在宅勤務導入！ルール設定の必要性や導入の流れ、ポイントを網羅的に解説

在宅勤務は企業にも社員にもメリットのある働き方ですが、制度導入に当たっては就業規則の変更をはじめとしたルール設定・環境整備が求められます。在宅勤務制度の導入を検討していて、制度スタートまでの流れや必要なルール設定が把握し切れていない企業担当の方もいるのではないでしょうか。

在宅勤務におけるルール設定の必要性や導入の流れとポイント、ルールに付随する環境整備も把握することで、スムーズかつ効果的な制度導入が可能です。そこでこの記事では、在宅勤務ルール導入の流れやテレワーク勤務規定作成のポイント、その他重要なルール策定や環境整備についてご紹介します。

在宅勤務にルールは必須！その必要性とは？

テレワークの一種である在宅勤務は、社員の自宅を職場としてPCやインターネット環境を活用する働き方です。在宅勤務者の環境はコアオフィス勤務とは大きく異なり、少なくとも就業規則の変更が必要になると考えましょう。まずは在宅勤務という働き方と、就業規則を変更する必要性を解説します。

今注目を集める在宅勤務とは？

ICT（情報通信技術）を活用した、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方をテレワークと呼びます。テレワークの就労形態を大別すると、在宅勤務・サテライトオフィス勤務（施設利用型勤務）・モバイル勤務の3種類です。

・在宅勤務：自宅を就業場所とするテレワーク
・サテライトオフィス勤務：コワーキングスペース・レンタルオフィス・サービスオフィスなどのシェアオフィスや、衛星的な小規模オフィスを就業場所とするテレワーク
・モバイル勤務：移動中の車内やカフェなどを就業場所とするテレワーク

就業規則を変更する必要性

「就業規則」は社員の労働条件や服務規定に関する具体的細目を定めた規則集です。在宅勤務者とコアオフィス勤務者の就業条件が同一であれば、就業規則を変更する必要はありません。

しかし、在宅勤務者の働き方はコアオフィス勤務とは大きく異なるため、基本的には就業規則の変更が必要です。例えば、在宅勤務者は自宅の通信環境を利用して仕事をするので、通信費・光熱費の費用負担についての取り決めが求められます。企業が求める在宅勤務制度はさまざまなので、導入制度に合った就業規則への変更を検討しましょう。

在宅勤務ルールを導入する流れ

在宅勤務導入に当たっては、まず制度の目的設定が求められます。次に制度の適用者の範囲を設定し、就業規則の変更やビジネスツールの整備をして、在宅勤務ルールの周知徹底をするという流れです。ここでは、在宅勤務ルールを導入する流れを4つのフェーズに分けて解説します。

1.在宅勤務制度の目的設定

在宅勤務を導入する目的は企業によってさまざまです。設定するルールによって働き方の詳細や導入効果は変わります。まずは何を目的として在宅勤務を導入し、どのような枠組みで在宅勤務制度を運用するのかを決定することが必要です。

例えば、多様な働き方の実現と人材確保を目的とするなら、フレックスタイム制・時短勤務制度や育児・介護と両立しやすい制度が求められます。具体的な就業規則を考える前に、「在宅勤務導入で実現したいこと」「在宅勤務制度の大まかな枠組み」を検討しましょう。

2.在宅勤務の適用者範囲の決定

在宅勤務制度の導入に当たっては、コアオフィス勤務者を在宅勤務者に変更するか、外部から在宅勤務者を登用するかの2パターンが考えられます。いずれにせよ在宅勤務のルール設定は必要ですが、社内から在宅勤務者を募る・選出する場合には、申請方法・認証方法の仕組み作りも必要です。

また、業務内容によって在宅勤務の向き不向きがあります。ICT環境を前提とする業務は在宅勤務向きといえますが、ハードウェアの保守管理や接客といった業務は在宅勤務に向いていません。在宅勤務向きと思える業務でも、機密情報を扱う部署・役職の人材は、情報漏えいなどのセキュリティリスクの増大に注意を要します。

在宅勤務への移行を進め過ぎて生産性が低下することも考えられるので、在宅勤務導入の目的を見失わないように、適用範囲をあらかじめ決定しておくことが大切です。

3.就業規則の変更とツール整備

既存の就業規則が在宅勤務者の働き方にマッチしない場合、就業規則の変更が求められます。就業規則の変更方法は、在宅勤務に関する規定を就業規則本体に追加するか、就業規則本体とは別に「テレワーク勤務規定」を作成するかの2パターンです。

テレワーク勤務規定は在宅勤務・サテライトオフィス勤務・モバイル勤務の全てに対する就業規則を包括します。テレワーク勤務規定の冒頭で3種類の就労形態名を定義しておくと、対象を特定した就業規則の設定が可能です。テレワーク勤務規定で定める就業規則は多岐にわたるため、具体的な設定方法は後述します。

なお、テレワーク勤務規定で設定するのはあくまで就業規則であり、在宅勤務で利用するコミュニケーションツールや勤怠管理ツールなどのビジネスツールについては別途整備が必要です。

4.在宅勤務ルールの周知徹底

在宅勤務制度導入に必要な就業規則・ツールを整備し、運用ルールを総合的に設定したら、全社員に向けて情報開示しましょう。ルールの理解は在宅勤務者だけでなく、コアオフィス勤務の同僚や上司にも求められます。ルールを開示したら在宅勤務者を募り、承認すれば在宅勤務制度がスタートできる流れです。

労働契約を締結する際には、賃金・労働時間などの労働条件を明示する必要があります。口頭での説明はトラブルの元になります。在宅勤務対象者の労働条件変更に関する内容を文書化し、労使協定を締結した上で在宅勤務制度をスタートしましょう。

【在宅勤務ルール導入】テレワーク勤務規定を設定する6つのポイント

在宅勤務制度導入に当たり、最も基礎的なルールとして就業規則中のテレワーク勤務規定の追加が求められます。在宅勤務社内の労働時間・残業・休日・休憩時間の考え方、フレックスタイム制や出退勤管理、賃金・費用負担・ICT機器貸与の規定について把握しましょう。

所定労働時間や休日は原則としてコアオフィス勤務と同様

在宅勤務者はコアオフィスに出勤せず自宅で仕事をするので、労働時間は在宅勤務者に裁量があるようにも思えます。しかし、在宅勤務者は働く場所が違うだけで、所定労働時間や休日に関しての制度適用はコアオフィス勤務者と変わりありません。

所定労働時間は1日8時間・週40時間が原則で、時間外労働に関してもコアオフィス勤務と同様です。時間外労働はあいまいになりがちですが、それは企業側の管理不足であり、見えないからといって残業代を支払わないのは違法行為に当たります。また、在宅勤務者に対しても原則として週1日以上の休日を与えることが必要です。

休憩時間もコアオフィス勤務と変わらない

在宅勤務者は個人の判断によって家事・雑用や小休憩で仕事を離れている時間もあり、休憩時間は与える必要がないと考えるかもしれません。しかし、社員を労働から離れやすい場に置くことと、労働から離れる権利である休憩時間を与えることとは異なります。

在宅勤務者に対しても、1日の労働時間が6時間超なら45分以上、8時間超なら1時間以上の休憩時間を与えることが必要です。運輸交通業や接客娯楽業、通信業や金融・広告業などを除き、休憩時間は原則としてコアオフィス勤務者と合わせます。なお、労使協定を締結することで、コアオフィス勤務者と休憩時間帯をずらすことも可能です。

フレックスタイム制の導入

通常の所定労働時間は1日8時間・週40時間ですが、テレワーク勤務規定にフレックスタイム制を定めることもできます。フレックスタイム制は1週間当たりの平均労働時間が40時間以下になるように定め、社員が始業時間・終業時間を選べる制度です。

一般的にはコアタイム、つまり1日の間に就労する必要がある時間帯を設定します。例えば、10:00~15:00をコアタイムに設定することで、Web会議をスムーズに開催できる仕組み作りが可能です。妊娠中や産後3年未満程度の女性を対象として、フレックスタイム制に加えて時間外・深夜・休日に労働させない規定を設けることも可能です。

なお、テレワーク勤務規定で設定したフレックスタイム制は、コアオフィス勤務者には適用されません。コアオフィス勤務者も対象に含めるなら、就業規則本体にフレックスタイム制に関する規定の追加が必要です。また、フレックスタイム制においても、深夜や休日に労働した場合には割増賃金を支払う必要があります。

出退勤管理の規定

在宅勤務者はコアオフィス外で働くため、出勤・退勤のタイミングは企業側が把握しにくいでしょう。しかし、在宅勤務者は就業規則で定められた労働時間を守って働く必要があり、社員の労働時間を管理するのは企業側の責任です。

そのため、在宅勤務者の出退勤管理の方法も就業規則に盛り込みましょう。これは社員が残業代や深夜・休日の割増賃金を受け取る権利を守るためでもあり、企業側が法的トラブルを避けるためでもあります。

出退勤管理の主な方法は、メール・電話・勤怠管理ツールの3種類です。メールや電話による出退勤管理を選択する企業が一般的ですが、大人数の管理のしにくさや情報共有の難しさに直面しやすいので、勤怠管理ツールの導入をおすすめします。

賃金・費用負担・ICT機器貸与の規定

在宅勤務者の基本給・諸手当の減額を検討するケースもあるかもしれませんが、勤務時間の短縮などの合理的な理由がない限り、在宅勤務者の賃金や諸手当の減額はできません。原則として賃金の考え方はコアオフィス勤務者と同様です。ただし、出社頻度によって通勤手当の減額はあり得ます。

自宅で発生する通信費や光熱費については、仕事に必要であった分は会社が負担すべきですが、厳密な家事按分は簡単ではありません。そこで毎月支給する「在宅勤務手当」のテレワーク勤務規定を追加し、業務負担分の通信費や光熱費をカバーする企業が一般的です。

社用のPCやスマホを貸与する場合には、ICT機器の貸与に関するテレワーク勤務規定を追加します。加えて、別途セキュリティポリシーを定め、セキュリティ対策についてルール作りをすることも大切です。私用のPCやスマホを業務で使用する場合、私用機器の許可申請についての規定も求められます。

【在宅勤務ルール導入】その他のルールの事例と環境整備

テレワーク勤務規定は在宅勤務者の労働条件を規定し、労使協定の内容にも直結するので、在宅勤務制度導入に当たっては不可欠なルールといえます。さらに、在宅勤務者の人事評価制度・健康管理やセキュリティポリシーの策定、ビジネスツールや通信環境の整備も重要です。

在宅勤務者向きの人事評価制度

在宅勤務では仕事にかけた労力が上司に伝わりにくく、成果重視型の人事評価制度にシフトしやすいといえます。年功序列からの脱却には好都合ですが、業務内容によって成果の見えやすさは異なるので、「努力しても評価されないのではないか」とネガティブに考えてしまう在宅勤務者も珍しくありません。

社員のパフォーマンス・生産性向上のためには、自社のビジネスや在宅勤務ルールに合わせて人事評価制度を見直し、評価基準を在宅勤務者に対して明示することが重要です。

在宅勤務向きの人事評価制度の例としては、ビジネスツールを利用した業務プロセスの可視化と定期面談による「プロセス重視型」の評価制度、上司だけでなく同僚や部下からの人事評価材料も集めて総合的に評価する「360度評価」が挙げられます。

在宅勤務者の健康管理

在宅勤務者は運動不足になりやすく、体調不良や体重増加に悩みを抱えるケースも多いでしょう。コアオフィスほど整備されていない自宅環境で長時間のデスクワークをすることで、腰痛や肩凝りが悪化し、仕事に支障をきたすこともあります。

また、コミュニケーション不足による孤独感や家族関係のプレッシャー、仕事のしにくさや評価に対する不安などで、企業側が考える以上にストレスを蓄積しやすい環境です。

そこで、産業医によるストレスチェックや定期的な健康診断、運動不足解消に関するTIPSの公開や相談窓口の明示が求められます。

セキュリティポリシーの策定

在宅勤務者が扱う社内情報は企業にとって情報資産ですが、ネットワーク接続する以上は常にサイバー攻撃の脅威にさらされています。在宅勤務者は情報資産を適切に扱い、セキュリティインシデント発生時の対処方法について理解しておくことが必要です。

企業は自社のテレワーク環境に合ったセキュリティポリシーを策定し、セキュリティ対策の施策を決定・実施したり、社員教育をしたりすることが求められます。セキュリティポリシーを公開すると対外的なアピールにもなるので、環境整備の一環としてしっかりと検討しましょう。

セキュリティポリシーの策定に当たっては、総務省が公開する「テレワークセキュリティガイドライン」が役立ちます。

各種ビジネスツールの整備

在宅勤務者は慢性的なコミュニケーション不足に陥りやすく、仕事のやりにくさを感じたりモチベーションが低下したりするケースも多くあります。そのため、企業主導によるコミュニケーションツールの導入は必須です。

チャットツールやグループウェアを導入し、活用方法を紹介したりルーム作成・グループ分けのルールを明示したりすることで、在宅勤務者同士の交流を活発化させられます。

「Zoom」などのWeb会議システムを導入すれば、1on1ミーティングや多人数の会議の他、オンライン商談にも活用可能です。在宅勤務にはICTベースのコミュニケーションシステムの構築が求められます。

さらに「box」などの高機能クラウドストレージを導入すれば、ファイル共有・勤怠管理システム・ワークフロー管理といった多彩な機能が利用でき、コラボレーションプラットフォームの整備も可能です。

VPNの利用と通信環境の整備

在宅勤務では社外ネットワークから社内情報にアクセスすることも多く、VPN接続の標準化は必須です。社内にVPNサーバーを設置して在宅勤務者のデバイスと紐付けることで、通信パケットを秘匿・暗号化してセキュアな通信ができる上、Webサイトやインターネットサービスの利用も社内ネットワークを経由できます。

ただし、VPNサーバーにトラフィックが集中すると深刻な遅延の発生もあり得るので、自宅・企業双方の通信環境の整備も大切です。在宅勤務者の自宅は回線工事が難しいケースもありますが、モバイルWi-Fiルーターを貸与すれば住環境にかかわらずサポートできます。

在宅勤務制度導入に必須のインフラ整備はイッツコム！

在宅勤務制度導入に当たってはさまざまなルールを整備しますが、ICTベースの働き方である以上は、整備するルールにかかわらず通信環境の整備が求められます。

イッツコムなら高速かつ安定した光回線や、テレワーク環境に向いたVPNサービスをセットで導入可能です。ここからは、イッツコムの多彩なサービスの中から、イッツコム光接続サービスとモバイル閉域接続を紹介します。

イッツコム光回線

イッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」は、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。一般的な光回線サービスはプロバイダサービスと別に契約する必要があり、メールやマイページといったサービスも基本料金に含みますが、イッツコム光接続サービスは光回線とプロバイダサービスを一括提供する仕様です。

電話サポート以外はオプション提供にすることで、他社サービスよりもランニングコストを抑えられます。必要なサービスだけを選択できるので、予算に合った柔軟な契約が可能です。さらに、トラブルの際も問い合わせ窓口はひとつなので、スピーディーに問題の切り分けや連絡ができます。

モバイル閉域接続

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したセキュアな通信サービスです。PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで導入でき、通信キャリアのモバイル回線網とイッツコムネットワーク内の閉域網で接続します。

エリア内のどこからでも、インターネットを経由せず社内ネットワークに接続できるので、テレワークの大幅なセキュリティ強化が可能です。モバイル閉域接続の導入によって、主に以下のことが実現できます。

・社外のデバイスからも社内セキュリティポリシーを維持して通信できる
・場所・時間を選ばない働き方ができる
・ペーパーレスで営業に行ける
・専用SIMを挿入するだけで、スマホ・ドライブレコーダー・監視カメラの動画も簡単に共有できる

まとめ

在宅勤務制度の導入に当たっては、導入目的や求める導入効果を元に、適切なルール設定が必要です。自社の在宅勤務制度に合ったテレワーク勤務規定を定め、ビジネスツールや通信環境も整備して、在宅勤務制度をスムーズにスタートさせましょう。

イッツコムはモバイル閉域接続・boxによるセキュリティ対策やワークフロー管理の他、ZoomやホットプロファイルによるWeb会議や営業支援、光回線やWi-Fi接続によるインフラ整備まで幅広いサービスを提供しています。ビジネス環境のトータルなアップグレードをお求めなら、多彩なサービスを自由に組み合わせられるイッツコムにご相談ください。