テレワークに監視は必要？生産性向上とセキュリティを両立させるポイントとは

オフィスに出勤せずに働く方法のひとつにテレワークがあります。テレワークには、会社側と社員側の両方にメリットがあります。しかし会社側としては、社員がオフィス以外でしっかり業務をこなしているのか不安になることもあるでしょう。管理職の中には、監視ツールを導入したほうが良いのか迷っている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークに監視ツールを導入すべきかについて解説します。監視ツールのメリット・デメリットを把握して導入することで、会社側も社員側も安心して業務を遂行できるでしょう。

テレワークに監視ツールは必要なのか？

テレワークの形態をとっていると、社員がオフィスに出勤しないことも多くあります。在宅勤務も同様で、出勤日と非出勤日をわけている会社もあるでしょう。場所を選ばずに働けることがテレワークの特徴です。

しかし、会社としては社員の勤務状態を確認できません。どのような状態で、どのような作業をしているのか把握し切れないこともあるでしょう。そのような場合に、監視ツールを使って社員の勤務状態を確認します。

テレワークや在宅勤務を採用する場合に、監視ツールが必要かどうかは会社によって異なります。監視ツールを導入することで、どのようなメリット・デメリットがあるかを理解して、慎重に導入を検討しましょう。

【関連記事】テレワーク環境を整えるのに必要なツールは何？ハード・ソフト両面をチェック

テレワークで導入する監視ツールの機能とは？

監視ツールと聞くとネガティブなイメージがあるかもしれません。ソリューションによって機能はさまざまですが、多くのテレワーカーに嫌がられる「過剰な監視」に当たる機能の他、業務管理上やセキュリティ上必要な機能もあります。監視ツールの主な機能は以下の通りです。

・PCの起動ログ保存：勤怠管理に活用する
・定期的な画面キャプチャ：業務進捗を上司が確認できる
・定期的なカメラ撮影：テレワーカーをWebカメラで撮影し、在籍・離席を確認する
・勤怠管理機能：テレワーカー側が自発的に在籍・離席を入力する、タイムカードに代わる機能
・ソフトウェア監視：業務に不必要なアプリや、不正なソフトウェアが起動していないか確認する
・アクセス監視：業務に不必要なWebサイトや危険・不正なWebサイトへのアクセス履歴を保存または禁止する
・キーログ機能（キーロガー）：キーボード操作履歴を保存。機密情報の不正入力を確認するなど、セキュリティ上の利点がある

テレワークに監視ツールを導入するメリット

監視ツールのメリットには、社員の業務内容や勤務時間を管理しやすくすることが挙げられます。テレワーク時の管理体制を整えることで、社員の意識も高まり生産性の向上にもつながるでしょう。ただ単に社員の作業の記録を確認できるだけでなく、いくつもの効果を期待できます。

社員の業務内容の管理・共有がしやすい

監視ツールを使うことによって、外出中やテレワーク中の社員の作業状況を確認できます。リアルタイムで社員の状況や作業内容を把握できる点が、監視ツールの特徴です。社員の状況が見えるため、情報共有がしやすいこともメリットといえるでしょう。

社員の作業内容は監視ツールの記録に残ります。業務外の作業をするなど問題のある社員がいた場合は、すぐに対応できます。また、作業になんらかの問題が発生した場合でも、状況が把握しやすく対処も迅速に行えるでしょう。

過剰労働の抑制に役立つ

社員にとっても監視ツールにはメリットがあるといえます。記録が残るため、業務時間や作業内容を会社へ伝えられるからです。

そのため、社員の業務などの評価に対する不安も取り除けます。結果を出すことに焦りを感じたり、業務の遅れに関して課題をもって取り組もうとしたりする社員もいるでしょう。業務内容による正当な評価は、社員のモチベーションを上げるだけでなく過剰労働を回避できます。

また、現在起きている過剰労働を見つけることもできます。そのような場合に、すぐに事態を改善することが可能です。

社員の生産性の向上につながる

監視ツールの導入は、社員の生産性の向上にもつながることがあります。管理されていることを意識できると、緊張感が生まれるからです。時間意識が高まり、より効率的に作業を進められるでしょう。

会社という環境で作業しないテレワークでは、緊張感をもって仕事をすることは重要です。人の目がないと怠けてしまうこともあるかもしれません。監視ツールの導入によって、オフィスにいるときと同じような状況で仕事ができます。

適度な緊張感をもつことで、作業効率も高まり生産性の向上につながるでしょう。また、出勤時間を省くにより、仕事時間をより効率的に使えるでしょう。

ヒューマンエラーによる情報漏えいの防止

コアオフィス勤務者のインターネット利用については、企業側がアクセス制限やトラフィック管理をすることは容易です。しかし、テレワーカーは社外ネットワークからインターネットにアクセスし、システム構成が不明な個人デバイスを業務利用するケースもあります。

ここで問題になるのはヒューマンエラーによる情報漏えいです。例えば、テレワーカーが不正サイトや偽メールのリンクをクリックしてウイルス感染すれば、認証情報や機密情報が漏えいする恐れもあります。テレワーカーの使用デバイスにアクセス制限やトラフィック管理ができるツールを導入することで、「情報セキュリティ上必要な監視」が可能です。

サイバー攻撃の検知と早期対応

コロナ禍の影響でテレワーク導入が急速に浸透したことで、セキュリティ意識の甘いテレワーカーやシステム整備の隙を狙ったサイバー攻撃が増加しています。特に注意したいのは、経営層や上司を偽装して送金依頼する「ビジネスメール詐欺」や、「標的型攻撃」による痕跡を残さない不正アクセスです。

こういったサイバー攻撃は被害に遭っている事実をテレワーカーが認識しにくく、気付いたときには多大な経済的損失や信用失墜に至っているケースもあります。そこでテレワーカーの使用デバイスにPC監視ツールを導入すれば、偽メールに対するキーボード操作やPCの不審な挙動を検知し、早期対応による被害拡大の防止が可能です。

テレワークに監視ツールを導入するデメリット

監視ツールにはデメリットもあるため、メリットとあわせて検討することが大切です。関しツールと聞くと、社員にとってはストレスを連想させることもあるでしょう。このように、監視ツールにはデメリットも存在します。導入の際には、デメリットに対しての対策をもつことも大切です。

監視ツールがかえって社員のストレスに

監視ツールは社員の勤務状況を確認できる便利なツールです。生産性の向上も期待できますが、社員がストレスを感じることも考えられます。「監視ツール導入」という言葉の響きは決して社員にとって聞こえのいいものではありません。

社員によっては、四六時中監視されていると感じる方もいるかもしれません。監視ツールを意識するあまり、ミスをしてしまうことも考えられます。気が休まらなかったり、ストレスを感じたりする状況が続いては、かえって生産性が落ちる可能性もあります。社員がどのように感じるのかなど、メンタル面も考慮して検討することが大切です。

テレワークの意義に矛盾する可能性もある

仕事の場所や、時間を自分で決めながら効率良く働けることがテレワークのメリットでもあります。日によって働く時間や場所を変えられるなど、比較的自由に仕事のスタイルを選べることもテレワークをする魅力でもあるでしょう。

監視ツールを導入すると、会社側で社員の仕事を管理することにつながるためテレワークのメリットが十分に活用できない可能性があります。監視ツールは、「仕事をする時間や場所を自分で管理して働く」といったテレワークの意義に反している面も大いにあります。

テレワークを監視ツールなしで成功させる4つのコツ

テレワークのメリットを生かしたいと考えるなら、監視ツールを使わない選択ももちろんあります。監視ツールを導入すると社員のストレスを気にかけたり、メリットよりデメリットが心配になったりすることもあるでしょう。

監視ツールを導入しなくても、テレワークを成功させることは可能です。ここでは、監視ツールを使わずにテレワークを成功させる4つのコツを見ていきましょう。

社員同士が信頼し合える環境を整えておく

社員間でコミュニケーションをとることは大切です。出勤している社員とテレワーカーは、直接顔を合わせてコミュニケーションをとる機会がありません。そのため、お互いの作業状況などに懸念を抱きがちです。

定期的にテレビ会議を設けるなど、社員同士が気軽にコミュニケーションをとれる環境が必要です。お互いに顔を見て会話することで信頼感が生まれます。業務報告の間隔や仕方など、コミュニケーションの取り方を決めておくこともおすすめです。

定期的なオフィス出社を義務付ける

テレワーカーには、定期的なオフィス出社をルールとして設けることも良いでしょう。社員の負担にならないように頻度は週1〜2などと調整すると良いでしょう。実際に顔を合わせることで、社員同士の信頼関係は深まります。

オフィス出社は、テレワーカーを助ける効果もあります。テレワーカーはひとりで作業することから、ちょっとした疑問を聞きにくくなります。定期的に出社することでほかの社員とのコミュニケーションも活発になり、気分転換もできるでしょう。

テレワークの明確な評価基準を作っておく

テレワーク時の明確な評価基準を作ることも大切です。評価基準がないと、業務を怠る社員もいるかもしれません。例えば、勤務時間は守っていても業務の多くを怠っている場合に適切な評価ができなくなります。

勤務時間や勤務態度を評価の基準とするのではなく、目標を設定して進捗具合から評価したり、行なった業務の成果から評価したりするなど、社員が平等に評価される仕組みを整えることが大切です。また、評価基準が明確であれば、社員が自分で業務プランや目標を組み立てやすくなります。

積極的な「監視」不要の業務システム整備

社員の業務進捗状況が見えにくいのは、企業側だけでなくテレワーカーにとってもデメリットです。コアオフィス勤務より「誰が何をしているか分からない」という状況は、自身が担当する仕事に迷いや悩みを生みます。

そこで企業側に求められるのはタスク管理ツールや業務フロー管理ツールの導入です。進捗状況を社員各自が自発的に入力して可視化し、全社で情報共有する仕組みを整えます。

加えて、クラウド型コンテンツマネジメントシステムを導入すれば、資料の追加・編集といったアクションも一目瞭然です。ツール上の行動ログは自然に保存されるので、積極的な「監視」は必要ありません。

個人レベルで業務進捗を把握しようとすると「監視」という意識を生みます。全社共通かつテレワーク向きの業務システムを構築することで、「監視」というネガティブなイメージを払拭しつつ、コアオフィス勤務と同様のフラットなビジネススタイルに移行可能です。

テレワークの監視を社員が負担に感じるときって？

テレワークにおける監視は業務管理やセキュリティ対策という面でメリットもありますが、これを「適切な管理」ではなく「過剰な監視」と感じるテレワーカーは珍しくありません。「監視」ではなく「管理」という意識でテレワークの監視を成功させましょう。テレワーカーが監視と感じるのは以下のようなケースです。

報告の多さやカメラでの監視

コアオフィス側からするとテレワーカーの勤務状況は把握しにくく、「社員が仕事をさぼっていないか」という疑念を抱いてしまうケースも多いでしょう。

しかし、「しきりに電話やメッセージで仕事をしているか確認される」「頻繁に業務報告するよう義務付けられる」といった管理は、信頼関係のなさをテレワーカーに痛感させてしまいます。

Webカメラで在籍状況を逐一チェックするというのも、社員にとっては明らかに「過剰な監視」です。こういった監視は信頼関係が構築できていれば必要なく、勤怠管理ツールを使えば万事解決します。

スーツの着用の義務付け

コアオフィス勤務ならスーツ着用がマストとしている企業であっても、テレワーカーにスーツ着用を強いるのはおすすめできません。

「必要がないのにスーツ着用を義務付けられる」「Web会議で背景に映る自宅の様子や服装など私的なことに言及される」といったことは、社員のモチベーションを下げたり、プライバシーの侵害になり得たりもします。

企業によって考え方は異なるとはいえ、客先に立つわけでもない、まして自宅で作業中の社員にスーツ着用は不必要でしょう。信頼関係を構築し仕事の成果にフォーカスすれば、テレワーカーの服装や自宅はビジネスとは無関係です。

勤務中のPCの画面撮影

監視ツールの中にはPCのデスクトップ画面を定期的にキャプチャし、上司などがチェックできるものもあります。この機能は不正サイトへのアクセスなどのリスク回避に役立つ面もありますが、テレワーカーからすれば明らかに「過剰な監視」です。

この機能については「モチベーションが上がる」と感じるタイプの社員もいるようですが、Twitter上では「気分が良くない」「成果より時間を評価している」といったネガティブな反応も多く見られます。

これに関しても、上司と部下のコミュニケーションがとれ、信頼関係が構築できていれば必要ありません。結局のところテレワークにおける監視に必要なものは、コミュニケーションシステムの確立と情報共有、そのために必要なツールを整備することと適切な「管理」です。

テレワークの「監視」問題を解決するならイッツコム！

テレワークを導入している会社には、イッツコムのサービスがおすすめです。社員の生産性の向上も期待でき、監視ツールにも対応可能なサービスです。ここでは、イッツコムが提供する3つのサービスをご紹介します。また、テレワークや業務の監視に適したサービスといえる理由を解説します。

働き方に柔軟なモバイル閉域接続

イッツコムのサービスのひとつに、モバイル閉域接続があります。イッツコムの回線網を利用した専用SIMでの閉域接続を実現しているため、第三者の侵入を防ぎ、安全に社内ネットワークにアクセスできます。

また通信のログをチェックできるため、監視ツールとしても活用できます。業務をいつどのように行っているかを確認することが可能です。働く場所や時間を選ばないテレワークを管理する際に、適したサービスといえるでしょう。

セキュリティ抜群の共有システムbox

イッツコムの法人向けサービスにはboxもあります。クラウド上で簡単にコンテンツの管理や共有が可能です。高いセキュリティを保持しており、アクセス権限をもつ方だけがファイルやデータにアクセスできます。情報通知機能もあるため、お互いに業務の進捗をチェックすることも可能です。

テレワーク時に役立つログ管理機能も備えています。ファイルのアップロード状況など、業務内容を監視するツールとして活用できるでしょう。予定リストやチェックリストも作成でき、利用者全員が自由に編集できることも特徴です。

信頼関係や帰属感の維持に役立つZoom

テレワーク環境で「監視」を意識しやすいのは、コアオフィス勤務よりお互いの顔や業務進捗情報を把握しにくいこと、つまりコミュニケーション不足や情報共有不足を原因に挙げられます。この問題を解決するために必須といえるのが、スマホやタブレットでも簡単に利用できるWeb会議システム「Zoom」です。

Zoomは会議だけでなく雑談や懇親会、上司・部下の1on1ミーティングなどにも利用でき、離れた場所でも信頼関係や帰属感の維持に役立ちます。有料版Zoomなら時間無制限で利用できる上、録画のクラウド保存などビジネスに役立つ豊富な機能を利用できるので、活用方法は多彩です。

モバイル閉域接続 × box × Zoom

boxはあらゆるファイルを一元管理できる上、オンライン共同編集やタスク管理も可能です。

ログイン/ログオフやbox上の行動履歴は自動的かつ詳細に保存されるので、テレワーカーが業務を進めれば自然かつセキュリティ上必須という意味でログ監視ができ、テレワーカーに「監視」を意識させることがありません。監視しているのはテレワーカーの顔やデバイスではなく、あくまでboxというサービスの利用履歴です。

業務外コミュニケーションにはZoomを利用でき、boxとZoomをうまく使い分ければコアオフィス勤務以上に効率的なビジネススタイルを確立できます。

さらにモバイル閉域接続を組み合わせることで、boxやZoomの利用時には社内LANを経由するので、インターネット接続のセキュリティ対策も万全です。社内でアクセス履歴を監視すれば、テレワーカーのデバイスに監視ツールを導入する必要はありません。

まとめ

テレワークに監視ツールを導入すると、社員の業務内容を管理できます。過剰な労働を防げたり、社員の意識もが変わり生産性の向上につながったりなどメリットも期待できます。しかし、監視ツールにはデメリットもあります。メリットとデメリットの両方を理解して、導入を検討する必要があります。

イッツコムでは、テレワークなど社外での仕事に適したサービスを提供しています。モバイル閉域接続で安全なインターネット環境を実現でき、boxでリアルタイムの情報共有も可能です。どちらもログ管理機能を備えているため、業務を管理する目的での「監視ツール」としてもおすすめです。テレワークでより生産性を高めたいとお考えの際は、イッツコムのサービスをご利用ください。