テレワーク時はWEB会議で効率を高められる！メリットや注意点を解説

「テレワーク中の会議はどうすればいいか」「WEB会議にはどんなメリットがあるのか」という疑問をお持ちではないでしょうか。オフィスに集まらないリモートの働き方だからこそ、遠隔でスムーズに会議を行うための方法を考える必要があります。テレワークにおいて、WEB会議は効率を落とさず業務をすすめるためにも非常に重要なツールです。

この記事では、テレワーク時のWEB会議についてのメリットやデメリット、開催の注意点などを解説します。

テレワークでWEB会議を使うメリット

WEB会議は、別々の場所にいる参加者が同じ画面を共有しつつ、オフラインのミーティングと同じように会議を実施できる点が脚光を浴びる形で近年注目されています。テレワークでWEB会議を使う主なメリットは以下の通りです。

・事前準備にかかる時間が減る
・コストを抑えられる
・欠席者も内容を確認できる
・直接のやり取りでコミュニケーションを図れる

事前準備にかかる時間が減る

WEB会議を使うと、会議の事前準備にかかる時間を減らすことができます。会議場所の確保や移動などを事前に行う必要がなく、参加者の都合が合う時間帯ですぐに開始することも可能です。

WEB会議は自宅にインターネット回線やデバイスを用意して、必要に応じてカメラやマイクの用意を行うだけで準備を終えられます。効率よく会議を進められるため、空いた時間を他の作業に充てることも可能です。

コストを抑えられる

自宅でWEB会議が行えるようになると、対面よりもコストが削減できます。対面で行うと会議場所への移動に交通費がかかるうえに、会議場所を予約するならさらにお金が必要です。

近くのカフェで打ち合わせを行ったとしても、コーヒーなど飲み物を注文する必要があります。打ち合わせを行う従業員が多くなると、追加の費用も必要となってくるでしょう。経費などのコストをしっかりと抑えられるのも、WEB会議のメリットだといえます。

欠席者も内容を確認できる

WEB会議においては、欠席者も内容を確認できます。会議の様子をレコーディング（録画）することで、あとから見返すことも可能です。対面での会議の場合、参加していなかった人には議事録にまとめたものを共有しますが、議事録は作る人によって内容が変わります。そのため、情報が正しく伝わらないこともあり、また作成する手間も必要です。

WEB会議ならレコーディングできるので、議事録を作る手間がかかりません。実際の会議の様子を見返せるので、情報も正しく伝わります。

直接のやり取りでコミュニケーションを図れる

WEB会議は、参加者同士でコミュニケーションを図りやすいです。画面越しとはいえ、顔を見ながらのやり取りになるので、対面に限りなく近いコミュニケーションができます。WEB会議は時間とネット環境があればいつでも開催できるので、テレワークでもコミュニケーションの機会を減らさずにすむでしょう。

対面の会議の場合、席次（立場によって指定される席順）が決まっている場合があります。立場の違いがはっきりするため、中には発言しづらく感じる人もいるでしょう。WEB会議だと席次順に座る必要がないので、対面より発言しやすくなるのもメリットです。

テレワークでWEB会議を使うデメリット

テレワークでWEB会議を使うことには、デメリットもあります。問題点をしっかりと把握したうえで、導入の準備をすすめることが大切です。テレワークでWEB会議を使うデメリットとしては以下の点が挙げられます。

・インターネット環境に左右される
・カメラやマイクなどの周辺機器が必要になる

インターネット環境に左右される

テレワークでのWEB会議はインターネット環境に左右されます。インターネットの接続が不安定だと、会議がうまく行えないことがあるでしょう。その結果予定していた時間に会議ができない、途中で接続が悪くなり重要な情報が聞き取れないなどのトラブルにつながってしまいます。

テレワーク先でのインターネット回線状況は社員によって異なります。会社からモバイルWi-Fiを支給するなど、対策を行う必要があるでしょう。またテレワーク先と円滑に会議を行うために、自社のインターネット環境を整えることも大切です。

カメラやマイクなどの周辺機器が必要になる

テレワークでのWEB会議には、カメラやマイクなどの周辺機器が必要となります。ほとんどのノートパソコンにはカメラとマイクが搭載されていますが、それだけだと画質や音質が不十分な場合もあるでしょう。

特にノートパソコンのカメラは視野角（カメラで写せる範囲）が狭いので、参加者が多い場合や、部屋全体を写す必要がある会議においては視野角の広いカメラが求められます。また、マイクの音質が悪いと、発言をうまく聞き取ってもらえません。場合によってはノイズが入り、会議進行を妨げてしまうこともあります。

テレワークで会議を行う場合の注意点

テレワーク時にWEB会議を行うことに慣れていない社員がいるかもしれません。そのため、会議がうまくいかないこともあります。テレワークで会議を行う際の注意点は、以下の通りです。

・使用するツールの操作方法を理解しておく
・ツールのセキュリティ対策を確認する
・会議の議題・資料をしっかり準備する
・出勤時に近い服装にする
・WEB会議を行う環境に気を付ける
・ビデオはなるべくONにして参加する

どういった問題が起きやすいかを把握して、事前に対策を行いましょう。

使用するツールの操作方法を理解しておく

会議を行うまでに、使用するツールの操作方法を通達しておくべきです。使い慣れていないツールだと、操作に手間取ることが多くあります。仮に予定時間に入室できないと、会議を始められません。時間のロスが発生し、会議がスムーズに進まなくなるので注意が必要です。

場合によっては対面の会議よりも時間がかかってしまい、生産性を大幅に落としてしまうかもしれません。そのようなことのないように入室方法、マイクのオン・オフの仕方、画面共有のやり方を事前に共有しておきましょう。

ツールのセキュリティ対策を確認する

会議に使用するツールのセキュリティ対策を確認しておくことが必要です。セキュリティが不十分だと、第三者から侵入される可能性があります。重要な会議内容が外部に漏れてしまうと、会議資料をダウンロードされて盗まれてしまう可能性も否定できません。

外部からの侵入を防ぐためにも、セキュリティ対策が万全なツールを用意するべきです。

会議の議題・資料をしっかり準備する

会議の議題・資料を事前に準備しておきましょう。対面での会議と同じく、事前に議題を整理しておかないと、スムーズに打ち合わせが進めることができません。議題を事前に整理しておけば、会議に集中することができます。

また、WEB会議では資料を画面共有で参加者に提示する場合もあるでしょう。その際に画面共有で確認できる状態にしておかないと、会議が円滑に進みません。スムーズに資料を提示できるよう資料を用意し、画面共有の方法も押さえておきましょう。

出勤時に近い服装にする

テレワークの会議でも、出勤時に近い服装で参加するのが無難です。自宅からつなぐWEB会議だからといってラフな服装をしてしまうと、上司や他の社員からの評価が下がってしまいかねません。

普段スーツで出勤しているなら、襟付きシャツといった服装にするのがベターです。会議の参加者に不快感を与えないよう、服装にも注意しましょう。会社としてWEB会議時の服装についてルールを設けておくとより確実です。

WEB会議を行う環境に気を付ける

テレワーク時は、会議を行う環境にも注意しましょう。周りから騒音がする場所だと、会議中に音が入ってしまいます。音がうるさいと会議の話がうまく聞き取れず、相手も気になって不快に感じてしまうなどの支障が生じてしまうでしょう。WEB会議は、騒音がない静かな場所で実施するのが無難です。

また、会議中にビデオで映る自分の背景にも注意しましょう。自宅から行う際は周囲の整理整頓を行うか、映っても困らない場所を選ぶべきです。

ビデオはなるべくONにして参加する

会議中は、なるべくビデオをONにして参加しましょう。相手の表情や反応を確認しつつ、会議を行うためです。WEB会議は音声だけでも行えますが、言葉の意図など声だけでは読み取れない情報もあります。

例えば話している最中に沈黙が発生した場合、考えられるのは「相手が答えを考えている」ケースと「次の言葉をかけられるのを待っている」ケースの2パターンです。しかし、音声だけだと表情から読み取れないため、コミュニケーション上のミスが生じやすくなります。

家庭の事情といったどうしてもできない場合以外は、ビデオをONにして会議に参加することを通達しましょう。

テレワークでの会議にはイッツコムのサービスがおすすめ

WEB会議のツールはさまざまなものがあり、どれを使うのがいいか迷うこともあります。テレワークで会議を行うなら、イッツコムのサービスがおすすめです。会議を導入しやすいのはもちろん、テレワークで行う場合のセキュリティ対策も整っています。イッツコムが提供する、テレワークでの会議に役立つサービスは「Zoom」と「box」の二通りがあります。

Zoom

「Zoom」は、スマートフォンやパソコンを使ってWEB会議が行えるツールです。相手の顔を見ながらミーティングできるので、リモートワークでも対面のようなやり取りができます。操作もシンプルなので、すぐに導入可能です。

チャットの機能も搭載されており、業務に関するメッセージやコンテンツ、リンク先の共有もスムーズにできます。必要に応じて複数名で同時に参加できるシステムや、タッチディスプレイによる遠隔ホワイトボード会議の機能も追加できるので、効率よく会議が行えるでしょう。

box

「box」は、法人向けのクラウドストレージ（データを確保するためのネット上のスペース）です。写真や映像などの大容量データを手軽に送受信できるので、リモートワーク時に役立ちます。

また、Zoomとの連携も可能です。画面共有すれば、box内の資料に社内外パートナー双方が同時にアクセスできます。データストレージは無制限なので、写真や動画なども容量を気にすることなく使える点が特徴です。

まとめ

テレワークで社員とコミュニケーションを取るには、WEB会議ツールを活用するとスムーズになります。WEB会議ツールは、対面の会議と同じようにスムーズな進行ができるだけでなく、交通費などのコスト削減にも役立つ手段です。

イッツコムでは、テレワーク時の会議に役立つサービスを提供しています。会議をスムーズに行えるZoomや、データ共有を簡単に行えるboxは、WEB会議にはうってつけです。リモートワークで会議を行いたい場合は、ぜひイッツコムのサービスをご検討ください。