Zoomの使い方をマスターしよう！プランごとの内容や便利機能もチェック！

リモートワークを取り入れる企業が増える中、注目されているのが「Zoom」です。「気になってはいるものの、使い方が分からない」という方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomの使い方や特徴について詳しくご紹介します。ダウンロードのやり方や基本操作がわかれば、すぐにでもZoomを使い始めることができるでしょう。また、Zoomと合わせて導入したいおすすめのサービス・システムもご紹介します。

Zoomの使い方は簡単！

現在、さまざまな企業がZoomを採用しています。主にWeb会議・ビデオ会議に使われることの多いサービスです。ここではZoomの基本機能や4つのプランについて紹介します。Zoomを活用することで、会議にかかる手間や時間が格段に短縮できるでしょう。

Zoomの基本機能

Zoomは、オンライン上で手軽にビデオ会議・Web会議ができるクラウドサービスです。PCやスマホ・タブレットなどの端末とインターネット環境さえあれば、どこにいても複数人が同時に会議に参加できます。特に、ビジネスシーンにおいて使い勝手が良いのが特徴です。世界各国さまざまな企業がZoomを導入しています。

プランごとに異なる利用機能

Zoomには無料プランと3つの有料プランがあり、それぞれ提供される料金とサービス内容が異なります。どのようなサービス内容なのか、確認してみましょう。

■基本プラン
・1対1の通話は回数無制限
・最大100人まで参加できる
・3人以上のビデオ会議・Web会議は40分まで
・ビデオ通話の録画、データ保存など

基本プランでも十分な機能が備わっています。ただし、録画などのデータ保存がクラウド上にできないことがネックと言えるでしょう。

■プロプラン
・最大100人まで参加できる
・3人以上のビデオ会議・Web会議は24時間まで
・録画をクラウド保存できる
・ホストを複数設定できる
少人数のビジネスチーム向けです。1ユーザーあたり1GBのクラウド保存ができます。

■ビジネスプラン
・最大300人まで参加できる
・カスタムURLを設定できる
・会社のブランディングができる
プロの機能をすべて備えています。10人以上のホストを設定する必要があるため、中規模以上の企業向けです。

■エンタープライズ2.0プラン
・最大500人まで参加できる
ビジネスの機能をすべて備えています。100人以上のホストを設定する必要がある、大企業向けのプランです。

Zoomの導入事例

働き方改革が推奨される中、日本においてもさまざまな企業でZoomが採用されています。会議やセミナー・研修の際、今までは本社や貸会議室などどこか1か所に全員が集まる必要がありました。しかし、Zoomを使えばどこにいても参加可能です。時間や労力・交通費削減の意味からも、採用する意義は大きいと言えるでしょう。

また、自宅や外出先でのリモートワーク、医師の負担を減らすと同時に患者の通院・感染リスクを減らせるリモート診療などにもZoomは活用されています。

Zoomの使い方【PC版の場合】

ここでは、PC版Zoomの使い方を紹介します。アプリのインストールからミーティングの招待・参加まで、驚くほど簡単です。ホストからゲストにも、事前にZoomアプリのダウンロードを促しておくとよりスムーズに使えるでしょう。

アプリのインストール方法

ホスト・ゲスト問わず、まずはZoomの公式サイトにアクセスして、アプリをインストールしましょう。公式サイトのトップページ、右上にある「サインアップは不要です」のボタンをクリックします。あとはガイドに従って、メールアドレスを入力してサインアップしましょう。

メールを確認し、名前やパスワードなどを入力します。「他の人をZoomに招待しますか?」と聞かれますが後からでも設定できるのでスキップし、ダウンロードボタンをクリックしてインストール開始です。

ミーティングを開催する

ホストになったら、Zoomの使い方に慣れるためにも、まずミーティングを開催してみましょう。参加者がいなくてもミーティングは開催できます。

まず、Zoomのアプリを開いて左側に出てくるオレンジ色の「新規ミーティング」ボタンをクリックしましょう。「どのように音声会議に参加しますか」と質問されるので「コンピューターオーディオに参加する」を選びます。このタイミングで、ビデオをオフに設定することも可能です。

ミーティングに招待する

ミーティングが開催できたら、次はホストとしてゲストを招待してみましょう。Zoomアプリの下のほうにある「招待」というアイコンをクリックします。「連絡先」か「メール」いずれかのタブを使って招待しましょう。

「連絡先」の場合は、「URLのコピー」「招待のコピー」などを社内チャットなどに張り付けて送ります。「メール」の場合は、「デフォルトメール（PCにデフォルトとして設定されているメールソフト）」「Gmail」「Yahoo!メール」の中から、自社で使っているメールをクリックしましょう。

ミーティングに参加する

次に紹介するのは、ゲストとしてミーティングに参加する際の手順です。ホストから届いた招待URLをクリックすると、Zoomのアプリが自動的に立ち上がります。「ビデオをオンにするかオフにするか」「どのように音声会議に参加しますか」を尋ねられるので、それぞれクリックしましょう。

Zoomアプリがなくてもミーティングに参加することは可能ですが、利便性を考えるとインストールしておくことをおすすめします。

連絡先を追加する

同じ部署やプロジェクトチームのメンバーなど、頻繁にミーティングを開くメンバーがいる場合は、連絡先を登録しておくと便利です。Zoomアプリ画面の上のほうにある「連絡先」をクリックします。「＋」「連絡先を追加」をクリックしたら、メールアドレスを入力して「保存」しましょう。この動作を繰り返していけばOKです。

Zoomの使い方【スマホ版の場合】

Zoomはスマホでも利用可能です。ここでは、スマホ版Zoomの使い方を紹介します。専用アプリのインストールから実際のミーティング開催まで、一通りの流れを把握しておきましょう。時間や場所にとらわれず、自宅や外出先などどこでもミーティングが可能になります。

アプリのインストール方法

ホスト・ゲスト問わず、スマホでZoomを利用する場合は、まず専用アプリをインストールしましょう。iPhoneの場合はApp Storeで、Androidの場合はGoogle Playで「zoom」を検索し「ZOOM Cloud Meetings」を選んでインストールします。インストールできたら「開く」をタップして、Zoomアプリを起動しましょう。

ミーティングを開催する

ホストとしてミーティングを開催するには、サインアップが必要です。「サインアップ」をタップし、メールアドレスや名前を入力しましょう。入力したメールアドレスに認証用メールが届くので確認します。「アカウントを有効化する」を押してサインアップ完了です。

アプリに戻ってログインし、「ホーム」の「新規ミーティング」をタップします。ビデオのオン・オフを選択し、「ミーティングの開始」をタップしましょう。

ミーティングに招待する

全てのミーティングにURLが割り振られるので、そのURLをゲストに送ることでミーティングに招待できます。メールやチャット、LINEなど任意の方法で招待URLを送りましょう。あるいは、ミーティング画面下部にある「予定出席者」から招待することも可能です。

ミーティングに参加する

ゲストとしてミーティングに参加するには、ホストにミーティングIDまたはミーティングURLを共有してもらいましょう。招待URLの場合は、URLをクリックするだけでミーティングに参加可能です。

ミーティングに参加する際には、任意の名前を表示することができます。ホストが上司やクライアントの場合は、失礼のないよう本名を入力しましょう。

連絡先を追加する

ホスト側の操作として、ミーティングをよく行う相手などは連絡先に追加しておくと便利です。ホーム画面の「連絡先を追加」をタップし、メールアドレスまたは電話番号から検索します。相手がすでにZoomアカウントを持っている場合は、検索結果として出てくるでしょう。相手に連絡先リクエストを送って承認を待ちます。

Zoomの便利機能を使いこなそう！

Zoomの魅力は、ただオンライン上で会議ができるだけではありません。Zoomには、ミーティングの際に便利な機能がたくさん備わっています。機能をうまく使いこなすことで、直接顔を見合わせてするのと同じくらい、分かりやすく臨場感のある会議ができるでしょう。ここでは、特に使う頻度の高い10の機能について紹介します。

チャット機能

Zoomはビデオ会議だけでなく、メッセージチャットにも対応しています。会議中に参加者全員にメッセージを送ることが可能です。また、会議に参加しながら個別に連絡を取りたい相手だけにメッセージを送れます。文章を送るために別のソフトを立ち上げる必要がありません。

画面共有の機能

会議には、資料などを用いることも多いのではないでしょうか。そこで便利なのが画面共有機能です。資料を画面で共有しながらミーティングができます。画面に表示されるだけなので、会議参加者は資料をダウンロードできません。セキュリティ面からも安心です。

レコーディング機能

Zoomには録音や録画といったレコーディング機能が備わっています。録音機材などを使って録音する必要がありません。セミナーなどの場合は、録画機能を使うと後で繰り返し見られて便利です。録音・録画したデータは保存でき、簡単に共有できます。有料プランではデータはクラウド保存できるため、より便利に活用できるでしょう。

ホワイトボード機能

セミナーやプレゼンなどでホワイトボード機能を使うと、より明確に意見・情報を伝えられます。これは画面共有機能を利用した、手書きで補足説明ができる機能です。PCの場合はマウスで、スマホやタブレットの場合はフリーハンドで書いた文字が参加者の画面に共有されます。

パスワード設定機能

Zoomのミーティングルームには、パスワードを設定できます。社内の重要な会議や、多数の人が参加するセミナーなどの際は、情報漏洩も心配です。招待URLやミーティングIDと一緒にパスワードも送ると、参加者もセキュリティが高いことが分かって安心します。

ブレイクアウトルーム機能

ブレイクアウトルーム機能とは、ミーティング中に別のチーム分けした小部屋を設定できる機能です。最大50のチーム分けができます。セミナーなどでチームごとにディスカッションをする場合や、部署ごとに分かれて話し合いの時間を設ける場合などに便利です。

スポットライトビデオ機能

通常Zoomでは、最後に話した人が画面に大きく映し出されます。ただし、スポットライトビデオ機能を使えば、任意の人物を常に大きく固定表示できます。ミーティングであればメインの人、セミナーであれば講師など、中心となる人物を常に大きく表示することで、より分かりやすく進行できるでしょう。

スケジュール機能

Zoomミーティングの予定を立てたら、日時などのスケジュールを設定しましょう。ゲスト側にも開催のスケジュールを知らせることができます。

また、会社で共通のカレンダーを使っている場合は同期させておくと便利でしょう。Zoomは「Googleカレンダー」「Office365」「iCal形式対応カレンダー」との同期が可能です。ミーティングの予定が決まった時点で、自動的にカレンダーに予定が加えられます。

バーチャル背景機能

会議室であっても、社内の様子が画面に映し出されることに抵抗を感じる企業もあるのではないでしょうか。そこで便利なのがバーチャル背景機能です。任意の画像を背景画として設定することができます。市販の緑色の壁紙を使うとよりきれいに背景画が設定できますが、シンプルな壁であれば特に問題はないでしょう。

リモートコントロール機能

Zoomミーティングに慣れないうちは、使い方に戸惑う参加者もいるかもしれません。そこで便利なのがリモートコントロール機能です。相手方のパソコンやスマホを、リモートで操作できます。「カメラのオン・オフができない」「ファイルの場所が分からない」といったトラブルも、リモート操作ですぐに解決できるでしょう。

Zoomを使うならイッツコムのシステムで安全強化！

企業がZoomを使う際には、安定した回線やセキュリティ面での安全性が求められます。それらをバックアップしてくれるのが、イッツコムの法人向けサービスです。ここではZoomと同時に導入したいイッツコムのシステムを紹介します。導入することで、働き方改革、さらに営業力アップも期待できるでしょう。

不安定な回線ストレスなし！

リモートワークなどでZoomを使う際に、ネックになるのが不安定な回線です。イッツコムの法人データSIMなら、安定したドコモ回線を利用できます。さらに、使わなかったデータ容量はメンバーでシェアし、通信料を節約できるのが魅力です。

人数や使用頻度に合わせて選べる、いくつかのプランをご用意しています。導入前のトライアルで、より無駄のないプランを選ぶことができるでしょう。

セキュリティリスクから回避！

リモートワークでもっとも懸念されるのがセキュリティリスクです。イッツコムの「box」を導入することで、社員が安全にファイルやデータを管理・共有・アクセスできます。boxはWeb会議システムやSFA、チャットアプリなどとの連携も可能です。また、モバイル閉域接続とセットにすることで、よりセキュリティを強化することができるでしょう。

ZoomとSFAで営業力アップ

名刺管理・SFA・マーケティングを一元管理することで営業力アップを支援するシステムが「ホットプロファイル」です。ホットプロファイルは、すぐに顧客データベースを作成でき、顧客に合わせた効率的な営業活動が可能になります。さらにZoomとの組み合わせにより、来社・訪問といった時間や手間も削減できるでしょう。

まとめ

Zoomは、オンラインでWeb会議・ビデオ会議ができるクラウドサービスです。無料・有料合わせて4つのプランがあるので、利用目的や参加人数によって選びましょう。導入からミーティング開催まではとても簡単で、機能も充実しています。

イッツコムでは、企業のリモートワークをサポートする、さまざまなシステムを取り扱っています。「法人データSIM」「box」「ホットプロファイル」などはその一例で、Zoomやその他ツールと組み合わせることも可能です。より効率的な営業活動をお考えの企業様は、ぜひイッツコムまでお問い合わせください。