テレワークでよくある15の課題と解決策を紹介!働きやすい環境を作ろう
目次
働き方改革・多様な働き方が浸透するにつれて、テレワークを導入する企業が増えています。しかし、「テレワークを導入したけど、思うように仕事ができず業務が停滞してしまった」と悩んでしまうこともあるでしょう。
「テレワークを始めたいけど、どのように始めたらいいか分からない?」という悩みを抱えている企業も多いでしょう。テレワーク導入前には、あらかじめ遭遇しがちな課題を洗い出して対策法を考えておくことが大切です。
そこでこの記事では、テレワークを始めるときに遭遇しがちな課題と対処法をご紹介します。これからテレワークを始めようと考えている企業担当の方は必見です。
テレワークの課題は大きく分けて3種類
テレワークの導入は、業務内容によってはさまざまな課題を乗り越えなければいけないことがあります。テレワークを始める際に浮上しがちな課題を大きく分けると、仕事面・セキュリティ面・環境面の3つです。
それぞれの課題に適切に対処するためにも、どのようなことが課題になりがちなのかを正しく理解しておきましょう。
仕事面の課題
基本的に、テレワークを導入すると労働生産性が上昇すると言われています。しかし、これは業務フローがテレワークでも正しく機能するように設計されていればこそのものです。きちんと制度を設計せずに闇雲にテレワークを始めると、逆に労働生産性が下がるリスクがあります。
例えば、自社に紙ベースの資料が大量にあったり、決済手続きするためにオフィスに出勤しなければいけない仕組みになっていたりするなら、テレワークを始める前に改善する必要があるでしょう。
セキュリティ面の課題
社員がインターネット経由で社内サーバーなどにアクセスするようになると、セキュリティ面の課題が浮上します。社員が使用するPCがマルウェアに感染していると、それがきっかけで社内PCにもマルウェアが蔓延するかもしれません。
ネットワークのセキュリティが不十分なら、通信中に情報を盗まれる可能性も考えられます。貴重な情報資産を守るには、セキュリティに関する合理的な基準を定めて全社的に守ることが大切です。
環境面の課題
テレワークに移行すると社員がそれぞれの環境で業務を遂行するようになります。仕事環境は社員によってさまざまなので、場合によっては仕事に適した環境を備えていない社員がいるかもしれません。
具体的には、ネットワーク環境が不十分だったり仕事に適したPCを所持していなかったりするケースが考えられます。テレワークに移行する前には、各社員の作業環境が十分整っているかきちんと把握し、必要に応じて補助するとよいでしょう。
【企業側】テレワークで浮上しがちな5つの課題
テレワーク導入前では、テレワークの課題を想定することは難しいでしょう。「テレワークを始めるとどんな課題に遭遇しがちなのだろうか」と考える企業担当の方も多いのではないでしょうか。
ここでは、テレワークにおける課題をピックアップしました。それぞれの企業によって問題となる課題は異なります。「最優先で対策すべきなのはどのポイントか?」を考えながらチェックしてみましょう。
課題1: セキュリティ上のリスクが高まる
テレワークを始めると社員がさまざまな場所から仕事環境にアクセスするため、セキュリティ上のリスクが高まります。社内ネットワークに高度なセキュリティを施していても、社員がテレワークで利用する環境がハイセキュリティのものとは限りません。
そのため、機密情報を守るためにも社員側の業務環境をハイセキュリティのものにすることが必須です。社員個人に環境整備を任せるとセキュリティホールが発生する可能性があるので、会社側で整備することが大切です。
課題2: テレワークに向かない業務がある
業種によってはテレワークに向いていない業務があります。一例として、現場に行かなければ仕事ができない建設や各種工事、運輸などは全業務をテレワークに移行できません。
そのような業種であっても、バックオフィスや営業などの一部の業務はテレワークに移行できる可能性があります。自社ではどのような業務がテレワークに向いているかを考え、一部の業務をテレワーク化するのもおすすめです。
課題3: 業務フローがテレワーク向けではない
「業務フローがそもそもテレワーク向けに設計されていない」ということも多いでしょう。社員間で紙ベースの書類のやり取りが発生したり、決裁するのに担当者のサインが必要になったりするケースも多々あります。
自社の業務フローがこのような状況の場合、円滑にテレワークを始められません。業務フローの改善は、テレワークを始める前に処理しておきたい課題の1つです。
課題4: コストが上昇する
「テレワークに必要な環境を整えるためのコストを試算したら予想以上だった」というケースも多々あるでしょう。特に全く環境が整っていない会社なら、業務フローの改善や環境整備などに多額のコストがかかってしまいます。
しかし、いざテレワークを始めればオフィスワークよりランニングコストを削減しやすくなります。イニシャルコストはかかってもランニングコストが安くなる可能性があるので、コスト面だけを理由にテレワークを諦める必要はありません。
課題5: 業務効率が低下する
「テレワークを始めたら業務効率が低下した」という悩みもよく耳にします。「不明点をすぐに質問できない」「必要な資料をスムーズに渡せない」「思ったようにミーティングを開けない」など、今までのように業務を進められないケースもあります。
こちらも適切に対策すれば解決できる課題でしょう。社員間のコミュニケーションを円滑にするためのツールや、残業時間の超過を防ぐためのアラート通知機能を取り入れるなどして、社員に「テレワークのほうが働きやすい」と思ってもらえるように、業務効率向上に取り組みましょう。
課題6: 勤怠管理ができない
目が届かないところで社員が働く都合上、始業・終業・休憩時間を管理しにくくなります。不十分な勤怠管理が長時間労働につながるケースもあるので十分な注意が必要です。仕事とプライベートの区別がつきにくくなると、終業後に仕事の連絡を取ったり作業したりすることもあります。
適切な勤怠管理システムを用意して正確に労働時間を把握し、長時間労働や違法な残業、勤務中の中抜けなどが発生しないように注意しましょう。テレワーク環境でも利用できる勤怠管理システムもあるため、積極的に利用しましょう。
課題7: 社員を適切に評価できない
働く姿が見えなくなると、社員を適切に評価できなくなるリスクもあります。従来の評価システムが必要以上にプロセスを重視する仕組みになっている場合には特に注意が必要です。テレワークでは業務プロセスを細かく把握するのは困難なので、正しい評価ができなくなります。
社員側も評価が不適切・不公平だと仕事に対するモチベーションが低下してしまうでしょう。仕事でよい成果を出し続けるためにも、テレワーク環境に最適な評価方法を導入して社員を公平に評価する仕組みを作ることが大切です。
課題8: 決済や契約締結が滞る
完全にテレワークに移行し、オフィスに誰も出勤しなくなると決済や契約締結などの事務作業が滞るケースがあります。特に、決済書類や契約書類を紙ベースで管理している場合にありがちです。
決済や契約締結などの事務作業がテレワークの障害になっていると感じている際は、ITツールを活用して解決を試みましょう。
【社員側】テレワークで浮上しがちな7つの課題
テレワークを始めるとなると、企業側だけではなく社員側も何らかの課題を抱えるケースがあります。ここでは、社員側がテレワークを行う上で課題だと感じがちなポイントについて見ていきましょう。
課題を発見したら、ひとつずつ順番に対処してより働きやすいテレワーク環境を構築しましょう。
課題1: 業務環境が整っていない
そもそも業務環境が整っていないというケースも少なくはありません。「テレワークを始めたらコミュニケーションを取りにくくなった」「社員から働きにくいという不満を聞くことが増えた」というトラブルも耳にします。
「テレワークでも今までと同じように働ける」と安易に考えるのは危険です。まずは「自社の業務環境はテレワークにも対応できるのだろうか」と考え、「このままテレワークを始めるのは難しそうだ」と判断した場合は、環境を構築するところから始めましょう。
課題2: 働きにくくなる
テレワークに移行するとオフィスに出勤する必要がなくなり、社員にとってはメリットが多いように感じる方も多いでしょう。しかし、必ずしもそうとは言えません。
2021年に国土交通省が行った調査によると、テレワークに移行して勤務状況が悪くなったと感じる方も一定数存在するようです。
仕事を進めにくく感じたり、作業環境が不十分で不便に感じたりするケースもあるため、テレワークで効果的に働くには社員が働きやすい環境を整えることが大切です。
課題3: 長時間労働が発生する
企業側が勤務時間を管理していない場合はもちろん、きちんと管理していても、社員が仕事とプライベートのONとOFFの区別がつきにくくなり、いつまでも仕事を続けてしまうこともあります。
長時間労働は健康面に悪影響を及ぼし、QoLが低下する原因にもなります。企業側の労働時間管理に依存せずに社員側も時間をきちんと管理するように意識することが大切です。仕事の時間とプライベートの時間を切り離し、際限なく働き続けないように注意しましょう。
課題4: コミュニケーションが取りにくい
テレワークになると、対面でコミュニケーションを取る機会は大幅に減ります。疑問点があるときに、すぐに隣の社員に質問するということはできません。
テレワーク環境では、社員同士のコミュニケーションはビジネスチャットやWeb会議を通すのが基本です。対面コミュニケーションと比べるとレスポンスが返ってくるまでに時間がかかる可能性が高いので、業務効率を落とさないためにも気軽にコミュニケーションが取れる環境を構築することが必要でしょう。
課題5: 運動不足に陥りやすい
在宅勤務をメインとする形態のテレワークでは、通勤する必要がないために自宅から出る機会が少なくなり運動不足に陥る可能性があります。運動不足も健康面に悪影響を及ぼす大きな要素のひとつとなります。
社員の運動不足を解決するために、リモートでラジオ体操をしたり、運動不足解消を目的とした手当を支給したりする企業もあります。社員の健康をサポートするのもテレワークには必要となるでしょう。
課題6: コストがかかる
テレワーク環境が整っていない場合は、環境を整えるために一定のコストがかかります。一例として、以下のような費用がかかるので事前に計算しましょう。
・デスクやチェアの調達費用
・ITツールの導入費用
・PCや周辺機器類の調達費用
・固定回線の敷設費用・月額料金
・水道光熱費
・消耗品・備品の調達費用
ITツールの導入費用は企業側が負担することがほとんどですが、宅内に設置する備品類や消耗品費、通信費なども企業側が負担することが望ましいでしょう。各社員、かかる費用を詳細に知ることは難しいので、「テレワーク手当」としてまとめて支給する企業が多いでしょう。また、テレワークによって通勤が不要になったことで交通費の代わりにテレワーク手当を支給することも多いようです。
課題7: モチベーションが下がる
テレワークで他の社員の働きぶりが見えなくなると、チーム意識が希薄になってモチベーションが低下する社員が出てくるでしょう。チームで仕事をしている実感を持てないとモチベーションが下がりやすいというアンケート結果もあります。
仕事の全体像を把握したり、自分が取り組んでいる業務の重要性を理解したりするとモチベーションが向上する傾向があるため、定期的に進捗を確認し、必要に応じてフィードバックする機会を設けるとよいでしょう。
【企業側・社員側共通】テレワークの問題点や課題を解決する10の方法
テレワークの導入には企業側・社員側双方に多くの課題がありますが、ひとつずつきちんと解決していけば効率的で生産性が高いテレワーク環境を実現できるでしょう。
ここからは、さまざまな課題を解決するのに役立つ10の方法をご紹介します。抱えている課題によってどの対策が有効か異なりますので、自社の課題を明確にした上で対処しましょう。
方法1: 業務をクラウド化・ペーパーレス化する
契約書類や決済書類、各種資料を紙ベースで管理していてオフィスでなければこれらの資料にアクセスできない場合は、この機会にクラウド化・ペーパーレス化しましょう。
業務の資料はデータ化してクラウドストレージに保存し、契約や決済手続きはクラウド型のオンライン契約ツールを使用するのがおすすめです。これで事務作業するためだけにオフィスに行く必要がなくなり、無駄な作業を省いて快適かつ効率的なテレワーク環境を実現できます。
方法2: テレワークに向いている業務を選別する
テレワークに向いている業務と向いていない業務の両方が存在するなら、テレワークに向いている業務を選別するところから始めましょう。テレワークに向いている業務の一例は以下の通りです。
・事務作業
・テレアポ
・ITエンジニア
・クリエイター
基本的に、1人で作業できて成果が見えやすく、セキュリティリスクが低い業種ほどテレワークに向いています。自社の業務でこれらの条件に当てはまるものは何かを考え、徐々にテレワークに移行するのがおすすめです。
方法3: 成果ベースの評価制度を導入する
テレワーク環境で社員のモチベーションを維持するには、正当かつ公平に評価する必要があります。業務プロセスを重視する評価制度では働きぶりが見えず、正しく評価するのは難しいでしょう。
そこで、テレワークに移行するのをきっかけとして成果ベースの評価制度に移行するのがおすすめです。「仕事でどのような成果を上げたのか」はテレワーク環境でも明らかになるため、主観にとらわれずに公平に社員を評価しやすくなります。
方法4: ハイセキュリティの通信回線を導入する
業務によっては機密情報を取り扱うので、普通以上のセキュリティが求められます。また、「通常業務は一般的なセキュリティで問題ないけれど、特定の業務には高度なセキュリティを求めたい」というケースもあるでしょう。
自社の業務がこれらに該当するなら、「VPN」や「閉域網」などのハイセキュリティの通信回線を導入しましょう。
方法5: ビジネスチャットを導入する
質疑応答や業務報告、一斉アナウンスを円滑化する必要があるなら、ビジネスチャットの導入がおすすめです。これらの連絡をメールや電話などですると送受信に手間がかかり業務効率が低下してしまいます。
ビジネスチャットはビジネスシーンで使われることに特化したものなので、連絡が取りやすくなります。テレワークを始めるなら必須のツールなので、積極的に導入しましょう。
方法6: Web会議システムを導入する
ミーティングする機会が多い企業は、Web会議システムを導入するのがおすすめです。Web会議システムなら、インターネット環境さえあればどこからでもミーティングに参加できるので、会議室などを借りて1箇所に集まる必要はありません。
「ミーティングのときだけ出社していた」「ミーティングを開催できないので書面で資料を回して各自解説していた」という企業は、ぜひWeb会議システムを導入しましょう。
方法7: 業務管理ツールを導入する
テレワークでは社員が一箇所で仕事をしていないという都合上、業務管理を一元化するツールの導入が求められます。「どの業務がどこまで進んでいるのか分からない」「予定通り完了しそうなのかチェックするだけでも大変」という場合は、専用ツールを使って管理するのがおすすめです。
進捗状況の確認という生産性が低い業務に充てる時間をできるだけ減らすためにも、ITツールを積極的に活用しましょう。
方法8: 勤怠管理ツールを導入する
勤怠管理がうまくできずに長時間労働が発生してしまう際は、クラウド型の勤怠管理ツールを導入すると解決できます。ビジネスチャットなどと連携して出退勤時刻を管理できるものもあり、そのようなものを選べばテレワークでも簡単に勤務状況を管理できます。
その際は、操作がシンプルなものを選ぶと社員のITリテラシーのレベルに差があっても不便に感じることもないでしょう。勤怠データをデジタル化してクラウド上で管理できるようになり、給与計算の円滑化などの効果にも期待できます。
方法9: マニュアルを整備する
テレワークでは連絡ツールをきちんと整備しても、質疑応答の回数が増えるとどうしても回答までに時間がかかってしまいます。質疑応答による業務の停滞を防ぐには、そもそも質問が発生しない状況を作ることが大切です。
そのために必要なのが「マニュアルの整備」です。業務フローの詳細やよくある質問と回答をまとめたマニュアルを業務ごとに作成しておけば、一般的な疑問ならこれを見るだけで解決できます。
各社員が自分で疑問を解決できる状況にしておけば、質問対応がイレギュラーな案件のみに限られるので大幅に効率化できるでしょう。
方法10: テレワークにかかる費用を補助する仕組みを作る
テレワークを導入すると、社員側の環境整備にもある程度のコストがかかります。これを社員個人に全て負担させると「業務に必要なものくらい会社側で用意しておいてほしい」という不満につながりかねません。
しかし、会社側が社員側の環境を1から構築するのは現実的ではありません。環境整備にかかるコストは手当として支給するのがおすすめです。社員側も手当が支給されれば納得して仕事に取り組めます。テレワークを導入する際には、必要な制度を作って社員をサポートしましょう!
テレワークに必要なITツールの導入はイッツコムにおまかせ
イッツコムでは、テレワーク環境で活用できるWeb会議システムやクラウドストレージなどを提供しています。セキュリティを強化するシステムも併せてご利用いただけますので、テレワークに伴うさまざまな課題を一気に解決したいとお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
ここでは、テレワーク環境で活用する機会が多い「Zoom」「box」「モバイル閉域接続」の3つを詳しく解説します。
便利なクラウドミーティングシステム「Zoom」
Zoomは普段使用しているPCやスマホ、タブレットで簡単に使えるクラウドミーティングシステム(Web会議システム)です。Zoomは使用するデバイスにマイクやWebカメラを接続するだけで使えるので、複雑な準備は必要ありません。
Zoomを利用することで、テレワーク中にコミュニケーションが取りにくくなるという課題を解決できます。社外のユーザーとミーティングするときにもご活用いただけますので、ぜひこの機会にZoomの導入をご検討ください。
セキュアなクラウドストレージ「box」
機密情報を含む資料をオンライン上で安全に保管し、テレワーク中の社員がいつでも参照できるようにしたいならboxを使用しましょう。boxは国際的な情報セキュリティ規格であるISO27001に準拠しており、政府機関等でも使われています。
機密情報や個人情報など、漏れると困る極めて重要な情報でも安全に保存できるので、クラウドストレージをお探しの方はboxを使用するのがおすすめです。フォルダごとにアクセス権限を設定でき、社外のユーザーと資料を共有したいときも専用フォルダを作成すれば安全に共有できるでしょう。
インターネットを使わず安全な「モバイル閉域接続」
テレワークで問題になりがちなのが、通信回線のセキュリティです。VPNを使用すればある程度のセキュリティを確保できますが、設定が複雑だったり通信速度が低下したりするなどのデメリットもあります。
そこでおすすめなのが、イッツコムが提供しているモバイル閉域接続です。モバイル閉域接続はNTTドコモとイッツコムのインターネットから切り離されたネットワークを使用し、テレワーク中の社員と社内ネットワークを接続します。
社内ネットワークに接続するときはもちろん、インターネットにアクセスするときに社内のファイアウォールを経由することも可能です。社内のセキュリティポリシーをテレワークにも適用できるため、通信経路のセキュリティを重視するならぜひご検討ください。
課題を適切に解決すればテレワークのメリットは大きい!
テレワークを初めて導入するとなると、解決しなければいけない課題に直面することがあります。しかし、自社が抱えた課題に適切に対処すれば、テレワークのメリットを最大限享受できるでしょう。
テレワークは人材活用やコスト削減、生産性向上などの面で大きなメリットがあるため、課題が山積していることを理由に諦めるのではなく解決する方向で進めることをおすすめします。
多種多様な人材を活用できる
テレワークを導入すれば自宅やサテライトオフィスなどから働けるようになります。オフィスの場所と社員の居住地という地理的な壁に影響されません。場所にとらわれずに広範囲から優秀な人材を確保できるようになり、より優秀な人材を採用できます。
他にも、家庭の事情などでオフィスに出勤するのが難しい人材を活用しやすくなるのもメリットです。テレワークは労働力不足を解消する道具としても役立ちます。結婚や出産をきっかけとした退職も防ぎやすくなるでしょう。
業務コストを圧縮できる
テレワークが浸透すれば、従前のように広いオフィスを構える必要はありません。出勤する必要がある社員のみが出勤する勤務体制になっているなら、オフィスの規模を縮小してコストを削減するのもおすすめです。
他にも業務フローのIT化や資料のペーパーレス化によってさまざまなコストを削減できます。テレワークにはコストの削減という面でも大きな価値があるので、積極的に検討してみてはいかがでしょうか。
労働生産性が向上する
きちんと環境を整えてテレワークを導入すれば、オフィスで働くワークスタイルより労働生産性が向上します。事実、総務省が公表した2018年の情報通信白書によると、生産性向上目的でテレワークを導入した企業のうち、約80%が効果的だったと回答しました。
労働生産性の向上は業績UPにも役立つため、積極的にテレワークを推進する理由のひとつになるでしょう。
社員のQoLが向上する
テレワークで働く社員にとっては、通勤時間などの無駄な時間を大幅に削減できてその分プライベートに使える時間を確保できます。趣味の時間や家族と過ごす時間などが確保できれば、社員のQoL向上にもつながるでしょう。
社員が働きやすいと感じる職場環境を実現する点でも、テレワークは大きな役割を果たします。ただし、勤怠管理を適切に行って長時間労働や残業の蔓延を防ぐことが前提条件です。
まとめ
テレワークはうまく行えば会社側・社員側双方にとってメリットが大きい働き方です。しかし、新たに始めようとすると多くの課題を抱えてしまうこともあるでしょう。
テレワークでありがちな課題の多くは業務のIT化(ITツールの導入)で解決できます。テレワークの導入に関して何らかのお悩みを抱えているなら、業務のIT化をサポートしているイッツコムにご相談ください。
当社で取り扱っているさまざまなITツールや通信サービスの中からピッタリのプランをご提案します。導入コンサルティングからアフターサポートまでを一括提供していますので、ぜひ一度ご相談ください。