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社用携帯の利用状況は監視すべき?不正利用の対策方法とは

こんにちは!イッツコムの佐藤です!

会社によっては業務用の社用携帯(法人携帯)を社員に貸し出しているところもあるでしょう。社員が携帯を落としてしまったり、私的に利用していたりと社用携帯に関するトラブルは何かとよく発生するものです。

企業担当者の中には、予期しないトラブルが立て続けに発生して頭を抱えているという方もいるかもしれません。トラブルが頻発すると、「社用携帯の利用状況を監視できないものか」と思うこともあるでしょう。そこで、この記事では社用携帯の利用状況の確認や監視ができるのかという点と併せて、トラブルを防ぐ方法について解説します。

社用携帯に関してよくあるトラブル


社用携帯は、業務上のやりとりをするために社員に貸し出されている携帯です。業務を円滑に行うものとして必須という方も多いですが、社用携帯に関するトラブルは多く発生しています。トラブルとして挙げられるケースは以下の2つが主なものになります。

・紛失・盗難
・通信容量オーバーによる速度低下

社員がルールを守って使用しないことが原因で、業務を円滑にするための社内携帯が思わぬトラブルを招くこともあるため、注意が必要です。

なぜデータ通信量が大幅に増える?


紛失・盗難は比較的わかりやすく、表面化しやすいので対処しやすいものです。しかし、通信量の急増は原因を追究するのが難しいでしょう。

通信量が急増した際、特に思い当たることがない場合に考えられるのが「社員の私的利用」と「第三者の不正利用」です。以下で、それぞれどのようなケースが考えられるのかを見ていきましょう。

社員の私的利用

社員の私的利用とは「社用携帯を業務以外の用途に使うこと全般」を指します。家族との連絡や私的なブラウジングに使うことも含まれます。

社員側は「仕事中に使うものとして貸与されているから、仕事時間中なら少しくらい使ってもいいだろう」と思い使用してしまうこともあるでしょう。しかし、これが積み重なると通信量増加による容量不足という形で表面化します。

社員が私用で使ったという証拠を掴むのが難しいケースも多いため、事前に「社用携帯を業務以外に使わせない対策」を講じることが大切です。

第三者の不正利用

第三者の不正利用とは、社用携帯が紛失・盗難に遭ったときに回線を停止するのを忘れて勝手に使われてしまうことを指します。社用携帯は基本的に業務開始時に社員に貸与し、業務終了時に回収するものなので上記以外の原因はあまり多くないでしょう。

第三者の不正利用を防ぐ方法は比較的簡単で、「紛失や盗難に気づいたらただちに回線を停止する」だけでOKです。回線を停止することで通信は利用できないため、勝手に使われて高額請求が発生することを防げます。ただし、スマートフォンの場合はクラウド上のデータにアクセスできることもあるので、情報漏えいの危険性は免れないでしょう。

社用携帯の不正利用を放置することにはリスクが伴う


第三者の不正利用はすぐに対策できても、社員による私的利用は証拠を掴みにくいこともあり、放置してしまうことも多いでしょう。しかし、社員の私的利用をはじめとする不正な社用携帯の利用を放置することには、以下のような大きなリスクが潜んでいます。

コストの増大

社員の私的利用を放置しているとデータ通信量が不足して、契約を切り替える必要も出てくるでしょう。こうなると、適正に使われていれば掛からないコストが発生することになります。

1台あたりのコスト増加は少なかったとしても、複数台重なるとランニングコストが大きく増えてしまうケースもあるでしょう。

情報漏えい

私的利用の放置は1台のスマホを業務用・私用の両方に使うことにつながります。この状態では重要資料を送付するときにプライベートな宛先に送ってしまったり、マルウェアに感染したりして情報漏えいが発生することも考えられます。

企業にとって情報漏えいは経営を揺るがす大問題に発展しかねないため、事前にしっかりと対策を講じて避けなければなりません。私的利用は情報漏えいリスクを大きくするもののひとつとして、社内携帯管理のルールを徹底しましょう。

社用携帯の利用状況の確認や監視できる?


「私的利用を防ぐには利用状況を確認すればいいのでは?」と思う方も多いでしょう。確かに、社用携帯の利用状況を確認したり監視したりすることは有効な対策のひとつです。しかし、容易に確認や監視できる範囲と難しい範囲があります。

社用携帯の利用状況の確認や監視ができるのは法人契約しているスマホを社員に貸与し、業務終了時に回収している場合のみ可能です。ソフトウェアやアプリなどの利用時状況の確認が行われることを、事前に社員に提示することで私的利用を防ぐ効果もあるでしょう。

監視できる範囲

・データ通信量
・発着信履歴
・GPSログ
・インストールしているアプリ

上記の情報は比較的簡単に取得できます。インストールしているアプリはスマホを確認することで解ります。データ通信量の明細はキャリアのマイページにアクセスすればすぐに確認できるでしょう。

GPSログを取得したい際は専用のアプリが必要ですが、こちらも比較的容易に実装可能です。業務時間内にこれらの監視を行ったからといって問題になる可能性も低いでしょう。

監視が難しい範囲

・インターネットのアクセスログ
・メールやメッセージのログ
・ファイルの操作履歴

上記の情報は取得できれば私的利用を暴く大きな武器になりますが、会社が取得するのは比較的難しいのがネックです。社内ネットワークでアクセスログを取得している会社は多数存在しますが、モバイル通信でこれらを行うのはとても難しいといえるでしょう。

これらのログを必要とするなら、専用アプリや閉域網アクセスサービスを使用する必要があります。イッツコムでも役立つソリューションを提供していますので、私的利用を防止できずにお困りの企業担当者の方はぜひご相談ください。

社用携帯の不正利用を防ぐ4つの方法


社用携帯の私的利用・不正利用を完全に防ぐには適切な対策を施すことが大切です。ここからは、比較的簡単に行える対策を4つご紹介します。もちろん複数の対策を組み合わせることも可能なので、状況に応じて検討しましょう。

方法1: 運用のルールを明確に定める

まずは、社用携帯を運用する上でのルールを明確に定めましょう。ルールは部署や個人によって差があるものではなく公平なものにする必要があります。また、社用携帯の利用目的である業務の円滑化を妨げるものにならないよう社員の声に配慮することも大切です。

ルールには「社用携帯は業務時間内に業務目的のみで使用し、私的な使用は禁止する」という文章を盛り込むようにしましょう。また、ログ取得を行うならその旨もルールに明記しましょう。

ルールを定めて周知することで社員の意識を高めるとともに、利用状況の監視やログの取得をしやすくなります。

方法2: 必要な範囲でログを取得する

アクセスログやGPSログなど必要な範囲でログを取得するのもとても有効です。ログを取得していることを周知しておくことで私的利用を抑制する効果に期待できると同時に、私的利用・不正利用が疑われるときの調査にも活用できます。

正確にログを取得するにはアプリを使用するなどの準備が必要で手間もかかりますが、対策として有効なのでやる価値はあるでしょう。

方法3: 社用携帯の管理を徹底する

社用携帯の管理の徹底は必要不可欠です。基本的には、ログ取得用アプリをインストールした上で以下のように管理するのがおすすめです。

1. 全ての社用携帯にナンバーを割り当てる
2. 出勤してきた社員に社用携帯を貸与し、社員番号とナンバーを控える
3. 業務終了時に社用携帯を返却してもらい、控えと照合する

このように管理することで、万が一私的利用やその他の不正利用が発生したときの状況把握と追跡が容易になります。紛失・盗難などの一般的なトラブルにも気づきやすくなるでしょう。

方法4: 閉域網アクセスサービスを使用する

セキュアなネットワーク環境を構築する閉域網アクセスサービスも、実は社員の私的利用を予防するのに役立つサービスです。閉域網アクセスサービスを使用してインターネットにアクセスしようとすると、以下の経路を通ります。

1. デバイス
2. キャリアの閉域網
3. 接続先ネットワーク提供会社の閉域網
4. 社内ネットワーク
5. インターネット

このように、経路上で社内ネットワークを通る点がポイントです。ここにアクセスログを取得するプログラムを実装しておけば、外出先でインターネットにアクセスした際のログを全て取得でき、いち早く私的利用が疑われる通信に気づけるため被害拡大を防げます。

イッツコムでは社用携帯の運用に役立つサービスを提供


イッツコムでは社用携帯運用に役立つサービスを提供中です。社員による私的使用を防止する際だけでなく、今後、社用携帯を導入したい際にもピッタリです。

安全・安心・快適に使える社用携帯を導入したいという企業担当の方は、ここで紹介する2つのサービスをご検討ください。

セキュアな通信回線「モバイル閉域接続」

モバイル閉域接続は「閉域網アクセスサービス」のひとつです。モバイル閉域接続を利用することで、NTTドコモとイッツコムそれぞれの閉域網を介して社内ネットワークと社用携帯を接続できます。

これによってセキュアな通信環境を実現でき、社用携帯のアクセスログを取得するのも容易になります。社用携帯側は専用SIMを挿すだけでOKなので、簡単に利用できる点もメリットです。

一括契約して容量をシェアできる「法人データSIM」

今後、社用携帯を導入したい際や、利用中のサービスに問題があり乗り換えたい際には「法人データSIM」がおすすめです。

「法人データSIM」は必要なデータ通信量とSIMの枚数を決めてご契約いただくプランで、社用携帯の台数をアレンジしてご利用いただけます。

シェアプランをご契約いただいた場合は、データ容量を発行したSIM全てで共有可能です。容量を無駄なく使えるので、多数の社用携帯を運用したい場合にもおすすめです。

容量とSIMの枚数を指定して導入したい方、希望するプランを実現できるか知りたい方は、ぜひイッツコムまでお問い合わせください。

社用携帯の監視は適正に行って私的利用・不正利用を防ごう


社用携帯は社員の仕事を円滑にするために有用な通信手段ですが、不正利用や私的利用というリスクが存在します。不適切な利用を防いで業務の効率化を図るためにも、適正な確認や監視、セキュリティの確保が重要です。

イッツコムでは社用携帯を安全に運用するためのサービスを提供しています。社用携帯に関してお悩みの際や、導入前に試用してデータ通信量をチェックしたい方にもおすすめです。

イッツコムでは、デジタル化するビジネスを支えるソリューションも提供していますので、ぜひ一度ご相談ください。