ファイル共有におすすめの方法はどれ？テレワークにも役立つサービスも紹介

こんにちは！イッツコムの佐藤です！
ビジネスシーンではさまざまな場面でファイルを共有する必要があります。

「この資料を取引先に送りたい」
「説明資料ができたから営業社員に渡したい」
「テレワーク中の社員とスムーズにファイル共有したい」

このように思っている方はいませんか？仕事中に数多くのファイルを使う方なら、ファイルの管理や共有に困った経験があるかもしれません。

そこで今回は、ファイル共有におすすめの方法をご紹介します。普段の業務はもちろん、テレワークに役立つ情報も満載です！ビジネスの効率化に役立つので、ぜひチェックしていってくださいね。

円滑にビジネスを進めるためにファイル共有システムが役立つ！

「完成したファイルをどうやって納品しよう？」
「メールで一斉送信しようと思ったらなぜか送信できない……」

社員にファイル共有しようとしたときに、このようなトラブルを経験したことがある方もいませんか？一旦トラブルが発生してしまうと、仕事が滞る原因になってしまいます。

このようなトラブルを防いで円滑にビジネスを進めるには、ファイル共有システムを導入するのがおすすめです。ファイル共有システムとは、一言で表現すると「社内でより効率的かつセキュアにファイルをやり取りするためのシステム」です。

ファイル共有システムを導入すれば、必要な人に必要なファイルをスムーズに渡せます。いちいち印刷して配布したり、資料をやりとりするためだけにオフィスに行ったりする必要はありません。「資料のやり取りが煩わしい！」というお悩みを一気に解決してくれる素晴らしいシステムです。

ファイル共有する方法にはどんなものがある？

「そもそもファイル共有する方法にはどんなものがあるの？」と考えた方もいませんか？一般的にファイル共有に使われている手段には、

・メール
・社内のファイルサーバー
・クラウドストレージ

の3種類があります。それぞれの方法にメリット・デメリットがありますので、しっかり理解しておくことが大切ですよ。それでは、ひとつずつメリット・デメリットを見ていきましょう。

メールで送受信する

メリット	デメリット
・特別な準備がいらない ・誰でも簡単に使える	・容量制限が厳しい ・誤送信するリスクがある

「◯◯の資料を送って」といわれたときに、メールで送信した経験がある方も多いのではないでしょうか？多くの人が自分のメールアドレスを持っているので、誰でも簡単に使えるのがメリットです。

しかし、メールに添付できるファイルサイズには20MBや25MB、50MBといった上限があり、サイズが大きいファイルは添付できません。いざ送信しようとしたときに、上限オーバーして困った経験がある方もいるでしょう。メールでのやり取りは手軽ですが、メインのファイル共有手段としてはおすすめできません。

社内にファイルサーバーを構築する

メリット	デメリット
・セキュリティを高められる ・大容量ファイルをスムーズにやり取りできる	・導入コストがかかる ・外部からアクセスしにくい

数多くのファイルを取り扱う会社なら、社内にファイルサーバーを設置しているケースもあるのではないでしょうか？社内サーバーは設置・運用するのにコストがかかりますが、セキュリティを高めやすいので機密情報のやり取りにもおすすめです。

しかし、「社内にファイルサーバーを設置するのは難しい……」と感じる方もいるでしょう。コストがかかるだけではなく、管理・運用に高い技術が必要になるのも導入を躊躇する理由のひとつです。もし、このように感じているなら別の方法を検討したほうが良いかもしれません。

クラウドストレージを使う

メリット	デメリット
・すぐに導入できる ・簡単に使える ・インターネット経由でどこからでもアクセスできる	・容量制限があるものが多い ・使っている間は継続的にコストがかかる

クラウドストレージとは、インターネット上にあるファイルの倉庫のようなものです。専用のスペースにアクセスすれば、自由にファイルをアップロード/ダウンロードできます。とても簡単に使えて便利ですよ！

ただ、多くのクラウドストレージは容量制限があるので、大容量のデータを保存したい方は注意してくださいね。中には容量無制限のクラウドストレージもあるので、そういったものを選ぶのもひとつの方法です。

これから導入するならクラウドストレージがおすすめ

ファイルを共有する方法にはいくつもあることを知ると、「一体どれを導入したらいいのだろうか？」と思ってしまうかもしれません。特に、社内にファイルサーバーを用意するかクラウドストレージを用意するかで迷ってしまうケースが多いものです。

もし、これからファイル共有システムを新規導入しようと考えているなら、クラウドストレージを選ぶことをおすすめします。

このように聞くと「なぜクラウドストレージいいの？」と思うかもしれません。ここではクラウドストレージがおすすめの理由を詳しく解説するので、ぜひ参考にしてください。

インターネット経由でスムーズに使える

クラウドストレージならインターネット環境さえあればどこでも使えるので、必要なときにスムーズにアクセスできます。

「外出中の社員にすぐにファイルを渡したい」「報告書をスムーズに回収したい」「取引先に大容量のファイルを渡したい」

このようなニーズに応えられるのがクラウドストレージです。社内にファイルサーバーを設置するより便利なケースが多いので、ぜひご検討ください。

テレワークにも対応できる

一旦クラウドストレージを導入してしまえば、テレワークにも無理なく対応できます。

「テレワーク中の社員から納品物を回収したい」「Web会議に必要な資料を共有したい」というときに役立ちます。メールなどを駆使して一斉送信したり、資料を共有するために出社したりする必要がなくなるので効率的ですよ。

テレワークの導入を検討していたり、すでに導入していても不便を感じていたりするならクラウドストレージはとてもおすすめです。

セキュリティを強化しやすい

自由にセキュリティを強化できる社内サーバーほどではありませんが、クラウドストレージもセキュリティ面で不安を感じることは少ないでしょう。

ビジネス向けのサービスを選べば、ユーザーごとにアクセスできるフォルダを変更したり、特定のファイルへのアクセスを制限したりできます。取引先をはじめとした外部のユーザーがアクセスできるフォルダを作れるサービスもあるので、ぜひチェックしてみてください。

「クラウドストレージはセキュリティ面で不安……」と感じている方も、一度仕組みを確認すればその懸念を払拭できるでしょう。

より便利・快適にファイル共有するならboxがおすすめ

「クラウドストレージは便利そうだけど、どれを選べばいいの？」と思ってしまうかもしれません。ビジネス向けに限定しても多くのサービスがあるので、迷うのも無理はないでしょう。

もし、どのサービスを選ぶかで迷ったなら、ぜひ「box」をご検討ください。boxはビジネスに特化したクラウドストレージなので、とてもおすすめです。「何でboxがいいの？」と思った方は、これからご紹介するポイントを参考にしてみてください。

容量無制限で利用できる

Businessプラン以上を選んで契約すれば、ストレージの容量が無制限になります。数多くのファイルを保存したいときや、動画をはじめとする大容量ファイルを保存するケースで大いに役立つでしょう。

ただし、総容量は無制限でもファイルをアップロードする際には容量の制限があります。15GBまでなので注意してください。あなたの会社が扱っているファイルの容量がどの程度なのかチェックしてから契約したほうが良いかもしれません。

セキュリティも万全

boxはビジネスユースに特化したクラウドストレージですので、セキュリティは万全です。アクセス権限の設定は7段階に分かれており、どのユーザーがどのファイルにアクセスできるのかを細かく制御できます。

閲覧のみに限るファイルや共同で編集するファイルなど、必要に応じて権限を調整できるのは大きなメリットです。

もちろん、誰がどのファイルにアクセスしたのかアクセスログを取ることもできますよ。万全のセキュリティ対策が施されたクラウドストレージを探しているなら、boxはとてもおすすめです。

安価に利用できる

boxの料金体系はユーザー数あたりの月額課金で、比較的安価に利用できるのもうれしいポイントです。Businessプランなら1ユーザーあたり1,800円/月、Enterpriseプランなら1ユーザーあたり4,200円/月です。

1ユーザーあたりいくらという料金体系なので、「使っていないのに高額な料金を支払わなければならない」といった不満はありません。コストの最適化という観点からも良いサービスです。

boxの導入ならイッツコムにお任せを

ここまでの情報を知って「それならboxを導入しよう！」と決断した方は、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムではboxの導入や導入後のサポートをワンストップで提供しています。

ほかにも、ビジネスに役立つサービスをいくつも提供していますので、ぜひご相談ください。「この機会にファイル共有だけではなくトータルで必要なツールを導入したい！」と考えている方にもおすすめです。イッツコムならかゆいところにも手が届きますよ。

資料のやり取りでお悩みならファイル共有システムを検討しよう

会社のペーパーレス化はどんどん進展していますが、それに伴ってファイル共有方法をどうするかという問題が出てきます。そんなときに役立つのがクラウドストレージを基本にしたファイル共有システムです。

もし、まだ導入していないなら、ファイル共有システムを導入すればビジネス環境を一気に改良できます。営業活動にもテレワークにも役立つものですので、ぜひご検討ください。

これから導入するなら、セキュリティ面でも利便性の面でもメリットが大きいboxがおすすめです。イッツコムはboxの導入を徹底サポートいたしますので、少しでも気になった方はお気軽にお問い合わせください！