Zoomミーティングの基本の使い方！特徴や機能についてもご紹介！

リモートワーク中の社員と会議を行ったりオンラインで商談を行ったりするにはWeb会議システムが有用です。有名なオンラインミーティングツールのひとつに「Zoom」があります。リモートワークやWeb会議を効率的に進めるために、Zoomを導入しようと考えている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomの基本的な機能や使い方についてご紹介します。回線の安定性やセキュリティに対応する方法も解説するので、円滑に導入、運用するのに役立つでしょう。

Zoomミーティングの基礎知識

Web会議やオンライン授業の話題の中で、Zoomというツールについて耳にすることがあるかもしれません。しかし、Zoomとはどのようなツールなのか分からないという方もいるのではないでしょうか。ここでは、Zoomミーティングの特徴やメリットについて見ていきましょう。

ミーティングツールのひとつ

Zoomミーティングはオンラインミーティグツールのひとつです。独自のデータ圧縮技術で、音声や映像のクオリティを維持したまま通信量を削減できます。

通信量を削減すると回線速度が遅くなっても通信が途切れにくく、安定した通信を維持しやすいのがメリットです。会議中に映像が止まる、音声が途切れるといったトラブルを防いでくれるでしょう。

また、ZoomミーティングはP2Pを利用した通信ではなく専用サーバーからデータを配信する仕組みを採用しています。安定したミーティング環境の実現に役立つ特徴のひとつです。

セキュリティ性能に優れている

ミーティング設定を適切に行えば優れたセキュリティ性能を発揮し、機密事項を取り扱う際も安心して利用できます。ミーティングへの参加を許可制にしたり、ミーティングごとにIDを変更したりすることが可能です。認証済みのアカウントのみ参加を許可するといったこともできるので、さまざまな方法でセキュリティ性能を強化できるでしょう。

事実、セキュリティ関連団体から認証を受けており、セキュリティ面を重視する方や安心して使いたい方におすすめです。

初期設定ハードルが低い

Zoomミーティングを利用するために特殊な機器を導入する必要はありません。PCやスマホ、タブレットといった既存のデバイスで利用できます。2020年6月時点の主な対応デバイスは以下の通りです。

・Windows搭載PC
・macOS搭載PC
・iOSデバイス
・Androidデバイス

それぞれのデバイスでカメラやマイクの設定をする必要はありますが、比較的簡単な設定です。既存のデバイスや音響機器を利用すれば、導入コストを大幅に抑えられるでしょう。

Zoomミーティングの基本の使い方

Zoomミーティングは使い方も簡単です。ここでは、アカウントの作り方や会議を開催する方法をご紹介します。初めてオンラインミーティングツールを導入しようと考えている方や、迷わず円滑に導入したい方は参考にしてください。

無料アカウントの作り方

Zoomミーティングのアカウントは無料で取得できます。新規アカウントを作る手順は以下の通りです。

1.Zoom公式サイトにアクセスする
2.右上の「サインアップは無料です」をクリックする
3.生年月日を入力する
4.登録に使うメールアドレスを入力して「サインアップ」をクリックする
5.届いたメールを確認して「アクティブなアカウント」をクリックする
6.「名」「姓」「パスワード」を入力して「続ける」をクリックする
7.「私はロボットではありません」をチェックして、「手順をスキップする」をクリックする
8.「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックする
9.クライアントソフトウェアをダウンロードしてインストールする

上記の手順でアカウントの取得とソフトウェアの準備は完了し、いつでも会議に参加できます。

会議に参加する方法

Zoomミーティングの準備ができたら会議に参加しましょう。会議に参加する手順は以下の通りです。

1.Zoomのクライアントソフトウェアを起動してログインする
2.「参加」をクリックする
3.ミーティングIDまたは個人リンク名を入力し、「参加」をクリックする
4.パスワード入力欄が表示されたらパスワードを入力する

ミーティングIDは事前に会議の主催者に確認しましょう。主催者がパスワードを設定している場合は入力欄が表示されるので、主催者から伝えられたパスワードを入力します。

会議に招待する方法

特定のユーザーを会議に招待したいときは、以下の手順で操作しましょう。

1.Zoomのクライアントソフトウェアを起動してログインする
2.「新規ミーティング」をクリックする
3.ミーティングが起動したら下に表示されるバーから「参加者」をクリックする
4.左下にある「招待」をクリックする
5.招待したいユーザーを選択する

さらに簡単に招待したい場合、メールやチャットでミーティングIDとパスワードを送信します。情報を受信したユーザーは直接会議に参加できるので、主催者が招待する手間が省けるでしょう。

スケジュール設定を行う方法

Zoomミーティングは、スケジュール機能を搭載しています。指定した日時に会議を開催する際に有効です。利用するときは以下の手順で設定しましょう。

1.Zoomのクライアントソフトウェアを起動してログインする
2.「スケジュール」をクリックする
3.「トピック」「ミーティングID」「パスワード」「ビデオ」「カレンダー」「詳細オプション」を選択し、右下の「スケジュール」をクリックする

スケジュールを設定した会議はカレンダーを利用してリマインドできるので、定期ミーティングにも活用できます。

Zoomミーティングの機能について

Zoomミーティングを利用した会議を円滑に行うには、基本的な機能について理解することが大切です。ここでは、Zoomミーティングが搭載している機能のうち、録音や録画、画面共有といったWeb会議でよく使う機能をご紹介します。

録音や録画

Zoomミーティングには会議の内容を録音や録画する機能があり、内容を記録するために別途メモを取る必要はありません。

ミーティング画面の下に表示されるバーの「レコーディング」というアイコンをクリックすると録画を開始します。録画中に一時停止することも可能です。終了時に自動でエンコードして動画ファイルとして保存するため、保存するのを忘れる心配はありません。

ただし、参加者が録画するにはホストの許可が必要です。有料版のクラウドレコーディングを利用すれば、録画を許可する手間を省いて簡単に共有できます。

画面の共有

画面に表示した資料や画像を見てもらいたいときは、画面共有を利用すると便利です。ミーティング画面の下部のバーにある「画面を共有」をクリックし、共有したいウインドウやファイルを選択すれば、参加者全員で同じ画面を見ながら会議ができます。

ディスプレイ全体だけでなく、ブラウザや特定のソフトウェアの画面のみを共有することも可能です。言葉だけでは説明しにくいときや画像や図面を見てもらう必要があるときに画面を共有すれば、会議が円滑に進むでしょう。

テキストチャット

Zoomミーティングでは、テキストチャットを利用できます。「チャット」をクリックするとテキストチャット画面が表示されるので、必要に応じて活用しましょう。マイクのトラブルといった音声関連のアクシデントが発生しても、チャットがあれば意思疎通が可能です。また、チャットを利用してファイル共有もできます。

ブレークアウトルーム

ブレークアウトルームとは、参加者をいくつかのグループに分ける機能です。会議を続行したまま、グループごとの話し合いができます。ホスト以外は他のブレイクルームに自由に入退出できません。例えば、全体会議の後に部署に分かれてディスカッションをするといった場面で活用すれば、会議の時間を節約できるでしょう。

事業者がZoomミーティングを選択する際の注意点

Zoomミーティングを利用したWeb会議は便利ですが、導入するときにはいくつか注意したいポイントがあります。回線やセキュリティといった環境がきちんと整っていないと、会議が円滑に進行できないかもしれません。ここでは、事業者がZoomミーティングを選択する際の注意点について解説します。

回線の安定性を図る

Zoomミーティングを快適に利用するには、安定した通信回線が必要です。回線が安定していないと、会議が途中で切断したり画質や音質が低下したりと大きな支障が出ます。Zoomミーティングを導入する際は、光回線のような安定した固定回線を検討すると良いでしょう。

ただし、リモートワークや外出先でZoomミーティングに参加する場合、モバイル回線を利用することがあるかもしれません。そのようなときには、イッツコムが提供する「法人データSIM」のような安定したモバイル回線をおすすめします。

回線面でのセキュリティの強化

Zoomミーティングは通信回線を利用するので、回線のセキュリティを強化しなければなりません。セキュリティに問題があると、情報漏洩やクラッキングの原因になることが考えられます。

セキュリティが心配な方におすすめしたいのは、イッツコムが提供する「モバイル閉域接続」です。モバイル閉域接続ではインターネットを経由することなく、NTTドコモ網からイッツコム回線に接続して社内ネットワークに直接アクセスできます。回線のセキュリティが強固になるので、情報漏洩のリスクを減らせるでしょう。

他の機能との融合で利便性が高まる

Zoomミーティングは単体でも業務フローを大きく改善できるツールですが、他のクラウドサービスを併用するとさらに便利に使えます。クラウドサービスを一括導入すればさまざまな業務をオンライン上でできるようになり、効率的に会議や仕事が進められるでしょう。

イッツコムではさまざまなクラウドサービスを連携できる「box」を提供しています。営業やマーケティングに役立つSFAやMAとも連携でき、利便性を大幅に高めることが可能です。

イッツコムはリモートワーク導入をさまざまな機能も含めて包括的にサポート

リモートワーク環境を構築するために、Zoomミーティングだけでなく他のシステムの導入を検討している方もいるでしょう。イッツコムでは、リモートワークに役立つさまざまなサービスを提供し、包括的なサポートも行っています。ここでは、イッツコムが提供するサービスについて見ていきましょう。

リモートワーク移行の懸念もクリアにできる

リモートワークへ移行する際には、社員全員に安定した通信環境を用意すること、セキュリティ万全のデータ管理システムを構築すること、社員のタスクを適切に管理することといった課題があります。Zoomミーティングを利用して簡単にWeb会議ができることも大切ですが、これらの懸念点も解決しなければなりません。

イッツコムでは、リモートワーク移行の課題を解決するのに役立つさまざまなサービスを提供しています。状況に応じて必要なサービスを導入すれば、通信回線の問題やセキュリティの懸念を解決し、快適かつ効率的なリモートワーク環境を構築できるでしょう。

魅力的な一括導入

リモートワークを快適に行うには、クラウドサービスを利用すると良いでしょう。しかし、必要なシステムをひとつひとつ導入するのは手間がかかるため、リモートワーク環境をなかなか構築できない方もいるかもしれません。

イッツコムでは、リモートワークに必要なシステムの一括導入をサポートしています。提供している主なサービスは以下の通りです。

・法人データSIM：NTTドコモの回線を利用した安定した通信環境をシェアできる
・モバイル閉域接続：インターネットを経由せずに社内ネットワークにアクセスでき、高いセキュリティを確保できる
・box：ハイセキュリティなデータ管理、共有システムを構築できる。さまざまなサービスとの連携も可能
・ホットプロファイル：営業やマーケティングに役立つSFAやMAの一括導入が可能

これらのサービスを一括導入することで、より多くの業務をオンライン化できます。リモートワーク環境でも効率的に仕事が進められるでしょう。

はじめてのリモートワークにも安心のサービスを提供

イッツコムでは法人向けサービスとして、リモートワークに欠かせないサービスを数多く提供しています。一括導入すればシステムをひとつひとつ導入する手間を削減でき、スムーズにリモートワークに移行できるでしょう。

サービスをうまく活用すれば、現状の業務フローを維持するのではなく、さらに効率を高めることが可能です。業務を効率化することで、営業力の強化も期待できるでしょう。

リモートワークの導入と同時に業務を効率化したいなら、ぜひイッツコムのサービスをご検討ください。Zoomミーティングを利用したWeb会議だけでなく、資料の共有や営業管理も全てオンライン上でできるようになります。

まとめ

リモートワークを導入するためにオンラインミーティング環境を構築したいなら、Zoomミーティングを利用すると良いでしょう。通信量を削減するシステムを採用している、セキュリティ性能に優れている、手軽に使いやすいといった多くのメリットがあります。

リモートワークをより効率的に進めるには、他のクラウドサービスも一括導入するのがおすすめです。イッツコムでは法人向けサービスとして、boxやホットプロファイルといったさまざまなクラウドサービスや安定した通信を確保する法人データSIMを提供しています。セキュリティ性能に優れたシステムを検討している方は、ぜひ導入をご検討ください。