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テレワーク導入に必要なシステムとは?初めてでも安心のシステム環境

新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、社員の安全を確保するためにテレワークを導入する企業が増えています。テレワークは業務効率化アップや、多様な人材の活用が期待できるため、導入を検討している人も多いのではないでしょうか。

しかし、テレワークはセキュリティ面が担保できなければ、情報漏洩といったリスクをはらんでいるのが現状です。そのため、テレワークとして活用できる数多くのシステムの中から、セキュリティ面が充実しているシステムを選ぶことが大切です。

そこでこの記事では、テレワークに必要なシステムや、気になるセキュリティ面について解説します。環境を整えることで、スムーズにテレワークを受け入れることができるでしょう。

テレワークシステム導入における課題や問題点

育児や介護といった事情でテレワークを希望している人が多いものの、日本では導入が遅れ気味なのが現状です。経理や総務といった事務職は比較的導入しやすいですが、工場作業員や医療従事者など現場に出向く必要がある職種は難しいなど職種も限られています。ここでは、テレワークを導入する際の課題や問題点について解説します。

コミュニケーションの減少

テレワークでもちょっとした会議や事務作業といった業務は通常に近い状態で行えますが、上司や同僚とのコミュニケーションは不足するかもしれません。出社して仕事をしている時ならすぐに相談できることが、後回しになってしまう可能性も考えられます。

社員同士のコミュニケーションは業務の効率化に影響するため、直接会う機会が減ることで気軽な相談や情報共有が出来なくなるのは不安材料でしょう。結果、チームワークが低下する恐れがあります。

勤務時間・勤務態度の把握

出社する必要がなく、通勤時間を削減できることが魅力のひとつです。その一方で、社員同士が同じ場所で仕事をしないため、勤務状況を把握しにくいことがデメリットといえるでしょう。

普段はタイムカードや社員証で勤怠管理を行っていても、テレワークでは正しい勤務時間の把握が難しいという問題が浮上します。普段より勤務時間が少ない場合や、休憩時間を多くとった場合などを細かく把握するのは難しいでしょう。

セキュリティと環境整備

テレワークは自宅で仕事が出来ることがメリットですが、全ての社員が自宅にインターネット環境を整えているとは限りません。

デバイスを貸与したり、レンタルスペースなどインターネット環境が整った場所を提供したりと、全社員がテレワークに移行できる環境整備が課題です。また、インターネットを利用するからには、情報漏洩などを防ぐためのセキュリティの担保も求められます。

テレワークの不安を解消するために必要な3つの環境

テレワークの不安を解消するために必要な3つの環境

テレワークの導入にはさまざまな課題や問題点があるため、導入が難しい場合もあります。全ての社員が安心してテレワークを進めていくためには、まずはテレワークに対する不安を解消することが急務です。ここでは、テレワークへの不安を解消するために必要な3つの環境について解説していきましょう。

1. コミュニケーション

テレワークの導入で懸念されるのは、社員同士のコミュニケーションが減ることです。テレワーク上での慣れない業務や、見えない相手への気遣いなどが原因でスムーズなやり取りがしにくい可能性があるでしょう。そのため、テレワークの導入には文字・音声・映像などによるコミュニケーションの確保や、情報共有する方法を構築する必要があります。

2.マネジメント

インターネット環境さえ整っていれば、場所を選ばずに仕事ができることがテレワークのメリットです。その一方で、社員の勤怠管理や業務管理が把握しにくいデメリットが生まれます。出社して仕事をするときのように働いている姿が見えないため、テレワークを導入する前に、勤怠管理や業務管理ができるシステムの導入を検討することが大切です。

3.セキュリティ対策

テレワークに関わらず、私たちが使うスマホやパソコンは常にインターネットの脅威にさらされています。企業の場合、機密情報や顧客情報といったデータが流出してしまうと大きなダメージを受けかねません。

そのため、テレワークの導入前に情報を社外に持ち出さずとも業務ができる環境の構築が必要です。加えて、社員がテレワークで利用するデバイスや回線のセキュリティ確保も求められます。

比較|テレワークには4つのスタイルがある

比較|テレワークには4つのスタイルがある

テレワークの働き方には、いくつかのスタイルがあることをご存知でしょうか。自宅やレンタルスペースといった場所でテレワークをする場合でも、スタイルによっては会社と同じような働き方が実現できます。ここでは4つのスタイルを紹介するので、比較して適した手段を選ぶと良いでしょう。

スタイル1|リモートデスクトップ型

リモートデスクトップ型は、会社のデバイスを遠隔操作する仕組みのテレワークスタイルです。クラウドサービスで専用サーバの設置が不要なため、ITに精通した社員がいなくても導入しやすいことが特徴です。また、初期費用やランニングコストがほとんどかからないため、テレワークの導入で費用をあまりかけたくない場合におすすめです。

特徴会社のデバイスを使って遠隔操作する仕組み
データ保存テレワークのデバイスには保存しない
作業環境会社とほとんど変わらない
初期費用安い

ただし、会社のデバイスの電源がオフになっている場合は動作しません。業務時間外や休日などでもテレワークをする場合は、会社のデバイスの電源を入れておく必要があります。帰宅してからでは操作できないのがデメリットです。

スタイル2|仮想デスクトップ型

仮想デスクトップ型は、サーバ内の仮想デバイスを遠隔操作する仕組みのテレワークスタイルです。会社PC支給型のようにデバイスにデータを保存しないため、情報漏洩といったリスクを抑えられます。

従来であれば、パッチの適用やウイルスソフトのアップデートといった作業は社員自身で行う必要がありました。しかし、仮想デスクトップ型の場合はサーバ側にすべて任せることができるため、業務効率のアップが期待できます。

特徴サーバ内の仮想デバイスを遠隔操作する仕組み
データ保存テレワークのデバイスには保存しない
作業環境テレワーク限定
初期費用高い

高いセキュリティを確保できる一方で、専用サーバの設置が必要なので初期費用は高めです。また、それぞれの社員が行った業務を一元管理できますが、メンテナンスなどでサーバが停止した時間は仕事が進められないこともあります。

スタイル3|クラウド・アプリ型

クラウド・アプリ型は、クラウド上のアプリケーションを利用する仕組みのテレワークスタイルです。クラウド・アプリの例としては、GmailやYahoo!メールといったフリーメールが挙げられます。

ソフトウェアのアップデートは開発元によって自動で行われるため、仮想デスクトップ型と同様に社員は業務に集中しやすいといえるでしょう。データの保存は自由に選べるのでセキュリティ面への懸念はあるものの、初期費用が安いことがメリットです。

特徴クラウド上のアプリケーションを利用する仕組み
データ保存保存するか否かを選べる
作業環境アプリケーションを利用する場合は会社とほとんど変わらない
初期費用安い

他のスタイルに比べて通信速度を気にする必要がないものの、データへのアクセスが容易であることがデメリットです。そのため、情報漏洩やハッキングといったリスク対策が求められます。

スタイル4|会社PC支給型

会社PC支給型は、他のスタイルとは異なり普段会社で使っているパソコンを持ち出す方法です。VPN(仮想専用回線)経由で会社のシステムにアクセスすることで、テレワークが実現します。

特徴会社のパソコンを持ち帰り、VPN経由で会社のシステムにアクセスする仕組み
データ保存テレワークのデバイスに保存する
作業環境会社とほとんど変わらない
初期費用やや高め

他のスタイルに比べて導入条件が少なく、スピーディーに導入できることがメリットです。ただし、データはテレワークのデバイスに保存するため、セキュリティ面を強化する必要があります。

テレワーク導入時に最も重要なのはセキュリティシステム

テレワークの不安を解消するために必要な環境のひとつとして、セキュリティ対策が挙げられます。インターネットを介して仕事をする以上、情報漏洩やウイルス感染といったリスクからは逃れられないのが現状です。

しかし、会社側がきちんとセキュリティ対策を講じていても、テレワークを行う社員の意識が伴わなければ意味がありません。テレワークの導入にあたっては、セキュリティ対策とともに社員のセキュリティ意識の改革に努めることが大切です。

セキュリティシステムが不十分な場合に考えられるリスク

セキュリティシステムが不十分な場合に考えられるリスク

セキュリティシステムが不十分なままテレワークを導入すると、第三者によるデータの盗み見や情報漏洩といったリスクが懸念されます。時代とともにインターネットの脅威の種類は増えているため、セキュリティ面には常に気をつけなければなりません。ここではテレワークのセキュリティシステムが不十分な場合に考えられるリスクをご紹介します。

VPNハッキング

テレワークの4つのスタイルのうち、会社PC支給型はVPN経由で会社のシステムにアクセスする仕組みです。VNPを利用する場合、普段会社で使っているパソコンを各社員が持ち出せるので注意しなければなりません。

最近は特に、VPNの利用を狙ったサイバー攻撃が急増しています。VPNは一部の人しか通信できないプライベートネットワークであるため、通常は外部から入り込むことは難しい仕組みです。しかし、VPNハッキングで装置自体に入り込んで権限を取得すれば、プライベートネットワークでも侵入できてしまいます。

接続デバイスから社内LANへの攻撃

VPNのセキュリティは完全ではないため、デバイスの盗難による情報漏洩のリスクが懸念されます。デバイスの盗難によるリスクを最小限に抑えるためには、管理者によるアカウントロックがスピーディーに行える環境を構築しておくことが大切です。

テレワークを導入するにあたって、社員によるデバイスの管理徹底はもちろんのこと、セキュリティシステムの構築が必要になります。

ID・パスワード傍受など

テレワークを利用する場合、IDやパスワードの管理には十分に気をつけなければなりません。たったひとりのIDやパスワードさえ、盗み見されれば社内の機密情報が漏洩してしまうリスクがあるからです。このようなリスクを避けるためには、社内システムとテレワークのIDとパスワードを同じものにしないようにする必要があります。

イッツコムならセキュアなシステムが勢ぞろい!

イッツコムならセキュアなシステムが勢ぞろい!

テレワークシステムの導入における課題や問題点は、社員同士のコミュニケーション不足やセキュリティ面、環境整備などさまざまです。これら全ての課題を解決できるシステムをお求めなら、イッツコムがおすすめです。ここでは、イッツコムのテレワークシステムについてご紹介します。

コミュニケーションとマネジメント強化には「box」

社員同士のコミュニケーション活性化とマネジメント強化を図りたい場合は、イッツコムのboxがおすすめです。boxには、次のような業務に必要なものが全てそろっています。

・社内外の共同作業をシンプル化
・重要な業務の反復作業をオートメーション化
・1,500以上の業務アプリと統合
・機密性の高いデータを保護

さらに、Office365やG Suite、Slackといったアプリとも連携できるため、利用価値が広がります。boxは、テレワークでの課題が解消できるシステムです。

リモートでも業務効率を維持できる「ホットプロファイル」

社員が各々の場所で仕事をしていても、業務の効率化を維持したいならホットプロファイルがおすすめです。ホットプロファイルは次のような項目を一括管理でき、効率のよい営業活動が行えます。

・名刺をデータ化
・自社のWebサイトへのアクセス状況の把握
・さまざまなニーズに対応したSFA

マーケティング機能で自社のWebサイトにアクセスした企業を把握できるため、見込み客へのアプローチに便利です。今までアナログで作業していたことをホットプロファイルが自動処理し、必要なデータが検出することができるためテレワークでも効率よく作業ができます。

社内外のセキュリティ対策には「モバイル閉域接続」

社内外のセキュリティを強化したいなら、モバイル閉域接続がおすすめです。モバイル閉域接続はテレワークによる社員の働き方改革に加えて、安全なセキュリティを確立できるサービスです。インターネットを介さず安全性の高い独自のネットワークでアクセスするため、情報漏洩やウイルス感染といった脅威を事前に回避できることが魅力です。

まとめ

まとめ

テレワークは社員の働き方改革に有益ですが、社員同士のコミュニケーション不足やセキュリティ面など課題もあります。これらをスムーズにクリアするなら、イッツコムが提供するテレワークシステムがおすすめです。

マネジメント強化やセキュリティ対策のシステムはたくさんあるので、どれが良いのか目移りしてしまうでしょう。イッツコムなら、企業が置かれている課題や目的に応じたシステムをご提案いたします。ワンストップで必要なシステム環境を揃えられますので、これからテレワークの導入を検討している場合はぜひイッツコムにご相談ください。