GoogleスプレッドシートをPDFに！変換・共有・貼付するには

Googleスプレッドシートは共有・共同編集機能に優れた無料表計算ソフトです。テレワーク環境で使いやすく、ExcelからGoogleスプレッドシートへ乗り換えている企業も少なくないでしょう。

PDFファイルを扱いやすいこともGoogleスプレッドシートの利点ですが、GoogleスプレッドシートファイルからPDFへの変換方法がよく分からない方もいるかもしれません。変換だけでなく、共有・貼り付けの仕方について知っていれば、Googleスプレッドシートをより便利に活用できるでしょう。

そこでこの記事では、GoogleスプレッドシートからPDFファイルへの変換方法の他、共有、貼り付けの仕方も紹介します。

Googleスプレッドシートと統合できる容量無制限のクラウドストレージや、表計算ソフトの苦手分野をカバーするツールにも目を向け、情報の共有や管理を効率化しましょう。

GoogleスプレッドシートをPDFにする利点

Googleスプレッドシートファイルは簡単な操作でリンクを共有できますが、共有相手の環境によっては表示が崩れてしまい、情報共有に支障が生じる場合もあります。

一方、PDFファイルなら紙に印刷したときの表示をそのまま保存できるため、どのようなデバイスで見ても表示は変わりません。全文検索やマーカー機能なども使用可能なことから、ビジネスシーンにおけるドキュメントの共有に適しているでしょう。

GoogleスプレッドシートファイルをPDFファイルに変換してから共有したり、ファイル内にPDFファイルを貼り付けたりすれば、ドキュメント共有を効率化できます。

GoogleスプレッドシートファイルをPDFファイルに変換する方法

Googleドライブで管理されるGoogleスプレッドシートファイルは、必要に応じてPDFファイルに変換できます。操作方法はPCでもスマホでもシンプルです。ここでは、GoogleスプレッドシートファイルをPDFファイルに変換し、任意の場所に保存する方法を見ていきましょう。

PCでの変換手順

PCでGoogleスプレッドシートファイルをPDF変換し、保存する手順は以下の通りです。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）からPDFに変換したいGoogleスプレッドシートファイルを開く
2.メニューバーの[ファイル]→[ダウンロード]→[PDF（.pdf）]の順にクリック
3.[印刷設定]画面が開き、プレビューと印刷設定用のオプションメニューが表示される
4.エクスポートするシートや用紙サイズ・ページの向き・スケール・余白などを設定
5.右上の[エクスポート]をクリック
6.保存したい場所を選択し[保存]をクリック

iPhoneでの変換手順

iPhoneでGoogleスプレッドシートファイルをPDF変換し、保存する手順は以下の通りです。

1.モバイルアプリのGoogleスプレッドシートを開く
2.PDF変換したいGoogleスプレッドシートファイルを開く
3.右上のメニューアイコン[…]をタップし、[共有とエクスポート]→[コピーを送信]の順にタップ
4.[形式を選択]画面が表示されるため、[PDF]を選択して[OK]をタップ
5.[“ファイル”に保存]をタップし、任意の場所を選んで[保存]をタップ

PDF以外のファイル形式に変換する手順

PCの場合、GoogleスプレッドシートファイルはPDFの他に、以下5種類のファイル形式に変換できます。

・Microsoft Excel(.xlsx)
・OpenDocument形式(.ods)
・ウェブページ(.html、zip圧縮)
・カンマ区切りの値(.csv)
・タブ区切りの値(.tsv)

変換の方法はPDF変換する場合と同様です。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）からファイル形式を変換したいGoogleスプレッドシートファイルを開く
2.メニューバーの[ファイル]→[ダウンロード]の順にクリックし、任意のファイル形式を選択
3.保存したい場所を選んで[保存]をクリック

なおiPhoneはPDFに加えてExcel形式に、AndroidスマホはPCと同じくPDFを含めて6種類のファイル形式に変換できます。

PDF変換したGoogleスプレッドシートファイルを共有する方法

Googleドライブは優れた共有機能を備えるため、GoogleスプレッドシートファイルでもPDFファイルでも簡単に共有できます。なおGoogleスプレッドシートファイルから「PDFリンク」を取得し、ファイル変換することなくPDFコピーを共有することも可能です。

ここでは、PDFファイルに変換したGoogleスプレッドシートファイルを、任意の相手に共有する方法を見ていきましょう。

PCでPDF変換したファイルを共有する手順

PCから、あらかじめPDF変換したGoogleスプレッドシートファイルを共有する手順は以下の通りです。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）を開き、共有したいPDFファイルを選択
2.共有アイコンをクリック
3.共有相手の名前またはメールアドレスを入力
4. 共有相手の権限レベル（編集・コメント・閲覧）を選択
5.[送信]をクリック

PCでPDFリンクをコピー・貼り付け・送信する手順

PDFファイルに都度変換することなく、GoogleスプレッドシートファイルからPDFリンクを取得し、常に最新版のPDFファイルを共有することもできます。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）を開き、PDFリンクを共有したいGoogleスプレッドシートファイルを選択
2.共有アイコンをクリック
3.[リンクをコピー]をクリックし、[完了]をクリック
4.貼り付けたURLの末尾[edit?usp=sharing]を、[export?format=pdf]に書き換える
5.変更したPDFリンクを共有相手に送信する
6.共有相手がPDFリンクをクリックすると、最新版のPDFコピーをダウンロードできる

iPhoneでPDF変換したファイルを共有する手順

iPhoneの場合、GoogleスプレッドシートファイルはPDFファイルに変換後、Box・Googleドライブといったクラウドストレージやメールなど複数の共有方法を選べます。ここでは、Googleドライブで共有する手順を解説します。

1.モバイルアプリのGoogleスプレッドシートを開く
2.PDFファイルとして共有したいGoogleスプレッドシートファイルを開く
3.右上のメニューアイコン[…]をタップし、[共有とエクスポート]→[コピーを送信]の順にタップ
4.[形式を選択]画面が表示されるため、[PDF]を選択して[OK]をタップ
5.[ドライブ]（Googleドライブ）を選択するとオプションメニューが表示される
6.任意の[アカウント]（Googleアカウントを持つメールアドレス）、[フォルダ]（保存場所）、[共有中]（共有相手）を選択し、右上の[アップロード]をタップ

Googleスプレッドシートファイル内にPDFリンクを貼り付ける方法

Googleドライブで管理されるPDFファイルは、簡単な操作で共有リンクを取得し、Googleスプレッドシートファイル内に貼り付けることができます。ここでは、PCやiPhoneを使って、Googleスプレッドシートファイル内にPDFリンクを貼り付ける方法を見ていきましょう。

PCでの貼り付け手順

Googleスプレッドシートファイル内にPDFリンクを貼り付ける方法は以下の通りです。すでにGoogleドライブ内にPDFファイルが保存されている場合、1～2の手順はスキップできます。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）を開き、左上の[新規]ボタンから[ファイルのアップロード]をクリック
2.PDFファイルを選択し[開く]をクリックしてアップロード
3.Googleドライブ内のPDFファイルを右クリックし、[リンクを取得]をクリック
4.[リンクを取得]ダイアログ内の[制限付き]を[リンクを知っている全員]に変更
5.[リンクをコピー]をクリックし、[完了]をクリック
6.PDFファイルを貼り付けたいGoogleスプレッドシートファイルを開く
7.任意のセルを右クリックし、[リンクを挿入]をクリック
8.[リンク]欄にリンクをコピーし、表示文字列を変えたい場合は[テキスト]欄に入力して、[適用]をクリック
9.挿入セルをクリックするとプレビューとリンクが表示され、クリックするとPDFファイルが開く

iPhoneでの貼り付け手順

iPhoneでPDFリンクをGoogleスプレッドシートファイル内に貼り付けする手順も同様です。すでにPDFファイルをアップロード済みの場合、1～2の手順はスキップできます。

1.モバイルアプリのGoogleドライブを開き、右下の[+]アイコンをタップ
2.[アップロード]→[参照]の順にタップし、貼り付けたいPDFファイルをアップロード
3.Googleドライブ内のPDFファイル右側[…]アイコンをタップし、[アクセス管理]をタップ
4.[制限付き]項目をタップして[リンクを知っている人全員]を選択し、右上のリンクアイコンをタップ
5.Googleスプレッドシートファイルを開く
6.任意のセルを2回タップし、[ペースト]を選択
7.貼り付けたリンクを開くと、PDFファイルが表示される

Excelとどう違う？Googleスプレッドシートの特徴

表計算ソフトといえばExcelが代表的ですが、使いようによってはGoogleスプレッドシートでも代用できます。どなたでも無料で利用できる上、自動保存機能やリアルタイム共同編集機能もあり、テレワーク環境でも使いやすいのが特徴です。

Excelから乗り換えても満足することが多いでしょうが、具体的にどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、Excelと比較した際のGoogleスプレッドシートの特徴を紹介します。

Excelに負けない高性能な無料表計算ソフト

Googleスプレッドシートの大きな利点のひとつは、Webブラウザやモバイルアプリからどなたでも無料で利用できることです。

インストール型のExcelはライセンス契約が必要となるため、導入や継続利用にコストがかかります。この点、Googleスプレッドシートは無料のGoogleライセンスさえ取得すれば、GmailやGoogleドライブなどと共に無料で利用できます。

GoogleスプレッドシートはExcelと互換性があり、豊富な数式・関数やマクロを利用できることもポイントです。無料ツールでありながら表計算ソフトとしての機能はExcelと同等で、不足機能や独自機能は随時アップデートされています。

Googleドライブへ自動保存

Googleスプレッドシートの作業ファイルは、リアルタイムでGoogleドライブに自動保存される仕組みです。ファイル操作はGoogleスプレッドシートで行い、ファイル管理はGoogleドライブで行います。

Excelは基本的に手動保存をするため、保存前に誤ってファイルを閉じてしまう恐れもあります。Googleスプレッドシートなら、そういった失敗は起こりません。

ただし無料のGoogleドライブの容量は1アカウント当たり15GBです。この容量を同じGoogleアカウントで使用するGmailなどと共有するため、ビジネスユースだと容量不足になるかもしれません。

リアルタイム共同編集が優秀

Googleスプレッドシートは共同編集機能に優れることも大きな魅力です。Excelは共同編集を前提とした設計ではなく、共有時にファイル単位でメールを送信するなどをしなければなりません。結果、差分ファイルが乱立したり、バージョン管理が難しくなったります。

一方Googleスプレッドシートはオンライン共同編集を前提とした設計です。簡単な操作でファイルのリンクを共有でき、編集内容はリアルタイムで全ての共同編集者に反映されます。

ファイル自体を送信する必要もないため、バージョン管理が容易になり、また簡単な操作で過去バージョンの復元も可能です。

【関連記事：「Googleスプレッドシートの使い方は？Excelとの違いや注意点も解説」】

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートファイルに変換する方法

Excelファイルは簡単な操作でGoogleスプレッドシートファイルに変換できます。ファイルをGoogleドライブで管理すれば編集の自動保存ができ、共有や共同編集も容易です。ここでは、PCやiPhoneを使って、ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する方法を見ていきましょう。

PCでの変換手順

PCでExcelファイルをGoogleスプレッドシートファイルに変換する手順は以下の通りです。

1.Googleドライブ（https://drive.google.com/）を開き、左上の[新規]ボタンから[ファイルのアップロード]をクリック
2.Excelファイルを選択し[開く]をクリックしてアップロード
3.Excelファイルをダブルクリックして編集画面へ移行
4.メニューバーの[ファイル]から[Googleスプレッドシートとして保存]をクリック
5.元のExcelファイルを保持したままGoogleスプレッドシートファイルが作成される

iPhoneでの変換手順

iPhoneでExcelファイルをGoogleスプレッドシートファイルに変換する場合、「Googleスプレッドシート」アプリから以下の手順で操作します。なお「Googleドライブ」アプリから操作すると、自動的にGoogleスプレッドシートアプリに遷移する仕組みです。

1.モバイルアプリのGoogleスプレッドシートを開く
2.変換したいExcelファイル右側のメニューアイコン[…]をタップ
3.[Googleスプレッドシートファイルとして保存]をタップ
4.元のExcelファイルを保持したままGoogleスプレッドシートファイルが作成される

Googleスプレッドシートを最大限に活用するツール整備はイッツコム！

Googleスプレッドシートと容量無制限のクラウドストレージ「Box」の連携は、ビジネスユースに最適です。また表計算ソフトの不得意分野である顧客・営業関連情報の一元管理と活用は、クラウド型営業支援ツールの「ホットプロファイル」が効率化します。

Googleスプレッドシートと統合できる容量無制限のクラウドストレージ「Box」

Googleスプレッドシートはオンライン共同編集機能にも優れた優秀な無料表計算ツールですが、Googleドライブと紐づくため、保存容量に懸念があります。

そこで組み合わせたいのが、Googleスプレッドシートとシームレスに連携できる容量無制限のクラウドストレージ「Box」です。Googleスプレッドシートは「Box for Google Workspace」によってBoxと統合でき、Box内で直接ファイル作成や共同編集ができる上、Boxドライブではなく容量無制限のクラウドストレージで自動保存・管理できます。

BoxはOfficeファイルの直接編集や130種類以上のファイル形式のオンラインプレビューにも対応するため、ExcelファイルやPDFファイルも全てBox上で一元管理・操作できる仕組みです。ファイルの保存先や共有方法に悩むことはありません。

また7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視、社内外ユーザーの多要素認証や通信・保存データの暗号化など、セキュリティ機能も万全です。

イッツコムは無償のユーザーサポート・カスタマーサクセス、有償の運用設計やデータ移行にも対応し、Boxの導入から運用までトータルにサポートできます。

表計算ソフトが苦手な顧客・営業関連情報の一元管理と活用は「ホットプロファイル」

GoogleスプレッドシートやExcelは顧客情報や営業関連情報の管理にもよく利用されます。しかし膨大な情報を蓄積することや、一定のルールに従って整列していないデータを扱うことは、表計算ソフトの不得意分野です。

この課題は、クラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」が解決できます。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、社内人脈と訪問履歴・案件履歴・メール履歴・Webアクセス履歴などを紐づけ、顧客や営業に関するあらゆる情報をシステム利用者全員でリアルタイム共有できる仕組みです。

名刺管理に加えて営業支援・マーケティング支援機能も統合されているため、目標管理・営業アプローチリスト作成やオンライン営業報告、「いまホットな顧客」の自動通知まで対応します。

表計算ソフトで管理するのが難しい複合的な営業関連情報を一元管理し、さらに商談機会創出や売上見込みの可視化までワンストップでサポートでき、組織的な営業力の大幅向上を叶えるシステムです。

まとめ

Googleスプレッドシートはどなたでも無料で使える上、共有機能や共同編集機能にも優れ、テレワーク環境に適した表計算ソフトです。PDFファイルの活用にも向いています。ただし無料のGoogleドライブは容量制限が厳しく、ビジネスユースだと容量不足になりやすいのは課題です。

イッツコムが提供する「Box」なら、Googleスプレッドシートとシームレスに連携でき、容量無制限のクラウドストレージで安全にファイル管理できます。表計算ソフトが苦手な顧客・営業関連情報の一元管理と活用には、クラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」が最適です。

Googleスプレッドシートを使いこなすなら、関連ツールを一括整備できるイッツコムにご相談ください。