オンラインセミナーにはZoomが最適！選ばれる理由や活用方法を徹底解説

以前はセミナーを開催するには会場を確保して行うのが一般的でした。今日ではインターネット技術の発展によって、オンラインセミナーという新たな形態のセミナーが人気となっています。Web会議システムのZoomを利用して、オンラインセミナーを開催したいと考えている企業担当の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、オンラインセミナーを開催するときに便利なZoomの機能についてご紹介します。セミナー向けのシステムやセミナーに役立つ機能をあらかじめ把握しておけば、スムーズにオンラインセミナーを開催できるようになるでしょう。

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Zoomでセミナー開催？従来のセミナーとの違いとは

Zoomやオンラインセミナーの利用者は近年急速に数を伸ばしています。その理由として考えられるのは、利便性やコスト面など会場型セミナーとWeb型セミナーの特徴の違いです。従来の会場型セミナーとオンラインセミナーにはどのような違いがあるのか、4つの観点から比較して解説します。

セミナーの開催場所

会場型セミナー	会場を利用して地域ごとに開催
オンラインセミナー	会場を抑える必要がなく1度の開催で済む

会場型セミナーは地域ごとに開催するため、主催者と参加者それぞれが会場まで足を運ぶ必要があります。会場に足を運べる距離には実質的な限界があるため、エリアごとに回を分けて開催することも必要です。

会場へ足を運ぶ必要がないオンラインセミナーなら、物理的な距離に関係なく参加できます。地域ごとに開催する必要もないので、1度の開催で全国からの参加者が見込めるのもメリットです。

開催に必要な費用

会場型セミナー	会場をレンタルして運用するには多くの費用がかかる
オンラインセミナー	会場をレンタルする必要がなく、費用を抑えられる

会場型セミナーでは、会場費・設備費・光熱費・人件費・運用費といったさまざまなコストがかかります。会場の準備から実施・終了までの期間に費用が発生し続けるため、会期が長くなったり、回数が増えたりするごとに多くのコストが必要です。

オンラインセミナーでは物理的な会場を用意する必要がないので、会場費や光熱費はかかりません。準備にも手間がかからないので人件費や運用費も抑えられ、Web会議システム利用料程度のローコストでセミナーを開催できます。

受講者の集客方法

会場型セミナー	地域を限定して行う必要がある
オンラインセミナー	SNSや広告で一斉に集客できる

会場のキャパシティには限界があり、会場の規模に見合った集客方法を行う必要があるので1度に大々的な集客は見込めません。会場がある地域ごとに集客を行わなければならないのでコストも増大します。地理的な条件を考慮して広告を打たなければ逆効果になることもあるでしょう。

オンラインセミナーはSNSなどWeb媒体と相性がよく、前回の参加者や興味を持ってくれている人へのメールの一斉送信なども併用すれば効率的な集客が可能です。紙媒体など物理的な広告を打ち出す必要はそれほどないので、コストの削減効果が期待できます。

開催準備

会場型セミナー	会場ごとに準備が必要
オンラインセミナー	会場が必要ないので手軽に開催できる

会場で開催するには会場の数だけ準備が必要です。事前の用意だけでなく受付や案内などにも人手を割かなければ運営できないので、準備が大掛かりになる傾向があります。

オンラインセミナーは参加者のための会場準備や撤収は必要なく、Zoomの操作で入場管理ができるので受付にも人手はかかりません。セミナーの内容を記録するためのカメラ機材も不要なので、手軽に開催できます。オフィスや自宅から配信できるので、移動に時間を取られないのも大きなメリットです。

Zoomミーティングと何が違う？Zoomビデオウェビナーの基礎知識

Zoomといえばビデオ会議機能が有名ですが、セミナー開催を想定した「Zoomビデオウェビナー」機能も備えています。セミナー配信を行うだけであればほかにも選択肢はありますが、なぜZoomのウェビナー機能が人気なのでしょうか。

Zoomビデオウェビナーとは

「ウェビナー」は「Web」と「セミナー」を組み合わせた造語で、インターネットを介してオンラインセミナーを開催できるシステムです。100人程度の開催規模から最大1万人まで参加できます。

録音・録画機能以外にも、パネリストと視聴者を分けたり、「手を挙げる」アクションやチャットで質疑応答したりする機能もセミナーに特化した機能です。

Zoomの無料版ではウェビナー機能がロックされているので、使用するためには有料版の契約が必要です。Zoomの「プロ」「ビジネス・エデュケーション」ならオプションでウェビナー機能が追加でき、「エンタープライズ2.0」なら500人まで参加できる機能が搭載されています。ウェビナーの利用を希望する場合は、「プロ」以上のライセンスを取得しましょう。

ZoomミーティングとZoomビデオウェビナーの比較

Zoomには「ミーティング」と「ビデオウェビナー」の2種類のビデオ交流システムが用意されています。ミーティングは権限の違いはあっても主催者を含めた全員が同じ参加者であるのに対し、ビデオウェビナーは配信者と視聴者の関係で構成されるのが大きな違いです。

ミーティングでは参加者全員が発言できますが、ビデオウェビナーではホストが参加者に対して話し、参加者はチャットでコメントします。一部の視聴者をパネリストに設定することもでき、双方向の情報のやり取りも可能です。

	Zoomミーティング	Zoomビデオウェビナー
発言・画面操作ができる人	参加者全員	ホストとパネリスト
視聴者	視聴者なし	視聴者あり
利用人数の上限	100人~500人	100人~1万人
画面共有	可能	可能
音声・映像のレコーディング	可能	可能
ブレイクアウトルーム	利用可能	利用不可

Zoomでのセミナー開催の流れ

Zoomでセミナーを開催するには、開催日時や参加者の条件を設定して予約を入れる必要があります。思い立ったらすぐに開催できるというものではないので、しっかりとスケジューリングを行いましょう。月単位や週単位での定期開催も設定できます。

開催日時が決まったら、参加者に招待URLを送付すれば後は当日を待つのみです。話す内容や配布する資料データを確認し、カメラやマイクの機材がきちんと動作するかチェックしておきましょう。

オンラインセミナーにZoomが選ばれる4つの理由とは

Zoomビデオウェビナーがオンラインセミナーに重宝される理由は主に以下の4点です。

・誰でも簡単に利用できる
・有料会員制ウェビナーや大規模ウェビナーに対応できる
・通信が安定している
・豊富な機能と使いやすさ

ここからは、オンラインセミナーのベストソリューション、Zoomビデオウェビナーの魅力を見ていきましょう。

誰でも簡単に利用できる

ZoomビデオウェビナーはZoomの機能のひとつなので、ZoomアプリやWebポータルから利用できます。主催者側は有料アカウント登録とウェビナーアドオンの購入が必要ですが、別途ツールを追加する必要はありません。

視聴者にアカウント登録は必要なく、招待状などから数クリックするだけでウェビナーに参加できます。スマホやタブレットからの視聴ならZoomアプリさえインストールすればよく、PCならWebブラウザからでもウェビナー参加できるので、アプリのインストールは必要ありません。

有料会員制ウェビナーや大規模ウェビナーに対応できる

50名や100名程度までしか参加できないウェビナーツールも多い中、Zoomビデオウェビナーは最大1万人まで参加できる上、収益化オプションも利用できます。有料会員制の小規模ウェビナーからサービス説明会などの大規模ウェビナーまで幅広く対応できる柔軟性の高さがあり、特に大規模ウェビナーの場合はコスト面・効率面で多大な恩恵を受けられることも魅力です。

通信が安定している

ウェビナー開催のネックとして挙げられるのは、通信遅延による音声・映像の途切れや強制切断です。多くのウェビナーツールは通信品質に課題を抱えていますが、Zoomビデオウェビナーは独自の映像圧縮技術を用いており、比較的少ない通信量で安定して音声・映像を届けられます。

大規模ウェビナーでも視聴者はストレスを感じにくく、満足度の高いウェビナー体験を提供できるのも強みと言えるでしょう。

豊富な機能と使いやすさ

Zoomビデオウェビナーはオンラインセミナーに向いた豊富な機能が利用できるのも選ばれるポイントです。視聴者のプライバシーを守りながら主催者側の主導で安全にウェビナーを運営でき、適時チャット機能やQ&A機能で双方向コミュニケーションも取れる上、レポート機能やアンケート機能で視聴者に関するデータ収集もできます。

さらにCRMシステムやMAとの連携もでき、シームレスなデータ活用による営業活動・マーケティング活動の加速が狙えることも利点です。非常に多機能・高性能ですが、シンプルなインターフェースで直感的に使いやすく、長時間のトレーニングは必要ありません。

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Zoomでオンラインセミナー開催！便利機能と活用方法9選

Zoomビデオウェビナーで利用できる機能は豊富で、画面共有機能や挙手機能・チャット機能からバーチャル背景機能まで、「かゆい所に手が届く」仕様となっています。ここでは、オンラインセミナー開催時に使いこなしたい便利機能と活用方法を見ていきましょう。

画面共有機能

Zoomビデオウェビナーのホストやパネリストは、デスクトップ画面やクラウドストレージ内のファイル、ホワイトボードなどを画面共有できます。これはZoomミーティングでも利用できる基本機能ですが、大きく違う点は、視聴者は画面共有を開始できないことです。

ホストに指定された共同ホストやパネリストだけが画面共有することで、スケジュール通りにウェビナーを進行しやすくなります。視聴者はファイルをダウンロードする必要がなく、視聴するだけでウェビナーの内容を理解できる上、情報漏えいリスクを抑えられるのも利点です。

挙手機能やチャット機能

Zoomビデオウェビナーの視聴者は自身のビデオ・音声が常にオフで、会場型のセミナーに例えれば「客席に座ってステージ上の講演者を見ている」状態です。これはプライバシーの確保やウェビナー運営の効率化に役立ちますが、視聴者は講演者に質問したい場合もあります。

そこで有用なのが挙手機能やチャット機能です。視聴者が「手を挙げる」アクションをすることで、講演者側はチャット機能を使って個別対応ができます。複数の共同ホストやパネリストを指定しておけば、ウェビナー進行と並行して個別対応ができます。

Q&A機能

Zoomビデオウェビナーでは挙手機能やチャット機能の他に、Q&A機能による質疑応答も可能です。ホストがQ&A機能を有効化しておけば、視聴者がウェビナー中に質問を作成し、共同ホストやパネリストが回答を入力できます。

Q&Aは全ての視聴者が閲覧できる設定にもでき、「よくある質問」の個別対応の手間を省ける上、視聴者によるコメント・投票で議論の活性化も可能です。Q&Aのレポートはウェビナー終了後にダウンロードできます。

アンケート機能

Zoomビデオウェビナーは単一回答または多項目選択式のアンケートを作成できます。視聴者やパネリストに向けたアンケートをウェビナー開始前かウェビナー中に作成し、サービスの満足度や不満点などを回答してもらい、ウェビナーの最中または終了後にアンケート結果をダウンロードできる仕組みです。

これはZoomミーティングでも使える機能ですが、多数の視聴者に対して簡単にアンケート調査できるので、「講演者と視聴者」と役割がはっきり分かれたZoomビデオウェビナーで効果を発揮します。なお、ウェビナー終了後に視聴者へ送信されるアンケートも作成可能です。

練習セッション

ウェビナーをライブ配信する際に注意したいのは、カメラ・マイクの不具合や共同ホスト・パネリストの指定漏れ、Q&Aやアンケートの不備があることです。Zoomビデオウェビナーは本番セッションの前に練習セッションを開始できるので、ウェビナーが問題なく進行できるかどうかをテストできます。

なお、ホストがウェビナーを開始するまで視聴者はセッションに参加できません。スケジュールした時間前にあえてウェビナーを開始し、関連動画などを流しておくことで、入室前に視聴者が離脱してしまうことを防止できます。

オンデマンド配信

ウェビナーはリアルタイムで配信する方式（ライブ配信）が一般的ですが、Zoomビデオウェビナーは事前に録画しておいたウェビナー映像のオンデマンド配信もできます。

ウェビナーをレコーディングすることで、遅れて参加した視聴者も始めからウェビナーを視聴できる上、過去ウェビナーのアーカイブも可能です。オンラインセミナーは会場型のセミナーより参加率が低いとされますが、オンデマンド配信機能を利用すれば無理なく視聴率の向上が目指せます。

ストリーミング配信

Zoomビデオウェビナーはウェビナーのストリーミング配信にも対応しています。ライブ配信するウェビナーをYouTubeやFacebookでストリーミング配信することで、より多くの視聴者にウェビナー配信ができるでしょう。

視聴するプラットフォームがZoom以外だと挙手機能やチャット機能は使えませんが、視聴してもらうことが主目的であれば便利に活用できます。

スポットライト機能

Zoomビデオウェビナーではアクティブなスピーカー、つまり「いま話しているユーザー」が大きく表示されます。講演者が1人だけなら問題になりませんが、複数の共同ホスト・パネリストを指定する場合、画面の切り替わりが邪魔になるケースも珍しくありません。

そこで便利なのがスポットライト機能です。特定のユーザーにスポットライトを当てる、つまり特定の講演者の画面を常に大きく表示することで、ウェビナーを予定通り進行させやすくなります。

バーチャル背景機能

ウェビナーを配信する際には背景が映り込みますが、スタジオのようにセッティングされた環境を作るのは難しいケースもあります。そこで便利なのがバーチャル背景機能です。背景を特定の画像・動画に自動的に置き換えることで、撮影場所のセッティングを変えることなく、ウェビナーの性質に合った雰囲気を演出できます。

Zoomによるオンラインセミナーを導入するならイッツコム！

Zoomビデオウェビナーをホストするには、有料アカウントの登録とウェビナーアドオンの購入が必要です。イッツコムは日本語サポート付きの有料版Zoomの他、コンテンツマネジメントや画面共有に便利な「Box」や、名刺管理から営業支援、見込み客発掘などを統合した「ホットプロファイル」 を提供しています。

ミーティングもオンラインセミナーも有料版Zoom

Zoomは国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システムです。無料版Zoomにはグループミーティングの40分制限など複数の機能制限がありますが、有料版Zoomは時間制限を気にすることなく利用できる上、ウェビナーアドオンを購入することでZoomビデオウェビナーを利用できます。

ウェビナーアドオンを購入することでミーティングとウェビナーの使い分けができ、オンライン会議・オンライン商談・オンライン企業説明会・有料会員制オンラインサロンなど、さまざまな対人コミュニケーションシーンのオンライン化が可能です。

コミュニケーションのオンライン化に対応するのは重要なビジネス課題のひとつですが、特に参加者が100人や1,000人を超える大規模なミーティング・ウェビナーでは、コスト面や効率面で多大な恩恵を享受できます。

コンテンツの安全な一元管理ならBox

有料版Zoomを活用すると時間的・地理的な制約を受けないコミュニケーションシステムを整備できますが、ミーティングやウェビナーのコンテンツ管理は課題と言えます。そこで組み合わせたいのが、法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxなら容量無制限で、Zoomで画面共有する会議資料や各種レポート、過去ウェビナーのアーカイブも一元管理できます。またBox上のファイルまたはフォルダの共有リンクをZoom ミーティングまたはZoomビデオウェビナーのチャットで送信することで、簡単に会議参加者へ資料共有することも可能です。ファイルサーバーの全社的なクラウド化にも対応でき、支社の人材やテレワーカーもスムーズにアクセスできる上、リアルタイム共同編集に対応するのも利点です。

さらにセキュリティレベルは米国政府が採用するほど高く、あらゆる社内情報を安全に保存・共有・バックアップできます。

Zoomウェビナーとホットプロファイルを連携

イッツコムが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理・SFA・MA一体型のBtoB向け営業支援ツールです。Zoomウェビナーとホットプロファイルを連携することで、過去の名刺データから集客リストを作成したり、申込フォームを作成したりするなど、事前告知から出欠管理、開催後のフォローに至るまでZoomウェビナーの管理が可能です。操作はシンプルでコーティング経験がなくても簡単に管理できます。

まとめ

Zoomにはセミナー向けのウェビナー機能が搭載されており、使いこなせばリモート環境でスムーズにセミナーを開催できます。オンラインセミナーには開催場所や開催コストの問題を解決できるメリットがあり、急速に普及しているスタイルです。Zoomの機能を活用して、インタラクティブなオンラインセミナーに挑戦してみてはいかがでしょうか。

リモート作業や業務効率改善のことでご希望があれば、イッツコムをご利用ください。オフィスごとの業務環境を考慮して強力にサポートする、充実した法人向けサービスをご用意しています。オンラインセミナーやリモート環境についてなにかわからないことがあれば、まずはお気軽にイッツコムへお問い合わせください。