メールの添付ファイル容量の目安は？圧縮せずに大容量ファイルを送る方法も

日々のビジネスにおいて、必要なファイルを共有するためにメールの添付ファイル機能を利用している方も多いのではないでしょうか。しかし、メールの添付ファイルには容量制限があるため、必要なファイルを送信できなかったということが起こりがちです。また、送ったつもりのメールが届かなかったり、受信に時間がかかったりすることもあります。

そこでこの記事では、大容量ファイルをスムーズに送受信する方法を紹介します。大容量ファイルのメール添付は、ビジネスマナーを考えるとおすすめできないため、メールの添付ファイルを使用せずにスムーズに送受信する方法についても解説します。ファイル共有におすすめの方法を知ることで、ビジネスの効率化も図れるでしょう。

メールの添付ファイル容量が大きすぎるのはマナー違反？

メールで資料を送付する場合、大容量のファイルを送信するのはマナー違反だと聞いたことがある方もいるでしょう。添付ファイル容量に関するマナーは、社外とのやりとりの際に必要です。まず、メールでの大容量添付ファイル送信を控えるべき理由をチェックしていきましょう。

メールでの大容量添付ファイル送信を控えるべき理由

メールの添付ファイルを使用して大容量のファイルを送信しない方がよいとされる理由のひとつに、メールサービスやプロバイダ、サーバなどによっては相手に届かない可能性があるためです。たとえ届いたとしても受信するのに時間がかかり、スムーズに確認できないことも考えられます。

なお、容量が少ないファイルや請求書などの文書を送付するのは問題ありません。

メールの添付ファイル容量の目安はどのくらい？

添付ファイルの容量目安は、メールサービスを提供しているベンダーが定めている容量制限を参考にします。

メール1通あたりの容量制限はサービスによって異なり、25MB~100MB程度に設定されているケースが一般的です。なお、サーバによっては10MB程度と少ない容量に設定している可能性もあります。また、古いメールサーバの場合は1MB~3MBということもあるようです。

容量の計算方法は添付ファイルのサイズのみをカウントするサービスもあれば、本文のサイズと合計するサービスもあります。そのため、メールの添付ファイルの容量は2MBまでを目安にするとよいでしょう。

ファイルを圧縮してメールで送る方法が浸透

メールに添付するファイルのサイズを小さくするためには、圧縮ファイルを使用するのが一般的です。圧縮ファイルには「zip」や「7z」などの形式があり、圧縮せずに送信する場合に比べてサイズを小さくできます。

一方で、送信側で圧縮ファイルを作成し、受信側で展開する作業が必要です。また、元々のファイル形式によってはファイルサイズがあまり小さくならないケースもあります。

動画をはじめとした大容量ファイルの場合は、圧縮しても制限をオーバーすることも多いでしょう。圧縮ファイルで対応できない場合は、別のファイル共有方法を検討する必要があります。

圧縮以外で大容量のファイルをメール添付する方法

メールに添付するファイルが圧縮で対応できないケースも多いことを考えると、スムーズにファイル共有するためには圧縮以外の方法を考える必要があります。メールの添付ファイルを使用して大容量のファイルを送信する方法には、分割するなどいくつかの方法があります。ここでは、それらの方法について詳しく見ていきます。

メーラーの機能で分割送信する

メールサービスの制限内に収まるように、送信するファイルを分割すれば問題なくメールに添付できます。ファイルを手動で分割する方法もありますが、より簡単にするには分割圧縮に対応した「rar」を使用するのがおすすめです。

rarを使用すれば、合計1GBのファイルを100MB×10のように、任意のファイルサイズで分割できます。受信側は受け取ったrarを展開すれば、元のデータを取得可能です。

ただし、この方法を利用すると複数の圧縮ファイルが生成されるため、分割や展開に手間がかかります。また、メールの分割送信機能が使えるメーラーは限られており、受信側がメールの結合機能に対応している必要があります。

加えて添付ファイルにウイルスが含まれる場合ウイルスも分割することになり、ウイルスチェックをすり抜ける恐れがあるため、企業やメールサービスによっては分割メールの受信を許可していません。

添付ファイルを複数メールに振り分ける

送信したい添付ファイルが複数存在するときや、分割圧縮したファイルを送信するときは複数メールに振り分ける方法があります。メール1通あたりの添付ファイルが容量制限内に収まるように分割すれば送信できますが、受信側は大量のメールを受け取らなければなりません。

また、添付ファイルが複数に分かれることによって、送信側・受信側ともにミスを誘発しやすいといえるでしょう。双方で分割送信に合意していれば問題にはなりませんが、ヒューマンエラーを予防するためにも別の方法を用いるのがおすすめです。

画像の解像度を落とす

画像ファイルを添付したいときは、解像度を落とすことでファイルサイズを小さくできます。Windowsであれば標準搭載されているペイントを使用し、解像度を下げればよいため比較的簡単な方法といえるでしょう。

ただし、画像ファイルの解像度を重視しない場合は有効ですが、高解像度の画像を必要とする場合はこの方法を使用できません。

メール添付せずに大容量ファイルを送受信する方法

ビジネスで必要なファイルを送受信する方法は、メールだけではありません。メール以外にも大容量ファイルをスムーズに共有するのに有効な方法は存在します。

ここでは、大容量ファイルが共有できるサービスとして、「ファイル転送サービス」「クラウドストレージサービス」の2つについて見ていきます。ファイル転送サービスは、従来ビジネスでも利用されていましたがリスクも目立ちます。デメリットにも目を向け、自社にとって最適な方法を見つけましょう。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスは、オンラインで手軽に大容量ファイルを共有するために使用します。ファイルはサービスのサーバにアップロードし、受信者にはダウンロードリンクを送信するため、メールの受信容量を気にする必要はありません。また、数十GB以上のファイルにも対応しています。基本的な使い方は以下の通りです。

1. 送信側が共有したいファイルをアップロードする
2. 生成されたダウンロードリンクを受信側に共有する
3. 受信側がダウンロードリンクにアクセスしてファイルを取得する

共有手順がスムーズで分かりやすく、ITに不慣れな場合でも利用できる点がメリットです。また、メールで送信するのはダウンロードリンクだけで済むため、容量を気にする必要はありません。

ただし、送信ミスによる情報漏えいやサービス自体のセキュリティに問題があるケースも存在します。オンラインプレビューにも対応していないため、受信側はダウンロードするまでどのようなファイルかチェックできない点も懸念点です。

クラウドストレージサービス

より便利かつセキュアにファイル共有する方法が、クラウドストレージサービスの利用です。クラウドストレージにアップロードしたファイルにはアクセス制限をかけられるため、共有リンクの送信などにより安全に共有できます。

クラウドストレージでファイル共有する場合、基本的に以下のように操作します。

1. 事前に受信側にフォルダのリンクを伝える
2. 送信側・受信側双方がアクセスできるように権限を設定する
3. 送信側が共有したいファイルをアップロードする
4. 受信側がアップロード済みのファイルをダウンロードする

事前に使用するフォルダを伝えておくことで、その都度ダウンロードリンクを生成して共有する必要はありません。アクセス権限を設定しておけば、万が一メッセージの送信先を間違えたとしても情報漏えいにつながるリスクは少ないでしょう。

アップロード・ダウンロードがスムーズで手間のかからない点や、ファイルのオンラインプレビューにも対応するため、ファイル形式によってはダウンロード不要であることもメリットです。

ただしファイル容量に依存して高コストとなるサービスが多く、ファイル共有を続けるとコストが肥大化する恐れもあります。

大容量ファイルの送受信にクラウドストレージを使うメリット

クラウドストレージは、専用のアプリやWebブラウザを通じ、インターネット経由で外部ストレージを利用するサービスです。パッケージ化されたサービスをスムーズに利用でき、コストを抑えて手軽にデータ共有できます。

ここからは、ビジネスシーンで大容量ファイルを共有する目的で、クラウドストレージを使用するメリットをさらに詳しく見ていきましょう。

場所やデバイスを選ばずアクセスできる

多くのクラウドストレージはPCやスマホ、タブレットなど多種多様なデバイスに対応しています。事前に共有ファイルのリンクさえ知っておけば、デバイスを問わずにアクセスできるのは大きなメリットです。また、インターネット環境さえあればどこからでも共有ファイルにアクセスできます。

一例として、営業スタッフが出先で特定のファイルが必要になるケースを考えましょう。必要なファイルがクラウドストレージ内に存在すれば、スマホでアクセスしてすぐに資料をチェックできます。

資料を入手するためにオフィスに戻ったり、別途スマホに送ってもらったりする必要はありません。無駄な業務を削減する効果も期待できるため、利便性・業務生産性向上の面で大きな恩恵を受けられます。

セキュリティリスクを低減できる

クラウドストレージには多種多様なものがありますが、有名なサービスであれば基本的に強固なセキュリティを確保しています。中にはよりセキュリティに気を配ったビジネス向けのクラウドストレージもあるため、そのようなものを選べばクラッキングによる情報漏えいが発生するリスクはより少なくなるでしょう。

また、アクセス権限が設定できるのはファイルサーバの強みですが、OSの機能に依存するので権限設定の範囲には限界があります。クラウドストレージはサービス事業者がファイル共有に特化した独自システムを構築しているので、サービスによってはファイルサーバより詳細なアクセス権限が設定できます。

ファイル・ユーザーによって細かくアクセス権限を設定できるため、人為的なミスによるデータ紛失や情報漏えいを防止できるのはメリットです。

データ紛失リスクに対策できる

ファイルをクラウドストレージに保管しておくと、それ自体がバックアップとしての役割を果たします。たとえダウンロードしたファイルを間違えて削除したとしても、クラウドストレージ上のファイルを削除しなければ何度でもダウンロードできます。また、クラウドストレージ上のファイルを削除してしまった場合でも、ファイルの復元が可能です。

なお、ファイルを削除できるユーザーを限定しておけば、誤って削除するリスクを低減できるでしょう。ローカル環境のみで管理しているとデータ焼失リスクが高くなるため、バックアップ目的でも活用できるクラウドストレージを導入するのがおすすめです。

クラウドストレージをビジネスで利用するなら「Box」がおすすめ

数多くのクラウドストレージの中でも、ビジネスで利用する用途として適しているものが、セキュリティが強固で利便性も高い「Box」です。

Boxは高度なセキュリティを確保しており、政府機関や金融機関、大手企業から支持されています。他にも、マルチデバイスに対応していて、場所やデバイスの種類を問わずインターネット環境があればどこでもアクセス可能です。

サービスプランも複数存在しており、個人利用から中小企業での利用、大企業での利用までさまざまな用途に対応できます。予算や用途に合わせて選ぶことで、Boxをより便利に使えるでしょう。

さらに、より利便性を高めるためのAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェス）の活用もおすすめです。APIとは、ソフトウェアやアプリケーション機能をつなぐ仕組みを指します。なお、オプションで加入できるBox Platformを利用することで、Boxのアカウントを持っていないユーザーでもアプリ経由でファイルにアクセス可能です。現在利用中のビジネスアプリをBoxと連携させて利用することもでき、よりシームレスな連携が実現できるでしょう。無料版はお試し版のため、Boxの豊富な機能をビジネスで活用するなら有償版を選択しましょう。

法人向けクラウドストレージならイッツコムの「Box」

「Box」は、現在さまざまな代理店が提供していますが、イッツコムは導入・運用のお悩みをワンストップでサポートできるのが強みです。Boxはさまざまなクラウドストレージがある中で、設計思想から法人向けと言えるサービスの筆頭です。ここからは、特徴やメリットをさらに詳しくチェックしていきましょう。

セキュリティが強固で安全性も高い

ビジネスにおいてBoxを利用する大きなメリットのひとつが、セキュリティが強固であるという点です。Boxは情報セキュリティに関する国際規格であるISO 27001や別規格のFedRAMPに準拠したセキュリティを確保しており、多くの政府機関や金融機関でも使用されています。

機密情報や個人情報を保存するのであれば、高度なセキュリティは欠かせません。Boxは非常に安全性が高いサービスで、アクセス権限の設定やログ管理など、セキュアな運用に役立つ機能も充実しています。

ストレージ容量が無制限で使いやすい

大量のデータを保存するとなると、クラウドストレージによっては容量制限に引っかかるケースがあります。しかし、Boxはストレージ容量が無制限なため、容量制限が原因で必要なファイルを保存できなくなることはありません。

ただし、1ファイルあたりの容量は5GB~150GBまでという制限が存在します。プランによって1ファイルあたりの容量制限が異なりますが、動画をはじめとした大容量ファイルを保存するときは、注意しましょう。

イッツコムではBusiness・Business Plus・Enterpriseの標準3プランに加えて個別カスタムプランであるEnterprise Plusを提供しています。いずれのプランでもストレージ容量は無制限です。

ビジネスツールとの連携が可能

すでに日々のビジネスにおいて、Web会議システムやSFA（営業支援システム）、 MA（マーケティングオートメーション）、グループウェアなどを活用している企業も多いでしょう。Boxはビジネスで利用する別のツールと連携できるのも大きなメリットです。

ビジネスアプリとBoxを連携すれば、アプリからBox内のファイルにアクセスしてプレビューしたりそのまま相手に共有したりできます。ファイルが必要になる度にダウンロードして送信したりメールに添付したりする必要はありません。利便性の向上だけではなく、ペーパーレス化を推進して環境保護に貢献することにもつながります。

高品質なサポートデスクを無償でご提供

イッツコムで提供する無償のサポートデスクは、管理者だけでなくユーザーからの電話・メールでのお問い合わせも可能です。トレーニングやセミナーの開催も無償で行っているので、社内のBox利活用に役立てていただけるでしょう。

また、Boxの使い勝手を確かめてから導入したい方に向けて、イッツコムでは1カ月無料トライアルを実施しています。本格的に導入する前にテストしたい方は、無料トライアルを活用して実際に試してみることをおすすめします。

実際に利用することで、Boxの基本的な使い方や自社のビジネスにマッチした運用方法、使い勝手が分かります。Boxの導入およびトライアルを検討している方は、ぜひイッツコムにご相談ください。

イッツコムでは「Box」とセットで利用できるビジネスツールも提供

イッツコムでは、Box以外にもビジネス向けのICTツールをいくつか提供しています。特にBoxとセットで導入することでビジネス環境を改善できるICTツールには、以下のものがあります。

・Zoom： インターネット環境があればどこでも使えるWeb会議システム
・ホットプロファイル： 顧客データや商談データ、マーケティングデータを一元管理できるシステム

Zoomを導入すれば、ミーティングをオンラインで行えるようになり、手間や時間の削減につながります。また、Zoomミーティングの中からBoxのファイルへアクセスも可能です。

顧客データや商談の進捗状況を管理するのが難しいと感じている方や、データ管理を効率化したい方はホットプロファイルを利用するのがおすすめです。また、顧客や案件に関連する情報はホットプロファイルで管理し、顧客に関連するファイルはBoxで管理し連携させることで、資料などを検索する手間も省けます。

まとめ

ビジネスで使う資料を共有するために、メールの添付ファイルが一般的に用いられています。しかし、容量制限が厳しく大容量のファイルを共有するには向いていないのがデメリットです。また、ビジネス上のマナー違反と捉えられることも多々あります。

大容量のファイルの共有は、セキュリティと利便性に優れたクラウドストレージを利用するのがおすすめです。イッツコムでは、ビジネス向けのクラウドストレージとしてBoxを提供しています。

Boxはセキュリティが極めて強固で、ほかのアプリと連携させやすく使いやすいのがメリットです。これからクラウドストレージを導入する企業はもちろん、別のサービスからの乗り換えを検討している企業にも向いています。導入後のサポートも充実しています。ぜひトライアルにて使用感をお確かめください。