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テレワークに監視ツールは必要?メリット・デメリットを徹底検証

オフィスに出勤しないで働く方法のひとつにテレワークがあります。テレワークには、会社側と社員側の両方にメリットがあります。しかし会社側としては、社員がオフィス以外でしっかり業務をこなしているのか不安になることもあるでしょう。管理職の中には、監視ツールを導入したほうがよいのか迷っている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワークに監視ツールを導入するべきかについて解説します。監視ツールのメリット・デメリットを把握して導入すれば、会社側も社員側も安心して業務を遂行できるでしょう。

テレワークや在宅勤務に監視ツールは必要なのか?

テレワークや在宅勤務に監視ツールは必要なのか?
テレワークの形態をとっていると、社員がオフィスに出勤しないことも多くあります。在宅勤務も同様で、出勤日と非出勤日をわけている会社もあるでしょう。場所を選ばずに働けることがテレワークの特徴です。

しかし、会社としては社員の勤務状態を確認できません。どのような状態で仕事をしているのか把握できないこともあるのではないでしょうか。そのような場合に、監視ツールがあれば社員の作業内容をチェックできます。

テレワークや在宅勤務を採用する場合に、監視ツールが必要かどうかは会社によって異なります。監視ツールのメリットとデメリットの両方を理解して、慎重に導入を検討しましょう。

テレワークに監視ツールを導入するメリット

テレワークに監視ツールを導入するメリット
まずは、監視ツールを導入するメリットを見ていきましょう。監視ツールには、社員の業務内容や勤務時間を管理しやすくするメリットが挙げられます。テレワーク時の管理体制を整えることで、社員の意識も高まり生産性の向上にもつながるでしょう。ただ単に社員の作業の記録を確認できるだけでなく、いくつもの効果を期待できます。

社員の業務内容の管理・共有がしやすい

監視ツールを使うことによって、外出中やテレワーク中の社員の作業状況を確認できます。リアルタイムで社員の状況や作業内容を把握できる点が、監視ツールの特徴です。社員の状況が見えるため、情報共有がしやすいこともメリットといえるでしょう。

社員が作業をしていない場合は、監視ツールの記録に残ります。業務外の作業をするなど問題のある状況を見つけた場合に、すぐに注意喚起や指示を行えます。また、社員に問題が発生した場合でも、速やかに状況を把握して対処できるなど便利に活用できるでしょう。

過剰労働の抑制に役立つ

社員にとっても監視ツールにはメリットがあるといえます。記録が残るため、業務時間や作業内容を会社へ伝えることができるからです。

そのため、社員の業務などの評価に対する不安も取り除くことができます。結果を出すことに焦りを感じたり、業務の遅れを何としてでも取り戻したいと感じたりする社員もいるでしょう。業務内容が見えれば、正当な評価を受けられることが分かり過剰労働につながりやすい状況を回避できます。

また、現在起きている過剰労働を見つけることもできます。そのような場合に、すぐに事態を改善することが可能です。

社員の生産性の向上に繋がる

監視ツールの導入は、社員の生産性の向上にもつながることがあります。管理されていることを意識できると、緊張感が生まれるからです。時間意識が高まり、より効率的に作業を進められるでしょう。

テレワークでは、緊張感をもって仕事をすることは重要です。人の目がないと怠けてしまうこともあるかもしれません。監視ツールの導入によって、オフィスにいるときと同じような状況で仕事ができます。

適度な緊張感をもつことで、時間意識も高まり生産性の向上が期待できます。出勤時間を省くこともでき、仕事時間をより効率的に使えるでしょう。

テレワークに監視ツールを導入するデメリット

テレワークに監視ツールを導入するデメリット
監視ツールにはデメリットもあるため、メリットとあわせて検討することが大切です。デメリットを考えずに導入すると、メリットの効果が薄れることもあります。ここでは、監視ツールのデメリットについてご紹介します。メリットとデメリットを理解して、導入を検討しましょう。

監視ツールがかえって社員のストレスに

監視ツールは社員の勤務状況を確認できる便利なツールです。生産性の向上も期待できますが、一方で社員のストレスにつながることも考えられます。社員には監視されているという意識が生まれるからです。

社員によっては、四六時中監視されていると感じる方もいるかもしれません。監視ツールを意識するあまり、ミスをしてしまうことも考えられます。気が休まらなかったり、ストレスを感じたりする状況が続いては、かえって生産性が落ちる可能性もあります。社員がどのように感じるのかなど、メンタル面も考慮して検討することが大切です。

テレワークの意義に矛盾する可能性もある

仕事の場所や、時間を自分で決めながら働けることがテレワークの魅力です。日によって働く時間や場所を変えられるなど、比較的自由に仕事のスタイルを選べることもテレワークのメリットといえます。

監視ツールを導入すると、会社側で社員の仕事を管理することにつながるためテレワークのメリットが十分に活用できない可能性があります。監視ツールは、「仕事をする時間や場所を自分で管理して働く」といったテレワークの意義と矛盾することも考えられます。

テレワークを監視ツールなしで成功させる3つのコツ

テレワークを監視ツールなしで成功させる3つのコツ
テレワークのメリットを生かしたいと考えるなら、監視ツールを使わない選択もあります。監視ツールを導入すると、社員のストレスを気にかけたり、メリットよりデメリットが心配になったりするかもしれません。

監視ツールを導入しなくても、テレワークを成功させることは可能です。ここでは、監視ツールを使わずにテレワークを成功させる3つのコツを見ていきましょう。

社員同士が信頼し合える環境を整えておく

社員間でコミュニケーションをとることは大切です。出勤している社員とテレワークをしている社員は、直接顔を合わせる機会があまりありません。そのため、お互いの作業状況などに懸念を抱きがちです。

定期的にテレビ会議を設けるなど、社員同士がコミュニケーションをとれる環境を整えておくことが大切です。お互いに顔を見て会話をするなど、積極的にかかわることで信頼感が生まれます。業務報告の間隔や仕方など、コミュニケーションの取り方を決めておくこともおすすめです。

定期的なオフィス出社を義務付ける

テレワークをしている社員に、週に1回など定期的なオフィス出社を義務付けることも社員同士のコミュニケーションを確保する方法のひとつです。社員の負担にならないように頻度を調整するとよいでしょう。実際に顔を合わせることで、社員同士の信頼関係も築けます。

オフィス出社は、テレワーク社員を助ける効果もあります。テレワーク社員はひとりで作業をすることも多く、孤独を感じがちです。定期的に出社をすることでほかの社員とのつながりを感じられ、安心感を得られるでしょう。

テレワークの明確な評価基準を作っておく

テレワーク時の明確な評価基準を作ることも大切です。評価基準がないと、業務を怠る社員もいるかもしれません。たとえば、勤務時間は守っていても業務の多くを怠っている場合に適切な評価ができなくなります。

勤務時間や勤務態度を評価の基準とするのではなく、目標を設定してその達成具合から評価したり、行なった業務の成果から評価したりするなど、社員のモチベーションをアップするためにも公平に評価される環境を整えることが大切です。また、評価基準が明確であれば、社員が自分で業務プランや目標を組み立てやすくなります。

イッツコムのサービスはテレワークや監視ツールにも対応可能

イッツコムのサービスはテレワークや監視ツールにも対応可能
テレワークを導入している会社には、イッツコムのサービスがおすすめです。社員の生産性の向上も期待でき、監視ツールにも対応可能なサービスです。ここでは、イッツコムが提供する2つのサービスをご紹介します。また、テレワークや業務の監視に適したサービスといえる理由を解説します。

働き方に柔軟なモバイル閉域接続

イッツコムのサービスのひとつに、モバイル閉域接続があります。イッツコムの回線網を利用した専用SIMでの閉域接続を実現しているため、第三者の侵入を防ぎ、安全に社内ネットワークにアクセスできます。

また通信のログをチェックできるため、監視ツールとしても活用できます。業務をいつどのように行っているかを確認することが可能です。働く場所や時間を選ばないテレワークを管理する際に、適したサービスといえるでしょう。

セキュリティ抜群の共有システムbox

イッツコムの法人向けサービスにはboxもあります。クラウド上で簡単にコンテンツの管理や共有が可能です。高いセキュリティを保持しており、アクセス権限をもつ方だけがファイルやデータにアクセスできます。情報通知機能もあるため、お互いに業務の進捗をチェックすることも可能です。

テレワーク時に役立つログ管理機能も備えています。ファイルのアップロード状況など、業務内容を監視するツールとして活用できるでしょう。予定リストやチェックリストも作成でき、利用者全員が自由に編集できることも特徴です。

まとめ

まとめ
テレワークに監視ツールを導入すると、社員の業務内容を管理できます。過剰な労働を防げたり、社員の意識もが変わり生産性の向上につながったりなどメリットも期待できます。しかし、監視ツールにはデメリットもあります。メリットとデメリットの両方を理解して、導入を検討する必要があります。

イッツコムでは、テレワークなど社外での仕事に適したサービスを提供しています。モバイル閉域接続で安全なインターネット環境を実現でき、boxでリアルタイムの情報共有も可能です。どちらもログ管理機能を備えているため、監視ツールとしてもおすすめです。テレワークでより生産性を高めたいなら、イッツコムのサービスをご利用ください。