営業リストの作成方法のコツは？ツール導入で営業活動を効率化しよう
目次
場当たり的・属人的な営業活動で成果が上がらないケースは珍しくありません。より効率的な営業手法を求めており、営業リストの作成を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。
営業リストの作成がさまざまな営業課題の解決につながります。また、効果的な営業活動を行うためには、優れた営業リストを作成することも大切です。また、営業リスト活用には適切なツール整備がカギとなります。
成果を上げるための営業部門の仕組み作りを具体的に検討し、営業リストを基盤にデータドリブンな営業活動へつなげましょう。
そこでこの記事では、営業リストの有用性や作成方法、効果的な使用ツールについてご紹介します。
営業リストとは？
営業リストとは、アプローチすべき見込み顧客のリストです。ターゲットリストや営業アプローチリストとも呼ばれます。企業によってフォーマットは異なりますが、以下のような情報を一覧できるリストにするのが一般的です。
・企業名
・代表者名
・電話番号
・メールアドレス
・住所
・担当部署
・担当者名
・対応履歴
・受注確度
・案件の進捗状況
営業リストを作成する3つのメリット
営業リストにアプローチ対象のデータを蓄積することで、営業部門内のデータ活用の基盤を形成でき、以下のようなメリットを享受できます。
・組織的かつ効率的な営業活動につながる
・戦略的かつ確度の高いアプローチにつながる
・各担当者のモチベーションアップにつながる
まずは、営業リストの重要性について理解を深めましょう。
組織的かつ効率的な営業活動につながる
営業活動はターゲット設定からアポ取り、商談・クロージングまで1人の営業パーソンで担当することが多く、活動内容や顧客関連情報は属人的になりがちです。
営業リストは営業パーソンが個人で入力・管理するものではなく、営業部門全体で蓄積・共有・活用します。営業部門全体としてアプローチすべきターゲットをあらかじめリストアップしておき、担当者や進捗状況を可視化・共有することで、組織的かつ効率的な営業活動が可能です。
戦略的かつ確度の高いアプローチにつながる
営業リストを運用すると、「どの見込み顧客に誰がいつどのようなアプローチをしたか」を可視化・共有できます。またWebサイトから問い合わせがあった見込み顧客、展示会に来場した見込み顧客など、属性別の分類も容易です。
こういった情報を元に、営業戦略に応じた営業リストにフォーカスすることで、受注確度の高い見込み顧客や「いまアプローチすべき見込み顧客」へのアプローチをマネジメントしやすくなります。
各担当者のモチベーションアップにつながる
企業によって営業部門内で設定するKPIはさまざまですが、属人的な営業活動では誰がどのように受注に貢献したかは把握しにくく、直接的な貢献が見えにくい営業プロセスの担当者はモチベーションを下げがちです。
営業リストを運用すれば誰が案件創出に寄与したかを部門全体で可視化・共有でき、受注への貢献状況を詳細に把握できます。これにより各担当者のモチベーションアップにつながり、生産性や売上の向上が期待できることもメリットです。
優れた営業リストの条件
営業リストのメリットを享受するには、以下のような条件を満たす必要があります。
・常に最新情報に更新されている
・顧客情報の重複がない
・顧客関連情報のハブとして機能すること
単に、顧客情報をまとめるだけでは効率はアップしません。貯蓄されたデータを確認した際に、欲しい情報がすぐに分かるような営業リストを作成しましょう。ここからは、営業活動に効果のある営業リストの条件について見ていきます。
常に最新情報に更新されている
優れた営業リストの条件のひとつは、常に最新情報に更新されていることです。
企業情報は営業リスト登録時から変わる可能性があり、人事異動によりアプローチすべき担当者が変わる場合もあります。また営業リストの対応履歴は刻々と変化しますが、進捗状況が最新情報に更新されなければ、組織的な営業活動に混乱が生じるでしょう。
誤った情報を前提にアプローチするリスクを避けるために、企業情報や進捗状況を常に最新情報に保つことは重要です。
顧客情報の重複がない
顧客情報の重複がないことも優れた営業リストの条件のひとつです。
同じ企業についてのデータが複数件あった場合、DMやメールを複数回送ってしまったり、複数の担当者が電話でアプローチしたりする恐れもあります。また企業情報や進捗状況の更新にばらつきが生じ、最新情報がどれか分からなくなることもネックです。
そこで名寄せ機能があるツールを利用するなど、顧客情報の重複を避ける仕組み作りが求められます。
顧客関連情報のハブとして機能すること
営業活動の起点として活用しやすくするために、営業リストが顧客関連情報のハブとして機能することもポイントです。
企業情報に関連付け、営業報告・商談履歴・Webアクセス履歴なども一元管理できると、戦略的なアプローチを考えやすくなります。顧客ニーズの把握やタイミングを逃さないアプローチのために、顧客に関するあらゆる情報を一元管理できることも重要です。
営業リストに必要な企業情報の収集方法
営業リスト作成には企業情報の収集が不可欠です。企業情報は以下のような方法で収集できます。
・Web検索で収集する
・企業情報サービスで収集する
・自社で蓄積した情報を収集する
ここでは、それぞれの収集方法について詳しく解説します。
Web検索で収集する
営業リストを作成する方法のひとつは、インターネット上で手に入る企業情報を収集することです。
インターネットには多くの企業情報が無料で公開されています。例えばiタウンページなどの企業データベースや、求人サイトで公開されている各業界の企業情報、展示会の出展者情報などです。ターゲットをある程度絞り込めば、企業WebサイトのIR情報から個別に詳細情報の収集もできます。
企業情報サービスで収集する
企業情報の取得に特化したサービスを利用する方法もあります。例えば、インターネット上で公開されている企業情報をデータベース化しており、Webサイト上で企業情報を簡単に検索できるサービスです。自力で検索するよりも効率的で、一定数までは無料で検索できるサービスもあります。
また独自の企業データベースを販売しているサービスもあり、こちらはWeb検索では難しい詳細情報の取得にも対応しているのが特徴です。ただし、不正な手段で漏えいした情報を販売する業者も存在するため、個人情報保護法に抵触しないかどうかを入念にチェックすることが求められます。
自社で蓄積した情報を収集する
営業リストには自社で蓄積した情報も利用できます。主なチャネルは名刺交換や問い合わせ、展示会やセミナーなどのイベントです。
これらの情報の中には、ニーズが顕在化していなかったためにアプローチしなかった見込み顧客や、過去に失注した見込み顧客も含まれているでしょう。これらを収集してリスト化し、改めて対応履歴などを入力・一元管理することで、再アプローチも検討しやすくなります。
営業リストの作成方法と使用ツール
次に実際に営業リストを作成する方法について見ていきましょう。営業リストの作成は主に以下のようなツールで作成・運用できます。
・Excel
・営業リスト作成ツール
・CRM
・SFA
営業部門の実務においては企業と顧客の関係性を管理、継続するCRMや営業支援システムのSFAの活用が効果的です。
Excel
営業リストの最もシンプルな作成方法は、Excelを利用することです。Excelの利点は導入コストを抑えられることで、Microsoft社の公式サイトなどから無料テンプレートもダウンロードできます。
多少の手間はかかりますが手軽に作成できる点がメリットです。営業報告や、自社HPに訪れるユーザーの動きや属性などのWebアクセス履歴のリアルタイム更新には対応しにくく、また外回りの営業担当者も含めて最新版を共有しにくいことなどが懸念点として挙げられます。
営業リスト作成ツール
営業リスト作成ツールを利用する方法もあります。こちらは営業リスト作成に特化しているため、汎用表計算ソフトのExcelよりも短時間で精度の高い営業リストを作成できるのが利点です。
ただし機能特化型であるため、営業活動との関連付けなどには向いておらず、データドリブンな営業活動のためには他ツールとの組み合わせが求められます。
CRM
CRMは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」を意味します。顧客の属性情報や接触履歴などを一元管理し、長期的に良好な関係を築く中でLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指すためのツールです。顧客ごとに対応履歴や、自社へのWebアクセス履歴なども一元管理できるため、営業リストとしても運用できます。
SFA
SFAは「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援ツール」を意味し、組織的な営業活動を支援するためのツールです。営業履歴や商談の進捗状況などを営業部門全体で共有できる他、オンライン営業報告に対応するなど、組織的な営業活動を総合的に支援します。
多くのSFAはスマホにも対応しており、外回りの営業担当者との情報共有にも効果的です。ツールによっては営業リスト作成に特化した機能も搭載しており、営業リストと営業活動をシームレスにつなげます。
【関連記事】（SFAとCRMの違いを解説！それぞれのメリットを知り自社に合ったツールを選ぼう！）
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企業情報だけでなく対応履歴・営業報告・商談履歴・Webアクセス履歴など、顧客に関するあらゆる情報を一画面で把握できるのは大きな魅力です。活動状況はシステム利用者全員がリアルタイムで把握でき、受注の貢献状況も可視化されます。
また商談・案件のプロセス管理機能、目標達成状況・営業活動量などをダッシュボード上のグラフでリアルタイムに確認できる機能もあり、データドリブンな営業活動に最適なシステムです。
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まとめ
データドリブンな営業活動の基盤となる営業リストには、常に最新情報であることや顧客情報の重複がないこと、顧客関連情報のハブとして機能することが求められます。「ホットプロファイル」ならこれら全ての条件を自動的に満たせる上、営業活動に役立つ豊富な機能を利用できるのが魅力です。
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