テレワークで考えられる情報漏えいリスクは？今すぐ備えておきたい有効な7つの対策

「テレワークでは情報漏えいのリスクはあるのか」「テレワークでのリスクへの具体的な対策方法は何か」という疑問をお持ちではないでしょうか。テレワークのように、遠隔での業務となると情報漏えいのリスクは付き物です。リスクの原因と対策を正しく把握していなければ、大切なデータが危険に晒されてしまうかもしれません。

そこで、本記事では「テレワークによって起こりうる情報漏えいのリスクと対策」について徹底解説しました。記事を読むことで、テレワークの際の具体的なリスクヘッジに関して理解できるようになっています。

テレワークで考えられる情報漏えいリスクにつながるもの5つ

テレワークは今までの働き方とは違い、インターネットを介して遠隔で仕事をするようになります。その際に最も警戒すべきは「情報漏えい」です。ビジネスにおいて情報漏えいは大きな損失につながる出来事なので、可能な限り避けておきたいトラブルです。

ここからはテレワークによって発生する可能性のある、情報漏えいリスクについて紹介します。

1.PCや記録媒体の紛失

テレワークをする場合には、会社で使用していたPCやUSBメモリ、HDDなどを持ち出して社外で使う場面も多く出てくるでしょう。テレワークの多くは自宅やサテライトオフィスで行われますが、それに伴いPCや記録媒体の持ち運びによって、紛失や盗難のリスクが発生します。

紛失や盗難にあった場合には、内部のデータが漏れる可能性が高いでしょう。
PCや記録媒体の取り扱いには十分に注意が必要です。

2.プライベート端末の利用

会社の業務用PCや記録媒体を使わない場合には、より注意が必要です。テレワークではインターネット介して、外部から会社のデータにアクセスし、業務を行います。その際に、社員が許可なくプライベートで使用している端末を利用することがあるかもしれません。

もしも、プライベート端末にクラウドストレージサービスなどのデータ共有アプリケーションがインストールされている場合、業務上の機密データが意図せず共有されてしまう恐れもあります。

社員が社用端末をプライベートで利用するリスクには、十分注意が必要です。

3.セキュリティが十分でないWi-Fiの利用

公共の場で提供されているフリーWi-Fiの利用にも注意が必要です。最近ではカフェを始めとして、駅やレストランなど街中の至るところでWi-Fiが使えるようになりました。しかし、そうした便利なフリーWi-Fiの多くが通信の暗号化キーが公開されていたり、中には暗号化すらされていなかったりするものもあります。

暗号化がされていないWi-Fiは、例えるなら「鍵が開きっぱなしの家」と同じです。第三者から通信を傍受されてしまう危険性が非常に高くなります。万が一通信を傍受されてしまうと、以下のような大切な情報が筒抜けになるので注意しましょう。

・社外秘のデータ
・取引先とのメール
・社内サーバーへのアクセス用ID・パスワード

4.脆弱性のあるアプリケーションの利用

PC上で使うアプリケーションのバージョンにも注意を払っておく必要があります。もしもアプリケーション自体にセキュリティ上の穴である「脆弱性」が存在する場合、真っ先にサイバー攻撃の対象にされてしまいます。

アプリケーションを提供しているサービス元も、日々のセキュリティアップデート等で対応しているので、アプリケーションは常に最新の状態を保っておきましょう。しかし、最新版のアプリケーションが常に安全とも限りません。テレワークを行う端末上では業務に関係の無いアプリケーションをそもそもインストールしないことも大切です。

できる限り、仕事で使う端末とプライベートの端末は分けて利用するようにしましょう。

5.クラウドサービス経由での情報漏えい

昨今ではスマホの普及に伴って、クラウドストレージサービスの理由も一般的になってきました。インターネットに繋がりさえすれば、いつでもどこでも、どんな端末からでもデータの出し入れができるクラウドストレージサービスですが、情報の取り扱いには注意が必要です。

クラウドストレージサービスの便利な機能として、まだクラウド上に保存されていないデータが端末上にある場合、自動的にそれらのデータをクラウドに共有する機能があります。しかし、テレワークで取り扱うデータはそもそも社外秘のものが多いため、社外への共有はNGです。

万が一クラウド上で他人とデータを共有している場合には、意図せず流出してしまうリスクがあるので、テレワークを行う端末では個人利用を控えましょう。

テレワークでの情報漏えいリスクへの対策法

テレワークには、様々な情報漏えいリスクが存在します。情報が漏れてしまうと、社会的に重大なトラブルになる可能性も否めません。

そこでここからは、企業の大切なデータを守るための対策方法を紹介します。大きく分けて7つの対策方法があるので、自社に適用できそうなものが無いか確認してみてください。

1.社内ルールの策定と啓蒙活動

まずは社内のITリテラシーを強化することが重要です。なぜなら、情報漏えいリスクの多くは社員ひとりひとりのITへの理解力の低さが原因であることが多いからです。スマホの普及に伴って、インターネットの利用やPCの操作などは以前よりも親しみのあるものになりましたが、全社員が必ずしもITに関する理解力が高いとは限りません。中には苦手意識を持っており、基礎的な知識に乏しい方もいることでしょう。

そうした社員に向けて、情報漏えいがどのような場合に発生するか、それらを避けるためにはどうすれば良いかなどを体系化し、社内ルールを整備しましょう。

2.端末上のデータを暗号化する

業務上の機密データが入ったPCや記録媒体の紛失・盗難リスクへの対策として、端末上のデータは可能な限り暗号化しておきましょう。暗号化していない場合には、第三者が端末や記録媒体内の情報を容易に閲覧できてしまいます。日頃どんなに注意を払っていたとしても、紛失や盗難のリスクは完全に0％にはできません。万が一の時に備えて、端末自体にも「データの暗号化」で対策を施しておくことが重要です。

3.VDI(仮想デスクトップ)を活用する

VDI(仮想デスクトップ)の導入も有効な手段です。VDIとは、本来PC上で処理しているデスクトップ環境を仮想化し、サーバー上で動かすシステムです。

VDIではインターネットを介してPCからサーバーにアクセスし、業務を行います。その場合、PCは単に入力とサーバーからの処理結果を表示するだけになるので、以下のように様々なメリットがあります。

・端末上にデータが保存されないので、セキュリティ面で安全
・端末に依存せず、同じデスクトップ環境が使える
・アプリケーションやOSの管理・バックアップを管理者が一括して行える

VDIはセキュリティや管理者側の工数の観点からも、非常な有効な手段と言えるでしょう。

4.利用者と端末を紐付けて管理

テレワーク用に会社から業務PCを社員へ貸与する場合には、端末だけでなく社員の情報も紐付けて管理しましょう。端末と社員の情報を紐付けて管理することで、今現在どの端末を誰が使っているかの所在が明確になります。

こうすることで、万が一紛失や盗難があった際にも素早く対処することができ、不正利用の抑止にもなります。不測の事態が起きた際にすぐに対処できるよう、こうした管理体制を前もって築いておくことが重要です。

5.VPNの活用

VPNとはVirtual Private Networkの略で、直訳すると「仮想専用回線」という意味になります。このVPNを利用すれば、インターネット回線において第三者が介入できない専用回線を使った安全な通信が可能です。

イメージとしては、自分専用の道路を置いているようなものです。自分以外には通信内容を傍受される心配がないので、機密性の高いデータのやりとりも安心して行えます。

また、情報漏えいのリスクにおいては、公共のフリーWi-Fi利用による情報漏えいが挙げられますが、このような場合にはVPNが特に有効です。テレワークで会社のサーバーにアクセスして業務を行う場合には、必ず取り入れておきましょう。

6.セキュリティ対策ソフトの導入

テレワークで使用するPCなどの端末には、セキュリティ対策ソフトの導入が必須です。ただし導入の際には、ウイルスバスター単独の機能のみのソフトではなく、以下のような機能も併せ持ったソフトを導入しましょう。

・マルウェア対策
・アンチスパム
・フィルタリング
・ファイヤーウォール
・Wi-Fi安全性の判定

情報漏えいにも様々な原因があります。悪意あるユーザーはあらゆる手段を使ってデータを盗み出そうとするので、こちらもできる限り多くの対抗手段を持っておきましょう。

対策を複数講じておけば、よりセキュリティレベルを挙げることができ、外部からの侵入を防げます。大切なデータを守るためにも、セキュリティ対策は万全にしておくのがおすすめです。

7.多要素認証の導入

テレワークで外部から社内のシステムにログインする場合には「多要素認証」を導入すると、より安全です。多要素認証とは、一般的な「ログインID」「パスワード」に別の要素を加えて認証させる方法です。

追加する要素は、具体的に以下のような内容が挙げられます。

・ワンタイムパスワード
・秘密の質問
・指紋
・声紋
・静脈

スマホのアプリでもたまに見られる「2段階認証」も多要素認証の1つです。IDとパスワードだけの場合、万が一情報が漏れてしまうと、第三者が容易に社内システムにログインできてしまいます。従来からよく使われている要素に加えて、複数の要素を取り入れることで、簡単にはログインできない体制を作り出すことができるので、ぜひ取り入れましょう。

テレワークに役立つイッツコムのサービス

イッツコムでは、快適で安全なテレワークをサポートするためのサービスを多数ご用意しております。ここからは具体的に、対策として有効なイッツコムのサービスや、テレワークに役立つサービスをご紹介します。

導入してリスクを排除し、安全で効率の良いテレワーク体制を整えてみてください。

1.モバイル閉域接続サービス

モバイル閉域接続サービスでは、NTTドコモの回線を使用した法人向けの高セキュリティ接続を提供します。特徴は、以下の通りです。

・外部からアクセスを受けない閉域ネットワーク接続が可能
・VPNのように複雑な設定不要で、SIMカード差し込みですぐに使える
・登録外のデバイスでの使用をあらかじめ制限可能

VPNよりも高セキュリティかつ、設定が簡単なモバイル閉域接続をぜひご利用下さい。

2.box

boxは容量無制限の法人向けクラウドコンテンツマネージメントサービスです。コンテンツの管理や共有はもちろん、複数人で同じファイルを同時に編集できます。

主な特徴は、以下の通りです。

・容量無制限のクラウドストレージ
・クラウド内ファイルへのアクセス権限を個別に詳細設定可能
・マルチデバイス対応
・120種類を越えるファイル形式に対応
・米国政府機関も利用する高いセキュリティ

容量無制限、高セキュリティのboxをテレワークでぜひご利用下さい。

Zoom

テレワークにWeb会議システムは欠かせません。Zoomを使えば、テレワークでも快適なWeb会議が可能です。

イッツコムが提供するZoomライセンスには以下のような特徴があります。

・全プランに日本語サポート窓口の対応有り
・相手にライセンスが無くても、Web会議に参加可能
・box内の資料に会議参加者で同時アクセス可能

Zoomを導入して、Web会議を円滑で生産性の高いものにしましょう。

まとめ

テレワークには情報漏えいのリスクが付き物ですが、まずは原因と対策を把握し、社内で共有しましょう。社員ひとりひとりの情報漏えいに対する理解が、リスクヘッジへの最初の鍵です。

実際に対策を行う上では、イッツコムが提供するサービスがお客様を全力でサポート致します。テレワーク環境にお悩みの方は、どんなささいなことでも結構ですので、ぜひお気軽にイッツコムへお問い合わせ下さい。