SFAとは？CRM・MAとの違いやメリット、おすすめSFAツールを紹介！

営業やマーケティングの効率化を図るツールとして最近耳にするSFAやCRMという言葉について、「そもそもSFAはどのようなものなのか」「CRMとは何が違うのか」と感じている人も多いのではないでしょうか。

「SFA」は営業活動の改善に役立つツールですが、事前にメリットを理解し、導入の目的を明確にしていないと十分な効果が得られない可能性があります。

そこでこの記事では、SFAのメリットや導入で失敗しないためのポイントをご紹介します。営業フローをアップデートできるおすすめのSFAツールについても解説しますので、ぜひ自社の営業やマーケティング活動を効率化するための参考にしてください。

企業の営業活動をサポートするSFAとは？

SFAとは「セールス・フォース・オートメーション」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されています。これまでの営業活動では、顧客情報や営業の進み具合などのデータは営業担当がそれぞれ管理することが多く、管理自体に多くの時間が割かれたり、部署内で情報を共有できなかったりすることがひとつの課題でした。

SFAではこうした営業にかかるデータ管理や分析を自動化することにより、営業フローの合理化を実現できます。

SFAを導入する4つのメリット

SFAが営業パフォーマンスの向上に有用ということは知っていても、具体的にどのようなメリットがあるかは分からないという方も多いのではないでしょうか。SFAは多くの機能を備えており、さまざまな効果が期待できるツールです。ここからは、SFA導入のメリットを3つ解説します。

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1. 営業活動の可視化による業務改善

従来では、顧客情報やプロセスは各担当者によって管理されており、同じ営業部内でも他の社員が担当する顧客情報や活動内容までを細かく把握することが困難でした。

「A社との商談がうまく進んでいないようだが、状況が把握できないので適切なアドバイスやフォローができない」
「退職したBさんが担当していたC社の担当者や、これまでの提案内容が分からず困った」

このような問題も頻発していた企業も多いでしょう。しかし、SFAを使用していれば日々の活動内容やプロセス、顧客とどのようなやりとりをしたかが可視化されます。これによって、営業フローの管理や改善がよりスムーズになる仕組みです。

2. 手間を省いて営業活動へ専念できる

顧客のもとに出向いて商談することだけが営業の仕事ではありません。商談前の準備や商談後の報告・リスト作成などの多くの業務があります。SFAは、本来営業担当が集中すべき顧客との商談に集中できるように、以下のような業務をグッと楽にしてくれます。

・日報作成
・スケジュール管理
・顧客リスト管理
・営業進捗管理
・予算や実績の管理
・見積書作成

従来これらの業務には多くの手間が必要でしたが、SFAを使えば入力作業を省力化できたり、業務の一部を自動化したりできるため、空いた時間を顧客との商談や新規開拓などに使えるのが魅力です。

3. 営業力の高い人材を量産できる

SFAを導入すれば、営業力の高い人材を多く育てることが可能です。これまでの営業では、効果的な提案方法やアプローチ方法、個人で蓄積したクライアント情報が組織にうまく共有されないことが課題でした。

しかしSFAでは、優秀な社員の活動を分析することによって、結果につながるノウハウを抽出することが可能です。抽出されたノウハウを組織内で共有・蓄積すれば、他の社員のスキル向上につながります。SFAを導入すれば、過度に個人へ依存した状態から脱却し、誰もが質の高い営業スキルを習得できるようになるでしょう。

4.属人的な要素を減らせる

SFAを導入して案件情報や顧客情報、商談の進捗状況などを入力すると、それらの情報を全社的に共有できます。定期的に分析すれば、どのようにアプローチすれば成約に結びつけやすいか見えてくるでしょう。

情報共有できないと、営業ノウハウや進捗状況についての情報が担当者でなければ分からなくなることも多々あります。必要な情報を適切に共有できなければ、営業の成果が個人の経験やノウハウの蓄積に大きく左右されます。属人的な要素を可能な限り排除し、チームとしての成果を高めるのに役立つでしょう。

SFAを導入する際は費用対効果を検討しよう！

SFAのデメリットを強いて挙げるなら「コストが発生する」点です。多彩な機能を有したSFAを利用するには、初期費用や月額料金がかかります。SFAを導入する際には、費用対効果を考え検討しましょう。

ここでいう「効果」とは、SFAを導入することで得られるメリット（売上アップや業務効率化によって削減できるコスト）のことです。SFAにはさまざまな種類がありますが、搭載している機能はそれぞれ異なります。中には、自社には必要のない機能もあるかもしれません。

導入の目的を明確にし、自社に必要な機能を有したSFAを導入すれば、コストパフォーマンスを最大化できるでしょう。

SFAの5つの機能

SFAには、顧客管理機能や案件管理機能・行動管理機能・予算管理機能・レポート機能など営業で役立つさまざまな機能が備わっています。導入することで自社の抱えている課題を解決し、営業フローのパフォーマンスを向上させられるでしょう。ここからは、SFAの機能を5つご紹介します。

1. 顧客管理機能

営業において、顧客情報の管理は最も大切な要素です。SFAでは、以下のような情報を一元管理できます。

・企業情報(社名や所在地など)
・担当者名と役職
・過去の商談履歴
・名刺情報

これらの情報を可視化することで、営業部内での情報共有がスムーズになります。担当者が退職したり、急遽代わりの社員が顧客のもとに出向いたりする場合でも、顧客情報をSFAで管理しておけばスムーズに対応できるでしょう。

2. 案件管理機能

SFAでは、実際の受注に至るまでの案件管理を細かく行えます。管理できるのは以下のような内容です。

・営業先企業
・営業担当者
・提案商品やサービス
・商談進捗
・受注見込み
・受注予定日
・売上見込み額

案件が増えれば増えるほど、管理は煩雑になります。SFAの案件管理機能を使えば、煩わしい管理業務から脱却し、日々の業務の無駄を省くことが可能です。

3. 行動管理機能

行動管理機能は、日々の営業フローを管理するための機能です。主に以下のような内容を数値化し、管理します。

・顧客へのコール数
・顧客とのアポイント数
・提案した商品やサービスの数
・受注率

これらを数値化して管理することで、担当者は自身の行動を客観的に把握できます。また、管理者は各社員の行動量や成績を明確に把握できるようになるため、人事評価する際にも役立つでしょう。

4. 予算・実績管理機能

蓄積したデータから、今後の売上予測や現在の実績などを管理する機能です。従来であれば、各社員が担当顧客からの受注見込み額をExcelなどで管理し、分析する必要がありました。

しかし、SFAの予算・実績管理機能を使えば、最低限のデータ入力だけでシステム側が分析・管理してくれます。分析結果は即座に反映され、営業部内で共有できるため、より正確かつ迅速な現状把握や今後の計画立案が可能になります。

5. レポート機能

レポート機能は、日々提出する営業日報作成をサポートする機能です。活動内容を上司やチームへ報告する業務は大切ですが、報告のための日報作成に時間がかかり過ぎてしまっては本来の対外的業務が進められません。

SFAのレポート機能を利用すれば、定型フォーマットへの入力によって作業を簡略化でき、営業部内への共有もよりスムーズになるでしょう。

SFAとCRMの違い

SFAと混同しがちなツールにCRMがあります。いずれも顧客情報を管理してさまざまなデータを共有するものですが、使用する主な目的が違うツールです。SFAとCRMの違いを簡潔にまとめると以下のようになります。

・SFA：案件ごとの情報や商談の進捗状況、顧客の相談内容などを入力・保存して営業に活用するシステム
・CRM：顧客に関する基本的な情報やアンケート結果、反応などを入力・保存して全社的に活用するシステム

SFAの使用目的は「営業の効率化」、CRMの使用目的は「顧客情報の可視化」です。蓄積した情報をどのように活用するのかが異なるため、目的にマッチしたシステムを使用しましょう。中には、SFAとCRMの機能をあわせ持ったシステムも存在します。

SFAとMAの違い

SFAとMAも違いをイメージしにくいシステムです。SFAは営業で、MAはマーケティングで活用するツールなので、実装している機能にも差があります。それぞれのシステムを簡潔に説明すると以下の通りです。

・MA：マーケティング活動の一部を自動化して見込み顧客の獲得・育成を効率化する
・SFA：営業活動を効率化し、商談開始から受注・失注までの流れを管理する

マーケティングチームがMAを活用してマーケティング施策を実施、見込み顧客を獲得・育成します。その中から成約率が高いと考えられる見込み顧客を営業チームに引き渡し、商談内容をSFAで管理するという流れです。

SFAとMAは使用する段階やチームが異なるシステムですが、連携して使うことでより業務を効率化できます。

SFA導入で失敗しないためのチェック項目

SFAは営業フローを効率化するために有効なツールです。しかし、導入の目的や具体的な使い方をしっかりと確認しないまま導入してしまうと、思ったような効果を得られない可能性も考えられます。ここからは、SFA導入で失敗しないために事前にチェックしておきたい項目を解説します。

1. 操作は分かりやすいか

どれほど優れたツールでも、使い勝手が悪いと使用頻度が減ってしまいます。SFAは営業フローの分析とアップデートなど合理化に寄与しますが、データ入力自体がされていないとその機能を生かせません。導入前には、実際にツールを扱う社員にとって使いやすいものであるかをしっかりと確認しておきましょう。

2. サポート体制が充実しているか

「サポート体制が充実しているか」も重要な項目です。SFAを導入した後は、業務フローとして定着するまでに想定以上の時間を要したり、実際に使ってみてから課題が出てきたりすることもあるでしょう。

そのため、ベンダー側によるSFA導入による効果を高めるためのサポート体制がしっかりと備わっているかは重要な要素です。営業活動の強化・アップデートは一朝一夕ではなされないことが多いため、導入後も長期的なサポートがあるかどうかを事前に確認しておきましょう。

3. メリットに見合った価格か

SFAの利用には月々のランニングコストがかかるのが一般的です。自社が導入しようとしているSFAによって得られる効果とコストが見合っているかは事前にしっかりと検討しましょう。

十分な比較検討をしなかった結果、自社が必要としていない機能を多く備えたSFAを導入してしまい、その分余計なコストがかかってしまうことがあるかもしれません。無駄なコストを払ってしまわないためにも、自社に必要なSFAの機能をきちんと把握しておきましょう。

4. 他ツールとの連携は可能か

SFAは蓄積されたデータをもとに、営業フローのパフォーマンス向上を実現するツールですが、マーケティング分野では単独で効果を発揮しにくいことがあります。このような場合には、見込み顧客の獲得を得意とするMA(マーケティング・オートメーション)ツールなどと連携して弱点を補いましょう。

しかし、そのSFAが必ずしも他ツールと連携できるとは限りません。導入前にしっかり確認しておくのがおすすめです。

5. 機能レベルは適切か

自社が必要とする機能をきちんと備えているかも選定時に重点的にチェックしましょう。必要な機能を備えていなければ、SFAを導入しても思ったような効果を得られない可能性があります。

しかし、必要以上に多機能なSFAを選べばよいというわけでもありません。多機能なものほど使い方が複雑になり、使わない機能が搭載されていると業務を煩雑にするだけになってしまいます。

まずは自社にとって必要な機能と不要な機能が何かを明確にし、どのSFAを導入するのが最適化を検討しましょう。

SFAを効果的に運用する方法

SFAは単独で導入しても高い効果がありますが、MAやCRMと連携することによってさらに導入効果が高くなります。

ここからはSFAをMAやCRMと連携して使用することによるメリットを解説します。各システムを連携させたり、一体化したシステムを導入したりすることで、さらに業務の効率化が図れることも十分に考えられます。

MAツールと連携する

MAとSFAを連携することで、見込み顧客を獲得するところから受注・失注までを一元管理できます。MAとSFAを連携した具体的なマーケティング・営業の流れは以下の通りです。

1. 入手した見込み顧客情報をMAに入力する
2. リードナーチャリングを実行して見込み顧客の興味・関心を高める
3. 見込み顧客ひとりひとりをスコアリングする
4. ハイスコアになった見込み顧客に対してSFAを介して営業チームに引き渡す
5. 営業チームが商談管理を作成して受注・失注までの進捗を記録する

マーケティング・営業それぞれを効率化するだけではなく、チーム間の連携をスムーズにできるのも大きなメリットといえるでしょう。

CRMツールと連携する

SFAやMAはCRMと連携するとさらに効果的です。それぞれのシステムが持っている機能を併用することで、より効果を高められるでしょう。

基本的には、CRMで管理している顧客の情報を分析し、MAを使用して顧客の興味・関心にあわせたマーケティング施策を実行します。受注率が高いと見込まれる顧客を発見したら、連携しているSFAを介して営業チームにその情報を引き渡しましょう。

CRMに蓄積している情報を必要に応じて更新することで、自社がどのような顧客を抱えているのかを全社的に共有できます。現場だけではなく経営層やマネージャーにとっても有用な情報資産です。

SFAツール選びでお悩みならホットプロファイルがおすすめ！

SFAを導入することには業務の効率化、成約率アップ、情報の可視化・共有などの面で多くのメリットがあります。現在、多くのSFAが展開されており、システム選びに迷ってしまうこともあるでしょう。その際は、SFA・MA・CRMの機能を併せ持った「ホットプロファイル」がおすすめです。ここからは、ホットプロファイルの持つ機能について解説します。

名刺交換をスムーズにして人脈を可視化できる

ホットプロファイルには名刺データを管理する機能があり、セミナーや展示会などを通してもらった名刺をスキャンするだけでデータ化できます。名刺は自社の人脈を可視化するのに役立つ重要なアイテムなので、情報を利用できる形で管理することは大切です。

名刺を頂いても、きちんと管理しなければデータを活用できません。ホットプロファイルを導入することで、担当者ごとに名刺を管理していて全社的な人脈が不透明になることを防げます。

MAとSFAが一体化しているので便利

ホットプロファイルはMAとSFAの機能を一体化したシステムです。MA機能は専門的なマーケティング知識がなくても活用でき、顧客の興味・関心にあわせて最適なタイミングでアプローチできます。スコアリング機能もあり、膨大なデータの中から営業がフォローしたほうがよい顧客を抽出できるのもメリットです。

営業チームはホットプロファイルを使用すると顧客情報をまとめてチェックでき、どのように営業すればよいのか判断しやすくなります。受注に結びついた企業と似た条件の企業を抽出する機能も搭載しているので、より効果的に営業できるでしょう。

あわせて使うと便利なサービスを紹介

どのSFAを使うかによって得られる効果は大きく異なるため、ツール選定は非常に重要です。そこでここからは、イッツコムが提供しているおすすめのSFAツールと、あわせて使うと便利なサービスを紹介します。組み合わせて使うことで、より業務を改善・効率化できるでしょう。

1. box

営業などの外回りをしているとき、急に社内サーバーにあるデータが必要になったことはないでしょうか。そのようなときに役立つのが、クラウド上で幅広い形式のデータファイルを保存・管理できる「box」です。あらかじめデータをbox内に入れておくことで、いつでも・どこでもデータを閲覧できます。

米国政府機関が使用を認めるほど高いセキュリティ水準を備えているため、ビジネスユースでも安心です。

2. 法人データSIM

営業活動には外でも安心して快適に通信できる環境が必須です。イッツコムが提供する法人データSIMでは、NTTドコモ回線を使用した快適な通信を利用できます。

社内で無駄なく容量をシェアできる「データ容量シェアプラン」と、実質利用データ容量にかかわらず定額で利用できる「単体プラン」の2つを用意しており、必要データ容量や利用人数にあわせて選べます。さらに、PCやタブレットに接続するためのモバイルルーターも用意しているため、外回りが多い業務スタイルにも対応可能です。

ホットプロファイルの導入事例を紹介！

イッツコムが提供するホットプロファイルは、イッツコムでも利用しています。導入前は「顧客管理」「営業進捗管理」「マーケティング」をそれぞれのチームが別々に行っており、連携面の課題を感じていました。

しかし、ホットプロファイルを導入することで顧客へのアプローチから完了までの全行程を可視化できるようになり、コミュニケーション面のメリットがあると感じています。ホットプロファイルなら、自社が抱える多種多様な案件にフレキシブルに対応できるのも大きなメリットです。

システムを活用せずに手動で管理していると、案件が多くなればなるほど情報の漏れや抜けが発生するリスクが高まります。情報の漏れは契約に結びつく顧客を逃すことにつながりかねないので、情報を透明化することは非常に大切です。

まとめ

SFAとは営業を効率化し、売上アップを支援するためのツールです。自社の営業フローに課題を抱えている場合には、有効なツールになるでしょう。導入の際には、以下の点を事前にチェックしておくのがおすすめです。

・操作性
・必要な機能と導入コストのバランス
・他ツールとの連携

イッツコムではSFA・マーケティング・名刺管理の機能を有したホットプロファイルをはじめ、日々の営業活動をサポートするさまざまなツールをご用意しています。導入後のサポート体制も万全です。自社の営業課題にお悩みの方は、ぜひお気軽にイッツコムにご相談ください。