リモートワーク拡大で進むオフィス分散化！オフィスの種類や必須ツールを解説

リモートワーク（テレワーク）拡大によりフレキシブルオフィスを利用する企業が増えており、リモートワーカーのワークプレイスは多様化しています。リモートワーカーに自宅以外のワークプレイスを提供することを検討していて、オフィス分散化の考え方やフレキシブルオフィスの種類が知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。

オフィスが多様化している理由やフレキシブルオフィスの種類、導入必須のビジネスツールも知ることで、オフィス分散化を具体的に検討できます。VPNを導入した上でコアオフィスのネットワークリソースも確保し、セキュアかつ快適なリモートワーク環境を構築しましょう。

そこでこの記事では、オフィス分散化が進んでいる背景やフレキシブルオフィスの選択肢、ビジネスツール導入やコアオフィスの通信環境整備の必要性についてご紹介します。

リモートワーク拡大で多様化するオフィス！その理由とは？

リモートワークはコアオフィスから離れて働くことを指し、厳密にいえばテレワークと異なる概念ですが、同義語として扱うことが常識化しています。リモートワーカー（テレワーカー）の一般的なワークプレイスは自宅ですが、昨今はフレキシブルオフィスの利用例も増えている状況です。まずはオフィス分散化が進んでいる背景を解説します。

コアオフィスの余剰スペースが拡大

新型コロナウイルス感染症の影響を受けて、コアオフィスから離れてICT（情報通信技術）ベースで仕事をする働き方、つまりテレワークを導入する企業が一般化しています。クラスター感染の恐れや移動の自粛を求められる情勢もあって、コロナ禍以前に比べて出社率が低下する企業は多い状況です。

この状況下でコアオフィスの余剰スペースが拡大しており、家賃をはじめとする管理維持コストの無駄が浮き彫りとなる中、オフィスの縮小化やオフィス機能の分散化が求められています。

生産性向上による企業の意識変化

テレワークの導入によって生産性の向上を実感している企業は多々あります。コアオフィスの依存率低下によりコスト削減の効果も生まれています。例えば、コピー用紙などの事務用品の使用量や会議室などのスペースの利用料、社員の旅費交通費の減少などです。

コアオフィスの家賃を払うよりも、テレワーカーのワークプレイスやインターネット環境の整備に投資したほうが、コストパフォーマンスや生産性は高いと考える企業は増えています。

自宅で働くことの問題点

テレワーカーの最も一般的なワークプレイスは自宅です。自宅で働くメリットには、職住一致により通勤時間のないことやワークライフバランスを改善できることが挙げられます。しかし、自宅で働くと社員同士に距離が生まれ、慢性的なコミュニケーション不足に陥りやすいのは問題点です。

自宅で働くテレワーカーは分からないことを上司や同僚に聞きにくく、顔を突き合わせてリアルなミーティングができません。気軽なコミュニケーションや紙資料の提示・閲覧ができなくなることで、チームワークに支障をきたしてしまうことを問題視する社員も多い状況です。

また、長時間労働に適したデスク・椅子やPC環境・インターネット環境の不備も問題になりやすく、「やはりビジネスに必要な環境の整ったオフィスで働きたい」と考えるテレワーカーは珍しくありません。

フレキシブルオフィスの選択肢が拡大

このように、自宅でのテレワークに問題を抱える社員が多い中、「フレキシブルオフィス」の利用が増えています。フレキシブルオフィスは一般的な賃貸借契約によらない柔軟な利用契約を結び、主に法人ユーザーに対してワークプレイスや秘書サービスなどを提供する貸しオフィスの総称です。

企業によって理想的なワークプレイスサービスは異なるため、需要の多様化に合わせてさまざまなタイプのフレキシブルオフィスが生まれています。例えば、レンタルオフィス・コワーキングスペース・サービスオフィスといったシェアオフィス、衛星的なビジネス拠点であるサテライトオフィスなどです。

フレキシブルオフィスは種類だけでなく数も増加中で、郊外・地方へ展開する事業者も多く、自社にとって最適なフレキシブルオフィスを選びやすい状況が整ってきています。

リモートワークで利用されるフレキシブルオフィスの種類

フレキシブルオフィスの機能・設備・サービス形態はさまざまで、事業者によって呼称も異なります。分類方法の一例として考えられるのは、コアオフィスとしても利用できるシェアオフィスと、コアオフィスに対して衛星的に存在するサテライトオフィスという分類です。

コアオフィスの代表例であるレンタルオフィス・コワーキングスペース・サービスオフィスと、サテライトオフィスの概要を解説します。

レンタルオフィス

「レンタルオフィス」はビジネスに必要な機能が整った個室型の貸し事務所です。デスク・椅子・インターネット回線・電話回線といったインフラが整備されています。自前の設備が必要ないことで初期費用を抑えられる上、契約してすぐビジネス拠点として稼働できることがメリットです。

さらに、契約した個室は専用スペースなので、仕事が終われば施錠してPCや資料をそのまま置いて帰れます。個室をまるごと契約することで、数十名程度までのテレワーカーのワークスペースを常時確保できることもメリットです。ただし、料金は1室当たりで計算されるため、利用者が少なくても一律料金を払い続けることに注意を要します。

コワーキングスペース

「コワーキングスペース」はビジネスに必要な機能が整った、不特定多数のユーザーと共有するオープンなオフィススペースです。オフィススペースの一角にある個室を利用できるサービスもありますが、レンタルオフィスとは異なり基本的には個室型ではありません。

さまざまなユーザーとオフィススペースを共有するので、コミュニケーションの活発化やイノベーション創出を求める企業に向いています。料金は基本的に1人当たりで計算されるので、利用人数の増減があってもロスを生じにくいのもメリットです。

一方で、情報漏えいのリスクは比較的高いことに注意を要します。希望の席が取りにくかったり仕事に集中しにくかったりするケース、他のユーザーの迷惑にならないようにミーティングをしにくいケースもあるでしょう。

サービスオフィス

「サービスオフィス」はオフィス家具やビジネス機器設備が備わった専用オフィススペースです。個室型という点ではレンタルオフィスと似ていますが、常駐秘書によるサービスも受けられます。

個室にはデスク・チェア・キャビネットに加えICT機器・通信インフラも整備されており、レセプションロビーやビジネスサポートセンター・レンタル会議室・ラウンジなど、レンタルオフィス以上のビジネス環境が整うこともメリットです。

電話対応・来客対応といった常駐秘書サービスも利用できるので、初期費用を抑えて支社相当のオフィスを整備したい企業に向いています。

サテライトオフィス

サテライトは衛星という意味で、本社を中心として衛星のように存在するオフィスを「サテライトオフィス」と呼びます。サテライトオフィスの形態を大別すると、都心に本社のある企業が利用する地方・郊外型のものと、地方・郊外に本社のある企業が利用する都心型のものの2種類です。

レンタルオフィス・コワーキングスペース・サービスオフィスといったシェアオフィスはコアオフィスとしても利用できますが、サテライトオフィスは本社に対する支社という考え方が前提にあります。

BCP（事業継続計画）の観点から業務の一部機能を地方に移転したい地方分散ニーズや、逆に都心にビジネス拠点を確保したいニーズに対応するフレキシブルオフィスです。リゾート地に建設される例もあり、ワークとバケーションを両立させる「ワーケーション」のニーズにも対応します。

【導入必須】リモートワークに必要な4つのビジネスツール

フレキシブルオフィスを利用すると、複数名で利用できるデスク・チェアや通信環境といったワークプレイスの環境は整います。しかし、ソフトウェアやインターネットサービスは提供されません。レンタルしたワークスペースをどのように活用するかは企業次第です。

テレワーク導入企業はオフィス機能が分散され、社員のネットワーク依存率も高まるので、テレワーク非導入企業よりも高いレベルでICT環境の整備が求められます。コラボレーション・コミュニケーション・ファイル管理・勤怠管理といった、さまざまな機能に対応するビジネスツールの導入が必要です。

Web会議システム

フレキシブルオフィスを利用すると対面ミーティングをしやすくなりますが、チーム全員がひとつのワークプレイスに集まるとは限りません。「Zoom」などのWeb会議システムは、Web会議だけでなく面接や社員教育にも利用できるので、オフィス機能の分散という意味で必須といえるツールです。

さらに、オンライン商談にも活用できるので、営業担当者の負担を減らす効果も得られます。新型コロナウイルス感染症の影響で対面営業の機会は減っていますが、Web会議システムによるオンライン商談を採用する企業は増加傾向にあるので、事業継続性の面でも重要なツールです。

加えて、「SFA（Sales Force Automation）」をはじめとする営業支援ツールも導入すれば、テレワークでも効率的な営業ができます。

コミュニケーションツール

オフィスの分散化を進めるほど社員同士の意思疎通は図りにくくなり、テレワーカーは仕事のやりにくさを感じるケースもあるでしょう。そこで必要なのがコミュニケーションツールです。チャットアプリやグループウェアを導入すれば、オンラインでスムーズにコミュニケーションが図れます。

ツール上でファイル共有もできる上、やりとりの記録が残るため、情報リテラシーがあれば対面でのコミュニケーションよりも効率的です。スピード感のあるコミュニケーションにも向いており、メールを使う必要もありません。

偽メールによるサイバー攻撃はセキュリティ上の懸念点なので、メールに依存しないコミュニケーション方法に移行するという意味でも、ぜひ取り入れたいツールです。

クラウドストレージ

テレワーカーが使用するPCやスマホは社内ネットワークの外にあるので、業務遂行のために何らかのファイル共有システムが必要です。

社内ネットワーク内のファイルサーバーをテレワーク用に運用する方法もありますが、安定運用のためにはファイルサーバーの管理者を社内に常駐させる必要があり、テレワークには導入・運用コストの安価なクラウドストレージが向いています。

クラウドストレージを選ぶ際に最も重要なポイントは高セキュアであることです。サービスによってはコラボレーションプラットフォームとしても利用でき、オンラインで業務フロー管理やファイルの共同編集ができます。無料のサービスもありますが、ビジネス向けの高セキュアかつ多機能な有償サービスを選択しましょう。

勤怠管理システム

企業によってテレワーカーの始業時間・終業時間の考え方は異なりますが、出社・帰社というアクションがないために勤怠管理はしにくい傾向にあります。テレワーカーとしても企業側に仕事ぶりを見せられないために、「サボっていると思われるのではないか」という不安を抱く社員も少なくありません。

また、テレワーカーの業務フローは見えにくく、非効率な協働に悩まされやすいのも問題点です。これらの問題を解決するためには、勤怠管理や業務フロー管理のシステムを導入することが求められます。

有償版「box」などの高機能なクラウドストレージサービスを導入すれば、勤怠管理・業務フロー管理の他にも、さまざまなコラボレーションツールをセキュアに利用可能です。

VPN接続やコアオフィスのネットワークリソース確保も必要

テレワーカーはさまざまなワークプレイスから社内情報にアクセスしますが、自宅やフレキシブルオフィスから社内ネットワークへ通信する際にはセキュリティ上の懸念があります。機密情報を保存したデバイスで、社外ネットワークからインターネット接続することもハイリスクです。

そこでコアオフィスにVPNサーバーを設置してVPN接続すれば、接続場所や接続デバイスにかかわらず通信パケットを秘匿・暗号化し、セキュリティを確保できます。VPN接続をしている間はインターネット接続も社内ネットワークを経由するので安心です。

ただし、社内ネットワークを利用する以上はコアオフィスのネットワークリソースを消費します。テレワーク環境では社内のVPNサーバーにトラフィックが集中しやすいので、深刻な遅延が発生するケースも珍しくありません。テレワークの生産性を高めるにはコアオフィスの通信環境整備も重要です。

オフィス分散化に必要なインフラ整備を整えるならイッツコム！

オフィス分散化を進めるには、社内ネットワーク・インターネットへセキュアにアクセスするためのVPNと、コアオフィスのネットワークリソースを確保できる通信環境が求められます。

イッツコムなら高速かつ安定した光回線や、テレワーク環境に向いたVPNサービスをセットで導入可能です。イッツコムの多彩なサービスの中から、イッツコム光接続サービスとモバイル閉域接続を紹介します。

イッツコム光接続サービス

イッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」は、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。一般的な光回線サービスはプロバイダサービスと別に契約する必要があり、メールやマイページといったサービスも基本料金に含みますが、イッツコム光接続サービスは光回線とプロバイダサービスを一括提供する仕様です。

電話サポート以外はオプション提供にすることで、他社サービスよりもランニングコストを抑えられます。必要なサービスだけを選択できるので、予算に合った柔軟な契約が可能です。さらに、トラブルの際も問い合わせ窓口はひとつなので、スピーディーに問題の切り分けや連絡ができます。

モバイル閉域接続

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したセキュアな通信サービスです。PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで導入でき、通信キャリアのモバイル回線網とイッツコムネットワーク内の閉域網で接続します。

エリア内のどこからでも、インターネットを経由せず社内ネットワークに接続できるので、テレワークの大幅なセキュリティ強化が可能です。モバイル閉域接続の導入によって、主に以下のことが実現できます。

・社外のデバイスからも社内セキュリティポリシーを維持して通信できる
・場所や時間を選ばない働き方ができる
・ペーパーレスで営業に行ける
・専用SIMを挿入するだけで、スマホ・ドライブレコーダー・監視カメラの動画も簡単に共有できる

まとめ

リモートワーク拡大によりフレキシブルオフィスを利用する企業が増えており、リモートワーカーのワークプレイスは多様化しています。ワークプレイスが変わってもVPNやビジネスツールの導入、コアオフィスのネットワークリソース確保が必要なことに変わりはありません。

イッツコムはモバイル閉域接続・boxによるセキュリティ対策やワークフロー管理の他、ZoomやホットプロファイルによるWeb会議や営業支援、光回線やWi-Fi接続によるインフラ整備まで幅広いサービスを提供しています。ビジネス環境のトータルなアップグレードをお求めなら、多彩なサービスを自由に組み合わせられるイッツコムにご相談ください。