1. コラム
  2. コラム
  3. Zoomミーティングの始め方!会議への招待の仕方を解説

Zoomミーティングの始め方!会議への招待の仕方を解説

リモートワークの増加にともない、Zoomを利用して会議に参加する機会も増えています。招待されたZoomミーティングの参加方法がわかる方でも、「招待の仕方はよく分からない……」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

ミーティングの招待方法をマスターすれば、リモートワークの幅も広がります。そこでこの記事では、招待の仕方をはじめ事前準備や会議の開始、参加者を承認方法ついて詳しくご紹介します。

Zoomでミーティングするには招待が必要

Zoomを利用して会議を行うには、幹事役のホストが仮想会議室を作成し、参加者を招待する必要があります。招待というと大げさに聞こえますが、参加に必要となるURLまたはミーティングIDをメールやチャットで共有するといったシンプルな作業です。

また、ゲストとして参加する場合には、事前にZoomをインストールする手間も必要ありません。幹事役のホストから受け取ったURLをクリックすると、自動でアプリをインストールするため、アカウントの発行などといった面倒なセットアップも不要です。

ミーティング招待する前の事前準備

幹事役のホストとなり参加者を招待する際には、事前準備を整えておくことが重要です。PCにZoomアプリのインストールを行うところから、ミーティングルームの作成方法までをご紹介します。

Zoomでの会議を円滑に行うためには、通信回線が安定していることが欠かせません。また、カメラやマイクが正常に動くかどうかも事前にしっかりとチェックしておくことが大切です。

PCにZoomをインストールしておく

Zoomでの会議をホストとして開催する場合、まずPCにZoomをインストールする必要があります。インストール方法は簡単で、公式サイトにアクセスすると自動的にアプリがインストールされます。

Zoomには4つのプランがあり、内訳は無料のプランが1つと有料プランが3つです。プラン内容の最大の違いはホストとして開催できる会議の時間で、無料プランの場合は40分の時間制限があり、40分以上の会議を開催する場合は有料プランへの加入が必要です。

回線が安定しているかどうかチェックする

招待するホスト側は、事前にしっかりと自身の回線が安定しているかもチェックしておくことが大切です。回線が不安定な場合には、配信が途中で止まってしまうといったリスクが高まります。

できるだけリスクを減らすためにも、Zoomの利用時には無線通信を使わず有線で接続するなど、回線状況への配慮を行いましょう。無線通信を使用する場合には、ルーターとPCの距離を近づける、電波を通しづらい障害物を取り除くといった対策が有効です。

マイクとカメラに不具合がないかチェックする

通信回線だけでなくマイクやカメラ、使用予定の動画がある場合には画質も事前チェックすることで、スムーズに会議が進行できるでしょう。Zoomのテストミーティングは、マイクとカメラが正常に動いているかを確認できる便利な機能です。

スピーカーのテストでは、着信音が聞こえるかで不具合がないかを確認しましょう。また、マイクに話しかけたあとのリプレイでテストを行い、マイクとスピーカーが正常に動作することをチェックできます。

ミーティングルームを作成する

事前準備が完了したら、ミーティングルームを作成しましょう。ミーティングの作成方法には「新規」「スケジュール」の2種類があります。会議をすぐ開始する場合は「新規」を選択しましょう。PCの場合、すぐに通話画面に切り替わり参加者1人で会議が開始されます。

スケジュールを決めてミーティングルームを作成する場合、ホーム画面でスケジュールを選択します。開始日時を設定する際には、パスワードの有無やホストと参加者のビデオをオンもしくはオフといった設定も必要に応じて行いましょう。設定後、参加者を招待するメール画面の表示に変われば、ミーティングルームの作成は完了です。

Zoomミーティングの 招待の仕方

Zoomを利用して行う会議は、ホストによる参加者の招待が欠かせません。招待の仕方はデバイスや会議の種類によって異なります。ここではそれぞれに対応した招待方法について3ステップに分けてご紹介します。

PCからZoomミーティングに招待する場合

PCを使用する際には、インスタントミーティングとスケジュール済ミーティングでは異なる方法で招待を行います。

インスタントミーティングに招待する方法
・電子メール:3つの電子メールオプション(デフォルトのメールアプリ・Gmail・Yahoo !メール)から選択

・インスタントメッセージ:連絡先で招待
・URLをコピーまたは招待状をコピー:インスタントミーティングの情報をほかの場所へ送信したい場合

・電話(プレミアムオーディオの登録が必要)
・ルームシステムを招待(クラウドルームコネクターの登録が必要)

スケジュール済ミーティングに招待する方法
・アプリ招待状:Zoomアプリ上で招待状をコピーし、電子メールなど送信したい場所へ貼り付ける

・ウェブ招待状:会議の情報を手動でコピーするほか、カレンダーに追加するためのオプションも利用できる

スマートフォンからZoomミーティングに招待する場合

スマートフォンを使って会議に招待する場合は、下記の3ステップで招待します。
・「ミーティング」ページ内の「招待の送信」をタップする
・メッセージ・メール・URLコピーの3つの招待方法からひとつを選択する
・参加者へ招待メッセージを送信する

Zoom内の連絡先にすでに登録のある相手であれば、URLをコピーしてチャットから通知しましょう。Zoomアカウントが分からない場合も、ほかのメールアプリなどで招待できます。また会議中に、Zoomの画面下部にある「参加者」から選んで追加招待することも可能です。

招待するだけではミーティングはできない!

招待の仕方をマスターすることも大切ですが、招待を行っただけでは自動で会議は始まりません。ホストは、招待した参加者よりも先にログインし会議を開始するなど、事前の準備を行う必要があります。

招待状を持つ参加者もホストの承認を受けなければ、会議には参加できません。待機室で待つ参加者に対して、ホストが承認することで初めて参加が可能となります。

ホストが先にログインして開始する

参加者との会議を開始する前に、まずはホストが先にZoomにログインします。ログイン後は、マイミーティングから該当する会議を選び、開始ボタンをクリックします。Zoomアプリの使用許可を確認する表示が出るため、許可ボタンを押せば、Zoomアプリが開いて会議が始まります。

また、マイクを使って会話ができる状態にするためには、「コンピューターでオーディオに参加」ボタンを押す必要があるため、忘れずに行いましょう。

アクセスしている参加者を承認する

Zoomでは待機室という機能を用意し、セキュリティの向上を図っています。参加者を待機室へ送ることで、意図しないユーザーが会議に参加するのを防げます。そのため、招待状を持つ参加者でもホストの承認を受けなければ会議には参加できません。

ホストは「参加者の管理」をクリックすることで、待機室で待つ参加者を確認できます。ユーザーごとに「許可する」ボタンを押せば個別に承認できるほか、「全員の入室を許可する」をクリックすることで、一括での承認も可能です。

Zoomミーティング招待の仕方で気になる Q&A

Zoomミーティングの中でも招待の仕方について、特に疑問を抱きやすい質問と答えをまとめてご紹介します。ミーティングの予定を事前に通知したい場合のほか、招待URLをクリックしてもエラーになってしまう時など、気になる疑問を解決しましょう。また、招待のIDには有効期限があるため、注意が必要です。

Q.ミーティングの予定を事前に通知する方法は?

Zoomのミーティングの予定を事前に通知するためには、ミーティングスケジュールを作成しなければなりません。PCでミーティングスケジュールを作成する方法は、下記のように3つの方法があります。

・Zoomのデスクトップクライアントからミーティングスケジュールを作成する
・Zoom Webポータルからミーティングスケジュールを作成する
・ChromeやOutlook、Firefoxといったプラグインからミーティングスケジュールを作成する

1回だけでなく定期的なミーティングの場合には、GoogleでRepeatをクリックし、繰り返しオプションを設定しておくと便利です。

Q.招待されたミーティングのURLをクリックするとエラーになる

招待を受けたミーティングのURLをクリックした際に、「You are using an unsupported browser.」といったエラーが出ることがあります。

使用しているブラウザのサポートが確認できないといったエラーであり、ブラウザの変更が必要です。ZoomではGoogle Chromeの使用を推奨しているため、Zoomを使用する際には最初からGoogle Chromeを使うのがおすすめです。

Q.ミーティング中にほかのミーティングに招待されたらどうなる?

Zoomでミーティングを行っている途中に、ユーザーからほかのミーティングへの招待を受けることもあります。招待を受けるとポップアップで知らせが届くのですぐに分かりますが、招待を承認すると、これまで参加していたミーティングを退出することになるため注意が必要です。

参加中のミーティングを退出したくない場合には、ポップアップの表示があっても承認せずに放置しましょう。2つ以上のミーティングの同時に参加することはできません。

Q.招待メールのURLに期限はある?

招待メールのURLに追加で記載のあるミーティングIDには、ミーティングごとに有効期限があるため注意が必要です。

インスタントミーティングIDは、インスタントミーティングが終了すれば無効になります。スケジュール済みミーティングの場合、非定期的なミーティングであれば、スケジュールまたは開始から30日後にIDが失効します。定期的なミーティングIDでは、最後のミーティング開始後365日後に失効するようになっています。

Zoomのみの導入で感じる問題点をまとめて解決

リモートワーク中でも、Zoomで気軽にミーティングの開催や参加ができます。しかし、不安定な通信回線やセキュリティなど、Zoomだけの導入ではどうしても不安に感じる問題点もあります。イッツコムが提供する法人SIMデータやモバイル閉域接続、ホットプロファイルなどの心強いサービスを導入すれば、問題点もまとめて解決できておすすめです。

不安定な回線でストレスがたまる方

同じWi-Fiを使っていても、場所によって回線状況が悪いこともあります。不安定な通信回線は、リモートワーク中にストレスがたまる要因になるため、しっかりとした対策が必要です。

イッツコムの法人SIMデータではNTTドコモ回線を使用しており、NTTドコモのサービスエリアすべてで利用できます。通信回線を利用できるだけでなく、通信容量や通信料をメンバーでお得にシェアできるのも法人SIMデータの魅力です。

セキュリティへの不安がある方

リモートワーク時には、セキュリティに対する不安も感じやすくなります。イッツコムのモバイル閉域接続は、インターネットと分離したセキュアなネットワークです。通信アクセスがインターネットに露呈することもなく、第三者は通信の存在自体も認知できません。

また、クラウドでコンテンツ管理を行うboxを導入すれば、社員はどこからでも安全にアクセスできます。場所を選ばずにコンテンツの管理や共有、アクセスなど簡単にコラボレーションもできるため、リモートワークに最適といえるでしょう。

リモートワークの管理が難しいと感じる方

リモートワークの管理が難しく感じる方にとって、イッツコムのホットプロファイルは非常に心強いシステムです。効率よく営業アプローチを行うのに欠かせない名刺管理やマーケティング、SFAといった要素が、ホットプロファイルなら一括で管理できます。

オールインワインのプラットフォームでデータが連動するため、統一感があり使い勝手にもすぐれています。さらに、それぞれのツールを個別で契約するのに比べると費用対効果も高く、圧倒的なコスト削減が期待できます。

まとめ

リモートワークを導入する企業が増えるなか、Zoomの利用頻度は今後も増していくでしょう。Zoomの招待方法にはいくつか種類があるので、目的や使用デバイスに合わせた方法を知っておくことが重要です。

イッツコムでは法人向けに特化した高いセキュリテイレベルかつ安定した通信サービス提供しています。クラウドサービスや名刺管理も合わせてご紹介できるので、Zoomの導入にあわせてリモートワーク環境の整備を検討している方は、イッツコムにぜひご相談ください。