テレワークのやり方を徹底解説！担当者が知っておきたい4つの方法

「テレワークを導入したいが、どうやったらよいのか」「導入の際に注意することはあるのか」「必要となるツールはあるのか」という疑問をお持ちではないでしょうか。世界中の企業で、テレワークへの移行が進んでいます。しかしいざ導入するとなると、具体的なやり方や注意点など、わからないことが多く出てくることもあるでしょう。

そこでこの記事では、テレワークのやり方について解説します。環境に合わせた導入方法や、事前に知っておきたい注意事項を把握しながら準備することで、快適なリモートワークが実現するでしょう。

テレワークを可能にする4つのやり方とは？

テレワークのやり方には、さまざまな方法が考えられます。ネットワーク環境や予算、すでに導入しているシステムとの兼ね合いも考慮して、自社の現状にマッチした選択をしましょう。ここからは、テレワークの具体的なやり方を4つ紹介します。ぜひ、導入の参考にしてください。

リモートデスクトップシステムを使う

最初に紹介するのは「リモートデスクトップ」を使う方法です。これは、オフィスにある業務PCを遠隔で操作し、手元のPCでいつもの作業環境を実現するものです。

作業はすべて遠隔で行われるので、手元のPCにはデータが残りません。情報漏洩リスクとして、データが入った端末を紛失することが挙げられますが、その対策としても非常に有効です。

また、データの引き継ぎ業務などの手間もなくなります。テレワーク導入による各種環境の整備や手間はネックになる部分ですが、リモートデスクトップであれば、スムーズな業務移行が可能です。セキュリティ面を重視しつつ、低コストでテレワーク環境を構築したい場合には有力な選択肢になるでしょう。

仮想デスクトップシステムを使う

「仮想デスクトップシステム」とは、サーバー上に構築した仮想デスクトップ環境にアクセスし、遠隔での作業環境を構築する方式です。リモートデスクトップと似た方式ですが、仮想デスクトップではサーバーにアクセスして作業を行います。

1台のサーバーで一括管理が可能なので、管理者側の負担が少ない点が魅力です。導入にあたって、サーバーなどの設備を新たに用意する場合にはコストがかかります。社内で余ったリソースを有効活用できるのであれば、コストもかからないのでおすすめです。

クラウド型のアプリを使う

3つ目のやり方は、インターネットを介して「クラウド型のアプリ」を使う方法です。具体的には、以下のようなものがあります。

・Web会議ツール
・コミュニケーションツール
・文章作成ツール
・表計算ツール
・クラウドストレージ

クラウド型アプリはインターネット接続ができる端末であれば使えるので、外出時にスマホ・タブレットからでも作業できるのが魅力です。

導入も比較的簡単にでき、無料で使えるアプリが多いことも特徴だと言えます。ただし、ビジネスで利用する場合には有料でセキュリティの高いサービスを使うようにしましょう。

会社のPCを自宅で使う

4つ目のやり方は「会社で使用しているPCを持ち帰る」方法です。新たな設備投資をしたりPCを購入したりする必要がないため、導入コストを抑えられる点は魅力です。

作業用のデータの移し替えや、新たに導入するツールなどの操作方法を覚える必要がないため、社員への負担も軽くなります。ただし、業務上の重要データが入っているPCを持ち出すので、取り扱いには注意が必要です。

特に警戒すべきは、PCの紛失・盗難です。どんなに気を付けたとしても、持ち出す限りは紛失・盗難の可能性をゼロにはできません。万が一のことを考えて、データの暗号化や外部メディアの接続制限は必ず行っておきましょう。

テレワークのやり方を実践する際の３つの注意点

テレワークの導入にあたっては、やり方の選定だけでなく、いくつか事前に準備しておくべきことがあります。確認せずに導入を進めると、予期せぬトラブルが生じて対応に追われることがあるかもしれません。そこでここからは、導入後の業務をスムーズに行うために事前に知っておきたい3つの注意点について紹介します。

1.テレワーク環境構築のための予算を確保する

テレワーク環境の構築には、新たな端末やサービスの導入によって費用がかかります。これまで紹介してきたように、さまざまなやり方がありますが、今あるリソースのみで運用していくのはなかなか難しいでしょう。

特に、テレワークに伴うリスクとしてよく挙げられる「情報漏洩」への対策は最重要課題です。セキュリティ対策のための設備投資やサービス導入をすれば費用が発生します。

業務上の大切なデータの漏洩は、会社の信用問題にも関わります。安全なテレワーク環境を準備するためには、事前に導入のための選択肢やコストを検討し、それに合った予算を確保しておきましょう。

2.セキュリティリスクと対策を社員へ周知する

テレワークを行ううえで最も注意すべきことは「情報漏洩」です。テレワークでは、会社のPCを持ち出したり、ネットワークを介してデータのやり取りを行ったりするので、必然的に情報漏洩のリスクが存在します。情報漏洩の代表的な例は、以下のようなものです。

・持ち出した社用PCの紛失・盗難
・街中のフリーWi-Fi経由で第三者に情報を盗み取られる
・個人で利用しているクラウドサービスへの誤共有

どのケースも、事前に原因や対策を知っていれば防げる可能性は十分にあります。ただし、テレワークを行う社員全員のITリテラシーが高いとは限りません。導入前の社内ルール策定や、ITリテラシーの向上を目的とした研修は必ず行うようにしましょう。

漏洩が起きてからでは、取り返しがつきません。システム面の強化だけでなく、社員のリテラシー・意識も合わせて向上させていく導入計画を立て、安全な環境を構築したうえでテレワークを行いましょう。

3.必要になるビジネスツールをピックアップしておく

テレワークはオフィスでの業務とは違い、他の社員と顔を合わせずに作業を行うことが基本になります。そのような状況を念頭に、テレワークが苦手とする部分を補うビジネスツールを導入しましょう。

テレワークを行ううえで、企業が不安要素として挙げることが多いのは「コミュニケーションが円滑に取れるか」という点です。直接対面で話すことができないため、ニュアンスが伝わりにくく、オフィスで働くときのような意思疎通は難しいと感じることが多いようです。

このようなテレワークの弱点をあらかじめリストアップしておくと、必要なツールも自ずと見えてきます。業種や業務内容によって必要なツールは違ってくるので、事前に各部署やチームで確認しておくのがおすすめです。

テレワーク導入に使える助成金

テレワーク環境を新たに構築するにあたって、追加で費用がかかることも多いでしょう。望む環境を構築するための十分な予算を確保できれば問題ありませんが、必ずしもそうなるとは限りません。

そのような場合には、各種の補助金・助成金を活用しましょう。厚生労働省が実施していたものでは「働き方改革推進支援助成金（新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース）」などがありました。

こちらは現在では終了していますが、同じような補助金・助成金の制度を、独自で設けている自治体もあります。テレワーク導入費にお困りの方は、こうした補助金・助成金の情報をしっかりと確認しておきましょう。

公的な補助金・助成金は、基本的に年度単位で予算化されます。補助金・助成金の情報を扱っているWebサイトなどを参考にして、申請できるよう早めに準備しておくといいでしょう。

テレワークに必要となるビジネスツール

テレワークは、場所や時間にとらわれず作業可能な点が魅力です。ただし、直接のやり取りができないため、仕事の進め方やコミュニケーションについて工夫しなければならないのも事実です。

そこでここからは、テレワークを円滑に行うために役立つツールを紹介します。ツールがあるかないかで業務効率は大きく変わります。生産性を高めるためにも、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理ツール

テレワークでまず問題になるのは「勤怠管理」です。毎日オフィスに出社するわけではないので、出退勤の扱いや勤務時間の管理が難しいのが主な理由です。具体的には、通勤時間が減ったことで早めに業務を開始したり、仕事の進捗状況に合わせて休憩時間をずらしたりすることが考えられます。

勤務時間などの取り扱いについては、社内規定を新たに設けることで解決しますが、具体的な管理方法については、専用の勤怠管理ツールを導入するのがいいでしょう。オンライン上で始業・終業の記録を付けたり、残業の管理を行ったりできるので、テレワークには最適です。

データ共有ツール

テレワークでは、部署内の人間やプロジェクトメンバーと頻繁にデータを共有して、日々の業務を行います。データ共有ツールを利用すれば、グループやチーム単位でドキュメントなどを一元管理でき、誤って古いファイルを使ってしまうといったミスも防止できます。

一方で、データ共有ツールの中には容量が制限されていたり、ビジネス用のセキュリティが備わっていなかったりするものもあります。費用はかかっても、容量制限がなく、高度なセキュリティ対策が実施されているツールを選ぶようにしましょう。

Web会議ツール

単純な確認や伝達なら、メールなどのテキストメッセージで十分です。しかし、業務における意見交換や議論が必要な場合には、対面に近いコミュニケーションが取れるWeb会議ツールが欠かせません。

Web会議システムなら、オフィスにいるのと同じような感覚で、必要なときにすぐミーティングができます。具体的な議論や説明ができることはもちろんですが、「いつでも連絡が取れる」という安心感もテレワークで働く社員には重要なポイントです。

専用回線構築ツール

テレワークでは通信セキュリティにも十分な注意を払わなければいけません。社内のシステムにアクセスするために、ID・パスワードを設定するのは当然ですが、万が一それらの内容が漏洩すると、不正アクセスを許してしまいます。その防止策のひとつとして使われているのがVPNです。

VPNにはいくつかの種類がありますが、最も通信の安全性と信頼性が高く通信速度も速いのがIP-VPNです。これは「通信事業者が独自に保有する閉域ネットワーク」を利用するもので、コストはかかりますが、セキュリティを重視する企業にはおすすめです。

テレワークのサポートならイッツコムにお任せ

テレワークをサポートするビジネスツールは、会社にとっても社員にとっても有用なものですが、個別に導入すると運用担当者に大きな負担がかかる可能性があります。イッツコムは、テレワークをサポートするさまざまなビジネスツールを取り扱っていますので、一括導入が可能です。ここではイッツコムが提供するビジネスツールを簡単に紹介します。

2.データ共有ツール『box』

『box』は、容量無制限・高セキュリティのクラウドストレージサービスです。容量無制限なので、取り扱うデータが大きなものでも問題ありません。

さらに、米国政府機関が利用するほどの強固なセキュリティを備えている点も魅力です。世界8万以上の企業で採用されているboxで、安全・快適なテレワークを実現しましょう。

3.Web会議ツール『Zoom』

『Zoom』は、Web会議ツールの代表的な存在です。イッツコムが提供するZoomのライセンスは「日本語対応サポート付き」なので、初めて導入する企業でも安心してご利用いただけます。

また、前記のboxとも連携できるので、会議中の資料の共有もスムーズです。イッツコムの提供するZoomサービスが貴社の円滑な会議進行をサポートします。

4. 専用回線構築ツール『モバイル閉域接続』

イッツコムが提供する『モバイル閉域接続』は、VPNと同様のシステムによってより高セキュリティな接続環境を実現します。高セキュリティの理由は、インターネットから直接アクセスを受けないクローズドなネットワーク接続をするからです。

また、モバイル閉域接続はVPNと違い、端末に設定を施す必要がなく、SIMカードを差し込むだけで使えるのも特徴です。

まとめ

テレワークのやり方にはさまざまな方法があります。自社の業務内容や予算に合った方法を選び、環境を整備しましょう。予算の確保が難しい場合には、国や自治体が実施している補助金・助成金制度を活用するのもおすすめです。

イッツコムでは、テレワークをサポートする多様なサービスを展開しております。今回ご紹介したもの以外にも、豊富なサービスを用意していますの。テレワークの環境つくりでお悩みの場合は、ぜひイッツコムにご相談ください。