Zoomミーティングの使い方を予約・招待から参加方法まで一挙解説

Zoomミーティングの基本的な使い方や便利な機能が知りたい方もいるのではないでしょうか。Zoomミーティングは「Zoom Workplace」のWeb会議機能です。ミーティングの主催者も参加者も直感的に利用でき、チームチャットやホワイトボードなど関連機能もビジネスユースに役立ちます。ビジネスに活用するなら主催者側・参加者側両方の使い方を知っておきましょう。

そこでこの記事では、Zoomミーティングの事前準備からスケジュール・開催・招待・参加方法までの使い方、便利な機能について紹介します。

Zoom Workplaceの機能「Zoomミーティング」とは

Zoomは米国のZoomビデオコミュニケーションズが提供する、オールインワンのコラボレーションプラットフォームです。

2024年4月、Zoomはデザインや機能を大きく改善した「Zoom Workplace」としてリブランディングされました。Web会議機能のZoomミーティングをはじめ、ビジネスチャットやメール・カレンダーなど、コミュニケーションやコラボレーションに関する機能がシームレスに統合されています。

Zoomミーティングの主な活用シーンは、オンラインミーティングや研修・セミナー、教育機関の授業などです。機能の追加や改善によりZoomでできることの幅はますます広がっており、チームワークの生産性や従業員エンゲージメントの向上を叶えます。

【関連記事：Zoomを使うには？主な機能や参加・主催の方法を分かりやすく解説】

Zoom無料版と有料版の違いは？

Zoomは基本的な機能については無料で利用できますが、ミーティングのホスト（主催者）が無料アカウント（ベーシック）ユーザーの場合、全てのミーティングに時間制限があります。ホストが有料ライセンスユーザーなら、ミーティングの開催時間は実質無制限です。また有料ライセンスは上位のものほど、大規模な組織での活用に向いた機能を利用できます。

無料版はミーティングの40分制限アリ

Zoomは無料版の「ベーシック」アカウントでも、Zoomミーティングなど基本的な機能を利用できます。主な機能は以下の通りです。

・最大100人参加のZoomミーティング
・画面共有機能
・バーチャル背景機能
・Zoom Team Chat（チームチャット）
・ホワイトボード（編集可能なボードは3つまで）
・メールとカレンダー

ベーシックアカウントのユーザーが開催したミーティングには、参加者の人数にかかわらず、「連続開催は40分まで」という時間制限があります。個人利用の場合や、主催者ではなく参加者側になることがメインなら、大きな支障はないかもしれません。ただし1時間超のオンラインミーティングを主催するような場合、時間制限が問題になるでしょう。

有料版はミーティング実質無制限

Zoomの無料版にはミーティングの40分制限がありますが、有料版なら実質無制限（30時間/1回）で利用できます。他にも録画機能は無料版がローカルレコーディングのみ、有料版はクラウドレコーディングにも対応などの明確な機能差があり、無料版はあくまでお試し版です。

無料版は機能制限が多く、ビジネスユースでは支障が生じるケースもあるため、Zoomミーティングを使いこなすなら有料アカウントを取得しましょう。

なお、ミーティング時間はホストのライセンスに紐づきます。ホストが有料版ユーザーなら、参加者は無料版ユーザーで問題ありません。ライセンスの共有は規約で禁止されているため、必要数のライセンスを取得しましょう。

【関連記事：【2023年最新】Zoom無料版の機能制限や有料版との違いを解説】

有料版で使える主な機能

ミーティングを長時間続けたい場合や、100人以上の参加者を募りたい場合は有料版への登録をおすすめします。以下の3種類が展開されているため、主な機能も含めて把握しておきましょう。

	ベーシック （無料）	プロ	ビジネス	エンタープライズ
上限参加者数	100人	100人	300人	500人
ミーティング時間制限	40分	30時間	30時間	30時間
チームチャット	使用可	使用可	使用可	使用可
クラウドレコーディング容量	使用不可	5GB/ライセンス	5GB/ライセンス	無制限/ライセンス
編集可能なホワイトボード数	3つ	3つ	無制限	無制限
管理ポータル	使用不可	使用不可	使用可	使用可
Zoomウェビナー	開催不可	アドオン追加で使用可	アドオン追加で使用可	500人参加のウェビナーアドオンが標準付帯

ランクが高いほど機能も増えるため、プロやビジネスプランで使えるものはエンタープライズプランでも使用できます。プランによる大きな差は上限参加者数とグループミーティングの時間制限です。上限参加者数は100人～500人ですが、プロ以上のプランの場合、アドオンで1,000人まで追加できます。

またウェビナーアドオンを追加すると、最大1万人参加のZoomウェビナーの運用も可能です。オンラインセミナーや大規模なミーティングを開催する場合は、アドオンの利用も検討しましょう。

【関連記事：もう迷わないZoomウェビナーの使い方！設定や便利機能を詳しく解説】

Zoomミーティングを始めるための準備

Zoomはミーティングに参加するだけならアプリやアカウントを用意しなくても利用できますが、トラブルも考えられます。またミーティングを主催するなら、アカウントの取得やZoomへのログインが必須です。事前にアプリのインストールや周辺機器の準備を済ませておくことをおすすめします。

対応デバイスやインターネット環境を用意

Zoomミーティングは基本的にPC・タブレット・スマホにインストールしたZoomアプリから利用するため、対応するデバイスやインターネット環境を用意しましょう。バージョン6.0.0以降のZoomアプリ（Zoom Workplace）は、主に以下のOSでサポートされています。

・Windows 10以降（Windows 10のSモードはサポート対象外）
・macOS X以降
・iOS 13.0 以降
・iPadOS 13以降
・Android 6.0x以降

他にもUbuntu 12.04以降などLinux系のOSもサポートされています。CPUの要件は「1GHzシングルコアプロセッサまたはそれ以上」であることで、メモリの要件はありません。推奨帯域幅はビデオの品質に応じて若干変わります。

・高品質ビデオ：上り1.0 Mbps/下り600 kbps
・720p HDビデオ：上り2.6 Mbps/下り1.8 Mbps
・1080p HDビデオ：上り3.8 Mbps/下り3.0 Mbps

このように、Zoomはごく普通のシステム環境で利用できます。

Zoomアプリのインストールと初期設定

PCからZoomアプリをダウンロード/インストールし、初期設定をする手順は以下の通りです。

1.Zoomのダウンロードセンター（https://zoom.us/ja/download）にアクセスし、[Zoom Workplace デスクトップ アプリ]をダウンロード
2.ダウンロードしたインストーラーを実行すると、自動的にインストール開始
3.インストールが完了すると自動更新頻度の設定を求められるため、所属企業のルールなどで問題がなければチェックを入れ[完了]をクリック
4.Zoomアプリが起動されるため、必要に応じて[サインアップ]をクリックして無料アカウントを作成し、ログインする

iPhone/iPadやAndroid端末の場合も手順は同様です。iPhone/iPadはApp Storeから、Android端末はGoogle Playストアから、Zoomモバイルアプリをダウンロード/インストールしましょう。

なお、2024年4月以降はアプリの名称が「Zoom Workplace」となっています。類似アプリと間違えないようにしましょう。

外付けWebカメラ・ヘッドセットなど周辺機器を準備

必要に応じて周辺機器も準備しましょう。マイク・スピーカーやWebカメラが内蔵されたデバイスなら、別途周辺機器を準備することなくZoomミーティングを利用できます。

ノートPCは一体型の機種も一般的ですが、デスクトップPCは外付けのWebカメラやマイク・スピーカーが必要になることもあるでしょう。一体型の機種でも、外付けのWebカメラがあると画角を調整しやすくなり、ヘッドセットがあると周囲の雑音に気を取られにくくなります。

スマホやタブレットは基本的に一体型ですが、Bluetooth接続のヘッドセットやスマホスタンド・タブレットスタンドがあると、より快適にWeb会議ができるでしょう。

Zoomミーティングのスケジュール・開催・招待の方法

Zoomミーティングはホストと参加者の役割が明確に分かれます。まず、ミーティングをスケジュールできるのはホストのみです。ホストのライセンスに応じて、ミーティングの持続時間など利用できる機能が変わります。ミーティングの開催や参加者の招待も、基本的にホストの役割です。

ここでは、ホスト向けの必須知識として、Zoomミーティングのスケジュール・開催・招待の方法を解説します。

ミーティングをスケジュールする方法

Zoomミーティングのホスト（主催者）は、PCからでもスマホやタブレットからでも、簡単にミーティングのスケジュールを予約できます。Windows PCやMacでスケジュール設定をする手順は以下の通りです。

1.Zoomデスクトップアプリを開き、Zoomにサインイン
2.[スケジュール作成]アイコンをクリックし、スケジュール設定画面を開く
3.ミーティングのトピック・開始時刻・出席者・パスコードなどを設定
4.[保存]をクリックして設定完了

追加したミーティングのスケジュールや詳細は[ミーティング]タブや[カレンダー]タブから確認できます。スマホやタブレットの場合でもスケジュールの手順は同様です。

ミーティング開始前にメンバーを招待する方法

Windows PCやMacの場合、スケジュールしたミーティングの開始前にメンバーを招待する手順は以下の通りです。

1.Zoomデスクトップアプリを開き、Zoomにサインイン
2.[ミーティング]タブを開き、招待したいミーティングを選択して[…]から[参加招待をコピー]をクリックする
3.メールやビジネスチャットなどで、招待したいメンバーに参加招待情報を共有する

スマホやタブレットの場合は、ミーティングの詳細画面を開いて[出席者を招待する]をタップし、任意の方法で共有しましょう。

なおZoom WorkplaceにはGmailなどのメールを連携でき、ビジネスチャット機能の[Zoom Team Chat]も統合されています。参加招待は[メール]タブや[チームチャット]タブからも行えるため、別ツールを開く必要はありません。

【関連記事：Zoomミーティングへの招待の仕方は？ミーティングを開催する方法と注意点も紹介】

ミーティングを開催する方法

Zoomミーティングの最もシンプルな開催方法は[新規ミーティング]から即時ミーティングを開始する方法ですが、この場合は開催後にメンバーの招待が必要です。

スケジュールしたミーティングは、事前にメンバーを招待しておき、参加時間を合わせられます。開催方法はシンプルで、[ミーティング]タブや[カレンダー]タブから開催したいミーティングを選び、[開始]をクリック/タップするだけです。

なお[チームチャット]から任意のメンバーを選び、[ミーティング]アイコンをクリック/タップして即時ミーティングを開催することもできます。

ミーティング開催中にメンバーを追加で招待する方法

Zoomミーティングの開催中にメンバーを追加で招待することもできます。Zoomデスクトップアプリでミーティングを開始したら、画面下の[参加者]をクリックし、[招待]をクリックしましょう。

[連絡先]タブのリストからメンバーを選んで[招待]をクリックしたり、[メール]タブから任意のメーラーで招待状を送信したりするなど、複数の方法が選べます。スマホやタブレットの場合でも招待の手順は同様です。

Zoomミーティングの3種類の参加方法と手順

ZoomミーティングはWindows PCやMacのZoomデスクトップクライアント、スマホやタブレットのZoomモバイルアプリから参加できます。PCのみ、Google ChromeなどのWebクライアントからも参加可能です。ここでは、Zoomミーティングの参加方法をクライアント別に見ていきましょう。

デスクトップクライアントからミーティング参加する方法

Windows PCやMacのZoomデスクトップクライアントからミーティング参加する方法は以下の通りです。

1.Zoomダウンロードページから[ダウンロード]をクリックし、Zoomデスクトップクライアントをダウンロード・インストールする
2.Zoomデスクトップクライアントを開く
3.[ミーティングに参加]をクリックするか、[サインイン]をクリックしてサインインしてから[参加]をクリックする
4.主催者から受け取ったミーティングID（9桁～11桁の番号）と自身の表示名を入力する
5.音声や映像のオンオフを選択し、[参加]をクリックする
6.パスワード入力画面が表示されたら主催者から受け取ったパスワードを入力する

他にも、招待URLをクリックし、ダイアログに従って参加する方法もあります。

Webクライアントからミーティング参加する方法（PCのみ）

PCの場合、WebブラウザからもZoomミーティングに参加できます。モバイルデバイスはWebクライアントに対応していません。対応ブラウザはGoogle Chrome、Mozilla Firefox、Apple Safariの3種類です。Zoom公式推奨のChromeからは以下手順でミーティング参加できます。

1.Webブラウザを開く
2.[https://join.zoom.us/]にアクセスする
3.ホストから受け取ったミーティングIDを入力し、[参加]をクリックする
4.Windows PCの場合は[Zoom Meetingsを開く]、Macの場合は[zoom.usを開く]をクリックする

他にも、招待URLをクリックし、ダイアログに従って参加する方法もあります。

モバイルアプリ（スマホやタブレット）からミーティング参加する方法

iPhone・iPadやAndroidデバイスからミーティング参加する方法は以下の通りです。

1.iOSデバイスはApp Storeから、AndroidデバイスはGoogle Playストアから、Zoomモバイルアプリをダウンロード・インストールする
2.Zoomモバイルアプリを開く
3.[ミーティングに参加]をクリックするか、[サインイン]をクリックしてサインインしてから[参加]をクリックする
4.主催者から受け取ったミーティングID（9桁～11桁の番号）と自身の表示名を入力する
5.音声や映像のオンオフを選択し、[参加]をクリックする
6.パスワード入力画面が表示されたら主催者から受け取ったパスワードを入力する

他にも、招待URLをクリックし、ダイアログに従って参加する方法もあります。

Zoomミーティングの便利な機能

Zoomには、ミーティングを開催するにあたって利便性の高い機能が複数備わっています。プランによっては利用できないものもありますが、基本的な機能として具体的な仕組みを把握しておきましょう。会議の録音・録画の他、ファイルの共有やバーチャル背景設定といったシステムも魅力的です。ここでは、特に便利な機能を7種類選んで紹介します。

会議のレコーディング（録画・録音）機能

Zoomでは、開催されたミーティングのレコーディングが可能です。一般的な会議では、録音機器やビデオカメラを用意して記録するケースも見られます。複数の機器を事前にそろえる必要があるため、コストの面でも負担を感じやすい要素といえるでしょう。

オンラインを介してレコーディング機能を活用すると、このようなデメリットも解消できます。画面に表示された映像と音声がリアルタイムで記録され、データとして保存される仕組みです。有料プランでは、記録したレコーディングデータがクラウド保存できるため、オンライン共有も可能です。レコーディングの権限は、開催者であるホストのみが設定できます。

画面共有機能

会議では、全員が同じ資料を見ながら進める場面も多くあるでしょう。そのような際は、Zoomの画面共有機能を使うと、複数の資料を用意する手間も省けます。画面共有機能は、参加者全員と画面を共有し、ホストの画面のみで進行できるシステムです。

データを見ながらミーティングする場合、エクセルやパワーポイントなどの資料でどこの部分を説明しているか分かりにくくなるケースも珍しくありません。画面共有機能を利用すると画面そのものが参加者の端末に表示されるため、カーソル位置や拡大・縮小といった操作も反映され、このような問題も解決します。

ブレイクアウトルーム機能

多くのオンライン会議サービスに搭機されていない機能の1つが「ブレイクアウトルーム機能」です。開催していた特定の部屋を複数に分割することで、同じミーティング会場にいながら複数のグループに分かれて会話を進められます。

このようなミーティング方法は「ブレイクアウトセッション」といわれており、会議中のディスカッションや部署別での話し合いなどに便利なシステムです。分割するグループは、最大50まで拡大でき、参加人数や会議の内容に合わせて調整できます。ブレイクアウトセッション中の会話や映像もレコーディング可能です。

テキストチャット機能

ビデオ通話や音声通話の機能に注目されやすいZoomですが、Zoom Team Chat（チームチャット）によるテキストチャット機能も有効活用できます。ミーティングを開催している途中でも特定の相手に対してチャットを送信できる機能です。

送り先は送信者が指定できるため、「参加者のうち1人に伝えたい」「グループ全体に送信したい」といった選択もできます。大規模なミーティング中に質問をしたいときや、参加者の意見を反映しながら進行するのにも役立つ機能といえるでしょう。ホストが送信したチャット内容の記録も手動または自動保存で可能です。

ファイル共有機能

ミーティング中のファイル共有は、チームチャットを利用するとよいでしょう。過去に記録したデータや他の会議資料は、クラウド上にも保存できます（有料版）。リンクやパスワードといった情報があると、会議参加者以外もアクセスできる仕組みです。

クラウド上に保存可能なデータは、プランによって上限が決まっています。無料版では自身のパソコンのみで保存されるため、利便性を高めたい場合は有料版を検討した方がよいでしょう。会議で使う資料を事前に共有したり、ミーティングの内容を繰り返し見返したりといった目的で活用できます。

バーチャル背景機能

Zoomのカメラ機能を利用して反映できるのが「バーチャル背景」です。あらかじめZoom内に備わっている背景を選択し、背景と人物を認識することで実行できます。現実の背景とは異なる画像を映し出すことで、視覚的な満足感を高めるシステムともいえるでしょう。

自宅でミーティングに参加するとき、部屋の場所によっては「背景を映したくない」と感じる場合があります。プライベートな空間を共有することになるため、ストレスを感じる方も多いでしょう。会議中にバーチャル背景機能を利用すると、それらの負担を軽減できます。リモートワークの意識が高まる現代ならではの機能といえるでしょう。

【関連記事：【2023年最新版】Zoomのアバター機能の使い方を徹底解説】

ホワイトボード機能

ミーティングで図・字を用いて説明したい場合、「ホワイトボード機能」を活用するとミーティングの理解度も深まります。対面式の会議で利用するようなホワイトボードに書き込んだ内容が、リアルタイムで全参加者に共有される仕組みです。

マウスで簡単な図解を書き込んだり、スマホやタブレットで補足を入れたりといった作業も手軽に実行できます。言葉のみでの説明が困難なとき、瞬時に認識を共有できるのがポイントです。ボード数の上限はプランによって異なりますが、手書き感覚で書き込めるツールがあると、複雑な説明内容も的確に伝えられるでしょう。

Zoomミーティングを使いこなす環境整備ならイッツコム！

イッツコムはプロプラン1ライセンスからの契約で低コストの「Zoom」、安定した高速通信が可能な法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」、スマホやタブレットでも快適にZoomミーティングができる「法人データSIM」を提供しています。ここからは、それぞれのサービスの魅力を見ていきましょう。

プロプラン1ライセンスからの契約で低コスト「Zoom」

Zoom無料版にはミーティングの40分制限など複数の機能制限があり、会議や商談に支障を生じるケースも多く、ビジネスユースには向きません。

有料版ならミーティングを実質無制限（30時間/1回）で利用でき、クラウドレコーディングや詳細な利用履歴管理など、ビジネスを加速させるさまざまな機能も利用できます。有料アカウントが必要なのはホストのみです。

イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomを、プロプラン1ライセンスから利用できます。複数ライセンスを取得する必要がないため、一般的な代理店より低コストです。また管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しています。

安定した高速通信が可能な法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」

Zoomは狭帯域で使えることも利点ですが、インターネット回線が貧弱だと遅延や強制切断を起こす場合もあります。実際に通信環境の不備により、Zoomミーティングの通信トラブルに悩まされている企業は珍しくありません。

そこで導入したいのが、高速かつ安定した法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」です。下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsの高速回線を利用でき、さらに最新のインターネット接続方式「IPv6 IPoE」に標準対応するため、同時接続台数が多くなりがちな夜間や休日でも速度低下を起こしません。

プロバイダ・光回線一体型のサービスなので、他社サービスよりランニングコストを抑えられ、1つの窓口でスムーズにトラブルシューティングができるのも利点です。

スマホやタブレットでも快適にZoomミーティング「法人データSIM」

Zoomはマルチデバイス対応なので、テレワーク環境のコミュニケーションツールとして最適です。また、自宅だけでなく社外でZoomミーティングに参加する場合もあるでしょう。社外でZoomを安全使用するためには、インターネット回線のセキュリティに注意する必要があり、フリーWi-Fiなどの利用は避けたいものです。

そこで導入したいのが、イッツコムの「法人データSIM」です。安心のNTTドコモ回線を使用するため、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでも快適にZoomミーティングを利用できます。

「シェアプラン」を選択すれば複数SIMで通信容量をシェアでき、メンバー間で月間通信量に差があってもコストの無駄は生じません。専用SIMとモバイルWi-Fiルーターのセット契約もでき、複数デバイスの同時接続にも問題なく対応できます。

まとめ

ZoomミーティングはZoom Workplaceの基本機能の1つです。無料版には40分の時間制限がありますが、ホストがプロ以上の有料ライセンスユーザーなら実質無制限のオンラインミーティングができます。ミーティング内外で利用できるホワイトボードやチームチャットなど、コミュニケーションやコラボレーションに役立つ機能も豊富です。

イッツコムならZoom有料プランをプロ1ライセンスから提供しており、法人向けの光回線やデータSIMもセットで契約できます。Zoomミーティングの運用をお考えなら、関連サービスもトータルでサポートできるイッツコムにご相談ください。