Web会議とテレビ会議の違いとは｜システム選びのポイントも紹介

テレワークの推進によってWeb会議が注目を浴び、多くの企業で用いられるようになりました。その用途はビジネスにとどまらず、私生活でも使われています。「Web会議の始め方が分からない」「ビジネス向きのツールが知りたい」「テレビ会議との違いは何か」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、Web会議とテレビ会議の違いや導入するメリットについて解説します。システム選びのコツや必要な機材が分かれば、スムーズに導入できるでしょう。

テレワークの推進に伴い「Web会議」という言葉をよく耳にするようになりました。似た言葉に「テレビ会議」がありますが、両者の違いを明確に把握している人は少ないでしょう。大きな違いは使用するシチュエーションです。ここでは、Web会議とテレビ会議の概要や違いについて解説します。

1.Web会議とは

Web会議とは、インターネットを通じて離れた場所にいるメンバー同士が行う会議です。「会議」とありますが、大人数とは限らず、1対1の場合にも同じ方法を用います。

1人1台の端末を使ってインターネットに接続し、世界中どこにいても話し合えるのがメリットです。外出自粛の影響で流行したZoom飲み会も、形式としてはWeb会議と変わりません。

2.テレビ会議とは

テレビ会議も同じようにインターネットで両者をつないで行う会議ですが、大型テレビに複数人で映り込む形式を指します。

例えば、東京の5人と大阪の5人で話し合う場合、10台の端末を個々が使用するのではなく会議室同士をつなげて会議するのがテレビ会議です。ひとつの回線で複数人の声を発信するため、同時に話すと相手が聞き取れない恐れがあります。

3.Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議の最も大きな違いは、使用する端末の数です。Web会議は1人1台の端末を用いてどこでも会議に参加できます。一方、テレビ会議は参加者が集まる部屋の他に、大型のマイクとディスプレイ（もしくはプロジェクター）が必要です。

ただし、テレビ会議は同じ部屋にいる参加者が多いため、発言のタイミングが被ることがあまりありません。全員が同時に喋るといった混乱が起きにくいのがメリットです。

Web会議のメリット

テレワーク主体の業務でなくても、Web会議を行うメリットは複数存在します。いずれも業務の効率化につながるため、自社の悩みを考慮して導入するかどうか検討するとよいでしょう。ここでは、Web会議のメリットを5つ紹介します。

1.移動時間の削減

Web会議は自分のデスクで参加できるため、移動にかかる時間が無駄にならず、コストも削減できます。例えば、打ち合わせのために東京から大阪まで出張すると丸一日消費してしまいますが、Web会議であれば移動の手間がかかりません。海外からも通信が可能で、グローバル化が進む現代においては欠かせないツールになりつつあります。

2.採用活動の全国展開

沖縄の企業が採用活動を行う際に、北海道から人を呼ぶのは難しいでしょう。採用までに2回~3回面接をするケースが多く、毎回出向くのは負担が大きいためです。Web会議を使えば、わざわざ呼ぶ手間がかからないため、採用の手を全国まで伸ばしやすくなります。海外でも問題なく採用活動ができるのは、Web会議の大きなメリットです。

3.自由な働き方の促進

Web会議は自由な働き方の促進にも役立ちます。Web会議をはじめとしたさまざまなツールが登場することで、オフィス外で働く環境が整いました。自由に働ける環境が整った結果、テレワークやデジタルノマドが盛んになりつつあります。

仮に全てをテレワーク化してオフィスが不要になれば、大幅な固定費削減が期待できるでしょう。Web会議を取り入れることで、より効率的な働き方を目指せます。

4.スケジュール調整の簡易化

たくさんの相手との打ち合わせが必要な役職の場合、全国を飛び回って仕事をする機会が多くなりがちです。ひとつの会議に移動時間を含む多くの時間を取られて、スケジュール調整が困難になります。

Web会議は会議の後にすぐ別の仕事に取りかかれるため、スケジュール調整がスムーズです。社員の負担軽減も期待できます。

5.感染症と災害対策

Web会議は相手と対面せずに話し合えることから、感染症対策としてテレワークの推進とともに普及しました。オフィスに消毒や換気の設備を導入するよりも、テレワーク環境を整えたほうがコストを抑えられる可能性があります。

Web会議は災害にも強く、会議に参加するための端末さえあれば業務に支障はありません。大規模な地震だけでなく台風や降雪で公共交通機関がストップしたときも、通常通りに業務を遂行できます。

Web会議に必要な機材

Web会議に必要な機材

Web会議はインターネットを通じて会議を行うため、ネット環境に適した機材があるとより快適に進められます。ビジネスの場で活用するのであれば、専用のものを用意したほうがよいでしょう。注目したいポイントは「画質」と「音質」です。ここでは、Web会議に必要な機材を紹介します。

1.カメラとディスプレイ

Web会議を行う上で最も気になるのが画質です。会議の最中、相手の表情が読み取れない状態では電話とほとんど変わりません。特に古いパソコンに付属しているカメラは画質が粗く、相手に負担をかける恐れがあります。

また、鮮明に映るディスプレイがない場合も同様です。必要に応じて、外付けのカメラやディスプレイを準備しましょう。

2.イヤホンとマイク

互いに声を出して話し合うWeb会議では、音質も欠かせないポイントです。イヤホンがないと相手の声が聞き取りづらく、マイクが悪いと自分の声が届かずに相手に迷惑がかかるでしょう。

イヤホンとマイクが手元にない場合、ヘッドセットを購入すれば同時に揃います。マイクはテレビ会議用とWeb会議用で異なるため、状況に応じて使い分けましょう。

3.Web会議用システム

Web会議を行うには、専用のソフトウェアが必要です。会議に参加する全ての端末で同じシステムをインストールしていないと接続できません。社内で使用する際は、あらかじめ共有しておきましょう。

システムによって機能が異なり、中には、会議に役立つホワイトボードの機能を搭載しているものもあります。自社の予算とニーズを考慮して、必要な機能を持つソフトウェアを選ぶとよいでしょう。

Web会議用システムを選ぶ際のポイント

Web会議用のシステムは無数にあり、テレワークの推進によって今も増え続けています。ただし、別のシステム間では接続できないため、導入するシステムはひとつに絞らなければなりません。ここでは、Web会議システムを選ぶポイントを5つ紹介します。

1.通信の安定

Web会議システムにおいて、安定した通信は最も重要なポイントです。大幅な遅延が発生したり音声が頻繁に途切れたりすると会議が成立しません。特に海外の拠点と連絡を取り合う機会が多いのであれば、通信の安定性はシビアにチェックしましょう。遠方や複数の拠点との接続でも安定した通信が可能なシステムがおすすめです。

2.同時接続数の上限

テレワークの状況次第では、朝礼や全体会議で社員全員がひとつのWeb会議に参加するケースも考えられます。ただし、同時接続数が不足していると、全ての社員が参加するのは不可能です。部署ごとに朝礼を分けるといった工夫をするのもひとつの方法ですが、いざというときのために、できるだけ上限数が多いシステムを選ぶとよいでしょう。

3.使いやすいUI

安定した通信で多くの参加者が接続できても、システムを使いこなせなければ意味がありません。会社が導入したツールを実際に使うのは社員です。使いやすいUIで、誰でも利用できるシステムを選びましょう。パソコンに不慣れな社員でも扱えるのが理想です。

また、テレワークの流れは全世界で加速しており、さまざまな言語のシステムがあります。多くの社員がWeb会議に参加するには、日本語に対応しているシステムが無難です。

4.セキュリティ対策

Web会議を行う際は、インターネットに接続しなければなりません。セキュリティ対策が甘いシステムは、不正アクセスやデータの盗聴の原因となります。情報漏えいのリスクを減らすためにもセキュリティ対策のしっかりしたシステムを選びましょう。

また、システム以外の基本的なセキュリティも併せて強化することが大切です。会議終了後のデータのやり取りには細心の注意を払いましょう。

5.コストパフォーマンス

Web会議システムは、会議に参加するたびにインストールするものではありません。あらかじめインストールとセットアップを済ませ、その状態をキープする必要があります。

したがって、月々の使用料が固定費となるため、コストパフォーマンスが重要です。中には、使用するアカウントが増えるごとに料金が加算されるシステムもあります。必要なコストをシミュレーションし、コストパフォーマンスが良いシステムを選びましょう。

イッツコムがWeb会議の導入をサポートします

Web会議はテレワークに欠かせない機能です。導入する企業が増える一方、慣れないシステムの導入や操作に苦労する方もいるでしょう。イッツコムであれば、Web会議の導入から運用のサポートまで一括対応が可能です。ここでは、テレワークに役立つZoomと、イッツコムのモバイル閉域接続サービス・box・光接続サービスを紹介します。

1.Zoomなら情報システム担当は不要

Zoomは簡単なパソコン知識があれば導入できるWeb会議アプリケーションです。またテレワークではチャットツールの導入も欠かせません。Zoomにはチャット機能も含まれているため、基本的なコミュニケーションはZoomがあれば大丈夫と言っても過言ではありません。

2.資料の保管・共有とコミュニケーションはbox

boxはテレワークにぴったりな情報共有環境を構築するツール、オンラインストレージです。boxには社内外からアクセスできるため、取引先からの納品から会議資料の共有まで、すべてboxひとつでまかなえます。

プレビューに対応するドキュメントの種類は120種類を超えるため、ファイルを見るためにわざわざダウンロードする必要はありません。

またフォルダ単位でアクセス権やダウンロード可否、編集可否などのセキュリティレベルを設定できるため、情報の目的に応じたカスタマイズが可能です。

そしてメンション機能により、box内だけで指示出しや進捗確認ができます。目的のファイルを探してメールを開いてさかのぼる、探すといった作業は不要なため、作業効率の向上、ミスの削減に大きく寄与します。

Zoomと併用することで、boxは会議資料や業務進捗の共有に大きな威力を発揮します。

3.モバイル閉域接続サービスで安全なビジネス環境を構築

Zoomやboxを強固なセキュリティの上で安心して利用するには、イッツコムが提供するモバイル閉域接続サービスがおすすめです。

モバイル閉域接続サービスは、社外から社内情報やLANに安全にアクセスできる仕組みを提供します。特に、モバイル閉域接続サービスで提供される法人データSIMはNTTドコモ回線を利用するため、高品質なWeb会議を強固なセキュリティのもとで実施できます。

そして企業ごとのテレワークなどの状況に対応するべく、通信容量やモバイルルーターの有無などを選べるさまざまなプランを用意しています。詳細はお問い合わせください。

4.Web会議をスムーズにする高速通信の光接続サービス

Web会議をする上では、インターネットの通信スピードも重要です。イッツコムの光接続サービスは、下り2Gbps/上り1Gbpsという高速回線であるため、Web会議中に画面が固まったり声が途切れてしまったりすることがありません。

さらにイッツコムであれば、回線事業者に連絡することなくワンストップで導入が可能です。光回線のルーターには、無線LANが内蔵されているので、オフィスを簡単にWi-Fi環境にすることができます。

契約期間の縛りや最低利用期間がないため、オフィス移転などビジネス環境の変化にも柔軟に対応できる点も、イッツコム光接続サービスの強みです。

まとめ

Web会議はテレワークの普及とともに拡大し、多くの場で活用されるようになりました。自社に合ったシステムや機材をそろえれば、会議のために費やしていた余計なコストや移動時間から開放され、業務の効率もアップするでしょう。

イッツコムでは、Web会議やテレワークの導入に役立つさまざまなシステムを取り扱っています。快適なWeb会議環境を求めている方は、イッツコムまでお気軽にお問い合わせください。