リモートワークにはクラウドが欠かせない！メリットと導入のチェックポイントを紹介

リモートワークの導入にクラウドサービスの活用は、有効的な手段です。ところが、クラウド自体のことがあまりよく分かっていない方も中にはいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、クラウドがどのようなものか、クラウドサービスを導入するメリット・デメリットなどを解説します。クラウドサービスがリモートワークに有効な理由がわかれば、より柔軟な働き方ができるでしょう。

クラウドサービスが必要な理由とは？

クラウドとは、自身が使用するパソコンや自社サーバー内にソフトウェアやアプリがない場合でも、インターネットを通じてそれらの機能を利用できる仕組みです。

身近な例では、Webメールやデータを保存するためのストレージサービスなどがあります。クラウド上にあるデータには場所を選ばずアクセスできるため、リモートワークで離れた社員と円滑にコミュニケーションを取ることや、迅速なデータの共有を行うことが可能です。

仮にクラウドを導入しないと、必要な社内データを入手するために出社を余儀なくされたり、何度もメールのやり取りを行ったりと手間がかかります。端末とインターネット通信さえできれば業務環境が整うので、クラウドはリモートワーク環境構築のための有効な手段です。

クラウドサービスを使う際のメリット

リモートワークを行う上で、クラウドサービスの活用は有効です。しかし、具体的なメリットがよく分からず、導入をためらっている方もいるかもしれません。そこでここからは、リモートワークでクラウドサービスを活用するメリットを4つ紹介します。メリットが分かれば、自社での導入イメージもより明確になるでしょう。

オンプレミスより運用が簡単

「オンプレミス」とは自社内でサーバーを設置し、システムを運用することを指します。オンプレミスを利用していると、データ量に応じてサーバーを増強したり、メンテナンスを行ったりと、人件費や維持費などのコストがかかります。

クラウドサービスの中には容量が無制限のものがあり、支店が離れている場合でもサーバーを共有することが可能です。また、会社が地震や洪水などの被害にあった場合もクラウド上にデータがあればバックアップにもなります。

同じファイルを複数人で編集可能

クラウドサービスによっては、同じファイルを複数人で共有できます。リモートワークでは離れた社員同士で同一のプロジェクトを進めることも多くあるでしょう。そのような場合に、クラウドサービスを用いることで簡単に共同作業の環境が整います。

ファイルへのアクセス権限の設定や、他の社員の編集をリアルタイムで確認できるので、リモートであってもこれまでのオフィスワークと近い環境でお互いの進捗状況の確認が可能です。

サーバーなどの物理的なスペースが不要

オンプレミスを構築するとなると、場合によっては新たなサーバーやシステムの増築が必要になります。そうなれば、設備を設置するための物理的なスペースが必要になるため、新たなコストや手間もかかるでしょう。

クラウドサービスであれば、サーバー設備の用意などはサービス提供元が行うので、利用者は純粋にサービスのみを利用できます。自社の物理的な環境に依存しないのも、クラウドサービスの大きなメリットです。

クラウドサービスを使う際のデメリット

リモートワークを簡単かつ効率的に導入するためには、クラウドサービスの活用は効果的です。しかし、クラウドサービスも万能ではありません。活用する上では、クラウドサービスのメリットだけでなくデメリットを把握しておくことも必要です。そこでここからは、リモートワークでクラウドサービスを使う際のデメリットを3つ紹介します。

自由なカスタマイズができないことがある

クラウドサービスの内容は、サービス提供元によって決められています。あらかじめ定められた範囲での使い方に限定されるため、自社の環境に合わせてカスタマイズをするのが難しい場合もあるでしょう。

導入の際には目的と用途を明確にし、「求める機能が備わっているのか」や「カスタマイズはどの程度可能か」をしっかりと確認しておきましょう。

サービス停止のリスクがある

クラウドサービスでは、利用者は設備投資やメンテナンスの必要がないのが魅力です。しかし、サービス提供元が何らかの理由でサービスを停止した場合、利用はできなくなるケースがあります。導入を決める際には、サービス内容と同様に提供元の信頼性の判断も重要な要素になるでしょう。

クラウドサービスの中には、一般企業だけでなく、政府機関が利用しているものもあります。どのような企業・団体に利用されているのかという点は、安全性や信頼性の高さを判断する目安として有効な材料になるでしょう。

3.オンライン環境が必須

クラウドサービスは、自社による設備投資やメンテナンスの必要がない点で大きな魅力です。一方で、利用するためには「オンライン環境」が欠かせません。

例えば、回線設備や回線事業者・プロバイダのトラブルでインターネットがつながらなくなってしまった場合には、クラウドサービスへのアクセスができないため、業務が滞ってしまいます。

社員が持っている通信設備によっては、リモートワークがうまくいかないこともあるでしょう。その場合は、会社からモバイルWi-Fiを提供するなどの対策が必要です。

リモートワークにクラウドサービスを導入するポイント

リモートワーク環境の実現のために、クラウドサービスを導入する際にはいくつか確認しておくべき項目があります。いざ使い始めてから途中で他のサービスに切り替えるとなると、場合によっては業務に支障をきたしかねません。ここからは、クラウドサービスの導入前に確認しておくべきチェックポイントを紹介します。

自社に合ったものを選ぶ

クラウドサービスを導入する際には、その目的と用途を明確にしておきましょう。例えば、データ共有のためにクラウドストレージサービスを利用する場合、以下の項目の上限はサービスによって異なります。

・利用するアカウント数
・月間使用データ量
・データ保管上限

自社で想定しているリモートワークでの業務内容を洗い出しておくことで、必要とするサービスのスペックが明らかになります。導入前には、自社にどのような環境が求められているのかをピックアップしておきましょう。

ランニングコストの費用対効果

クラウドサービスの利用には、月々のランニングコストがかかるケースがほとんどです。しかし、かけた費用以上の成果が認められないのであれば、導入する意味が薄れてしまいます。導入前には、リモートワークでの利用目的や用途を明確にしておきましょう。

例えば、クラウドストレージサービスの場合、プランによっては「ストレージ容量」や「アップロードできるファイルひとつ当たりの容量上限」が変わることがあります。

自社の業務で想定される利用の仕方によって、最適なプランはさまざまです。かけたコストを無駄にしないためにも、導入後に想定される利用環境はしっかりとシミュレーションをしておきましょう。

セキュリティ機能は十分か

リモートワークはインターネットを介しての業務になるので、従来の閉じた環境であるオフィスワークに比べて「情報漏えいリスク」が高まります。

リモートワークに選ぶクラウドサービスのセキュリティの高さは、とても重要なポイントです。中には、セキュリティ対策を徹底していることを証明できる「ISO27001（ISMS認証）」という認証制度を取得しているサービスがあります。セキュリティ対策が万全か判断する上では、有効な判断材料となるでしょう。

リモートワークにおすすめのクラウドサービス

快適なリモートワークの実現には、クラウドサービスの導入は欠かせません。しかし、各社さまざまなサービスをリリースしており、何を使えばよいのか分からない方もいるのではないでしょうか。そこでここからは、リモートワークにおすすめのクラウドサービスを紹介します。

box

「box」は、容量無制限のクラウドストレージサービスです。リモートワークには欠かせない「データの共有」に必要なクラウドストレージですが、boxは以下のような特徴を備えています。

・容量無制限
・複数人同時にひとつのファイルを編集可能
・クラウド内データのコンビニプリンター印刷に対応
・ファイルのアクセス権限設定・ログ管理が可能
・マルチデバイス対応
・120種類を超えるファイル形式に対応
・セキュリティ認証「ISO27001」に準拠

boxは「ISO27001」に準拠しています。ISO27001とは、情報セキュリティに関する国際規格のひとつです。boxは国際規格を満たしているため、セキュリティ対策の高さに信頼できるサービスといえるでしょう。

実際、米国政府機関をはじめとする40以上の政府機関や、世界8万以上の企業でも採用されています。リモートワークの最大のリスクは「情報漏えい」です。セキュリティの高いboxであれば、安心して導入できます。

Zoom

リモートワークにおける社員間のコミュニケーション不足の解消には、Web会議ツールの利用が必要不可欠です。特に複数メンバーで取り組むプロジェクトなどでは、お互いの意見の交換や議論の場が必要になります。

普段のオフィスワークにより近い形でのコミュニケーションを実現するためにも、ツールの導入を検討してみるとよいでしょう。中でもおすすめは、イッツコムが提供するWeb会議ツール「Zoom」のライセンスです。

本来、Zoomは海外発のサービスのため、日本語対応の面でやや不安が残ります。しかし、イッツコムの提供するZoomライセンスであれば、日本語サポートが付与されているので、万が一の際にも安心して利用できます。

まとめ

クラウドサービスはこれまでの「ハードウェアに依存した環境」ではなく、ネットワークによる柔軟な業務環境の構築を可能にしました。設備やコスト面でこれまでリモートワークの導入を断念していた企業にとっては、実現するのに最適な手段のひとつとなるでしょう。

イッツコムでは、リモートワークに必要なさまざまなツールを一括で導入できるため、多くの企業でご利用いただいております。導入に関する疑問はどのようなことでも、お気軽にご相談ください。