【2022年最新】電子帳簿保存法の改正点や対応方法をわかりやすく解説

2022年に電子帳簿保存法の改正が施行されたと知り、どのように対応すべきか知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法の改正によって要件緩和された部分と厳格化された部分があり、全ての企業に義務化された保存要件もあると知ることで、これからの情報共有・保存に必要な対応を検討できます。改正電子帳簿保存法に対応できる情報共有システムにも目を向け、データ活用の仕組みを刷新しましょう。

そこでこの記事では、電子帳簿保存法の概要と2022年からの改正点、対応の必要性や効率的な対応ツールについてご紹介します。

電子帳簿保存法の対象と改正の歴史

電子帳簿保存法は電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つの区分で、国税関係帳簿・書類の電子保存を認める法律です。これまでは要件が厳しく導入企業は少数でしたが、2022年1月から大幅に要件緩和されています。まずは電子帳簿保存法の対象と、2020年までの改正の歴史を見ていきましょう。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿や国税関係書類について、一定の要件を満たせば電子データでの保存が認められる法律です。電子帳簿保存法の対象は以下3種類に区分されます。

・電子帳簿等保存：電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存
・スキャナ保存：紙で受領・作成した書類をスキャンし、画像データで保存
・電子取引：電子的に授受した取引情報を電子データで保存

紙保存の負担軽減と業務効率化を目的とした法律ですが、要件が厳しいため、1998年の施行以降複数回の要件緩和を繰り返しています。

「電子帳簿等保存」の対象

電子帳簿等保存に関しては、自社が最初からPCなどで作成した以下の電子帳簿・電子書類を対象とします。

・国税関係帳簿：仕訳帳・総勘定元帳・売掛帳・買掛帳・現金出納帳・固定資産台帳などの電子帳簿
・国税関係書類（決算関係書類）：貸借対照表・損益計算書・試算表棚卸表などの電子書類
・国税関係書類（取引関係書類）：請求書（控）・見積書（控）・納品書（控）・注文書（控）・領収書（控）など、電子データによる自社発行の写し

「スキャナ保存」の対象

スキャナ保存に関しては、相手先から受領した紙の取引関係書類や、自社が紙で作成・発行した取引関係書類の写しを対象とします。

・国税関係書類（取引関係書類）：請求書・見積書・納品書・注文書・領収書など、相手先から紙で受領した電子書類
・国税関係書類（取引関係書類）：請求書（控）・見積書（控）・納品書（控）・注文書（控）・領収書（控）など、紙による自社発行の写し

「電子取引」の対象

電子取引に関しては、電子メール・EDI取引・クラウドサービスなどによって授受した、以下のような取引情報を対象とします。

・電子取引：請求書・見積書・納品書・注文書・領収書の情報など、電子メールなどで授受するか、Web上からダウンロードした取引情報

電子帳簿保存法の改正の歴史

電子帳簿保存法は2021年（2022年1月1日施行）に大幅緩和されましたが、1998年以後、以下のように改正を重ねています。

・2005年改正：e-文書法の施行に伴い、スキャナ保存制度の創設
・2015年改正：スキャナ保存の対象となる書類の記載金額の撤廃、保存要件の緩和、タイムスタンプの義務化など
・2016年改正：スマホやデジカメなどによるスキャンの承認や小規模事業者の特例の導入など
・2019年改正：過去に承認を受けていない書類のスキャナ保存の容認、入力に関する期限制限や定期検査に関する解釈の見直しなど
・2020年改正：キャッシュレス決済に関する電子データの保存を容認

【2022年最新】電子帳簿保存法の主な改正点

電子帳簿保存法は2022年から大幅に規制緩和されており、多くの企業が対応しやすくなっています。ただし、これまではあくまで「電子保存を認める」法律でしたが、電子取引に関しては「電子保存しなければならない」とされていることが注意点です。

ここでは、2022年施行の改正電子帳簿保存法について、要件緩和された部分と厳格化された部分を解説します。

【要件緩和】税務署長の事前承認廃止

改正前の電子帳簿保存法は、電子帳簿等保存とスキャナ保存について、3カ月前に税務署長の事前承認を受ける必要がありました。

2022年からは電子帳簿等保存・スキャナ保存について税務署長による事前承認が不要となり、任意のタイミングで電子帳簿・電子書類の保存を開始できます。

【要件緩和】タイムスタンプ要件の緩和

改正前の電子帳簿保存法では、電子書類の受領後3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があり、スキャナ読み取りの際には自著も必要でした。

2022年からはタイムスタンプ付与期間が最長2カ月とおおむね7営業日以内と緩和されており、スキャナ読み取りの際の自著は不要です。またクラウドサービスなどで電子書類の訂正または削除の内容・事実が確認できるか、訂正削除ができないものであれば、タイムスタンプの付与は不要です。

【要件緩和】検索要件の緩和

改正前の電子帳簿保存法では、設定すべき検索要件が電子帳簿・電子書類の種類によって異なり、さらに範囲指定検索や組み合わせ検索に対応する必要がありました。

2022年からは設定すべき検索要件は「取引年月日・取引金額・取引先」の3点のみです。また税務職員によるダウンロード要求に応じられる場合には、範囲指定検索や組み合わせ検索の機能も不要となっています。

【要件緩和】適正事務処理要件の廃止

改正前の電子帳簿保存法では、紙の国税関係書類をスキャナ保存する際、適正事務処理（相互けん制、定期的な検査、再発防止策の社内規定整備など）を踏まえる必要がありました。

2022年からは適正事務処理要件が廃止されたことで、入力者以外の担当者によるチェックや定期検査が不要となり、スキャン後まもなく原本を廃棄できます。タイムスタンプ要件・検索要件の緩和と併せ、スキャナ保存はかなり容易になりました。

【厳格化】電子取引の電磁的記録の義務化

改正前の電子帳簿保存法では、電子取引における国税関連の取引情報は、電子データを紙面に出力して電子書類の保存に代えられました。

2022年からはこの措置が廃止され、電子取引における国税（申告所得税や法人税）に関する取引情報は、全て電子データで保存することが義務化されています。電子帳簿等保存やスキャナ保存を導入するかは任意ですが、電子取引に関しては電子保存が原則です。

ただし、やむを得ない事情で電磁的記録の保存要件を満たせない場合、2023年12月31日までの電子取引に関してはプリントアウトによる保存も認められます。

【厳格化】重加算税の加重

スキャナ保存の要件緩和や電子取引の電磁的記録の義務化に伴い、国税関連の保存データを隠蔽または仮装させた事実があった場合、それにより生じた申告漏れなどに対する重加算税を10%加重する措置が整備されました。

全体的に要件緩和は進んでいるものの、スキャナ保存や電子取引に関しては、これまでよりも正確な対応が求められます。2023年12月31日までの電子取引に関しては猶予特例も認められますが、2024年からは完全義務化されるため、対応を先延ばしするのは得策ではありません。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子取引に関しては電子保存が義務となりましたが、電子帳簿保存法に対応することには以下のようなメリットがあります。

・業務効率化につながる
・コスト・スペースの削減
・多様な働き方に対応

電子帳簿保存法はビジネスにとって、これからの時代に求められるデータ活用を推進するための法律といえるでしょう。

業務効率化につながる

電子帳簿保存法に対応することのメリットのひとつは、業務効率化につながることです。紙資料の作成・共有・印刷・保存・検索には多くのムダがあります。

電子保存によりペーパーレス化が促進され、バックオフィス業務の効率化や記帳水準の向上、承認フローの短縮化による全社的な生産性向上につながるのはポイントです。

コスト・スペースの削減

電子帳簿保存法に対応すると、コスト・スペースの削減につながるのもメリットです。ペーパーレス化により用紙代・トナー代・郵送費の削減につながる他、郵送・検索・管理にかかる手間を省けるため、人的コストの削減にもつながります。

紙資料の保管スペースも圧縮できるため、オフィスの縮小化やレイアウトの改善につながるのもポイントです。

多様な働き方に対応

電子帳簿保存法はテレワークなどの多様な働き方と好相性でしょう。紙の国税関係書類は押印や閲覧のために出社する必要が生じる場合も多く、離れた拠点間では承認フローの時間的コストが増加します。

書類を電子データで保存すれば共有も容易で、業務を止めることなくオンラインで承認フローが完結できるのもポイントです。

電子帳簿保存法対応の課題と対策

電子帳簿保存法に対応するには、以下のような対策を講じることが重要です。

・情報管理のルール整備と周知徹底
・電子帳簿・電子書類の一元管理
・情報セキュリティ対策

ここからは、電子帳簿保存法対応の取り組みの中で生じる課題と、適切な対策について見ていきましょう。

情報管理のルール整備と周知徹底

電子帳簿保存法に対応するために不可欠といえるのが、経理や人事などのバックオフィス部門だけでなく、電子書類の閲覧やサインに関わる全社員が要件あるいは自社ルールを理解しておくことです。

紙ベースの書類管理とは承認フローや保存方法が変わるため、新しい情報管理のルールを整備し、周知徹底することが求められます。

電子帳簿・電子書類の一元管理

電子帳簿・電子書類の保存場所をひとつにまとめる必要はありませんが、保存場所が複数あると管理上困難を招く場合もあります。

情報管理に問題があると業務効率や記帳水準を下げる恐れもあるため、改正電子帳簿保存法に対応したツールで電子帳簿や電子書類を一元管理することもポイントです。

情報セキュリティ対策

電子データは紙のように汚損・焼失することはありませんが、ストレージの劣化・破損・盗難による情報消失、ヒューマンエラーやサイバー攻撃による情報改ざん・漏えいといった被害を受ける恐れもあります。

そこで情報セキュリティ対策が必須です。万全のセキュリティ対策をするには多額の設備投資を要しますが、セキュリティレベルに優れたクラウドサービスなら、外部リソースを活用して低コストかつ安全に運用できます。

改正電子帳簿保存法対応のシステム整備ならイッツコム！

電子帳簿保存法に対応するには情報共有・保存のためのツール導入が必要です。要件を満たすツール・仕組みを検討することにも困難がつきまといますが、イッツコムが導入からサポートまでを一貫して提供するクラウドストレージ「Box」ならひとつのシステムで電子帳簿保存法に対応できます。

改正電子帳簿保存法対応のクラウドストレージ「Box」

電子帳簿等保存は比較的容易ですが、要件緩和されたとはいえスキャナ保存・電子取引の対応がネックです。法人向けに開発されたクラウドストレージ「Box」なら、スキャナ保存や電子取引にもスマートに対応します。

有料版Boxは全てのプランで容量無制限です。提案資料・議事録など日常利用データに加え、電子帳簿保存法の対象となる領収書・請求書・契約書・納品書・人事書類など、あらゆるファイルを一元管理できます。

Business plus以上のプランであればメタデータ機能を利用でき、ファイルに取引年月日・取引金額・取引先のメタデータ（付帯情報）を付与できるため、改正後の検索要件に対応可能です。また7種類のアクセス権限設定と70種類以上のアクセスログ取得に対応するため、タイムスタンプ要件も満たします。

実用上のメリットも大きい「Box」

Boxは世界最高峰のセキュリティレベルとコンテンツマネジメントの機能性も魅力で、データ活用のプラットフォームとしても最適です。ファイルのコメント・タスク機能や社外ユーザーの2要素認証機能などを備え、社内外の安全なコラボレーションにも対応できるため、電子取引を含む情報共有にメールを使う必要がありません。

「Box Notes」によるアイデア共有・プロジェクト立案や、「Box Sign」によるBox上での無制限の電子サインも利用できます。また「Box Relay」を活用すれば、電子帳簿保存法の対象となる電子書類が関わる、承認プロセスなどのワークフローを自動化できるのも利点です。

これら全てのデータ管理・活用がBox上で完結するため、将来的な情報管理動向の変化にも柔軟に対応できます。

まとめ

電子帳簿保存法は改正に伴う要件緩和が行われたことで多くの企業が対応しやすくなっており、要件を満たせるツールを正しく活用すれば、比較的容易に対応できます。電子取引に関しては2024年から完全義務化されるため、遅くとも2023年末には情報共有・保存の仕組みを完了させることが必要です。

クラウドストレージ「Box」を活用すれば、ひとつのツールであらゆるファイルを一元管理でき、改正電子帳簿保存法にも対応できます。電子帳簿保存法の対応についてお悩みなら、ビジネススタイルの変革をトータルサポートするイッツコムにご相談ください。