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Zoomミーティングへの招待の仕方は?ミーティングを開催する方法と注意点も紹介

テレワーク中の社員との会議や取引先との商談などで、Zoomを使用することもあるでしょう。Zoomでミーティングを開くには参加者を招待する必要がありますが、使い慣れておらずやり方が分からない方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomへの招待の仕方を詳しく解説します。PC・スマホ・ブラウザ別に解説するため、自社の環境に合わせてチェックしていきましょう。招待の仕方を正しく理解しておくことで、直前になって慌てずに済みます。

Zoomでミーティングをするには招待が必要


Zoomを利用して会議を行うには、幹事役のホストが仮想会議室を作成し、参加者を招待する必要があります。招待というと大げさに聞こえますが、参加に必要となるURLまたはミーティングIDとパスワードをメールやチャットで共有するといったシンプルな作業です。

また、ゲストとして参加する場合には、事前にZoomをインストールする手間も必要ありません。幹事役のホストから受け取ったURLをクリックすると、自動でアプリをインストールするため、アカウントの発行などといった面倒なセットアップも不要です。

【関連記事:Web会議とは何?Zoomを使って簡単・便利にオンラインミーティングを!

Zoomミーティングに招待する前の事前準備


幹事役のホストとなり参加者を招待する際には、事前準備を整えておくことが重要です。PCにZoomをインストールするところから、ミーティングルームの作成方法までをご紹介します。

Zoomでの会議を円滑に行うためには、通信回線が安定していることが欠かせません。また、カメラやマイクが正常に動くかどうかも事前にしっかりとチェックしておくことが大切です。

PCにZoomをインストールしておく

Zoomでの会議をホストとして開催する場合、まずPCにZoomをインストールする必要があります。インストール方法は、公式サイトから自身の環境に応じたクライアントをダウンロードし、表示される手順通りに進めます。

Zoomには4つのプランがあり、内訳は無料のプランが1つと有料プランが3つです。無料プランと有料プランの最大の違いはホストとして開催できる会議の時間で、無料プランの場合は40分の時間制限があり、40分以上の会議を開催する場合は有料プランへの加入が必要です。

回線が安定しているかどうかチェックする

招待するホスト側は、事前にしっかりと自身の回線が安定しているかもチェックしておくことが大切です。回線が不安定な場合には、配信が途中で止まってしまうといったリスクが高まります。

できるだけリスクを減らすためにも、Zoomの利用時には無線通信を使わず有線で接続するなど、回線状況への配慮を行いましょう。無線通信を使用する場合には、ルーターとPCの距離を近づける、電波を通しづらい障害物を取り除くといった対策が有効です。

マイクとカメラに不具合がないかチェックする

通信回線だけでなくマイクやカメラ、使用予定の動画がある場合には画質も事前チェックすることで、スムーズに会議が進行できるでしょう。Zoomのテストミーティングは、マイクとカメラが正常に動いているかを確認できる便利な機能です。

スピーカーのテストでは、着信音が聞こえるかで不具合がないかを確認しましょう。また、マイクに話しかけたあとのリプレイでテストを行い、マイクとスピーカーが正常に動作することをチェックできます。

ミーティングルームを作成する

事前準備が完了したら、ミーティングルームを作成しましょう。ミーティングの作成方法には「新規」「PMI(Personal Meeting ID/個人専用のミーティングID)「スケジュール」の3種類があります。会議をすぐ開始する場合は「新規」を選択しましょう。PCの場合、すぐにミーティング画面に切り替わり参加者が自分のみで会議が開始されます。

スケジュールを決めてミーティングルームを作成する場合、ホーム画面でスケジュールを選択します。開始日時を設定する際には、パスワードの有無やホストと参加者のビデオをオンもしくはオフといった設定も必要に応じて行いましょう。設定後、参加者を招待するメール画面の表示に変われば、ミーティングルームの作成は完了です。

【PC・スマホ・ブラウザ別】Zoomミーティングへの招待の仕方


PC・スマホ・WebブラウザでZoomミーティングに参加者を招待する方法を解説します。基本的な仕組みは共通ですが、デバイスによって細かい操作方法が異なるケースがあります。

ここでは、「新規作成したミーティング」「PMIを使用したミーティング」「事前にスケジュールしたミーティング」のそれぞれに参加者を招待する方法をまとめました。どのタイプのミーティングでも困らないように、一通り確認しておくとよいでしょう。

新規ミーティングに招待する

新たにミーティングIDを発行し、参加者を招待する具体的な手順は以下の通りです。

【PC編】
1.Zoomデスクトップクライアントを起動し、「新規ミーティング」をクリックする
2.「参加者」をクリックし、「招待」を選択する
3.招待したい人を選択する
4.招待したい人が表示されていない場合は「招待リンクをコピー」をクリックする
5.メールやチャットでコピーしたURLを送付する

【スマホ・タブレット編】
1. スマホでZoomアプリを起動し、「新規ミーティング」をタップする
2. ミーティング画面下部の「参加者」をタップする
3. 「招待」をタップする
4. 招待リンクの送付方法を選択する

スマホやタブレットから招待リンクを送付するときは、直接メッセージアプリやメーラーを起動して送信できます。手順4で表示される画面からPCのときと同様に招待リンクをコピーすることも可能なため、使いやすいほうを選びましょう。

なお、WebブラウザではPMIを使用したミーティングとスケジューリングされたミーティングを開始して招待リンクを発行できますが、新たなIDでミーティングを即時スタートできません(未来のミーティング日時をスケジューリングしなければなりません)。すぐにミーティングを開催したいときは、「新規ミーティング」を使用しましょう。

PMIを使用したミーティングに招待する

Zoomの各アカウントには、PMIという個別のIDがデフォルトで割り当てられています。ミーティングを開催するときに、このIDを利用することも可能です。PMIを利用する場合は、以下の手順で参加者を招待しましょう。

【PC編】
1.PCでZoomデスクトップクライアントを起動する
2.「新規ミーティング」をクリックする
3.「パーソナルミーティングIDを使用(PMI)」をクリックする
4.IDにカーソルを合わせ、「招待のコピー」を選択する
5.コピーしたテキストをメールやチャットで送信する

【スマホ・タブレット編】
1. スマホでZoom アプリを起動する
2. 「新規ミーティング」をタップする
3. 「パーソナルミーティングIDを使用する」のスイッチをONにする
4. ミーティングを開始する
5. 「参加者」をタップする
6. 「招待」をタップする
7. 招待リンクの送付方法を選択する

【ブラウザ編】
1. PCでZoomの公式サイトにアクセスしてログインする
2. 左ペインのメニューから「ミーティング」を選択する
3. 右ペイン上部の「パーソナルルーム」を選択する
4. 詳細ページ下部の「招待状をコピー」をクリックする
5. コピーしたテキストをメールやチャットで送信する

スマホやタブレットからPMIを使用したミーティングに招待する場合、一度ミーティングを開始してから招待リンクを送信します。PCと比べて一手間かかるため、可能であればPCから招待リンクを送信したほうがスムーズでしょう。

スケジューリングしたミーティングに招待する

Zoomでは事前にミーティングをスケジューリングでき、開催日時が決まっている場合に有用です。ミーティングをスケジューリングし、招待リンクを発行するときは以下の手順で操作しましょう。

【PC編】
1.PCでZoomデスクトップクライアントを起動する
2.「スケジュール」をクリック
3.スケジュールを設定し、連携するカレンダーを選ぶ
4.「保存」をクリックする
5.カレンダーを開き、招待URLが表示されたメモをコピーする
6.コピーしたテキストをメールやチャットで送信する

【スマホ・タブレット編】
1. スマホ・タブレットでZoomアプリを起動する
2. 下部のメニューから「ミーティング」を選択する
3. 上部に表示されるメニューから「スケジュール」を選択する
4. 必要事項を入力し、連携するカレンダーを選んだ上で「保存」をタップする
5. 詳細ページが開くため、そのまま「招待」をタップする
6. 「クリップボードにコピー」をタップする
7. コピーしたテキストをメールやチャットで送付する

【ブラウザ編】
1.PCでZoomの公式サイトにアクセスしてログインする
2.左ペインになる「ミーティング」をクリックする
3.「+ミーティングをスケジューリング」をクリックする
4.必要事項を入力して「保存」をクリックする
5.招待リンクをコピーする
6.コピーしたテキストをメールやチャットで送信する
7.必要に応じて追加するカレンダーを設定する

ミーティングをスケジューリングしたら、すぐに招待リンクをコピー・送信しておけば忘れてしまうことを防げます。

【関連記事:Zoomミーティングの参加方法や機能・使い方と有料版・無料版の違いを解説

Zoomミーティングへの招待の仕方以外のチェックポイント


招待の仕方をマスターすることも大切ですが、招待しただけでは自動で会議は始まりません。ホストは、招待した参加者よりも先にログインし会議を開始するなど、事前に準備する必要があります。

招待状を持つ参加者も、ホストの承認を受けなければ会議には参加できません。待機室で待つ参加者に対して、ホストが承認することで初めて参加できます。

ホストが先にログインして開始する

ミーティングを実施するときは、基本的にホストが先に入室していないとその他の参加者が入室できません。ホストは時間に余裕を持ってミーティングを開始しましょう。「新規ミーティング」で始めるか、カレンダーに追加してあるミーティングから入出します。

正常にミーティングを開始できたら、参加者も入室できる状態になります。何らかの理由でホストが参加する前に参加者の入室を許可したい場合は、アカウント設定で「ホストより前の参加を有効にする」をONにしましょう。

アクセスしている参加者を承認する

Zoomでは待機室という機能を用意し、セキュリティの向上を図っています。参加者を待機室へ送ることで、意図しないユーザーが会議に参加するのを防げます。そのため、招待状を持つ参加者でもホストの承認を受けなければ会議には参加できません。

ホストは「参加者の管理」をクリックすることで、待機室で待つ参加者を確認できます。ユーザーごとに「許可する」ボタンを押せば個別に承認できるほか、「全員の入室を許可する」をクリックすることで、一括での承認も可能です。

Zoomミーティングへの招待の仕方で気になる Q&A


Zoomミーティングの中でも招待の仕方について、特に疑問を抱きやすい質問と答えをまとめてご紹介します。ミーティングの予定を事前に通知したい場合のほか、招待URLをクリックしてもエラーになってしまう時など、気になる疑問を解決しましょう。また、招待のIDには有効期限があるため、注意が必要です。

Q.ミーティングの予定を事前に通知する方法は?

Zoomのミーティングの予定を事前に通知するためには、ミーティングスケジュールを作成しなければなりません。PCでミーティングスケジュールを作成する方法は、下記のように3つの方法があります。

・Zoomのデスクトップクライアントからミーティングスケジュールを作成する
・Zoom Webポータルからミーティングスケジュールを作成する
・ChromeやOutlook、Firefoxといったプラグインからミーティングスケジュールを作成する

1回だけでなく定期的なミーティングの場合には、GoogleでRepeatをクリックし、繰り返しオプションを設定しておくと便利です。

Q.招待されたミーティングのURLをクリックするとエラーになる

招待を受けたミーティングのURLをクリックした際に、「You are using an unsupported browser.」といったエラーが出ることがあります。

使用しているブラウザのサポートが確認できないといったエラーであり、ブラウザの変更が必要です。ZoomではGoogle Chromeの使用を推奨しているため、Zoomを使用する際には最初からGoogle Chromeを使うのがおすすめです。

それでも招待リンクから正常に参加できないときは、Zoomデスクトップクライアントをインストールして手動でミーティングIDとパスワードを入力して参加しましょう。

Q.ミーティング中にほかのミーティングに招待されたらどうなる?

Zoomでミーティングを行っている途中に、ユーザーからほかのミーティングへの招待を受けることもあります。招待を受けるとポップアップで知らせが届くのですぐに分かりますが、招待を承認すると、これまで参加していたミーティングを退出することになるため注意が必要です。

参加中のミーティングを退出したくない場合には、ポップアップの表示があっても承認せずに放置しましょう。同時に2つ以上のミーティングに参加することはできません。

Q.招待メールのURLに期限はある?

招待メールに記されているミーティングIDには、ミーティングごとに有効期限があるため注意が必要です。

インスタントミーティングIDは、インスタントミーティングが終了すれば無効になります。スケジュール済みミーティングの場合、非定期的なミーティングであれば、スケジュールまたは開始から30日後にIDが失効します。定期的なミーティングIDでは、最後のミーティング開始後365日後に失効するようになっています。

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Zoomでのミーティングを快適に実施するには、高速で安定した回線を用意する必要があります。特にWi-Fi環境で利用するスマホやタブレットを使う場合は、有線接続するPCに比べて安定しにくい点に注意が必要です。

そこで、高機能なWi-Fiアクセスポイント(AP)を簡単に増設できる「かんたんWi-Fi」が問題解決に役立ちます。LANケーブルと電源ケーブルを接続するだけで簡単に使い始められる上、「ハイエンド6」プランなら最新のWi-Fi規格「Wi-Fi6」に対応しています。高速かつ安定したWi-Fi接続が可能であり、最大同時接続台数は1AP当たり100台、通信の順番待ちも発生しません。

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遠隔地にいるスタッフとミーティングする場合、資料を共有する方法が問題になりがちです。メールで送受信していると、誤送信したり容量オーバーで送れなかったりすることがあります。

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【関連記事:法人向けファイル共有サービスの選定ポイントは?「Box」が選ばれる理由を解説

まとめ


Zoomは便利なWeb会議システムですが、ミーティングをするときは参加者を招待する操作が別途必要です。招待の仕方を覚えておき、会議をスムーズに行いましょう。

より快適なWeb会議環境を構築するには、使い方をマスターするだけではなく、周辺環境を整えることも大切です。イッツコムでは、業務用Wi-Fiアクセスポイントやセキュリティが強固なクラウドストレージを用意しており、ストレスのないWeb会議開催のお役に立てます。

Zoomの導入に併せて諸々の環境整備を検討している方は、ぜひイッツコムにご相談ください。