テレワーク環境を快適にするためのアイテムを紹介！よくある悩みについても解説

「テレワークに便利なアイテムを知りたい」「パソコン1つではテレワークがやりづらい」このように感じている方はいませんか。

企業としてテレワークを推進しても、社員の仕事環境が良くないと生産効率が落ちてしまうかもしれません。高い生産効率を維持するためにも、会社が率先して社員のテレワーク環境を整えることが大切です。そこでこの記事では、テレワークを整えるために必要なアイテムをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

テレワーク環境で考えられる自宅での悩みを紹介

会社で行っていた業務を自宅や外出先で行うと、今まではスムーズにできていたこともうまく進まなくなるケースが発生することがあります。効率よく業務を進められるように、まずはテレワークの問題点について確認してみてください。

コミュニケーションが取りづらい

まず1つ目は、コミュニケーションの取りづらさにあります。Web会議やチャットシステムを利用したコミュニケーションでは、業務内で発生する小さな相談事や質問を同僚と逐一話すということが難しくなります。

今までは気軽に質問できていた小さな悩みをうまく解消できず、それが蓄積されストレスに繋がる可能性もあります。コミュニケーション不足に陥りやすいことは、テレワークの大きな課題となっています。

自宅ではできない業務がある

テレワークへ移行したのに、自宅ではできない業務が出てくることも悩みのひとつです。例えば、社内閲覧のみの書類確認やデータのやりとりがある場合は出社を余儀なくされます。会社の体制によっては、すべてテレワークでは完結しない恐れがあります。

インターネット環境が整っていない

自宅や会社のネット環境が整っていないことも、テレワークにおける課題点です。テレワークを行うには、オンラインでの会議やデータのやり取りが必要不可欠となります。インターネット回線の速度が遅いと、会議がスムーズに進行しない、データのアップロードやダウンロードに時間がかかるなど不要な時間を取られてしまうことも。

さらにテレワークを導入するには、会議やチャットツール、データの送受信ツールなど、パソコン環境を整えることが必須となります。

テレワーク環境を整えるために便利なアイテム

テレワークで効率よく業務を進めるためには、会社や自宅の設備をしっかりと整えることが大切です。各自で揃えると社員負担が大きく、環境に差が出てくることもあるため、必要に応じて会社支給とするほうが良い場合もあります。生産性を高めるためにも、会社で導入できそうなアイテムがないか確認してみてください。

インターネット環境

テレワークには、安定したインターネット回線が欠かせません。速度が遅い、通信状況が不安定などソフト面で快適性が損なわれると、仕事に支障が出てしまいます。

さらにテレワークでは、情報漏洩のリスクが高くなってしまいます。社員がセキュリティの甘いフリーWi-Fiなどから社内データにアクセスしてしまうと、ハッキングの被害を受けるリスクが考えられるでしょう。

安心してインターネットに接続するためにも、速度が安定していることに加えセキュリティの高い環境が求められます。また、情報漏洩リスクを無くすためには、ITリテラシーの面で社員教育を行い、意識改革を促す必要があります。

デスク・チェア

テレワーク時にあると便利なのが、パソコン専用のデスクやチェアです。自分にあったデスクやチェアを使わなければ、長時間作業で腰や肩を痛める原因にもなります。

テレワーク期間が長引くほど社員の健康状態や効率性にも関わってくるでしょう。自宅に専用デスク・チェアが未整備の社員も多いため、購入費用としてリモートワーク手当に含める企業も多くあります。

Web会議サービス

テレワークでのコミュニケーションツールとして、Web会議サービスは重要です。メールやチャットでは伝わりにくい話ができ、出社しているのと変わらないコミュニケーションが取れます。また、クライアントとの打ち合わせにも導入が可能です。Web会議サービスにはさまざまな種類があり、選ぶポイントは以下の4つです。

・通信が安定している
・複数人で利用できる
・簡単に使える
・セキュリティ対策が万全

中には無料で使えるサービスもありますが、使用人数や会議時間などで制限が設定されているケースもあります。また、無料のサービスは第三者による不正アクセス、それによる情報漏洩等のリスクが考えられます。

有料版を使用することで、セキュリティがしっかり担保されたサーバを利用し、アクセス制限をして利用者を限定する等の管理ができるため、セキュリティリスクがぐんと下がります。

Webカメラ・マイク

Web会議では、Webカメラとマイクも必要です。内蔵カメラ付きパソコンもありますが、出来れば外付けの画質音質ともに良いものを選んで使用すると良いでしょう。

特に商談の際には、画質が良いカメラのほうが、相手の表情や声が分かるため話を進めやすい傾向にあります。中にはカメラやマイクがないパソコンを利用している社員もいるため、全員が同じ条件でテレワークを行うためにも、一律で導入しておいたほうが良いアイテムです。

ファイル共有サービス

データのやり取りを行うには、ファイル共有サービスが便利です。毎回メールに添付してやり取りを行っていると、効率が大きく下がってしまいます。ファイル共有サービスにも多くの種類が存在します、選ぶポイントは以下のとおりです。

・データ容量が無制限である
・ユーザー数が大人数、または無制限で利用できる
・サポート体制が整っている
・セキュリティ対策が万全

効率よく安全にデータの送受信が行えるように、法人向けのファイル共有サービスをいくつか検討しておくとよいでしょう。

テレワーク環境を快適にするならイッツコムの「Zoom」がおすすめ

Web会議サービスは多数あり、そのサービスもさまざまです。もし社内だけでなく社外の方との取引や打ち合わせに利用する場合は、利用者数や時間の制限があるものは使いづらくなります。
イッツコムの「Zoom」なら、長時間の会議でも問題なく簡単に使えるのでおすすめです。「Zoom」の特徴をさらに2つ紹介します。

相手にZoomライセンスが無くても使える

イッツコムの「Zoom」は先方にライセンスは必要ありません。会議を主催する方がライセンスを取得していれば、ミーティングIDやURLを他の参加者に共有するだけで簡単に会議ができます。

主催者側が発行するURLをクリックすれば会議に参加できるため、会議相手にとっても使いやすいものになります。画面共有で資料の共有が可能であり、書き込みもリアルタイムに見ることができるためスムーズに会議を進められます。先方にIT知識が無くても、操作性が容易でセキュリティは万全なので気を使わせる必要もありません。

複数人でも簡単に参加できる

イッツコムの「Zoom」は、複数人の会議も問題なく開催できます。プランによって100端末~1,000端末の接続が可能なので、オンラインでの研修やプレゼンテーションもスムーズです。複数名の参加でもイッツコムの「Zoom」ならば、快適にやりとりできます。

テレワーク環境の情報共有はイッツコムの「box」で解決

テレワークではサイズの大きなファイルを共有することがありますが、その度に添付ファイルとして送信していては時間も手間もかかり、パソコンの容量を圧迫することにもなります。また、データを見ながら修正を進めるといった作業ができません。そこでおすすめなのが、容量を気にせずにデータを共有できる「box」です。以下でboxの特徴を解説します。

容量無制限でデータを共有できる

イッツコムが提供する「box」は全てのプランで容量が無制限で使用できます。また、Word、Excel、PDF、AI、PSD等120 種類以上のファイルをダウンロードすることなくプレビューできるため、ローカルの負担になりません。

容量が大きなデータを素早く送受信できれば、業務が効率良く進みます。また、データはクラウド上に保管するので、アクシデントでデータが消失してもバックアップになるでしょう。

複数人でもプロジェクト管理が簡単

「box」はクラウド上からパソコンにミラーリングすることで、複数人が同時に編集作業を行えます。ファイル編集操作が行われると共有メンバーに自動通知が行くため、スムーズに内容確認でき、メンバー同士の円滑なコミュニケーションが取れます。

さらに編集に対する各自の予定やタスクを設定、リアルタイムで作業を確認できるので、自宅にいながらもチームと効率よく仕事ができるでしょう。

クラウド上でファイル管理ができないと、編集を進めるたびに他の人にファイルを送る作業が生まれるので、効率が良くありません。容量が多いファイルの取り扱いが多数ある場合は、複数の接続が可能で、スピーディーな作業ができる「box」がおすすめです。

まとめ

テレワーク中は、パソコン1つでも作業が可能です。ただし社員の負担や業務効率を考えると、テレワーク用のアイテムを導入したほうがよいでしょう。

自宅で使用するものだけでなく、会社全体でスムーズにやり取りができるWeb会議システムやクラウドストレージサービスを導入することが必要です。イッツコムはテレワーク向けのサービスを多数展開しています。快適な仕事環境をお求めの場合は、お気軽にお問い合わせください。