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SFAとは?CRMとの違いや導入のメリットと注意事項を徹底解説!

「SFAとは何か」「導入のメリット・デメリットはあるのか」「CRMとは何が違うのか」という疑問をお持ちではないでしょうか。

「SFA」は営業活動の改善に役立つツールですが、事前にメリットを理解し、導入の目的を明確にしていないと十分な効果が得られない可能性があります。

そこでこの記事では、SFAのメリットや導入で失敗しないための項目を解説します。営業フローをアップデートできるおすすめのSFAツールも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

SFAとは何をするためのものか

SFAとは「セールス・フォース・オートメーション」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されています。これまでの営業活動では、顧客情報や営業の進み具合などのデータは営業担当がそれぞれ管理することが多く、管理自体に多くの時間が割かれたり、部署内で情報を共有できなかったりすることがひとつの課題でした。

SFAではこうした営業にかかるデータ管理や分析を自動化することにより、営業フローの合理化を実現できます。

SFAを導入する3つのメリット

SFAが営業パフォーマンスの向上に有用だというのはなんとなく知っていても、具体的にどのようなメリットがあるかは分からないという方も多いのではないでしょうか。SFAは多くの機能を備えており、さまざまな効果が期待できるツールです。ここからは、SFA導入のメリットを3つ紹介します。

1.営業活動の可視化による業務改善

従来、顧客情報やプロセスは各担当者によって管理されており、同じ営業部内でも他の社員が担当する顧客情報や活動内容までを細かく把握することが難しいのが課題でした。

「A社との商談がうまく進んでいないようだが、状況が把握できないので適切なアドバイスやフォローができない」
「退職したBさんが担当していたC社の担当者や、これまでの提案内容が分からず困った」

このような問題も頻発していたのではないでしょうか。しかし、SFAを使用していれば日々の活動内容やプロセス、顧客とどのようなやりとりをしたかが可視化されます。これによって、営業フローの管理や改善がよりスムーズになる仕組みです。

2.手間を省いて営業活動へ専念できる

顧客のもとに出向いて商談をすることだけが営業の仕事ではありません。商談前の準備や商談後の報告・リスト作成などの多くの業務があります。SFAは、本来営業担当が集中すべき顧客との商談に集中できるように、以下のような業務をグッと楽にしてくれます。

・日報作成
・スケジュール管理
・顧客リスト管理
・営業進捗管理
・予算や実績の管理
・見積書作成

従来これらの業務には多くの手間が必要でしたが、SFAでは入力作業を省力化できたり、業務の一部を自動化したりできるため、空いた時間を顧客との商談や新規開拓などに使えるのが魅力です。

3.営業力の高い人材を量産できる

SFAを導入すれば、営業力の高い人材を多く育てることが可能です。これまでの営業では、効果的な提案方法やアプローチ方法、個人で蓄積したクライアント情報が組織にうまく共有されていないことが課題でした。

しかしSFAでは、優秀な社員の活動を分析することによって、結果につながるノウハウを抽出可能です。抽出されたノウハウを組織内で共有・蓄積すれば、他の社員のスキル向上につながります。SFAを導入すれば、優れた個人への依存から脱却し、誰もが質の高い営業体制を構築できるようになるでしょう。

SFAを導入するデメリット

SFAのデメリットを強いて挙げるなら「コストが発生する」ことです。多彩な機能を有したSFAを利用するには、初期費用や月額の利用料がかかります。SFAを導入する際には、費用対効果をよく検討しましょう。

ここでいう「効果」とは、SFAを導入することで得られるメリット(売上アップや業務効率化によって削減できるコスト)のことです。SFAにはさまざまな種類がありますが、搭載されている機能はそれぞれ異なります。中には、自社には必要のない機能もあるかもしれません。

導入の目的を明確にし、自社に必要な機能を有したSFAを導入すれば、コストパフォーマンスを最大化できるでしょう。

SFAの5つの機能

SFAには、顧客管理機能や案件管理機能・行動管理機能・予算管理機能・レポート機能など営業で役立つさまざまな機能が備わっています。導入することで自社の抱えている課題を解決し、営業フローのパフォーマンスを向上できるでしょう。ここからは、SFAの機能を5つ紹介します。

1.顧客管理機能

営業において、顧客情報の管理は最も大切な要素です。SFAでは、以下のような顧客情報を管理できます。

・企業情報(社名や所在地など)
・担当者名と役職
・過去の商談履歴
・名刺情報

これらの情報を可視化することで、営業部内で情報共有がスムーズにできます。担当者が退職したり、急遽代わりの社員が顧客のもとに出向いたりする場合でも、顧客情報をSFAで管理しておけばスムーズに対応できるでしょう。

2.案件管理機能

SFAでは、実際の受注に至るまでの案件管理を細かく行えます。管理できるのは以下のような内容です。

・営業先企業
・営業担当者
・提案商品やサービス
・商談進捗
・受注見込み
・受注予定日
・売上見込額

案件が増えれば増えるほど、管理は煩雑になります。SFAの案件管理機能を使えば、煩わしい管理業務から脱却し、日々の業務の無駄を省くことが可能です。

3.行動管理機能

行動管理機能は、日々の営業フローを管理するための機能です。主に以下のような内容を数値化し、管理します。

・顧客へのコール数
・顧客とのアポイント数
・提案した商品やサービスの数
・受注率

これらを数値で管理することで、担当者は自身の行動を客観的に把握できます。また、管理者は各社員の行動量や成績を明確に把握できるようになるため、人事評価する際にも役立つでしょう。

4.予算・実績管理機能

蓄積したデータから、今後の売上予測や現在の実績などを管理する機能です。従来であれば、各社員が担当顧客からの受注見込み額をExcelなどで管理し、分析する必要がありました。

しかし、SFAの予算・実績管理機能を使えば、最低限のデータ入力だけでシステム側が分析・管理してくれます。分析結果は即座に反映され、営業部内で共有もできるため、より正確かつ迅速な現状把握や今後の計画立案が可能になります。

5.レポート機能

レポート機能は、日々提出する「営業日報」作成をサポートする機能です。活動内容を上司やチームへ報告する業務は大切ですが、報告のための日報作成に時間がかかり過ぎてしまっては本来の対外的業務が進められません。

SFAのレポート機能を利用すれば、定型フォーマットへの入力によって作業の簡略化ができ、営業部内への共有もよりスムーズになるでしょう。

SFAとCRMの違い

SFAとよく比較されるのがCRMです。CRMとは「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント」の略で「顧客関係管理」などと訳されています。CRMは顧客をあらゆる面から分析し、顧客との関係性を維持・向上させていくことによって、売上を上げることが目的です。

対して、SFAでは管理した情報を使って、日々の営業フローのパフォーマンスを向上することを目的としています。それぞれのツールでは利用できる機能が違いますが、自社が抱える営業の課題を解決したい場合にはSFAがおすすめです。

SFA導入で失敗しないためのチェック項目

SFAは営業フローを効率化するためには有効なツールです。しかし、導入の目的や具体的な使い方をしっかりと確認しないまま導入してしまうと、思ったような効果を得られないかもしれません。ここからは、SFA導入で失敗しないためのチェック項目を紹介します。

1.操作は分かりやすいか

どれほど優れたツールでも、使い勝手が悪いと自然と使用頻度が減ってしまいます。SFAは営業フローの分析とアップデートなど合理化に寄与しますが、データ入力自体がされていないとその機能が生かされることはありません。導入前には、実際にツールを使う社員にとって使いやすいものであるかをしっかりと確認しておきましょう。

2.サポート体制が充実しているか

「サポート体制が充実しているか」も重要な項目です。SFAを導入した後は、業務フローとしての定着に想定以上の時間を要したり、実際に使ってみてから課題が出てきたりすることがあるかもしれません。

そのため、ベンダー側によるSFA導入による効果を高めるためのサポート体制がしっかりと備わっているかは重要な要素です。営業活動の強化・アップデートは一朝一夕ではなされないことが多いため、導入後も長期的なサポートがあるかどうかを事前に確認しておきましょう。

3.メリットに見合った価格か

SFAの利用には月々のランニングコストがかかるのが一般的です。自社が導入しようとしているSFAによって得られる効果とコストが見合っているかは事前にしっかりと検討しておきましょう。

十分な比較検討をしなかった結果、自社が必要としていない機能を多く備えたSFAを導入してしまうと、その分余計なコストがかかってしまうことがあるかもしれません。無駄なコストを払ってしまわないためにも、自社に必要なSFAの機能をきちんと把握しておきましょう。

4.他ツールとの連携は可能か

SFAは蓄積されたデータをもとに、営業フローのパフォーマンス向上を実現するツールですが、マーケティング分野では単独で効果を発揮しにくいことがあります。このような場合には、見込み顧客の獲得を得意とするMA(マーケティング・オートメーション)ツールなどと連携して弱点を補いましょう。

しかし、そのSFAが必ずしも他ツールと連携できるとは限りません。導入前にしっかりと確認しておくのがおすすめです。

おすすめSFAツール・併せて使うと便利なサービスを紹介

どのSFAを使うかによって得られる効果は大きく異なるため、ツール選定は非常に重要です。そこでここからは、イッツコムが提供しているおすすめのSFAツールと、併せて使うと便利なサービスを紹介します。組み合わせて使うことで、より業務を改善・効率化できるでしょう。

1.ホットプロファイル

ホットプロファイルは以下の機能がひとつになった営業活動サポートツールです。

・SFA
・マーケティング
・名刺管理

本来、SFA単独で補えない機能がある場合は、他ツールの導入が必要になります。しかしその場合は別々に管理する手間がかかったり、新たなコストが発生したりするのがネックです。ホットプロファイルなら、SFAだけでなくマーケティングや名刺管理といった機能も一括で導入できます。

各機能はシームレスに連携でき、操作方法も統一されているため、各機能を別々のツールで導入したときのように使いにくさを感じることもありません。

2.box

外回りしているとき、急に社内サーバーにあるデータが必要になったことはないでしょうか。そのようなときに役立つのが、クラウド上で幅広い形式のデータファイルを保存・管理できる「box」です。あらかじめデータをbox内に入れておくことで、いつでも・どこでもデータを閲覧できます。

米国政府機関が使用を認めるほど高いセキュリティ水準を備えているため、ビジネスユースでも安心です。

3.法人データSIM

営業活動には外でも安心して快適に通信できる環境が必須です。イッツコムの提供する法人データSIMでは、NTTドコモ回線を利用した快適な通信を利用できます。

社内で無駄なく容量をシェアできる「データ容量シェアプラン」と、実質利用データ容量にかかわらず定額で利用できる「単体プラン」の2つを用意しており、必要データ容量や利用人数に合わせて選べます。さらに、PCやタブレットに接続するためのモバイルルーターも用意しているため、外回りが多い業務スタイルにも対応可能です。

まとめ

SFAとは営業を効率化し、売上アップを支援するためのツールです。自社の営業フローに課題を抱えている場合には、有効なツールといえるでしょう。導入の際には、以下の点を事前にチェックしておくのがおすすめです。

・操作性
・必要な機能と導入コストのバランス
・他ツールとの連携

イッツコムではSFA・マーケティング・名刺管理の機能を有したホットプロファイルをはじめ、日々の営業活動をサポートするためのさまざまなツールをご用意しています。導入後のサポート体制も万全です。自社の営業課題にお悩みの方は、ぜひお気軽にイッツコムにご相談ください。