためおすすめできません。

データの保存先には、クラウドコンテンツを利用すると良いでしょう。脆弱性に対するアップデートが自動的に行われる上、停電や自然災害によるデータ破損のリスクもありません。

ネットワークのインフラ

ネットワークのITインフラとしてよく利用されているVPNには、メリットがある反面デメリットも存在します。安全性が高いと言われていますが、インターネットを利用する限り情報漏洩のリスクはゼロではありません。

また、多くの方が利用する時間帯には通信速度が遅くなる場合があります。比較的安いという点がメリットのひとつですが、多機能な商品を選べばそれだけコストがかかるでしょう。不要な機能を備えていた場合には、無駄なコストを支払っていることになります。

テレワークのコミュニケーション不足解消はイッツコム！

テレワークの導入を検討しているなら、イッツコムがおすすめです。ここでは、特におすすめのITインフラやクラウドシステムをご紹介します。各サービスを組み合わせることで、無駄なコストを削減し、利便性や安全性を高めることが可能です。

VPNよりも安全に接続できる「モバイル閉域接続サービス」

安全と言われるVPNにも、情報漏洩のリスクはあります。より安全で安心できるセキュリティ対策を求めるなら、イッツコムの「モバイル閉域接続サービス」がおすすめです。

モバイル閉域接続サービスはインターネットとは分離された閉域ネットワークを使うので、他社に通信の存在を知られることがありません。専用SIMによって経路を判別するため、接続が簡単で管理も不要です。セキュリティポリシーを保持した上で、社外からもアクセスできます。

クラウドコンテンツの管理に最適な「box」

コンテンツの管理や共有、アクセスに便利なツールが「box」です。40以上の政府機関をはじめ、金融業界や医療業界といった高いセキュリティが求められる機関でも採用されています。

アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットからも利用が可能です。ストレージ容量無制限なので、大容量ファイルも安心してやりとりできます。モバイル閉域接続サービスと組み合わせることで、よりセキュリティの高いITインフラが構築できるでしょう。

（参考：『クラウド型コンテンツマネジメント』）

営業支援プログラムが入った「ホットプロファイル」

名刺管理・マーケティング・SFAといった効率的な営業活動に必要なシステムを一括管理できるのが「ホットプロファイル」です。

SFAソフトが組み込まれているのでいつでもどこからでもデータの蓄積と分析ができ、営業力の強化や売り上げアップに貢献します。インバウンドもしくはアウトバウンド営業、どちらの営業スタイルにも利用できるサービスです。

Zoom × モバイル閉域接続 × box × ホットプロファイル

日本のビジネスシーンで圧倒的なシェアを誇るWeb会議システム「Zoom」は、スマホやタブレットでも使いやすく、社内外のオンライン会議や業務外コミュニケーション用のツールとして最適です。無料版Zoomにはグループミーティングの40分制限などの機能制限がありビジネスユースには向きませんが、有料版Zoomには時間制限がありません。

Zoomミーティング中にはbox内のファイルを簡単に画面共有でき、ホットプロファイルと連携してZoomのチャット画面でオンライン名刺交換もできます。タスク管理はbox・ホットプロファイルの基本機能なので、生産性向上を目的としたツールの組み合わせとしても最適です。

さらにモバイル閉域接続と組み合わせればセキュリティ上の懸念点も解消でき、いつでもどこからでも安心してZoom・box・ホットプロファイルを活用できます。

まとめ

テレワークの課題の多くはコミュニケーション不足が原因です。コミュニケーションルールの策定・周知も効果的ですが、使いやすいコミュニケーションツールがなければ社内に定着しません。boxやZoomを導入して、ファイル共有・ワークフロー管理・オンラインミーティング・チャットによる情報共有を駆使し、コミュニケーションを円滑化しましょう。

また、通信経路のセキュリティレベルを高めるには、簡単に導入できてインターネット回線も整備できるモバイル閉域接続がおすすめです。テレワークのコミュニケーション不足やセキュリティ対策でお悩みなら、複数サービスの組み合わせで課題を一挙解決できるイッツコムにご相談ください。