Zoomミーティングをスケジュールするには？設定方法やポイントを解説

Zoomミーティングは簡単な操作で即時開催もできますが、一般的なミーティングはスケジュール設定が必要です。Zoomミーティングのスケジュールについて、設定方法を整理したい方もいるのではないでしょうか。

Zoomミーティングのアカウント取得からスケジュール設定までの手順を把握し、設定関連の便利機能や無料版Zoomの機能制限も知ることで、スケジュールに必要な準備や手順を整理できます。ビジネスユースに最適な有料版Zoomと関連サービスの組み合わせも知り、Zoomミーティングのスケジュールを使いこなしましょう。

そこでこの記事では、スケジュールの設定方法や関連操作、知っておきたい機能や制限についてご紹介します。

Zoomミーティングの設定にはアカウント取得が必要

Zoomはミーティングに参加するだけならアカウントは必要ありませんが、ミーティングを開催するホスト（主催者）になる場合、アカウント取得が必要です。ミーティングの開催はPCからでもスマホからでもできます。まずはPCやスマホでアカウント取得する手順を見ていきましょう。

Windows PCやMacでアカウント取得する手順

Windows PCやMacでアカウント取得する場合、まずZoom公式サイトからサインアップし、デスクトップ版Zoomアプリをインストールします。デスクトップ版でミーティング設定の準備をする手順は以下の通りです。

1.WebブラウザでZoom公式サイトにアクセス
2.「サインアップは無料です」ボタンをクリック
3.メールアドレスを入力して「サインアップ」をクリック
4.登録したメールアドレス宛にZoomから認証用メールが届く
5.メール内の「アクティブなアカウント」ボタンか認証用URLをクリック
6.遷移先の画面で、姓名・パスワードを入力して「続ける」をクリック
7.メンバー追加を勧める画面に遷移するので、追加するか「手順をスキップする」をクリックする
8.デスクトップ版Zoomアプリをインストールする

スマホでアカウント取得する手順

iPhoneやAndroid端末でアカウント取得する場合は、スマホ版Zoomアプリをインストールしてからサインアップします。スマホ版でミーティング設定の準備をする手順は以下の通りです。

1.iPhoneならApp Store、AndroidスマホならGoogle Play Storeにアクセス
2.「Zoom」を検索
3.「ZOOM Cloud Meetings」をダウンロード・インストール
4.Zoomアプリを立ち上げる
5.ホーム画面の「サインアップ」をタップ
6.姓名・メールアドレスを入力して右上の「サインアップ」をタップ
7.登録したメーアドレス宛にZoomから認証用メールが届く
8.メール内の「アクティブなアカウント」ボタンをタップ
9.Zoomアプリを立ち上げて「サインイン」する
10.以降は自動的にサインインされる

Zoomミーティングのスケジュール設定をするには？

Zoomミーティングはデスクトップ版・スマホ版のZoomアプリ、またはZoom公式サイトから簡単にスケジュール設定できます。操作はほぼクリック/タップのみで完結するので非常にシンプルです。主なオプション設定も含め、それぞれのパターンにおけるスケジュール設定の手順を見ていきましょう。

デスクトップ版Zoomアプリでスケジュール設定

Windows PCやMacのデスクトップ版Zoomアプリでミーティングをスケジュールする場合、手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを立ち上げ「スケジュール」をクリック
2.ミーティングのトピック（タイトル）を設定
3.開始日時を設定する。単発ではなく定期的なミーティングをスケジュールするなら「定期的なミーティング」にチェック
4.「ミーティングID」の項目で「自動的に生成」または「個人ミーティングID」を選択する（通常は「自動的に生成」でOK）
5.入室用の「パスコード」や「待機室」機能を利用する場合はチェック
6.ホスト・参加者のビデオ（ミーティング開始時）のオン・オフを設定
7.スケジュールを追加するカレンダーサービスを選択（カレンダー経由で参加者の招待もできる）
8.「保存」をクリック

スマホ版Zoomアプリでスケジュール設定

iPhoneやAndroidスマホのZoomアプリでスケジュール設定する手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを立ち上げ、「スケジュール」をタップ
2.ミーティングのトピック（タイトル）を設定
3.開始日時を設定する。定期的に開催するミーティングは「繰り返し」を設定
4.スケジュールを追加するカレンダーサービスを選択
5.「個人ミーティングIDを使用」のオン・オフを選択する（通常はオフ）
6.入室用の「パスコード」や「待機室」機能を利用する場合はオン設定にする
7.ホスト・参加者のビデオ（ミーティング開始時）のオン・オフを設定
8.「保存」をタップ
9.新規イベント画面で出席予定者のメールアドレスを入力
10.スケジュールの通知時間・表示方法を選択 11.「追加」をタップ

Webブラウザでスケジュール設定

WebブラウザからZoomにサインインすると、アカウントにひも付けてミーティングをスケジュールできます。設定方法はPC・スマホで同様です。

1.Zoomの公式サイトにアクセスしサインイン
2.個人メニューの「ミーティング」をクリック/タップ
3.「ミーティングをスケジューリング」をクリック/タップ
4.ミーティングのトピック（タイトル）を設定
5.開始日時を設定する。単発ではなく定期的なミーティングをスケジュールするなら「定期的なミーティング」にチェック
6.「ミーティングID」の項目で「自動的に生成」または「個人ミーティングID」を選択する（通常は「自動的に生成」でOK）
7.入室用の「パスコード」や「待機室」機能を利用する場合はチェック
8.ホスト・参加者のビデオ（ミーティング開始時）のオン・オフを設定
9.「保存」をクリック/タップ
10.カレンダーサービスと連携したい場合、遷移先のページで追加先のカレンダーを選択する

Zoomミーティングのスケジュール関連の設定方法

Zoomミーティングをスケジュールした後、設定内容の変更や参加者の事前追加、ミーティングを開始する手順もシンプルです。こちらも操作はほぼクリック/タップのみで完結します。ここでは、スケジュールしたミーティングを開始するまでの手順を見ていきましょう。

Zoomアプリでスケジュール設定を変更する

スケジュールしたミーティングはZoomアプリから設定変更できます。スケジュール設定の変更方法はデスクトップ版・スマホ版で同様です。

1.Zoomアプリを起動してサインイン（前回サインインしていれば自動サインイン）
2.ホーム画面の「ミーティング」をクリック/タップ
3.編集したいミーティングをクリック/タップ
4.「編集」をクリック/タップ
5.スケジュールの内容を変更したら「保存」をクリック/タップ

Webブラウザからスケジュール設定を変更する

スケジュールしたミーティングはWebブラウザからも設定変更できます。スケジュール設定の変更方法はPC・スマホで同様です。

1.WebブラウザでZoomの公式サイトにアクセスしサインイン
2.個人メニューから「ミーティング」をクリック/タップ
3.編集したいミーティングを選択して「編集」をクリック/タップ
4.スケジュールの内容を変更したら「保存」をクリック/タップ

Zoomアプリから参加者を事前追加する

スケジュールしたミーティングに参加者を追加したい場合、設定の編集と同様の手順で招待状を送信できます。設定方法はデスクトップ版・スマホ版で同様です。

1.Zoomアプリを起動してサインイン（前回サインインしていれば自動サインイン）
2.ホーム画面の「ミーティング」をクリック/タップ
3.参加者を事前追加したいミーティングを選択
4.「招待者の追加」をクリック/タップ
5.メールやSMSなどで招待状を送信する

Webブラウザから参加者を事前追加する

Webブラウザからも設定変更と同様の手順で参加者を事前追加できます。設定方法はPC・スマホで同様です。

1.WebブラウザでZoomの公式サイトにアクセスしサインイン
2.個人メニューから「ミーティング」をクリック/タップ
3.参加者を事前追加したいミーティングを選択
4.「招待状のコピー」をクリック/タップし、招待用リンクやミーティングIDをコピーする
5.コピーした内容を追加したいメンバーにメールなどで送信する

スケジュールしたミーティングをZoomアプリで開始する

スケジュールしたミーティングは時間通りに開催されますが、アプリが自動起動するわけではないので、ホストの意思で参加しなければホスト不在で開催されます。スケジュールしたミーティングの開始方法はデスクトップ版・スマホ版で同様です。

1.Zoomアプリを起動してサインイン（前回サインインしていれば自動サインイン）
2.ホーム画面の「ミーティング」をクリック/タップ
3.開始したいミーティングを選択し、「開始」をクリック/タップ

スケジュールしたミーティングをWebブラウザから開始する

スケジュールしたミーティングはWebブラウザからも開始できます。操作方法はPC・スマホで同様です。

1.WebブラウザでZoomの公式サイトにアクセスしサインイン
2.個人メニューから「ミーティング」をクリック/タップ
3.開始したいミーティングを選択し、「開始」をクリック/タップ

覚えておきたい！Zoomミーティングの機能や制限

Zoomミーティングの操作方法はシンプルですが、事前に内容を知っていなければ分からない機能・仕様もあります。例えば、ミーティングIDと個人ミーティングIDの違いや、無料版Zoomのみにある機能制限です。ここでは、Zoomミーティングを使いこなすために覚えておきたい機能や制限を5つに分けて解説します。

ミーティングIDと個人ミーティングID（PMI）の違い

ミーティングIDはミーティングルームの識別番号です。ミーティングをスケジュールする際には「個人ミーティングID」を使用するかどうかを選択します。個人ミーティングIDとミーティングIDの違いは以下の通りです。

・個人ミーティングID：アカウント単位で割り当てられる一意のミーティングID。半永久的に使用できるので招待の手間は省けるが、流出すると予定外の参加者が乱入する恐れもある
・ミーティングID：個人ミーティングIDを使用しない全てのミーティングに割り当てられるミーティングID。ミーティング開催のたびに招待する手間はかかるが、不特定多数の参加者向けには有効

「待機室」機能の使い方

ミーティングをスケジュールする際に、オプション設定で「待機室」を利用するかどうかを選択できます。待機室を利用すると、参加者はまず待機室に入室し、ホストの許可を得てからメインセッションに参加します。予定外の参加者がメインセッションへ乱入することを防止できるので、セキュリティ面で重要な機能です。

無料版Zoomはグループミーティングの時間制限あり！

3人以上が同時に参加するミーティングをグループミーティングと呼びます。ホストが無料版Zoomを利用している場合、ミーティングルームに同時に3人以上が入室していれば、40分後にルームが強制閉鎖されてしまう仕様です。

重要な商談やセミナーでは時間制限による切断で機会損失を招く恐れがあります。有料版Zoomなら40分制限がないので、長時間のミーティングでも安心です。ビジネスユースなら有料版Zoomを利用しましょう。

共同ホスト機能が使えるのは有料版のみ

ホストは参加者を「共同ホスト」に指定して、ホスト権限を共有できます。複数の共同ホストを指定すると、大人数のミーティングで設定・管理の手間を分散できて便利です。ただし、共同ホスト機能は有料版Zoomでしか使用できません。

無料版Zoomは共同ホストを指定できないので、ホスト1人で全ての設定・管理をこなす必要があります。大人数のミーティングや、ホストが参加できない・退席しなければならないケースを想定すると、有料版Zoomを利用するのが得策です。

有料版Zoomなら録画のクラウド保存が可能！

無料版Zoomでもミーティングの録画はできますが、動画ファイルの保存先に指定できるのは使用デバイス（PC）のストレージのみです。ホストはミーティングによって変わる可能性があるので、動画ファイルが分散したり、ファイル共有に支障が生じたりします。

有料版Zoomなら録画のクラウド保存ができるので、動画ファイルでストレージを圧迫せずに済む上、ファイル共有を効率化できるのもメリットです。クラウド保存はスマホ版でも利用できます。

Zoomミーティングを使いこなすならイッツコム！

無料版Zoomには制限が多く、長時間や大人数のミーティングには向きません。ビジネスユースなら高機能な有料版Zoomがおすすめです。イッツコムなら日本語サポート込みの有料版Zoomの他、Zoomと組み合わせて便利な有料版boxや法人向け光回線を提供しています。

有料版Zoom × 有料版box

有料版Zoomはグループミーティングに時間制限がなく、共同ホスト機能や録画のクラウド保存も利用できます。Zoomの魅力のひとつは豊富な画面共有機能ですが、ビジネスユースで便利なのはクラウドストレージとの組み合わせです。

有料版boxなら容量無制限で、あらゆるファイルを一元管理して画面共有に利用できます。Zoomはチャットツールとして、boxは業務フロー管理ツールとしても利用できるので、業務効率化に最適な組み合わせです。

有料版Zoom × イッツコム光接続サービス

有料版Zoomの依存率が高くなると、問題になりやすいのはアクセス過多による音声・映像の遅延やミーティングの切断です。便利なツールもネットワークリソースが不足していると効率的に活用できません。

そこで組み合わせたいのがイッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」です。イッツコム光接続サービスなら下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用でき、長時間かつ大人数のミーティングでも遅延や切断を起こすことなく快適に進行できます。

まとめ

ZoomミーティングはアプリやWebブラウザから簡単にスケジュール設定や参加者の招待ができます。ホストも参加者も手軽に使える便利なWeb会議システムですが、無料版にはグループミーティングの時間制限など複数の機能制限があり、ビジネスユースには不向きです。

有料版Zoomなら時間無制限で利用でき、共同ホスト機能も使えるので、長時間かつ大規模なミーティングにも対応します。さらに有料版boxやイッツコム光接続サービスを組み合わせれば、画面共有やタスク管理を効率化できる上、遅延や強制切断の心配もありません。

Zoomミーティングを効率的に活用するなら、関連サービスの一括導入で生産性向上が期待できるイッツコムにご相談ください。