【業務改善】テレワーク開始のために導入すべきシステムツール7選

テレワークをいざ導入しようとしても、業務の進め方や社員の管理といった課題が山積みです。「テレワークに必要なシステムが分からない」「システムツールを導入する意味はあるのか」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。テレワークには適したシステムツールが不可欠です。

そこでこの記事では、テレワークを開始するときに導入したい7つのシステムツールを紹介します。テレワークの導入に必要な準備を把握し、システムツールを使いこなせば、業務効率が向上するでしょう。

4種類のテレワークシステムについて解説

何も準備せずにテレワークは始められません。最初に、会社のデータに社外からアクセスする方法を考えましょう。ここでは4種類の方法を紹介しますが、企業によって適した方法は異なります。業務効率やセキュリティを考慮して、ベストな方法を選びましょう。

1.リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式は、会社のPCをリモート（遠隔）操作する方法です。専用のアプリケーションをそれぞれの端末にインストールする必要がありますが、データは会社の端末に保存されるため、安全性が高くなります。

仕事の流れがほとんど変わらず、社員の混乱が少なく済むのもポイントです。導入コストも比較的安いものの、業務効率は双方の通信環境に大きく依存する点に注意しましょう。

2.仮想デスクトップ方式

仮想デスクトップ方式は、テレワーク端末から会社のサーバーに直接アクセスする方法です。リモートデスクトップ方式と同じく会社からデータを持ち出さないため、セキュリティに関しては比較的安心できます。

ただし、普段使用している端末を経由しないことで、社員によっては作業環境が大きく変わるかもしれません。また、新たに仮想デスクトップ用のサーバーを構築する必要があり、その分のコストがかかります。

3. クラウドアプリ方式

クラウドアプリ方式は、クラウド上の遠隔操作アプリケーションを使って会社のPCを操作する方法です。両方の端末をクラウドに接続するだけで作業できるため、少ないコストで手早くテレワークを開始できます。

ただし、クラウドを経由する以上、他の方法と比べるとセキュリティが弱いのがデメリットです。会社の端末だけでなくクラウドやテレワーク端末にもデータを保存できるため、社員のデータ管理を徹底しなくてはなりません。

4.PC持ち帰り方式

PC持ち帰り方式は、普段会社で使用している端末を自宅に持ち帰って仕事する方法です。情報が漏れる危険性は低くなりますが、特に大型のデスクトップPCの場合、社員の負担が最も大きい方法といえます。

また、PCを紛失したり盗難に遭ったりするリスクがあるため、データのバックアップを取っておくとよいでしょう。他の方法とは別のセキュリティ対策が必要です。

テレワークに必要なシステムツールを紹介

自宅は会社とは環境が異なるため、全く同じように業務を進めるのは難しいでしょう。数多く出そろっているテレワーク用のシステムツールを使いこなせば、業務をスムーズに進められるでしょう。ここでは、テレワークに必要なシステムツールを7つ紹介します。

1.ストレージシステム

会社の物を使用できれば問題ありませんが、ない場合は外部から接続できるストレージがあるとデータの共有がスムーズに進みます。クラウドストレージであれば共有が簡単で、社員同士だけでなく、外注先や取引先ともスムーズなデータの受け渡しが可能です。

管理者権限を付与してデータの閲覧を制限したりシステムログを管理したりすることで、セキュリティ対策もできます。

2.チャットツール

メールは即時性に欠けるため、最近はチャットツールの利用が進みつつあります。メッセージが時系列に並び、過去のやりとりをさかのぼりやすいのも大きなメリットです。

テレワークは文章でのやりとりが基本で、毎回メールで連絡していると業務効率が落ちてしまいます。取引先への連絡に導入するのは難しいですが、社内の連絡だけでもチャットツールを活用したほうがよいでしょう。

3.Webミーティングツール

テレワークの環境下で通常の会議を開くのは困難です。テレワーク中に会議をするには、Webミーティングツールを使う必要があります。カメラとマイクがあればどこでも会議が開けて、社員同士や取引先との調整も同一のソフトがあれば簡単です。

ツールによって「ホワイトボード機能がある」「映像や音声の質が高い」といった特徴があるため、選ぶ際は十分に吟味するとよいでしょう。

4.プロジェクト管理ツール

テレワークは社員と対面する機会が少なく、業務の進捗管理が難しいため、個人の自己管理能力に依存せざるを得ません。

納期ギリギリになって仕事が間に合わなくなることを防ぐためにも、プロジェクト管理ツールを導入し、細かな進捗状況を明確にしましょう。業務の振り分けや優先順位の設定をすることで、生産性の低下も防げます。

5.勤怠管理ツール

テレワークをしている社員が何時から何時まで仕事をしていたのか、そのままでは見当が付きません。したがって、勤怠管理ツールを使って勤務時間を正確に把握する必要があります。テレワークだからこそ、いつも以上にしっかりと管理しましょう。

システムツールを選ぶ際は、既存の勤怠管理システムと互換性のあるものを選ぶと効率がアップします。

6.電話応対ツール

社員がテレワークをしていてオフィスに人がいないときでも、電話がかかってくることがあります。通常はオフィスに誰もいなければ電話に出られませんが、スマートフォンを使った代理応対を行うクラウドPBXを導入すれば、テレワーク中でも電話応対が可能です。

社用のスマートフォンの内製化にも応用できるため、テレワーク以外でも活用の余地は十分にあります。

7.セキュリティツール

テレワークでは、社員がどのような方法や経路でインターネットにアクセスするか分かりません。セキュリティに詳しい社員ばかりとは限らないため、テレワークの開始と同時にセキュリティツールを導入したほうがよいでしょう。

複数のセキュリティを用意して、データの漏えいには細心の注意を払う必要があります。具体的には、二重のパスワードやフォルダのアクセス制限を活用することで会社の情報を守りましょう。

テレワークシステムで解決できる課題

テレワークには感染症対策や通勤時間の短縮といったメリットもありますが、いくつかの課題もあります。円滑に業務を進めるためにもシステムの導入は重要です。ここでは、システムで解決できる課題を3つ紹介します。思い当たる課題があれば、改善に役立つシステムの導入をご検討ください。

1.セキュリティのリスク

社内のPCから社内のサーバーにアクセスする分には、外部に情報が漏れるリスクが少なく、セキュリティレベルも高いといえます。

一方、テレワークは外部から社内のサーバーに接続するため、社員個人によるセキュリティ管理が必要です。ITに詳しい社員であれば問題ありませんが、脆弱な箇所がひとつでもあると、セキュリティの穴となって情報漏えいの原因になりかねません。テレワークでもセキュリティシステムを導入することで、情報漏えいのリスクが減らせるでしょう。

2.コミュニケーションのミス

会社にいれば直接対面して話し合えた問題を、テレワークでは文章のやりとりによって解決します。文章だけでは細かいニュアンスが伝わりにくく、コミュニケーションのミスにつながるかもしれません。また、チャットやメールによる連絡は即時性に欠け、連絡量が増えるテレワークでは確認漏れのリスクがあります。

Webミーティングツールやチャットツールを駆使して、チーム内で情報を共有できるようにしましょう。

3. 社員の不満

慣れないテレワークで勝手がつかめず、特に開始したばかりの時期は社員の不満がたまりやすいでしょう。家から出ない生活を続けていると、健康面に悪影響が出るだけでなく、一人暮らしの社員は強い孤独を感じます。

上司からの密な連絡以外にも、システムの面からサポートする体制が必要です。チャットツールやプロジェクト管理ツールを使い、連携して業務を進めていることを「見える化」することをおすすめします。

イッツコムならテレワーク導入をしっかりサポート

テレワークの導入準備は手間がかかるため、難所にぶつかる場面が多いかもしれません。イッツコムでは導入のサポートをはじめ、運用に関するアドバイスも行っています。テレワークの助けとなるツールも多数取りそろえており、スムーズな導入に役立つでしょう。ここでは、イッツコムが取り扱っているテレワークに役立つツールを3つ紹介します。

1.安全な法人データSIM

イッツコムの法人データSIMは、NTTドコモの回線を採用し、安定した通信品質を全国にお届けできるようになりました。SIMカードのデータ容量ごとに複数のプランがあり、自社に合った最適なプランを選べます。

2.営業活動を可視化するSFA「ホットプロファイル」

営業先の情報は属人化しやすく、担当者が保有したまま社内で共有されないケースが多々あります。対面する機会が減るテレワークの場合、その傾向がますます加速するでしょう。

イッツコムのSFA「ホットプロファイル」を使えば、営業活動を可視化し、会社全体での共有が可能になります。名刺を手間なくデータ化し、自社のサイトへの流入観測ができるなど、マーケティングの分野で活躍するツールです。データを「見える化」すれば打つべき施策が明確になり、業務の改善にもつながります。

3.コンテンツの管理と共有がスムーズになる「box」

テレワークは社内で共有するデータにアクセスするのが難しく、セキュリティに関するリスクもあるため注意が必要です。イッツコムのデータ管理ツール「box」は、スムーズなデータへのアクセスと強固なセキュリティを両立します。

データはクラウド上に保存され、容量無制限です。場所を選ばずデータにアクセスできるため、出先からスマートフォンで確認したり取引先とデータを共有したりできます。また、共有したデータは共同編集が可能です。

まとめ

テレワークの導入にはさまざまな準備が必要です。例えば、会議を円滑に行うためのWebミーティングツールや外部からも安全に接続できるセキュリティツールといったツールを用意しなければなりません。自社に最適なシステムツールを導入することで、業務の改善につながり、以前より効率が上がるでしょう。

イッツコムではテレワークに役立つシステムやツールを多数取りそろえています。テレワークの導入で不安やお困りのことがあれば、イッツコムまでお問い合わせください。