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在宅勤務を効率化するにはどうすればいい?環境整備とツールの導入が成功の鍵

こんにちは!イッツコムの菅です!

「在宅勤務を導入したけどどうもうまく業務が回らない」
「効率化したいけど、どうすればいいのかわからない」

在宅勤務をはじめてみたものの、このように思っている方もいませんか?在宅勤務はオフィスとは勝手が異なり、思うように業務が進まないこともあるでしょう。

そこで、今回は在宅勤務を効率化するためのコツを詳しくご紹介します。効率化が課題だと感じているなら、ぜひ一通りチェックしてみてください。あなたの会社に合った対策をすれば、在宅勤務の生産性を高められますよ!

在宅勤務を効率化するなら環境整備とツールの導入が必要不可欠!

「在宅勤務になったら思ったように業務を進められない」「なぜか煩わしい業務が増えてしまった」、このように感じていませんか?効率的に仕事できないなら、仕事環境や使っているツールを見直してみるといいかもしれません。

仕事を効率的に進めるには、安定した通信環境と在宅勤務に特化したツールが必要です。環境が整っているかどうかが大きく影響するので、この機会にしっかり整えましょう!

そもそもなんで環境整備とツールの導入が必要なの?

「なんで環境整備やツールの導入が必要なの?」「オフィスと同じように仕事するだけじゃダメなの?」と思う方もいるかもしれません。しかし、在宅勤務では離れたところにいる社員同士が協力して仕事を進めなければなりません。

そんな環境なので、オフィスと同じように仕事するのは難しいものです。今から在宅勤務には環境とツールが重要な理由を詳しく解説します!

通信環境は千差万別

オフィスで仕事しているときは、誰もが同じ通信環境を使います。「何を当たり前のことを……」と思うかも知れませんが、それはオフィスというひとつの空間にいるからこそのこと。在宅勤務では人によって通信環境が異なってしまいます。

安定した通信環境を構築できている方もいれば、速度が遅く、安定しない回線しか準備できていない方もいるかもしれません。この通信環境の差が在宅勤務の効率を大きく左右するのです。

安定した通信環境を用意していても、セキュリティを確保するためにVPNなどを使用して遅くなるケースもあります。セキュリティはとても重要なので、通信品質を両立させるのはとても難しいと感じていませんか?

しかし、きちんと環境を構築すればセキュリティを確保しつつ通信環境を安定させられますよ!具体的な方法は後ほどご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。

何をするにもツールを使わなければならない

在宅勤務では、質問したいときにすぐに話しかけることはできません。やり取りひとつをとっても、チャットやメール、電話などを介さなければならないのです。何か合ったときにすぐに質問・報告できないために効率が下がっていると感じる方もいるでしょう。

書類のやり取りなども全てオンラインで行わなければならず、そのためのツールも必要です。仕事の効率を下げているのは、業務内容や環境に合っていないツールを使っているからかもしれません。解決するには、便利で使いやすい在宅勤務に特化したツールを使うのがオススメです。こちらも、後ほどご紹介するのでぜひチェックしてみてください!

まずは通信環境を整えよう

在宅勤務を効率化するはじめの1歩は通信環境の見直し。通信環境を見直すときは、次の2点に注目しましょう。

・通信速度が安定しているか
・必要なセキュリティを確保できているか

この2つはなぜ大切なのでしょうか?これから詳しく解説します。

安定した通信環境は必須

仕事に使う通信環境が安定していないと、「ファイルのやり取りに時間がかかる」「Web会議したいのに映像が止まって全然進まない」など、仕事の効率が大きく下がってしまいます。

そのため、在宅勤務には安定した通信環境が不可欠です。通信面に問題があるなら、ここを改善するだけで一気に効率化できます。

セキュリティ対策も忘れずに

重要なデータをやり取りするのでセキュリティ対策も忘れてはなりません。セキュリティに問題があると、機密情報などの重要な情報が流出してしまうかもしれません。

より重要度が高いデータをやり取りするなら、専用回線や閉域網の利用もぜひ検討してみてください。コストはかかりますが、安全かつ効率的な在宅勤務に役立ちますよ!

在宅勤務用のツール導入も忘れずに!

回線環境を整えるだけでは不十分。もっと効率的に在宅勤務するためにも必要なツールを忘れずに導入しましょう!今回はとくに意識したい在宅勤務用のツールとして、次の3つをご紹介します。

・ビジネスチャット
・Web会議ツール
・ワークフローシステム

いずれも有効活用すれば在宅勤務の効率を一気に向上させられます!

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、その名の通りビジネスユースに特化したチャットツールです。情報共有や進捗報告・質問・回答などの基本的なコミュニケーションはこれひとつでOK。在宅勤務を始めるなら忘れずに導入しましょう!

ビジネスチャットにはTo-Doリストやリマインダーなどを搭載しているものもあるので、各メンバーのタスク管理もできますよ。メールや電話でのやり取りが煩わしいと感じているなら、ビジネスチャットの導入で解決できます。

Web会議ツール

Web会議ツールを導入すれば、会議や打ち合わせのために出社する必要はありません。オンラインでビデオ会議を開催できるので、移動時間の節約になりますよ。複数人で集まって会議をする機会が多いなら、忘れずに導入しましょう。

ワークフローシステム

社員がさまざまな場所にいるので、報告書や各種申請書などのやり取りが煩雑だと感じている方もいませんか?そこで役立つのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムを導入すれば、さまざまな申請書類のやり取りはもちろん業務の管理、社員ひとりひとりの業務状況までをまとめて管理できます。どの業務がどこまで進んでいるのかひと目で分かるので、より効率的に管理できますよ。

在宅勤務の効率化にお悩みの方はイッツコムにご相談ください!

「在宅勤務を効率化する方法は分かったけれど、どこから手をつければいいのか分からない」と感じている方もいませんか?そのような方は、在宅勤務向けのサービスを提供しているイッツコムにご相談ください。

イッツコムは光回線などを提供していますが、在宅勤務に役立つサービスもご利用いただけます。今回は、その中から特におすすめのサービスとして「モバイル閉域接続」と「box」をチェックしていきましょう!

モバイル閉域接続

モバイル閉域接続とは、在宅勤務中の社員が安全に社内ネットワークにアクセスするのに役立ちます。普段の仕事は一般の回線を使っていても、社内ネットワークにアクセスするときはより高度なセキュリティを確保したいと思うものです。

モバイル閉域接続なら、外部からインターネットを介さずに社内ネットワークにアクセスできます。専用SIMを使うので、第三者から攻撃されるリスクを大幅に低減できますよ!安全かつスムーズにアクセスするためのものとして社員に渡せば、効率的な在宅勤務に役立ちます。

box

boxを導入すれば、ファイルのやり取りやプロジェクト管理を一元化できます。ファイル共有用やプロジェクト管理用のツールを別々に起動する必要がないのが魅力です。

すべてのやり取りをboxひとつに集約できるので、利便性は抜群。もちろん、取引先と資料を共有するときにもお使いいただけます。アクセス権限を細かくコントロールできるので、適切に設定すれば情報が流出する心配もありません。

もし、あなたの会社がすでにSFAやMAなどのビジネスツールを使っているなら、boxと連携させてより便利にお使いいただけます。業務効率を大幅に向上させられるので、ぜひご検討ください。

在宅勤務を効率化するならイッツコムがおすすめ!

「在宅勤務の最大の敵は効率が低下すること」、このように考えている方も多いのではないでしょうか?在宅勤務は、通信環境を整えて必要なツールを正しく導入すれば効率化できます。

これから在宅勤務をスタートしようを思っている方や、ワークフローを見直して効率化したいと考えている方は、ぜひ在宅勤務向けのサービスを一括提供しているイッツコムにご相談ください。イッツコムは、通信環境の整備やツールの導入、導入後の運用サポートまでをまとめて提供しています。

在宅勤務に関するお悩みをお持ちの方は、ぜひ一度イッツコムにご相談ください。あなたの会社に合わせてサポートいたします!