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一工夫すればテレワークはもっと効率的に!まずは環境構築から始めよう

こんにちは!イッツコムの菅です!

「テレワークをもっと推進したいけど効率的にできない……」
「社員からも働きにくいという声が上がっている……」

テレワークを推し進めたくても、このようなお悩みを抱えている方もいませんか?テレワークはオフィスで仕事するのとは大きく異なるので、戸惑ってしまいがちです。

テレワークを推進していくためには、多くの面で工夫しなければなりません。最近になってテレワークを始めた会社なら、手探り状態でやっているケースもあるかもしれません。

そこで、今回はテレワークをもっと快適かつ効率的にするための工夫をご紹介します。テレワーク関連でお悩みの方は、ぜひご参考にしてください!

少し工夫するだけでテレワークはもっと快適かつ効率的にできる

「テレワークだからオフィスより効率が下がっても仕方ない……」

このように考えている方もいるかもしれません。テレワークとオフィスワークでは勝手が違うのである程度の不便さは諦めてしまいがちです。しかし、諦めるのはまだ早いですよ!

なぜなら、テレワークは一工夫するだけでもっと快適かつ効率的にできるからです。「今までの苦労は何だったんだろう?」と思うくらい改善する可能性もあります。

しかし、「一工夫するといっても具体的に何をすればいいの?」と思う方もいませんか?これからテレワークを快適かつ効率的にするための工夫について詳しくご紹介します。特に、今回は数あるテレワークの中でも「在宅勤務」にフォーカスして見ていきますよ!

まずはテレワークに適した環境を整備しよう

テレワークを快適化・効率化するための工夫は環境整備から。まずはテレワークに適した環境を用意しましょう。具体的には、次の4つが大切です。

・通信環境の整備
・業務用PCの用意
・仕事場所の用意
・テレワーク向けツールの導入

これからそれぞれどうすれば良いのか解説するので、ぜひご参考にしてください。

良好な通信環境は必須

テレワークに良好な通信環境は欠かせません。社員がさまざまなところに分散しているので、業務連絡やファイルのやり取り、会議などはすべてオンラインで行われます。

このときに通信環境に問題があると、円滑なコミュニケーションの妨げになって効率が大きく低下してしまいます。スムーズに仕事が進まなければ、社員にとっても大きなストレスになるでしょう。

テレワークを快適かつ効率的にするには、光回線をはじめとした高速・大容量の通信環境は必須です。まずはここから環境整備をはじめてみてはどうでしょうか?

業務用のPCを用意しよう

業務用のPCを用意するのも大切なポイント。プライベート用のPCをそのまま仕事に使う方法もありますが、セキュリティ面などを考えると専用のPCを用意したほうが良いでしょう。

PCを用意するときに、真っ先に注意したいのがスペック。仕事に使うソフトを快適に動かせるだけのスペックを備えたPCを用意しましょう。仕事内容によって求められるスペックは異なりますので、まずはどの程度のスペックが必要なのかを明確にするところから始めてください。

スペックの基準が定まったら、会社側で一括購入して支給するのもおすすめです。他にも、社員に購入資金を支給して各自購入してもらう方法もあります。PCをしっかり用意したら次の段階に進みましょう。

快適に仕事できる場所を作ろう

快適かつ効率的にテレワークを進めるには、仕事環境はとても重要です。中には、急遽テレワークが始まったのでリビングで仕事している、寝室と仕事部屋が共通だという方もいるかもしれません。

そのような環境でも仕事はできますが、より快適にするためには専用のスペースを用意したほうがいいでしょう。長時間仕事するスペースになるので、専用の部屋に快適なデスクや椅子をしっかり設置するのがおすすめです。

もし、スペースの関係で仕事部屋を用意できなくても、デスクと椅子を設置するだけで環境は大きく変わりますよ。ぜひお試しください。

必要なツールを導入しよう

テレワークするためには、ハード面・ソフト面ともにさまざまなツールが必要です。もし、あなたの会社で特殊なツールを使用しているなら、テレワークのために貸与されていることでしょう。

しかし、特殊なツールを使わない仕事でも、テレワークにはコミュニケーションツールやファイル送受信用ツールなど、複数のツールが必要ですよ。以下にソフトウェア面で必要なツールをいくつかピックアップしましたので、ぜひご確認ください。

ソフトウェア面で必要なツール
・ビジネスチャット
・Web会議システム
・クラウドストレージ
・タスク管理システム

最低でもこれらのツールをあらかじめ導入すると、スムーズにテレワークを始められるでしょう。ハードウェア面では以下のようなものが必要です。

ハードウェア面で必要なツール
・PC本体
・ヘッドセット
・Webカメラ
・デスク
・椅子

PCはもちろん、Web会議などに使うヘッドセットやWebカメラは見落としがちなので注意しましょう。会社で一括購入して支給するのも良い方法かもしれませんね。

テレワークを推進するなら補助制度を作るのもおすすめ

テレワークに必要な環境について解説しましたが、「これらの環境を一から構築するとコストが掛かりそう……」と思うのではないでしょうか?社員にとっては、「仕事に使うものなのだから会社が用意してほしい」と思うものです。

もし、あなたの会社がテレワークをもっと推進したいと考えているなら、この機会にテレワークを補助する制度を作っても良いでしょう。

テレワークに必要なものを会社が支給する方法もあれば、資金面で補助して環境は社員ひとりひとりに作ってもらう方法もあります。どんな方法が最適かは会社によって異なるので、あなたの会社に合った方法を選んでください。

テレワークにセキュリティは超重要!

テレワークで見落とせないのがセキュリティ!オフィスでも重要なポイントですが、社員ひとりひとりが別の場所にいるテレワークではもっと重要です。

いくら社内のセキュリティが万全でも、社員が使うネットワークやPCなどのセキュリティに問題があれば情報漏えいの原因になりかねません。特にインターネット回線がセキュリティリスクになりがちなので、ここをどう対策するかが重要です。

仮想的な専用線を使うVPNや閉域網を使って社内ネットワークに接続する方法など、セキュリティを強化する方法にはいくつもあります。どれが適しているのかを考慮し、万全の対策を施しましょう。

テレワークでお悩みの方はイッツコムにご相談を

「テレワークを快適かつ効率的にするのはどうすればいいのか分かった。でも、どこに相談すれば良いのかわからない」

と感じている方もいませんか?基本的な環境構築から必要なツールの導入までをまとめて相談したいと思っている方もいるでしょう。もし、あなたがそのようにお思いなら、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムではテレワークの推進に力を入れており、全力でサポートいたします!

テレワークに役立つさまざまなツールを提供

イッツコムでは、テレワークに役立つさまざまなツールを提供しています。ビジネスチャットやWeb会議システムが必要なことを理解していても、さまざまなツールがあるので選びにくいと感じる方もいませんか?

イッツコムでは、以下のサービスを提供していて一括導入も可能です。

box容量無制限のクラウドストレージサービス
ZoomWeb会議システム
ホットプロファイルSFA・MA(営業・マーケティング支援システム)

いずれも快適かつ効率的なテレワークに欠かせません!導入から導入後のサポートまでをワンストップで提供していますので、ぜひご検討ください。

モバイル閉域接続なら気になるセキュリティも万全

「テレワークはいいけど、どうしてもセキュリティ面が気になる」と感じるなら、イッツコムの「モバイル閉域接続」がおすすめ!モバイル閉域接続は、インターネットから完全に切り離した環境でテレワーク中の社員と社内ネットワークをつなぎます。

そもそもインターネットを使わないので、外部から攻撃されるリスクを大幅に減らせますよ!普段の業務は一般のインターネット回線を使用し、機密情報を取り扱うときや社内ネットワークにアクセスするときはモバイル閉域接続を使用する方法もあります。

セキュリティを大幅に向上させるシステムなので、セキュリティ面に不安を感じている方はぜひご検討ください!

工夫してテレワークを快適・効率的に進めよう

テレワークはどこでも仕事でき、働き方改革にも役立つ仕組みです。しかし、オフィスワークとは違って快適・効率的に働くには一工夫する必要があるでしょう。テレワークでスムーズに仕事するには、ハード面・ソフト面の双方で環境を整備しなければなりません。

もし、テレワークを推進したいのになかなか効率化できずに困っている方や、社員から不満が上がっているのにどう対処すれば良いのか分からない方は、ぜひイッツコムにご相談ください。

イッツコムではハード面・ソフト面の双方でテレワークの導入を強力にサポートしています。通信環境の構築から必要なツールの導入までをワンストップで提供していますので、ぜひご相談ください!あなたの会社の状況を考慮し、最適なプランをご提案いたします。