Boxとは？クラウドコンテンツ管理の魅力や解決できる課題を解説

Boxは各国の政府機関をはじめ、金融機関・医療機関や多数のリーダー企業に採用されるクラウドコンテンツ管理ツールです。あらゆるビジネスファイルの安全な保存・管理や、組織内外のユーザーによるコラボレーションの効率化を叶えます。

BCP対策や電子帳簿保存法対応にも役立つBoxについて、理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、Boxが選ばれる理由や導入で解決できるビジネス課題について紹介します。

ファイル共有とクラウドコンテンツ管理

企業はExcelファイルやWordファイルをはじめとして、日々多くのファイルを作成・蓄積しています。ファイル共有は、これらビジネスファイルを他のデバイスやユーザーと共有することです。

Boxはファイルの保存・共有を目的とした「クラウドストレージ」の機能を持ちつつ、企業競争力の向上を促進する「クラウドコンテンツ管理」のプラットフォームを提供します。

ファイル共有はクラウドストレージがおすすめ

ファイル共有とは、構内ネットワーク（LAN）やインターネットを通じて、複数のコンピュータやユーザーでファイルを共有することです。インターネット経由の簡易的なファイル共有方法として、メールやビジネスチャット、ファイル転送サービスがあります。

LAN経由ならWindowsファイルサーバやNASを用いて、オフィス内あるいはリモートアクセスでオフィス外とファイル共有をすることが一般的です。

これらの方法は類似ファイルの乱立や検索性の低下を招きやすく、セキュリティ上の懸念もあります。またテレワークなど柔軟な働き方に対応できる仕組み作りも重要です。そこで、ファイルサーバとクラウドストレージの併用や、ファイルサーバからクラウドストレージへの移行が注目されています。

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Boxはクラウドコンテンツ管理プラットフォーム

クラウドストレージ（オンラインストレージ）は、外部ベンダーが保守管理するサーバ内のストレージ領域を、インターネット経由で利用できるサービスの総称です。

一般的なクラウドストレージは、保存容量不足になりがちなPCやスマホなどのストレージを代替し、ファイルを保存および共有することを目的とします。

これに対してBoxは、クラウドコンテンツ管理を目的としたサービスです。自社組織内だけでなく関連会社などの外部ユーザーも含め、ビジネスファイルを基点とした柔軟かつ安全な協業ができるプラットフォームを提供します。換言すれば、場所やデバイスにとらわれずビジネスファイルに安全にアクセスし、企業の競争力向上を促進できるソリューションです。

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Boxが人気と信頼を集める理由

Boxは全世界で10万社以上の導入実績を誇ります。2023年8月時点、日本国内では1万5,700社以上が利用し、日経225銘柄の企業の72%がBoxユーザーです。Boxは容量無制限のクラウドストレージや世界最高峰のセキュリティ機能などを特徴とし、PCでもスマホ・タブレットでも直感的に利用できます。

容量無制限でファイルサーバを代替できる

一般的なクラウドストレージは有料契約をしても容量制限があり、追加容量に応じて月額料金が高くなります。「容量不足でファイルを削除しなければならない」という状況は、ビジネスシーンでは深刻な問題になるでしょう。

Boxなら「Business」以上の全ての有料プランで容量無制限です。プランの主な違いは利用できる機能で、企業規模にかかわらず無制限のクラウドストレージを利用できます。自社努力による保守管理や定期的なリプレイスが必要なファイルサーバを代替でき、ITコストの削減にも効果的です。

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強力なセキュリティ対策になる

Boxは最高レベルのセキュリティが求められる米国国防省などの政府機関をはじめ、金融機関・医療機関や多数のリーダー企業にも採用されています。エンタープライズレベルのセキュリティを求める企業・組織から最も信頼されるコンテンツクラウドです。

ゼロトラストセキュリティに基づき、7段階のアクセス権限設定や70種類以上の監査ログなどに対応し、データ損失やマルウェア感染なども自動的に防止します。

企業にとって、不正アクセスや情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策は必須です。ファイルサーバを運用しつつ高度化・複雑化するサイバー攻撃に対応し続けるには、多大なコスト投下を要するでしょう。Boxならあらゆるコンテンツをわずかな月額料金で多角的に保護でき、利用すること自体が強力なセキュリティ対策になります。

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メール依存から脱却して安全なコラボレーションができる

メールによるファイル共有から脱却できることもBoxのメリットです。添付ファイルを共有すると、受信者の数だけ複製が作成されます。各受信者が個別に参照・編集するため、バージョン管理も難しいでしょう。また、パスワード付きZipファイルとパスワードを別々に送信する「PPAP」のセキュリティリスクも懸念点です。

Boxなら全てのファイルを1か所に集約し、リンクを共有された全てのユーザーが同じファイルを参照・編集できます。140種類以上の拡張子のファイルをWebブラウザ上で閲覧でき、リアルタイムの共同編集、ファイルへの付箋・コメント付与やタスク割り当ても可能です。

社外ユーザーの2要素認証も設定できる他、Box上のアクションは管理者が全て把握でき、安全なコラボレーションができます。

【関連記事：PPAPはここが危険！禁止の理由や非推奨・有効な代替策を徹底解説】

多数の業務アプリと連携してコンテンツ管理ができる

Boxは1,500以上の業務アプリと連携できることもポイントです。連携アプリのコンテンツを単一のプラットフォームに集約し、ファイルの作成・共有・編集などをBoxから行えるため、生産性向上に役立ちます。Boxと統合できるアプリの例は以下の通りです。

・Microsoft Office
・Microsoft Teams
・Google Workspace
・Zoom
・Slack
・Salesforce
・Adobe Acrobat

APIを介してBoxと業務アプリをシームレスに統合することで、コンテンツ管理の機能を柔軟に拡張できます。Box APIを活用すると、独自アプリでBoxの操作を自動化することも可能です。

【関連記事：BoxのログインやPostmanとBox APIの連携方法を解説】

緊急時に継続利用できBCP対策にも重宝する

Boxを利用すること自体がBCP対策になることも魅力です。クラウド上であらゆるファイルを安全に一元管理できるため、Boxでのコンテンツ管理に習熟しておくことで、災害や感染症などの発生時にも業務継続の基盤として活用できます。

自社のテレワーカーだけでなく、関連会社や取引先ともスムーズに連携し、迅速な緊急時対応および事業復旧計画の推進が可能です。

またBusiness以上の有料プランなら、全てのファイルは50世代以上のバージョン履歴を自動的に保存できます。誤って上書きや削除をしても履歴から復元できるため、人的ミスによる情報紛失のリスクを排除できるのも利点です。

【関連記事：BCP対策とは？必要性やメリット、運用のポイントを徹底解説】

電子サインやワークフロー自動化にも対応できる

Boxは電子サインやワークフロー自動化も1つのツールで完結できるコンテンツクラウドです。Business以上の有料プランなら、「Box Sign」による無制限の電子サインを利用できます。連携アプリからシームレスにサインを依頼し、契約書の作成・署名・保管を容易に管理することが可能です。

また「Box Relay」を利用すれば、コーディング不要でワークフローを作成できます。業務アプリとの連携も活用し、ファイルリクエストによるコンテンツの取り込みから稟議・電子サイン、保存フォルダへの保持ポリシー適用や署名済み契約書の移動まで完結できる仕組みです。

業務プロセスの追跡と最適化によって業務効率が向上し、人的ミスによるエラーも低減できます。

【関連記事：ペーパーレス化の方法とは？必要性や12種類の具体的方法を徹底解説】

Boxの導入で解決できるビジネス課題

高機能なコンテンツクラウドであるBoxは、さまざまなビジネス課題の解決に役立ちます。多大な恩恵が期待できるのは、セキュリティ・ガバナンス強化やデジタル化・DX、多様な働き方への対応などです。ここでは、Boxの運用がソリューションとなる具体的なビジネス課題を解説します。

セキュリティ・ガバナンス強化

Boxを導入すると、セキュリティ・ガバナンス強化の面で、以下のような課題解決に役立ちます。

・脱PPAPでメール誤送信による情報漏えいなどのセキュリティリスクを排除
・USBメモリを禁止できない問題を解決
・社用で個人向けサービスを使ってしまうシャドーITの抑制
・高セキュアなクラウドコンテンツ管理によるランサムウェア対策
・プラットフォームの統一によるコンプライアンス対応
・緊急時にも社内外で継続利用できる体制を構築しBCP対策
・本社・支社などで分散されたファイルサーバ管理からの脱却

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デジタル化やDX

Boxは自社の社員だけでなく業務委託先や取引先とも便利に活用できます。書面の郵送や紙とハンコによる契約ワークフローから脱却でき、勤怠・人事・顧客情報管理など多種多様な業務アプリとAPIを介した連携も可能です。デジタル化やDXの面で、以下のような課題の解決に役立ちます。

・ペーパーレス化促進と紙文化からの脱却
・システムやアプリごとにファイルを保持する情報のサイロ化問題を解決
・あらゆるビジネスファイルの一元管理と柔軟な活用
・社内外のコラボレーションの効率化および促進
・電子帳簿保存法やインボイス制度への対応

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多様な働き方への対応

BoxはPCだけでなくスマホやタブレットから、いつでもどこからでもアクセスできます。Microsoft 365やZoomなど多種多様な業務ファイルと統合して運用でき、在宅勤務やモバイルワークなどとの親和性の高さも魅力です。多様な働き方への対応という面で、以下のような課題の解決に役立ちます。

・必要な情報にリモートアクセスできない問題を解決
・状況に応じてデバイスを切り替えファイル保存不要で業務を継続
・BYOD（私的デバイス持ち込み）による外出先での対応の遅れを解消
・非対面営業における顧客接点アップ

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Box導入時の注意点

Boxの導入に当たってはいくつかの注意点もあります。例えば、オフライン時はファイルに直接アクセスできないことや、アップロードファイルに容量上限があることです。また、万全なセキュリティ管理や関連アプリとのスムーズな連携を求める場合、初期設定のハードルが高い場合もあります。

オフライン時はアクセスできない

Boxはクラウド上のストレージ内にファイルが保存されているため、オフラインだとアクセスできません。ファイルの閲覧や編集には光回線や5Gなどのインターネット回線が必要です。

ただし「Box Drive」を利用すると、クラウド上のデータとPC内ストレージのデータを同期することもできます。オンラインで作業する必要のあるBoxフォルダを選択すると、自動的にPC内のストレージへダウンロードされる仕組みです。

オフライン時に自身または他のユーザーがファイルに変更を加えると、オンラインに戻った際に自動的に同期されます。バージョン履歴も自動的に保存されるため、オフライン中の編集履歴が失われる心配もありません。

アップロードファイルには容量上限がある

BoxはBusiness以上の有料プランだと保存容量が無制限です。ただしアップロードする単一ファイルの容量には上限があります。

・Business：5GB
・Business Plus：15GB
・Enterprise（およびDigital Suites）：50GB
・Enterprise Plus：150GB

プランごとのアップロード容量上限の他、モバイルアプリ版は15GB、メールアップロードは50MBという上限もあります。大容量ファイルのアップロードが必要な場合、プランをアップグレードするかPCからの直接のアップロードを選択しましょう。

初期設定のハードルが高い場合も

Boxは直感的に操作しやすいシンプルなインターフェースのため、ユーザーは特別なトレーニングなしに利用開始できるのもうれしいポイントです。

しかし管理者側には初期設定の難しさがあります。例えばファイルサーバからのファイル移行、フォルダ階層の構築やアクセス権限設定、外部ツールとの連携設定などです。Boxの利便性やセキュリティを享受するには、計画に基づく初期設定が求められます。

またBox公式サイトから契約すると、サポートは基本的に英語対応です。初期設定時や運用中のサポートは重要となるため、充実した日本語サポートを受けられる国内代理店での契約をおすすめします。

イッツコムはBoxの導入・運用をワンストップサポート

Boxはビジネスのデジタル化やDXの基盤となるクラウドコンテンツ管理システムです。導入・運用すること自体が強力なセキュリティ対策やBCP対策になり、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応できます。

サプライチェーンの連携やテレワーク対応という意味でも重要なツールです。ただし初期設定や運用中のサポートは課題となるため、実績豊富な国内代理店で契約しましょう。

イッツコムはBoxの国内代理店で、テレワーク環境のICTツール整備やDX化に豊富な実績を誇ります。無償のユーザーサポート（電話・メール）とカスタマーサクセス、有償の運用設計やデータ移行に対応し、Box導入・運用のワンストップサポートが可能です。

まとめ

クラウドストレージはネットワーク時代のファイル共有システムとして多くの企業が採用しています。コラボレーションのプラットフォームとしても最適なBoxは、国内外問わず最高度のセキュリティを求める組織が信頼するコンテンツクラウドです。

Boxは公式サイトからも契約できますが、日本語サポートも活用するなら国内代理店からの契約をおすすめします。Boxの導入をお求めなら、導入サポートからカスタマーサクセスまできめ細やかに対応できるイッツコムにご相談ください。