Zoomのチャット機能を使いこなそう！基本の使い方やより使いこなすポイント

テレワークやリモート会議が広まりつつある昨今では、オンラインツールは多くの事業にとって欠かせない要素といえます。Zoomを使用して作業や打ち合わせをする機会も増加しているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Zoomのチャット機能について詳しく解説します。チャットの基本的な使い方や注意点について把握しておけば、より便利にZoomを使いこなせるでしょう。後半ではZoomの問題点を解決できるツールについても紹介しています。

Zoomのチャット機能の基本【送受信のやり方】

Zoomは音声や映像でのコミュニケーションのほかに、文字を使ったチャット機能もあります。音声や映像のやり取りだけでは不安が残る場合、コミュニケーションの補完に利用できる機能です。ここでは、チャット機能はどのような方法で使用できるのか、基本的な使い方からチェックしましょう。

送受信の基本のやり方

チャット機能を使うと、短いメッセージのやり取りができます。チャット機能を使うためには事前の設定が必要です。Zoomにサインインをして「設定」の項目にある「チャット」にチェックを入れることによって、参加者全員にメッセージを送信できる状態になります。以下が会議中にメッセージを送信する方法です。

1.会議ウィンドウの下部にある「チャット」をクリックする→ウィンドウの右側にグループチャット画面が追加される
2.表示された文字入力ボックスにメッセージを入力する→「Enterキー」を押す

宛先に「全員」を選択すると参加者全員にメッセージが送られる仕組みです。なお、メッセージを受信すると、画面共有なしの場合は画面に表示され、画面共有中はテロップスタイルで表示されます。音の通知はないため、見逃さないように注意しましょう。

グループでも個別にチャットができる

グループ単位でZoomを使用していても、全体ではなく個人にメッセージを送りたい場面もあるでしょう。そのようなときはプライベートチャットの使用がおすすめです。

プライベートチャットを使用するには、プライベートチャットの設定を有効にしておく必要があります。Zoomにサインインし、「設定」の項目にある「プライベートチャット」にチェックを入れておきましょう。以下が送信方法です。

1.「チャット」をクリックする
2.宛先を指定する
3.メッセージを入力する→「Enterキー」を押す

なお、個人宛てのメッセージは赤字で「プライベート」と表示されるため、全体のメッセージと区別がつきます。

主催者が画面共有中グループチャットを表示させる方法

チャットはコミュニケーションを補うのにとても便利な機能です。主催者の画面には参加者から送信されたグループチャットログ（記録）が表示されていないように見えますが、パソコン内には保存されています。次のような簡単な操作で表示が可能です。

1.会議中に参加者からメッセージが送信されると「詳細」ボタンがオレンジに点滅する→「詳細」ボタンをクリックする
2.メニューがポップアップする→「チャット」をクリックする

これで主催者もチャットログを確認できます。画面共有中でもチャットは共有されず、プライベートチャットの内容が参加者に見えることはありません。

Zoomのチャット機能を使うとどういいの？

Zoomの主な用途はビデオ通話機能であり、わざわざ文字でやり取りする意味は薄いと感じる方もいるかもしれません。しかしチャット機能を使うことで、会議やミーティングをより有意義なものにできるでしょう。ここからは、チャット機能の活用方法を4つ紹介します。

リアルタイムに質問の受け答えができる

「疑問点があれば遠慮なく声を出してほしい」と言われていても、実際には会議の進行を止めて質問するのは難しいと感じる方もいるでしょう。このようなときにチャット機能を利用すれば、会議の流れを妨げることなくスムーズに質問ができます。

主催者も常にチャットを見られるようにしておくことで、タイミングを計り自然な流れで回答ができるでしょう。

参加者同士のつながりが生まれやすい

会議やセミナーの開始前に、プライベートチャットを使って自由にコメントできる旨を周知しておくことで、参加者同士が気軽にやり取りができ、コメントを出しやすくなります。

ビデオ会議は直接顔を合わせないため、対面するケースよりも参加者同士の距離を縮めにくいことがデメリットです。しかし、チャット機能を活用すれば参加者同士のコミュニケーションが深まり、つながりが生まれやすい環境を用意できるでしょう。

ルールなど大事なことを入力すれば聞き逃しを防げる

会議やセミナーにおけるルールや重要な伝達事項は、口頭で伝えただけでは忘れられたり、聞き逃しが発生したりする可能性があります。

こういった事態を防ぐこともビデオ会議をする上での重要な課題のひとつです。チャット機能は文字で伝えられるため、重要事項の周知を徹底できるでしょう。内容の理解を深めることにも役立ちます。

説明した情報を入力すればより覚えやすい

聞き逃しや話の内容が不明瞭になるのを防ぐには、チャット機能を使用して記録を作成するのが効果的です。

例えば会議の際にあらかじめ記録係を決めておき、重要事項をチャットに書き込んでもらうのもよいでしょう。こうすることで効率よく要点をまとめられます。大事な情報をいつでも視覚的に確認できるため、参加者側も理解を深めやすくなるでしょう。

Zoomのチャットをスマホで見るときの方法と注意点

Zoomはパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末でも使用できます。基本的な機能は共通していますが、レイアウトの違いなどから使い勝手が異なる部分もあり、初めてモバイル版を使用するときは戸惑うかもしれません。ここからはスマホでチャット機能を使用するときを想定し、その注意点を解説します。

主催者はスマホをチャット専用にすると見やすい

会議の主催者は、効率的に情報を伝達するために画面共有機能を使用するケースが多く見られます。画面共有とチャット機能を同時に使用すると、見づらく感じることもあるでしょう。

画面共有にはパソコンを使い、スマホはチャット専用にすることをおすすめします。一般的に主催者は多くの情報を扱いながら進行するため、使い分けることで見やすくなるのがポイントです。情報が整理されることにより、参加者からの質問の回答漏れも防げるでしょう。

Zoomのチャットだけをスマホで見る方法

パソコンとスマホで機能を振り分けて使用すると、モニターの情報が整理されてより見やすい環境で会議に臨めます。チャット情報だけを表示するようにスマートフォンの設定をしましょう。

チャット表示用にスマホなどのモバイル端末を使用する場合は、パソコン版と同じアカウントでサインインをする必要があります。以下はモバイル端末でチャットを表示する方法です。

1.会議に参加した状態で画面をタップする→画面下部にメニューが表示される
2.「詳細」をタップする
3.「チャット」をタップする→チャット画面が表示される

スマホでの参加者が多いときはチャットの使用用途を限る

会議の参加者にスマホの利用者が多い場合は、チャットの使用用途を限る方がよいでしょう。これは、スマホでチャット画面を開くと、共有画面や他の参加者の様子が映像で確認できなくなるためです。これではビデオ会議のメリットが損なわれてしまいかねません。

スマホでの参加者が多い会議では、チャットを頻繁に使用する進行の仕方は避けましょう。チャット機能をフルに使った会議をしたいときは、あらかじめ参加者になるべくパソコンで参加するように呼び掛けておく必要があります。

1台は「オーディオに接続しない」にする

パソコンとスマホなど2台を使用して会議に参加する場合、ハウリングを起こしやすくなります。スマホはオーディオ接続を切っておきましょう。ハウリングは不快なだけでなく、進行を妨げる原因にもなるため、対策法を理解しておくことが大切です。

会議に入室してからハウリングが起こっていることに気付いた場合は、右端の「…」（詳細）をタップし、出てきたメニューの中にある「オーディオの切断」を選択します。このように設定することで、会議中でもオーディオ接続をカットできます。

Zoomのチャットで使いたい便利な機能

Zoomのチャットには活用すると便利な機能が備わっています。効果的に使用することでより充実した会議ができるでしょう。ここでは、チャットの内容の保存とファイル送信機能について解説します。理解して便利に使いこなしましょう。

チャットの内容を保存できる

チャットメッセージの内容は保存できます。会議の要点をまとめておけば、後日見直すことが可能です。保存は手動だけでなく自動でもでき、データはローカルストレージに保存されます。（有料プランではクラウド保存が可能）

手動で保存する際はチャット画面の「詳細」ボタンをクリックし、ポップアップするメニュー内にある「チャットを保存」を選択しましょう。参加者が名前を記してメッセージを送信すれば、出欠確認としても利用できます。

ファイル送信ができる

チャットからファイルを送信することも可能です。設定で「ファイル送信機能」をオン、「エンドツーエンドの暗号化」をオフにすると使用できます。Zoomだけで資料の配布ができる便利な機能といえるでしょう。例えば会議内でグループワークをした際の成果物の提出などにも活用できます。ファイル送信の方法は以下の通りです。

1.「チャット」をクリックする
2.「詳細」を選択する→「ミーティング内でファイルを共有する」をクリックする
3.送信するファイルを選択する

これで会議の参加者にファイルが送信されます。ただし、ファイル送信機能はモバイル版では使用できません。この機能を使用する場合は参加者にパソコンからアクセスするように呼び掛ける必要があります。

Zoomだけの導入で感じている問題点はどう解決する？

Zoomは優れたコミュニケーションツールですが、リモート環境で発生する問題をすべて解決できるわけではありません。解決のために、Zoomの通信やセキュリティ面の弱点をカバーするツールの導入がおすすめです。イッツコムはリモート環境のデメリットに不安を感じている方に、最適なサービスをご用意しています。

不安定な回線でストレスがたまるとき

Zoomはインターネット回線を使用するツールです。そのため不安定な回線では、映像や音声が途切れる、ファイルの送受信に時間がかかるといった事態が起きやすくなります。会議やミーティングに集中できずストレスを感じるかもしれません。

回線に不満を感じたときは、イッツコムの「法人データSIM」をご検討ください。強度の高い安定した回線で、スムーズにZoomを使用できます。さらにデータ容量のシェアにも対応しており、使用量の差から発生するコストのロスを抑えることも可能です。必要なデータ容量を確保しつつ、安定性とコストカットに貢献するプランといえるでしょう。

セキュリティへの不安があるとき

社外から社内のネットワークにアクセスする際に気になるのが、情報漏洩をはじめとしたセキュリティ面の問題ではないでしょうか。社内情報をやり取りする場合は、特にデータの流出を警戒しなければなりません。

しかし、個人でできるセキュリティ対策には限度があります。大切なデータを確実に守るために、セキュリティを確保したネットワークの構築が必要といえるでしょう。

リモート環境のセキュリティに不安を感じているときは、イッツコムの「モバイル閉域接続」の導入で社内ネットワークの独立性を高めることが効果的です。IDパスワード傍受やVPNハッキングといった外部からの悪意ある攻撃に対し、優れた堅守性を発揮できます。

リモートワークの管理が難しいとき

リモートワークが抱える大きな課題として、社員や業務の管理が難しいことが挙げられます。自宅で作業をする場合など、人目がないことがデメリットになることもあり、退勤管理や成果物の管理に頭を悩ませる事態も起こるかもしれません。

そのようなときは、イッツコムが展開する「ホットプロファイル」の導入がおすすめです。個人のタスクを管理しながら情報連携をすることで、効率的な営業アプローチができるでしょう。名刺の管理やマーケティング、SFAを一括管理することは、全体の業務効率の向上にもつながります。コストの圧縮にも効果的なツールです。

まとめ

Zoomに備えられているチャット機能は、会議の補助ツールとしてとても便利です。うまく活用することで進行がスムーズになるだけでなく、内容もより充実したものにできるでしょう。記録を残すことや、参加者のコミュニケーションの促進にも大いに役立ちます。

パソコンとモバイル端末を並行して使用するといった工夫で、ユーティリティを拡張することも可能です。ファイル送信機能も駆使すれば、Zoomの使い方の可能性がさらに広がります。

Zoomを快適に使用する際に回線速度やセキュリティで不安を感じている方は、イッツコムにご相談ください。各事業の必要性に即した適切なサポートをご提案し、快適なリモート環境を整備するお手伝いをいたします。