予約システムの導入で何が変わる？便利機能や選定ポイントを徹底解説

予約管理システムは、Web経由の予約獲得を強化するなら導入必須といえます。クラウド型が主流で、専門知識なしですぐに利用開始できるものも多くあります。ただし類似サービスが多過ぎるため、比較検討の軸を定めることが重要です。

そこでこの記事では、予約管理システムの種類や具体的な機能、サービス選定のポイントを解説します。店舗運営の省力化・無人化や多店舗の一元管理など、目的・目標に応じた最適なサービスを選定し、より効率的な運営体制で課題解決を目指しましょう。

予約管理システムを導入するメリット

予約管理システムとは、Webや電話・店頭から入る予約を一元的に集約・管理し、予約受付から顧客対応、決済までを自動化・効率化するシステムです。飲食店・クリニック・美容室・レンタルスペースなど、幅広い業種で導入されています。

24時間365日Web予約受付や自動リマインドメール、顧客情報管理、オンライン決済など、予約業務全般を効率化し、機会損失の防止や顧客満足度の向上に貢献します。

24時間365日の自動的な予約受付で機会損失を防止

予約管理システムは24時間365日稼働させられるため、電話の取りこぼしをなくし、機会損失を防止できます。夜間・深夜帯や早朝、また休日でも、予約受付に自動対応できるのが魅力の1つです。

機会損失防止のためにスタッフを常駐させたり、電話回線を増強したりする必要はありません。希望者はいつでもPCやスマホから手軽に予約ができ、通話待ちを起こすこともなく、顧客満足度の向上にも貢献します。

スタッフの業務負担を軽減し店舗オペレーションを効率化

予約受付業務を自動化することで、電話対応や台帳記入といった作業が不要になり、スタッフの負担を軽減できる点が大きなメリットです。同じ問い合わせに何度も対応したり、業務の優先順位で迷ったりすることを防止できます。

電話対応に時間や意識を取られることがなくなり、スタッフは本来の業務に集中できるようになります。また、予約状況の確認も簡単に行えるため、店舗のオペレーションが効率化され、生産性の向上にもつながるでしょう。

予約ミスやダブルブッキングを防止

予約ミスを防止できる点も大きなメリットです。空席や空室の状況をシステム上で一元管理し、予約が確定するとカレンダーに自動反映される仕組みが整っています。

混雑する店内での聞き間違いや、予約台帳の誤認や誤記入といったヒューマンエラーを防ぐことが可能です。また、複数のスタッフが同じ時間帯に予約を受け付けてしまう事態も回避できます。予約時のミスが減少することで、ダブルブッキングやクレームといったトラブルの未然防止につながるでしょう。

予約関連業務のコスト削減や売り上げ確保に貢献

入電が多くなると専門スタッフの雇用などを考えることもあるでしょう。この場合、間接部門の人件費がかさみ、利益が圧迫されることは懸念点です。予約管理システムを導入すると、予約関連業務に必要なコストを削減できます。

特にクラウド型の予約管理システムは、サーバ保守にかかる費用を大幅に圧縮し、安価に運用できます。また、予約のリマインド機能や事前決済機能などにより、無断キャンセルを防止し、売り上げを確保しやすくなることも魅力です。

予約管理システムの主な種類

予約管理システムは、主に汎用型・業界特化型・LINE連携型の3つのタイプに分類されます。汎用型は業種を選ばず多様な予約形態に対応できる柔軟性があり、業界特化型は特定の業界に最適化された「かゆいところに手が届く」機能性が魅力です。LINE連携型は、ユーザーにとっての利便性の高さなどに強みがあります。

業種・業態を問わず汎用的に使えるタイプ

各種イベントをはじめ幅広い業種や業態に対応し、多様なサービスに汎用的に利用できる予約管理システムです。予約画面を自由にカスタマイズできる点や、予約管理に必要な基本機能を網羅している点が特徴で、自社のサービスに合わせて柔軟に運用方法を調整できます。

特化型の予約管理システムが自社に適さない場合や、複数のサービス予約を一元化したい場合に特に適しているといえるでしょう。

特定の業種・業態での利用に特化したタイプ

病院・クリニックやサロン、飲食店、宿泊施設、レンタルスペースなど、特定の業種・業態に特化したタイプの予約管理システムです。「○○向け」「○○業界の」などと明記してあるもので、業種・業態によっては豊富な選択肢があります。

汎用型の予約管理システムに比べデザインのバリエーションなどは限られるものの、その分、業界特有のニーズに応じた予約ページを簡単に作成できる点が特徴です。また、「かゆいところに手が届く」機能を備えており、特定の課題に的確に対応できます。

例えば、病院やクリニック向けには診察券番号を入力できる機能が、飲食店向けには料理メニューの選択や受付が可能な機能が用意されているなど、業種ごとに特化した便利な機能が利用可能です。

LINE連携で予約のハードルを下げられるタイプ

スマホユーザーの間で普及率の高いLINEと連携できるタイプの予約管理システムです。ユーザーはLINE公式アカウントなどから予約や決済ができ、施設・サービス利用のハードルを下げられるのが特徴です。

事業者側はLINE上でメッセージやクーポンの一斉配信などもでき、コミュニケーション課題の解決にも役立ちます。なお、サービス利用に当たり、予約希望者には別途会員登録や専用アプリのインストールを求められるものが一般的です。

予約管理システムは具体的に何ができる？主な機能を解説

予約管理システムはオンライン予約受付に関する機能の他に、顧客・予約情報の管理やオンライン決済など、さまざまな機能があります。

ここでは、具体的にどのような機能が利用できるかを6つのカテゴリに分けて解説します。実際に利用できる機能はシステムやプラン・オプションによって異なるため、サービス比較の際に必要な機能の有無を確認しましょう。

オンライン予約受付機能

予約管理システムの基本機能として、24時間オンラインで自動的に予約受付ができる点が挙げられます。以下のような機能により、柔軟な受付設定が可能です。

• カレンダー形式の予約専用サイトを作成し、配色・ロゴ・レイアウト・ページ構成をカスタマイズ
• Webサイトやブログに予約カレンダーを埋め込み、予約ボタンからスムーズに誘導
• 施設や部屋を複数区画で登録し、全体・一部区画の予約に対応
• 深夜から翌日早朝にかけた日またぎ予約を1回で受付
• サービスと部屋・座席などのリソースをひも付け、同時予約を実現
• 複数名でのグループ予約や、任意選択できるオプションメニューを設定
• 仮予約を受け付け、用途確認や抽選後に管理者が承認したもののみ確定
• 予約受付の開始・締め切り時間を設定し、急な来店や混雑を防止
• キャンセルや日程変更の期限を設定し、直前キャンセルを抑制

顧客情報・予約履歴管理機能

管理者は以下のような機能により、顧客情報や予約履歴を効率的に一元管理できます。

• 氏名・メールアドレスなど予約時に入力する情報のカスタマイズ、回答時に顧客カルテへの自動反映
• 顧客カルテで予約・決済履歴などの一元管理、テキストメモや画像などの添付
• CSV取り込みで顧客情報の一括登録、予約・顧客情報をCSVで一括ダウンロード
• 複数店舗のスケジュールを同期し、全店舗の空き状況・予約状況をリアルタイムに可視化
• 予約一覧画面から氏名・電話番号などの条件で予約情報を検索
• 電話や来店で受け付けた予約を管理者が代理で登録・変更、ユーザーによる予約変更の可否設定
• 次回以降の個人情報入力の省略、会員番号などでのログイン
• 特定の顧客を指定して予約や会員登録を制限

集客・販売促進機能

通知・リマインドの自動配信をはじめ、集客や販売促進に役立つ機能も利用できます。

• 誕生日や予約日、予約回数などの条件を設定し、メールやSMSでクーポンやイベント情報を自動配信
• イベント開催時や特定顧客向けに、任意サービスの割引を提供
• 予約日前にメールやSMSでリマインドを自動配信し、無断キャンセルや来店忘れを防止
• キャンセル発生時に、キャンセル待ちユーザーへ自動通知
• 予約受付用QRコードを発行し、セルフチェックインや来場状況を効率的に管理
• 予約時や利用後にアンケートやレビューを収集し、評価を数値で可視化
• 予約専用サイトの多言語化により、訪日外国人旅行客の集客力を向上

決済・料金管理機能

事前決済や支払方法の制御など、料金授受や無断キャンセル対策に関する機能も豊富です。

• サービス提供が対面かオンラインかなど、条件によって決済方法を選択
• 予約時にクレジットカード決済を同時に実施し、支払い漏れや無断キャンセルを防止
• クレジットカード決済後のキャンセル時に自動返金し、決済トラブル・クレームを防止
• 月額会員費をクレジットカード決済で自動徴収、会員プランごとに予約回数を制限
• デジタル回数券を発行し、会員ページ・アプリで残り回数や有効期限を管理
• キャンセルポリシーや無断キャンセル手数料を設定し、複数の支払方法に対応するリスク管理
• 現金・キャッシュレス決済の証明を領収書として出力・保管

外部サービス連携・拡張機能

予約管理システムは単体でも利用できますが、以下の連携機能を活用すると、施設運営をさらに効率化できます。

• スマートロックと連携し、非対面で予約・決済・解錠キー配布・入退室管理を実現
• LINE公式アカウントと連携し、予約や日程変更、キャンセル、メッセージ配信をアプリ内で完結
• 予約情報をPOSレジと連携し、予約・顧客・売り上げデータを一元管理
• 「Googleで予約」と連携し、Google検索やGoogleマップから直接予約
• Googleカレンダーと相互連携し、予定重複を防止
• API/Webhookにより、外部CRM・SFA・MAや予約ポータルサイトと連携
• 予約ページとZoom Workplaceを連携し、オンラインレッスン用のミーティングIDやURLを自動発行

データ分析・管理権限設定機能

蓄積したデータの分析によるインサイトの把握や、複数担当者での効率的な運用を支援する機能も備わっています。

• 管理者向けアプリやダッシュボードから、サービス・拠点別の予約状況や売り上げを一元管理
• 予約ページごとの予約数や稼働率、購入金額、新規・リピート、属性別顧客数の推移を集計・分析
• Googleアナリティクスのトラッキングタグを埋め込み、検索・予約サイトのアクセスを解析
• スタッフのアクセス権限を設定し、役割ごとに閲覧・編集権限を制限

導入すべき予約管理システムの選び方

予約管理システムは著名な汎用型システムだけでも種類が多く、業界特化型やLINE連携型のものも含めると、どれを選ぶべきか分かりにくくなることもあります。多数の事業者が採用する人気の高いシステムでも、自社にとって最適な機能性があるとは限りません。

無人店舗の運営や多店舗の一元管理に対応できるかどうかなど、ポイントを押さえて選択肢を絞り込むことが大切です。

施設・サービスの運用方法に合った機能性があるものを選ぶ

自社のサービス内容や施設形態によって、必要な機能や便利な機能は異なります。予約管理システムには多種多様なタイプがあり、シンプルなデザインと機能性に特化したものから、豊富な関連機能を備えたものまで選択肢が広がっています。

例えば、会員ごとに予約条件を個別設定できるものなど、運用方法に適したシステムを選ぶことが重要です。スマホ対応の予約管理システムであれば、出先でも予約状況を簡単に確認できるため、移動が多い担当者にも便利です。

また、オンライン決済機能や、PMS（ホテル管理システム）などの外部システムとAPIで連携できるかどうかも選定時のポイントになります。サービスの効率化と顧客満足度向上に向けて、自社に最適なシステムを選びましょう。

スマートロック連携で無人店舗運営ができるものを選ぶ

施設・サービス形態によっては、スマートロックと連携できるかどうかも重視したいポイントです。スマートロック連携ができる予約管理システムなら、入り口・各部屋・個室ブースなど、割り当てる鍵によって解錠可能な範囲を制限できます。施解錠の状態を遠隔で把握でき、会員によって施設の利用範囲を個別設定できるなど、入退室管理に役立つことも利点です。

予約時に解錠キーを遠隔配布することで、フロントが無人の時間帯でも、予約者はセルフチェックインができるようになります。監視カメラなどと併用すれば、無人店舗の運営も可能です。

【関連記事：スマートロックとは？導入メリット・注意点やおすすめの選び方を解説】
【関連記事：無人店舗のメリット・デメリットやビジネスモデルの具体例を徹底解説】

複数店舗の予約状況などを一元管理できるものを選ぶ

複数店舗を運営する事業者の場合、多店舗管理に対応できるかどうかも重視したいポイントです。システムによっては、複数店舗の予約状況や顧客・売り上げなどを一元管理できます。

特にスマートロックを運用する場合、全てのドアの一元管理ができるかどうかは、施設管理の効率性やセキュリティ確保という意味で重要です。システムによっては監視カメラや清掃スタッフの入退室なども一元管理でき、少人数体制でも効率的に施設管理ができます。

要件を満たすものの中で高コスパなものを選ぶ

予約管理システムの初期費用や月額料金は、利用機能の種類や月間予約件数、個別カスタマイズの有無などによって大きく異なり、数万円以上の差が出る場合もあります。予約時にオンライン決済を行う場合は、決済額に対して数%の手数料が発生します。初期費用・月額料金・決済手数料の目安は以下の通りです。

• 初期費用：0円〜15万円程度
• 月額基本料金：0円〜3万円程度（オプション利用で数千円〜数万円追加）
• クレジットカード決済手数料：3.24%〜4.9%程度（一部サービスは3%未満）

自社の事業展開に必要な機能を備え、導入効果とコストパフォーマンスの高いサービスを選びましょう。

スマートロック連携ができる予約管理システムを導入するならイッツコム！

施設の無人運営に対応するなら、スマートロック連携ができる予約管理システムが必須です。イッツコムはLINEアプリだけで施設利用が完結する「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」や、会員登録型の幅広い業態に対応できる「Connected Portal（コネクティッドポータル）」を提供しています。

LINEアプリだけで施設利用が完結する「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」

ドロップイン形式のコワーキングスペースやワークショップなどを運営する場合、施設利用者が手間なく使える予約管理システムであることが重要です。LINE連携ができる予約管理システムは施設利用者にとって便利ですが、別途会員登録や専用アプリのインストールが必要だと、ややハードルが高くなってしまいます。

「Connected Space Share（コネクティッドスペースシェア）」は、LINEユーザーであれば予約・決済からスマートロック施解錠まで、専用アプリ不要で利用できる予約管理システムです。施設のLINE公式アカウントを「友だち登録」して利用するシステムのため、施設利用者にサービス関連情報を直接プッシュ通知するなど、マーケティング施策との連携も考えやすくなります。

管理者側は専用ダッシュボード（Webページ）から、全物件の売り上げ・予約状況・ライブ映像などを一覧でき、清掃スタッフなどの入退室も一元管理できます。

会員登録型の幅広い業態に対応できる「Connected Portal（コネクティッドポータル）」

LINEアプリを活用しない施設の場合、「Connected Portal（コネクティッドポータル）」の導入がおすすめです。こちらは、特定ユーザーに特定期間だけ利用可能な時限キーを発行する、API連携も可能なサービスです。連携可能なスマートロックは穴開け工事不要で設置でき、解錠キーとしてICカードや暗証番号を利用します。

解錠できる曜日・時間帯やドアを会員ごとに個別設定でき、会員登録型のシェアオフィスや民泊・パーソナルジム・トランクルームなど、幅広い業態に対応できます。各種IoTデバイスとの連携もでき、鍵と連動した動画の撮影や空調管理なども可能です。また、APIを介してPMSと連携することで、予約から時限キー配布まで自動化することもできます。高いセキュリティを確保しつつ、施設の無人運営を効率化できるサービスです。

まとめ

予約管理システムは、Web経由の予約獲得強化に着手する企業には導入必須といえます。ただし類似サービスが非常に多いため、業種・業態に応じて必要となる機能を軸に、コスパに優れたものを選びましょう。

例えば、店舗運営の省力化・無人化を目指すなら、スマートロック連携が必須です。レンタルスペース業態なら、業界特化型やLINE連携型のシステムが便利に活用できます。

イッツコムはレンタルスペース運営に特化した高コスパな予約管理システムを提供しており、予約受付から決済・スマートロック解錠、IoT機器の遠隔管理まで、施設運営に必要な機能をワンパッケージで対応できます。予約管理システムの導入をお考えなら、施設形態・運用ニーズに応じて最適なシステムを提案できるイッツコムにご相談ください。