【テレワーク導入】必要な環境整備とは？企業・テレワーカー両方の視点で解説
テレワークは企業にとっても社員にとってもメリットのある働き方ですが、生産性向上のためには適切な環境整備が必要です。テレワーク導入を検討していて、適切な環境整備を整理できずに悩んでいる企業担当の方もいるのではないでしょうか。
企業・テレワーカー両方の視点でテレワーク導入のメリットと課題、必要な環境整備を知ることで、テレワーク導入効果の最大化が可能です。そこでこの記事では、環境整備の必要性と課題、企業側・テレワーカー側の環境整備についてご紹介します。
テレワーク導入のメリットと環境整備の必要性
テレワーカーはICT（情報通信技術）を活用して主に自宅で働きますが、コアオフィスに依存しないことで企業・テレワーカー双方がさまざまなメリットを享受できます。
一方で、十分な準備をしてスタートしなければ業務に支障をきたすケースもあるため、適切な環境整備が必要です。まずは企業・テレワーカー両方から見たテレワーク導入のメリットと、環境整備の必要性・課題を解説します。
企業から見たテレワーク導入のメリット
新型コロナウイルス感染症の影響を受けてテレワークを導入する企業は一般化しており、テレワークを前提とした商慣習が醸成される中、オンラインでの商談や商取引の機会は拡大しています。
そして、テレワークがビジネスに及ぼすポジティブな効果を実感している企業は珍しくありません。例えば、オフィスの縮小化によるコスト削減や、自社の機能を分散することで得られる災害発生時のリスク分散・リスクヘッジの効果です。柔軟な働き方を整備することで企業イメージが向上し、優秀な人材を確保しやすくなったり離職率を低減させたりする効果も生まれます。
テレワーカーから見たテレワーク導入のメリット
テレワーク導入によるポジティブな効果を実感するのは企業側だけではありません。テレワーカーからすれば、職場環境での対人ストレスから解放される上、通勤のストレスがないことはメリットです。
通勤時間もなく、育児や介護との両立も考えやすくなるため、ワークライフバランスが向上するのは働き手にとって大きな魅力です。また、業務時間内に担当外の雑務に追われることも減り、本来の業務に集中しやすいのもメリットといえます。
ICT環境整備の必要性と課題
テレワークの導入にはさまざまなメリットがある一方で、テレワークならではの難しさもあり、導入効果を発揮するためにはクリアすべき課題があります。
テレワークに必要なツールが整っていなければ仕事は非効率で、テレワーカーは仕事のやりにくさに悩まされるでしょう。自宅の一室が職場となることで、PC環境や通信環境の不備にストレスを抱えるテレワーカーも珍しくありません。
ICT環境の整備の遅れはテレワーク導入の失敗を招き、企業側の主導・サポートによる環境整備が求められます。ICT環境を整える上で発生するコストもテレワーク導入の難しさのひとつです。
セキュリティ対策の必要性と課題
テレワークの導入に当たり企業にとって大きな問題となるのが、不正アクセスや情報漏えいに関するセキュリティ対策です。テレワークを推進してテレワーカーが多くなるほど、社内ネットワーク外に社内情報が分散したり、データ通信の経路が複雑化したりすることは懸念点といえます。
テレワーカーは各自のPCやスマホで社内情報を扱う上、オフィスより低セキュアの自宅のネットワーク環境でデータを送受信するため、セキュリティ対策は大きな課題です。ソフトウェア・ハードウェアの環境整備だけでなく、テレワークルールやセキュリティポリシーの策定・順守も求められます。
テレワーク導入における企業の環境整備
テレワークはICTをベースにした働き方なので、導入に当たっては通信環境や各種ビジネスツールの整備が求められます。電話やFAXをテレワーク仕様にすることや、プライバシーポリシーを策定することも大切です。ここでは、テレワーク導入における企業の環境整備を7項目に分けて解説します。
セキュアな通信に必要なVPN
VPNは2拠点間を仮想通信線で接続できる通信技術の総称です。トンネリングや暗号化といった技術を使うことで、論理的に専用線を経由したようなセキュアな通信ができます。
社内ネットワークでプライベートIPアドレスを使っている場合、通常は外部ネットワークから社内ネットワークへアクセスできません。グローバルIPアドレスを使うと接続は容易になりますが、サイバー攻撃対策の面で低セキュアです。
社内にVPNサーバーを設置してテレワーカーの社用PCとVPN接続を確立することで、テレワーカーは簡単に社内ネットワークにアクセスできる上、暗号化された高セキュアなデータ通信ができます。
また、テレワーカーがWebサイトやクラウドサービスにアクセスする際にも社内のVPNサーバーを経由するので、企業側がトラフィックを監視・制御できることもセキュリティ上の利点です。このように、テレワークの環境整備にはVPNの導入が必須と考えましょう。
トラフィック増大に耐えられる通信環境
VPNを導入するとテレワークのセキュリティレベルを向上させられますが、ネットワークリソース不足に悩まされる企業も多いでしょう。
テレワーカーは社内情報へのアクセスだけでなく、Webサイトやクラウドストレージへのアクセスにも社内のVPNサーバーを経由します。トラフィックの流入・流出どちらにも企業が契約する通信回線・プロバイダの帯域を利用するので、VPN導入前よりも大幅に増加したトラフィックを処理し切れず、帯域不足が深刻化しやすいのは懸念点です。
テレワーカーが多くなるほど業務時間内のネットワークリソース不足は大きな問題になり、通信回線・プロバイダを乗り換える企業も多いようです。想像よりも帯域不足は深刻化すると考え、企業向けの高速かつ安定した通信回線・プロバイダへの乗り換えを検討しましょう。
高セキュアなクラウドストレージ
テレワーカーが使用するPCやスマホは社内ネットワークの外にあるので、業務遂行のために何らかのファイル共有システムが必要です。
社内ネットワーク内のファイルサーバーをテレワーク用に運用する方法もありますが、安定運用のためにはファイルサーバーの管理者を社内に常駐させる必要があるため、テレワークには導入・運用コストの安価なクラウドストレージが向いています。
クラウドストレージを選ぶ際に最も重要なポイントは高セキュアであることです。サービスによってはコラボレーションプラットフォームとしても利用でき、オンラインで業務フロー管理やファイルの共同編集ができます。無料のサービスもありますが、ビジネス向けの高セキュアかつ多機能な有料サービスを選択するのが得策といえます。
Web会議システムや営業支援ツール
テレワーカーは上司や同僚と対面でコミュニケーションをする機会が激減しますが、Web会議システムを使えば接続場所にかかわらず顔を見せ合って会議ができます。Web会議システムは面接や社員教育にも利用できるので、オフィスの機能を分散するという意味で必須といえるツールです。
さらに、オンライン商談にも活用できるので、営業担当者の負担を減らす効果も得られます。新型コロナウイルス感染症の影響で対面営業の機会は減っていますが、Web会議システムによるオンライン商談を採用する企業は増加傾向にあるので、事業継続性の面でも重要なツールです。
さらに、「SFA（Sales Force Automation）」をはじめとした営業支援ツールも導入すれば、テレワークでも効率的な営業ができます。
チャットアプリやグループウェア
テレワーカーは社員同士の意思疎通が図りにくく、仕事のやりにくさを感じるケースも多くあります。そこで必要なのがコミュニケーションツールです。チャットアプリやグループウェアを導入すれば、オンラインでスムーズにコミュニケーションが図れます。
ツール上でファイル共有もできる上、やりとりの記録が残るため、情報リテラシーがあれば対面でのコミュニケーションよりも効率的です。さらに、コミュニケーションはツール上で完結するので、メールを使う必要もありません。
偽メールによるサイバー攻撃はセキュリティ上の懸念点なので、メールに依存しないコミュニケーション方法に移行するという意味でも、ぜひ取り入れたいツールです。
電話やFAXもテレワーク仕様に
テレワークを導入する際には、電話やFAXに誰が対応するのかも検討することが必要です。電話については「VoIP（Voice over Internet Protocol）」に対応したコミュニケーションツールやIP電話を導入することで解決できます。PCやスマホでも受発信できるので、電話対応のために出社する必要はありません。
問題はFAXです。企業によっては発注伝票や仕様書などをFAXで送ることもあり、取引先次第では商習慣上、FAXを即座に使用しなくなる選択はできません。FAXは紙で出力するものという固定観念があるかもしれませんが、実際の送受信はデータで行われており、受信したデータをプリントアウトしています。
受信したFAXデータをストレージに保存する仕組みを構築することで、VPNを介して社外ネットワークからもアクセス可能です。例えば、社内の複合機とビジネスNASを連携させ、社外ネットワークからファイルストレージにアクセスする形でテレワークに対応できます。
セキュリティポリシーの策定
テレワーカーが扱う社内情報は企業にとって情報資産ですが、ネットワーク接続する以上は常にサイバー攻撃の脅威にさらされています。
テレワーカーは情報資産を適切に扱い、セキュリティインシデント発生時の対処方法について理解しておくことが必要です。企業は自社のテレワーク環境に合ったセキュリティポリシーを策定し、セキュリティ対策の施策を決定・実施したり、社員教育をしたりすることが求められます。
セキュリティポリシーを公開すると対外的なアピールにもなるので、環境整備の一環としてしっかりと検討しましょう。セキュリティポリシーの策定に当たっては、総務省が公開する「テレワークセキュリティガイドライン」が役立ちます。
テレワーク導入における社員の環境整備
テレワーク導入に当たっては、テレワーカーが使う私用PCと社用PCを完全に分離することや、社用PCのデータ管理・セキュリティ対策も求められます。ワークスペースの整備や、テレワークに対応できる通信環境の整備も必要です。ここからは、テレワーカー側の環境整備を4項目に分けて解説します。
Webカメラ付きの社用PC
テレワーカーはPCやスマホで仕事をしますが、自宅で作業するとはいえ私用PCを使うのは好ましくありません。私用PCでテレワークをすると、何らかの社内情報が私用PCに保存されます。
この状態で個人的にインターネット接続した際にウイルス感染すると、社内ネットワーク・ビジネスツールへのログイン情報や顧客情報が漏えいしかねません。さらに、私用PCはテレワーク開始時にすでにウイルス感染している恐れすらあります。
また、私用PCはビジネスと無関係なソフトウェアが起動していることもあるでしょう。VPN接続した状態で無駄なデータ通信をすると、社内のネットワークリソースを圧迫し、業務の停滞を招きます。
このように、私用PCの使用はさまざまなリスクがあるので、社用PCの貸与と社用PC・私用PCの完全な分離は重要です。社用PCには十分なマシンパワーがあること、Web会議システムに対応できるようにWebカメラ付きであることが求められます。
>社用PCのデータレスPC化
テレワーカーが利用するPCには社内情報が蓄積されていきますが、企業のネットワーク環境に比べてテレワーカーの自宅ネットワーク環境は低セキュアであることが多く、情報漏えいのリスクは高いといえます。テレワーカーを狙ったサイバー攻撃も増えており、社用PCのデータ保護は重要な課題です。
社内情報の保存・削除やクラウドストレージへの定期的なアップロードなどのルール作りをする方法もありますが、「データレスPC」を使う方法もあります。
PC内ストレージのクラウドストレージへの自動的なリダイレクト機能や、PC内ストレージへの書き込み禁止機能を付与するソフトウェアを導入することで、情報漏えいのリスクを大幅に軽減可能です。
類似ソリューションに「仮想デスクトップ」を挙げられますが、データレスPCは仮想デスクトップとは異なり社用PCのリソースで作業をするため、導入・運用のコスト低減や作業効率の向上も期待できます。
長時間作業に向いたワークスペース
オフィス内の統一・整備されたワークスペースとは異なり、テレワーカーのワークスペースはさまざまです。長時間のデスクワークに向いたワークスペースが整備されていなければ、テレワークによってストレスの増加や生産性の低下を招きますが、全ての社員宅にテレワーク開始時点で十分な環境が整備されていることは期待できません。
自宅でPCを使う習慣のない社員であれば、なおさらテレワークへの移行は困難でしょう。そのため、企業側が補助金を出すなどして、環境整備に協力することが求められます。テレワークの作業環境整備については厚生労働省がガイドラインを公開しており、適切なPC環境・デスク・椅子・照明・空調の基準が示されているので、ここからコストの概算が可能です。
テレワークに対応できる通信環境
テレワーカーは自宅のインターネット回線を通じて社内ネットワークやクラウドストレージにアクセスしますが、契約している通信回線・プロバイダはさまざまです。VPN接続は通常のインターネット接続よりも低速になりやすいので、帯域に余裕のある回線を使っていなければ作業に支障をきたします。
光回線に切り替えたくても大家が回線工事を許可しないケースや、回線を家族と共有して通信量が気になり、仕事に集中できないケースも珍しくありません。
通信環境のサポート方法として有効なのは、モバイルWi-Fiルーターを貸与することです。レンタルオフィスやコワーキングスペースを契約し、自宅外のワークスペースを用意することも考えられます。
イッツコムのサービスで快適かつセキュアなテレワーク！
テレワークの環境整備には企業側のサポートが不可欠です。課題解決のためにはさまざまな施策を考えられますが、ICTベースの働き方である以上、どのような環境を構築するとしても通信環境の整備が求められます。
イッツコムなら高速かつ安定した光回線や、テレワーク環境に向いたVPNサービスをセットで導入可能です。ここでは、イッツコムの多彩なサービスの中から、イッツコム光接続サービスとモバイル閉域接続を紹介します。
イッツコム光接続サービス
イッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」は、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。一般的な光回線サービスはプロバイダサービスと別に契約する必要があり、メールやマイページといったサービスも基本料金に含みますが、イッツコム光接続サービスは光回線とプロバイダサービスを一括提供する仕様です。
電話サポート以外はオプション提供にすることで、他社サービスよりもランニングコストを抑えられます。必要なサービスだけを選択できるので、予算に合った柔軟な契約が可能です。さらに、トラブルの際も問い合わせ窓口はひとつなので、スピーディーに問題の切り分けや連絡ができます。
モバイル閉域接続
イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したセキュアな通信サービスです。PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで導入でき、通信キャリアのモバイル回線網とイッツコムネットワーク内の閉域網で接続します。
エリア内のどこからでも、インターネットを経由せず社内ネットワークに接続できるので、テレワークをする際の大幅なセキュリティ強化が可能です。モバイル閉域接続の導入によって、主に以下のことが実現できます。
・社外のデバイスからも社内セキュリティポリシーを維持して通信できる
・場所や時間を選ばない働き方ができる
・ペーパーレスで営業に行ける
・専用SIMを挿入するだけで、スマホ・ドライブレコーダー・監視カメラの動画も簡単に共有できる
まとめ
テレワークは企業にとっても社員にとってもメリットのある働き方ですが、生産性向上のためには適切な環境整備が必要です。自宅の環境整備にかかる費用を補助し、ビジネスツールや通信環境を整え、テレワークの導入効果を最大化しましょう。
イッツコムはモバイル閉域接続・boxによるセキュリティ対策やワークフロー管理の他、ZoomやホットプロファイルによるWeb会議や営業支援、光回線やWi-Fi接続によるインフラ整備まで幅広いサービスを提供しています。ビジネス環境のトータルなアップグレードをお求めなら、多彩なサービスを自由に組み合わせられるイッツコムにご相談ください。
