Web会議とは何？Zoomを使って簡単・便利にオンラインミーティングを！
目次
こんにちは、イッツコムの菅です。
リモートワークが浸透してきた昨今、「サテライトオフィスのメンバーや在宅勤務中のメンバーとミーティングしたい」「ミーティングのためだけに出社していては生産性が低下する」
このような悩みをお持ちではありませんか？特に、リモートワークの導入を進めている企業や複数のオフィスが点在する企業の場合、効率的なミーティング方法について模索していることが多いでしょう。
そのような際におすすめのツールとして「Web会議システム」が挙げられます。Web会議システムはクラウドミーティングツールとも呼ばれ、最近では多種多様のものが登場しています。
その中でもおすすめのツールが「Zoom ミーティング」です。そこで、今回はWeb会議システムとは何かという点に併せて、多くの企業で採用されている「Zoom ミーティング」の特徴や使い方についてご紹介します。
Web会議とは？
多くの企業でリモートワークの導入が進んでいる背景もあり、Web会議システムを導入する企業が増えています。社内会議だけでなく、商談や面接、セミナーなどにも活用されており、コロナ禍を機にビジネスになくてはならない存在となりました。
アフターコロナとなる今後も生産性向上や経費削減というメリットを享受するために、Web会議の浸透は進むでしょう。ここでは、企業活動必須となりつつあるWeb会議について正しく理解していきましょう。
インターネット経由でWeb会議する仕組み
Web会議とは、ユーザー同士がインターネットを使用してオンライン上でミーティングすることを指します。Web会議システムを導入することで、わざわざ1カ所に集まることなくミーティングすることが可能です。
Web会議システムは一般的なミーティングだけではなく、取引先との商談や採用面接、セミナーなど活用方法がたくさんあります。
「ミーティングのために外出することが多く、在宅勤務が機能しない」「商談のために移動するのが大きな負担になっている」「コロナ禍の影響もあり採用面接がスムーズに進まない」という悩みを解決するツールとなるでしょう。
テレビ会議や電話会議とはどう違う？
1カ所に集まることなくミーティングするためのシステムには、「テレビ会議」や「電話会議」のようにWeb会議以外の方法も存在します。テレビ会議や電話会議の特徴とWeb会議との違いは以下の通りです。
| 会議の種類 | 特徴 | Web会議との違い |
|---|---|---|
| テレビ会議 | テレビ会議専用のシステムと回線を用意してミーティングする | ・専用の機材が必要 ・柔軟性が低い |
| 電話会議 | 電話機と電話回線を使用してミーティングする | ・既設の電話を使用する ・音声しか伝送できない |
テレビ会議は専用システムを使用するため安定性の高い点が特徴ですが、機材の関係で柔軟性が低く、在宅勤務などに対応しにくいのがデメリットです。電話会議は導入の手間がかかりませんが、映像を伝送できません。Web会議は導入も簡単で、映像も音声も伝送できる利便性が高いシステムと言えます。
【関連記事：『テレビ会議システムとWeb会議システム、どちらを選ぶか？機能や選ぶときのポイントをご紹介！』】
Web会議を導入するメリット
多くの企業が導入を進めるWeb会議システムには、以下のようなメリットがあります。
・導入の手間がかからない
・場所や時間を問わずにミーティングできる
・アジェンダの共有もシステム上でできる
ここからは、これらのメリットについて詳しく見ていきましょう。
導入の手間がかからない
Web会議システムは専用の機材を用意する必要がないため、導入する手間も少ないでしょう。また、低コストという点も強みです。クラウドタイプであれば、サーバー設置も不要なので、初期費用も必要なく、システム利用料を支払うだけで運用できます。
このように「導入したいと思ったらすぐに導入でき、低コスト」という点が大きなメリットと言えます。
場所や時間を問わずにミーティングできる
Web会議システムは手持ちのデバイスから簡単に利用できるので、インターネット環境が整っていれば、場所や時間を選ばないミーティングが可能です。
自宅でもサテライトオフィスでもコワーキングスペースでもミーティングに参加でき、利便性が高い点もメリットです。
アジェンダの共有もシステム上で解決する
Web会議システムはファイル共有機能を搭載しているものがほとんどです。社内外問わず、必要な資料を共有するときにも便利です。会議中に資料を送付したい際もすぐに対応できるでしょう。
また、会議のたびに資料を印刷し配布していたものは、Web会議システムのファイル共有機能を利用し電子データで共有可能です。ペーパーレス化推進の他、手間やコスト、資料紛失などによる情報漏えいリスクも削減できます。
Web会議の導入を成功させるためのチェックポイント
現代の働き方にはWeb会議システム導入が欠かせませんが、どのようなシステムを選べばいいのでしょうか。また、導入時にはどのような点を確認すべきなのでしょうか。
「せっかく導入したのに活用されない」ということにならないためにも、Web会議システム導入時にチェックしておきたいポイントについて事前に確認しておきましょう。
通信環境を整える
Web会議はインターネットを使用してミーティングするので、安定した通信環境は必須です。
全体的に通信環境に問題がある場合は、インターネット回線の契約を見直す必要があります。不安定な通信では、会議が途中で止まってしまったり、画面が固まったりして快適なミーティングができません。
また、Web会議システム導入前には、社内だけでなく、テレワーカーの通信環境も整えるようにしましょう。
マニュアル・ルールを整備する
Web会議を正しく運用するには、事前にマニュアルやルールを整備することが大切です。マニュアルにはWeb会議システムの使い方やログイン方法、ミーティングを開催する方法などを簡潔にまとめ、誰でもすぐにチェックできるようにしておく必要があります。
マニュアルやルールには情報漏えいを防ぐために必要な内容をはじめとした、基本的なルールを記載しましょう。
使いやすいシステムを選ぶ
ITリテラシーの低い社員でも簡単に利用できるシステムを選ぶことも重要です。「Web会議システムを導入したものの、使いにくく定着しない」という声も多く聞かれます。Web会議システムの多くは、お試し期間を設けているものも多くあります。まずは、お試し期間で使用感を確かめると安心です。
多くの企業が導入するZoomミーティングとは？
Web会議システムの代表的なものとして「Zoom ミーティング」があります。Zoom ミーティングは多くの企業で採用されていますが、そもそもZoomとはどんなシステムなのでしょうか。ここからは、Zoom ミーティングが多くの企業から選ばれる理由について見ていきます。
Zoomミーティングを使うメリット
数多くあるWeb会議システムの中から、Zoomミーティングを選ぶ企業が多いのはなぜでしょうか。Zoomミーティング高い利便性や手軽さはもちろん、安定しやすい点もポイントです。ここでは、このようなメリットについて詳しく見ていきましょう。
マルチデバイス対応でPC・スマホ・タブレットで使える
Zoomミーティングはマルチデバイスに対応したクラウドミーティングツールです。そのため、PCでもスマホでもタブレットでも利用可能です。
テレワークだけでなく、外出時でもスマホから簡単に利用できる点が大きな特徴でしょう。
使い方が簡単で分かりやすい
Zoomミーティングは豊富な機能が備わっており、更に使いやすさにも定評があります。複雑な操作をする必要はなく、事前準備なしで誰でもWeb会議に参加できます。ICTツールに不慣れな社員でも簡単に利用できる点も多くの企業で採用されるポイントでしょう。
クライアント・サーバーモデルで安定しやすい
Zoomミーティングはクライアント・サーバーモデルで設計されているWeb会議システムです。Web会議システムの中には、他にもP2P方式で動作するものもあります。
P2P方式ではそれぞれのデバイス同士が直接接続するため、一部のノード（参加者）に負荷がかかったり、主催者が落ちてしまうとミーティングが終了したりするケースがあります。クライアント・サーバーモデルを採用するZoomミーティングでは、Zoomがサーバーを用意しているため、比較的安定しやすいのがメリットです。
テレワーク時にうれしい背景設定
リモートワークで自宅からWeb会議に参加する際に気になる点が背景です。プライバシーを守るためにも、Web会議をつなげることによって自宅の様子が分かってしまうことは避けたいものです。
Zoomミーティングには豊富な背景が用意されており好みの背景を選べます。また、自分の好きな画像をバーチャル背景として設定もできるので、Web会議の相手に生活環境を知られることを避けられます。
Web会議中に資料を共有できる画面共有機能
Web会議では、資料を共有しながらミーティングを進めることも多くあるでしょう。その際に役立つのが画面共有機能です。
Zoomミーティングではデスクトップやパワーポイント、PDFなどのアプリケーションや、画面上に自由に書き込みができるホワイトボードなどの画面をWeb会議する相手に共有できます。
マウスポインタやウインドウの切り替わりなども共有できるため、Web会議で伝わりにくいとされる情報についても簡単に伝えられるでしょう。
Zoomミーティングの使い方
「Zoomミーティング」は多くの企業で採用されているWeb会議システムということもあり、シンプルな操作で使いやすい点がポイントです。さまざまな機能が備わっているZoom ミーティングですが、まずは基本的な操作を覚えていきましょう。
手順1： クライアントソフトウェアをダウンロードする
まずはZoomのクライアントソフトウェアをダウンロードしましょう。PCではソフトウェアをダウンロードしなくても使えますが、細かい設定ができて使いやすくなるので、ソフトをダウンロードしておくのがおすすめです。
アカウントを取得する（主催者は必須）
ソフトウェアの準備ができたら、Zoomのアカウントを取得しましょう。ミーティングを主催するユーザーはアカウントが必須なので前もって取得しておく必要があります。
参加者は必ずしもアカウントを取得する必要はありませんので、そのまま次の手順に進んでもOKです。
手順2： ミーティングを設定する（主催者）
ミーティングの主催者は、ミーティングを開催するのに必要なIDとパスワードを発行してください。時間指定でミーティングを予約することもできるので、必要に応じてこのような機能を使うのもおすすめです。
手順3： 招待メールを送信する（主催者）
ミーティングIDとパスワードを発行し、設定が完了したら参加者に招待メールを送信します。メッセージはZoomのソフトウェアからコピーできるので、メールの本文にペーストして参加者に送信するだけでOKです。
なお、参加者に招待メールを送信せずに、ミーティングIDとパスワードを伝えるだけでも問題ありません。
手順4： ミーティングに参加する（参加者）
招待メールを受け取った参加者は、メール本文に記載されているリンクをクリックするとミーティングに参加できます。クリックすれば勝手にZoomのソフトウェアが起動し、そのまま参加できます。
ミーティングIDとパスワードを伝えられている場合は、Zoomのソフトウェアを起動して、ミーティングIDとパスワード入力すれば参加可能です。
【関連記事：『Zoomの使い方を解説！基礎から応用まで覚えてフル活用しよう』】
Zoomミーティングに関するQ&A
シンプルな使い方が特徴のZoomミーティングですが、実際に利用するにあたり、さまざまな疑問が出てくることもあるでしょう。ここでは、Zoom利用時によくある質問とその答えをご紹介します。初めてZoomミーティングを利用する際は、事前にチェックしておくと安心して利用できるでしょう。
Q1：どのような機材を用意すればいい？
Zoomミーティングを使うために専用機材を用意する必要はなく、以下のものがあれば利用可能です。
・PC・スマホ・タブレットなどのデバイス
・マイク・スピーカー・ヘッドセットなどのオーディオ機器（デバイス内蔵のものでも可）
・Webカメラ（デバイス内蔵のものでも可）
・インターネット回線
・Zoomクライアントソフトウェア
多くの場合、これらのものはすでに業務で利用していることが多いでしょう。そのため、別途特別なものを用意する必要はありません。既存デバイスを使うことでコストを削減できるのも大きなメリットです。
Q2：アカウント登録は必須？
Zoomミーティングの主催者はアカウント登録が必須です。参加者としてZoomミーティングに参加するだけであれば、アカウント登録は必要ありません。
Q3：無料で使えるの？
Zoomミーティングは無料でも利用可能です。ただし、無料ライセンスのアカウントでは以下の制限があるので注意が必要です。
・ミーティングの時間が40分までに制限される
・共同ホストを設定できない
・録画したミーティングをクラウドに保存できない（ローカル保存は可）
無料ライセンスでは、ミーティングが40分に制限されるので、ビジネスシーンで利用するのは非現実的です。有料ライセンスを利用することで、制限時間を30時間に延ばせ、ミーティングの中断を避けられるでしょう。
Q4：ソフトをダウンロードしなくても使える？
PCであればソフトをダウンロードしなくてもブラウザからZoomミーティングにアクセスできます。ただし、細かい設定ができないので、できる限り専用ソフトウェアを使うのがおすすめです。
Q5：何人まで接続できるの？
最大接続デバイス数はプランによって異なります。具体的な数は以下の通りです。
・Basic：100デバイス
・Pro：100デバイス
・Business：300デバイス
・Education：300デバイス
・Enterprise：500デバイス
100人までのミーティングであればProライセンスを利用すればOKですが、それ以上になるとBusiness以上のライセンスに切り替えるか、オプションで大規模ミーティングライセンスを購入する必要があります。
Zoomミーティングはテレワークでも普段の会議でも有用！
Web会議システムとも呼ばれるミーティングツールは数多く存在しますが、その中でもZoomミーティングはとても人気があるシステムです。うまく活用することで、支社の社員やテレワーク中の社員と円滑なオンラインミーティングが行えるでしょう。
今後、Web会議システムの導入を検討している企業担当の方は、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムではZoomの導入からアフターサポートまでを一括提供しています。
また、Web会議システムに必須のネットワーク回線やテレワーク向けのICTツールとセットで導入していただくことも可能ですので、興味がある方はぜひこちらも合わせてご相談ください。
