ファイル転送サービスとは？容量無制限のクラウドストレージを選ぶべき理由

メールやUSBメモリなどによるファイル共有にセキュリティや効率性の問題を感じており、ファイル転送サービスの利用を検討している方もいるのではないでしょうか。

ファイル転送サービスは手軽に大容量ファイルを共有できるなどのメリットがありますが、複数のデメリットも存在します。ビジネスユースのファイル共有ではクラウドストレージが最適であることを知ることで、より安全かつ効率的なファイル共有方法を選択できるでしょう。

近年特に注目度が高まっているのは容量無制限かつ高セキュアな「Box」です。そこでこの記事では、ファイル共有サービスのメリット・デメリットや、クラウドストレージBoxを利用すべき理由についてご紹介します。

ファイル転送サービスとは

ファイル転送サービスとは、外部サーバーを利用し、大容量ファイルを転送できるWebサービスです。サービス提供者のサーバーを一時的なファイルの置き場として利用し、多くのサービスは以下のような手順でファイルを転送します。

ファイル転送サービスのメリット

ファイル転送サービスは古くから利用されてきたファイル共有方法で、主に以下のようなメリットがあります。

・手軽に大容量ファイルを転送できる
・低コストでファイルを転送できる

まずは、ビジネスユースにおいてのファイル共有方法として、ファイル転送サービスを選択しがちな理由について見ていきましょう。

手軽に大容量ファイルを転送できる

ファイル転送サービスを利用すると手軽に大容量のファイルを転送できます。サービスによって容量制限は異なりますが、1通当たり数百MB以上のファイル転送に対応しているサービスも珍しくありません。

メールの添付ファイルでは送れない大容量ファイルに対応し、またUSBメモリなどの物理メディアを利用する必要がなくなるのはメリットです。ユーザー登録なしで利用できるシンプルな操作性のサービスも多く、手軽にファイルを転送したいというニーズに対応します。

低コストでファイル転送できる

ファイル転送サービスは個人ユーザーを想定したものが多く、広告費で運営する無料サービスも豊富です。転送容量が大きい有料版も選択できますが、基本機能は無料で利用できます。物理メディアの調達費や送料もかからず、低コストで利用できるのはメリットです。

ファイル転送サービスのデメリット

ファイル転送サービスは手軽かつ低コストに大容量ファイルを転送できる一方で、以下のようなデメリットがあります。

・セキュリティのコントロールができない
・ファイル転送の利用履歴を管理できない
・法人向けサービスはコストパフォーマンスが低いことがある
・無料サービスだと広告表示されることがある

ここからは、ファイル転送サービスがビジネスユースに向かない上記のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

セキュリティのコントロールができない

ファイル転送サービスのサーバーは多数のユーザーと共有し、セキュリティ対策はサービス提供者が実施します。

無料サービスは最低限のセキュリティ対策しか講じていない場合が多く、利用できるセキュリティオプションも限定的であるため、機密情報を安全に保存・転送できる仕組みがあるとは限りません。運営実態が不明瞭なサービスも多く、サービスの信頼性が低いため、セキュリティ事故に対するサポートを期待できないことに注意が必要です。

ファイル転送の利用履歴を管理できない

無料ファイル転送サービスの仕組みはシンプルで、多くのサービスは利用履歴の管理機能が不十分です。ダウンロードURLを送信しても「誰がいつダウンロードしたか分からない」という状況にも陥りやすいでしょう。

このタイプのサービスは、正しい宛先に転送できたかどうかを先方に確認する手間が必要です。ダウンロードURLの宛先を間違えてしまうと、無関係な第三者に機密資料をダウンロードされていても気付けません。

法人向けサービスはコストパフォーマンスが低いことがある

無料ファイル転送サービスはセキュリティレベルの低さや情報漏えいリスクの高さがネックです。セキュリティレベルを高めた法人向けサービスもありますが、転送容量が数十MB程度であったり、月額料金が非常に高額であったりすることも珍しくありません。

また、利用できる機能はファイル転送に付随する基本的なもののみで、多機能・高機能ではありません。ファイル転送のためだけのサービスとしてはコストパフォーマンスの低いものが多い点も懸念材料でしょう。

無料サービスだと広告表示されることがある

無料ファイル転送サービスは多くの場合、広告表示を避けられないこともネックです。ファイルをアップロードするWebサイトや、ダウンロードURLが記載されたメールに、ビジネスとは無関係な広告が表示されます。

個人利用なら問題ありませんが、ビジネスユースには適さないといえるでしょう。また社内セキュリティポリシーで無料サービスの利用が禁止されているケースも珍しくありません。

ビジネスユースならクラウドストレージサービスがおすすめ

ファイル転送サービスは個人向けのサービスとして発展した経緯があり、セキュリティ面を考えてもビジネスユースには適切ではないと言えます。そこで導入したいのがクラウドストレージサービスです。クラウドストレージサービスはサービス事業者が運営するストレージをインターネット経由で利用します。

こちらはファイル転送ではなく、ファイルサーバーのように多種多様なファイルを保存・一元管理し、社内外のユーザーとファイル共有できるサービスです。法人向けに開発された「Box」なら、あらゆるコンテンツを安全かつ効率的に管理・共有できます。

ファイル転送サービスとクラウドストレージサービス「Box」の比較

クラウドストレージサービスの中でも近年特に注目度が高まっているのが「Box」です。Boxは世界の企業の多くが利用する知名度の高いクラウドストレージサービスです。PDFやテキストファイル、WordやExcelなどのあらゆるファイルやデータの保存や共有が可能です。Boxをファイル転送サービスと比較すると主に以下のような違いがあります。

・オンライン編集の可否
・保存期限の有無
・利用履歴管理の可否
・セキュリティ事故の有無

ここでは、ファイル共有にBoxが最適な理由を見ていきましょう。

オンライン編集の可否

ファイル転送サービスを利用し、ファイルを閲覧するにはダウンロードが必要です。この仕組みは送信相手のストレージを圧迫します。ファイル転送サービスはあくまで一時的な保存場所で、メールでは送れないような大容量ファイルの中継地点です。

これに対しBoxは130種類以上のファイル形式のオンラインプレビューに対応します。オンライン同時編集にも対応するため、「ファイル転送」の必要はありません。

保存期限の有無

ほとんどのファイル転送サービスにはファイルの保存期限があります。保存期限を超過したファイルは自動的に削除されるため、ファイルを保存・管理する場所としては利用できません。

これに対しBoxは保存期限がなく、有料版の全てのプランは容量も無制限です。Boxなら「無制限で保存できるファイルを必要に応じて共有する」という使い方ができます。保存期限や容量を拡張するためにコストをかける必要はありません。

利用履歴管理の可否

ファイル転送サービスはファイルを1通ずつ転送するのが基本コンセプトで、多くの場合利用履歴を管理する機能がありません。

Boxならファイル操作やログインなどに関する70種類以上のログを自動で保存します。さらにファイルのプレビュー・編集・ダウンロードなどのアクションがあれば自動で通知することも出来るため、「誰がいつファイルにアクセスしたか分からない」という状況は生まれません。

セキュリティ事故の有無

多くのファイル転送サービスはセキュリティレベルに懸念があります。過去に約481万件もの大規模個人情報漏えいを起こし、終了したサービスもあり、他にも十分なセキュリティ対策を講じていなかったり、プライバシーポリシー・利用規約・会社概要が怪しかったりするサービスもあります。

この点Boxはビジネスユースを前提として開発されており、考え得るあらゆるセキュリティ対策を講じています。過去に大規模なセキュリティ事故を起こしたこともなく、各国の大企業や政府機関・金融機関・医療機関など世界で10万社以上に採用されるほどで、極めて信頼性の高いサービスです。

ビジネスユースの安全なファイル共有システムはイッツコム！

イッツコムなら容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージサービス「Box」を1カ月無料で利用できます。また、外出時からのインターネット回線利用は「法人データSIM」がおすすめです。最後にイッツコムが提供するBoxと法人データSIMを導入する魅力を見ていきましょう。

安全・容量無制限のクラウドストレージを無料トライアル「Box」

ファイル転送サービスにはセキュリティ面の懸念があり、ファイル転送のためだけに高額な法人向けサービスを利用するのも得策ではありません。

世界最高峰のセキュリティレベルを誇る「Box」なら、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトまで無制限かつ安全に一元管理し、社内外を問わないコラボレーションにも活用できます。1,500以上の外部アプリのファイルマネージャーとしても利用でき、データ活用の基盤としても最適です。

イッツコムはメール・電話による日本語サポート込みのBoxを提供しています。まずは1カ月無料のトライアルで使用感を確かめましょう。

営業先やリモートワークで安定したインターネット環境を「法人データSIM」

法人データSIMはNTTドコモ回線を使用したモバイルデータ通信を使えるSIMで、モバイルルータやスマホなどに挿して使用できるイッツコムのサービスです。外出先からクラウドストレージ「Box」を利用するのにも役立ちます。

1カ月に使用できるデータ容量と発行するSIMカードの枚数を自由に組み合わせられ、SIMカードを挿したモバイルルータを複数人に渡したい場合にもおすすめです。例えば、データ容量を50GB、SIMカード枚数を10で契約した場合、発行したSIMカード10枚のデータ通信量が合計50GBになるまで高速データ通信を使えます。

導入前のトライアルも可能で、実際のデータ使用量をチェックした上で契約できるため、無駄のないプラン選びが可能です。イッツコムではSIMカード単体プランとSIMカード+モバイルルータプランの2種類を提供しています。必要に応じて最適なプランをご利用ください。

イッツコムの「Box」導入でこんなことも可能に！導入事例を紹介

Boxを活用するとリモートワークのファイル共有が快適になり、メール自動通知機能で業務効率化にもつながります。ここでは、実際にBox活用によりビジネス課題を解決した事例を見ていきましょう。

「Box」導入でリモートワークのファイル共有も快適に！

住宅展示場A社様は、特定の事務所内でしかアクセスできないファイル共有システムを利用しており、リモートワーカーや営業スタッフとファイルを共有できない悩みを抱えていました。

そこでBoxを全社員分導入し、ファイルサーバーの全データをBoxへ移行します。併せて営業スタッフ用にモバイルWi-Fiルーター（法人データSIM）を契約し、社内外どこからでもファイル共有できる環境が整い、場所にとらわれない働き方を実現できました。

データアップロード後の自動メール通知機能で作業効率化！

金融機関C社様は、提携会社との顧客情報の日常的なやり取りにメールを禁止し、連携方法はFAX・電話・USBメモリなど多種多様で非効率でした。

そこでBoxを導入し、提携会社ごとの共有フォルダで個人情報の連携を実施します。データをアップロードすると、自動で担当者にメール通知するよう設定することで、連絡の手間削減や不正利用防止につながりました。

まとめ

ファイル転送サービスは手軽に大容量のファイルを共有できる方法ですが、セキュリティレベルの低さや利用履歴の管理の難しさなど、ビジネスユースに向かない複数の懸念点があります。

法人向けに開発されたクラウドストレージサービス「Box」なら、セキュリティ・容量・ファイル管理・コラボレーションなど、さまざまな面でファイル共有の悩みを一挙に解決できるのが魅力です。

イッツコムなら1カ月無料のトライアルでBoxの使用感を確かめられます。またBoxと「法人データSIM」の組み合わせは、リモートワークや営業先での業務効率化に最適です。ビジネスユースに最適なファイル共有システムをお求めなら、ファイル共有の仕組みを抜本的に変革できるイッツコムにご相談ください。