もう迷わないZoomウェビナーの使い方！設定や便利機能を詳しく解説

Zoomはミーティング用に使うのが一般的ですが、「オプション機能によるウェビナー開催」も可能です。Zoomでウェビナーを開催することに興味があり、機能や使い方の詳細が知りたい方もいるのではないでしょうか。

Zoomミーティングとの違いやZoomウェビナーの利用方法を知ることで、スムーズにウェビナー運営ができます。Zoomウェビナーを低コストで利用できる国内代理店や、運営を効率化するクラウドサービスにも目を向け、ウェビナー活用を成功させましょう。

この記事では、Zoomミーティングとの違いやZoomウェビナーのスケジュール機能・コミュニケーション機能・招待方法、開催中の使い方について紹介します。

ZoomウェビナーとZoomミーティングの違いとは？

ZoomウェビナーはZoomでウェビナーを開催できるオプション機能で、Zoomミーティングと同じくZoomアプリで利用できます。主催者には有料アカウント登録とオプション購入が必要ですが、参加者は無料のZoomアプリさえあれば利用可能です。まずはZoomウェビナーの基礎知識を解説します。

Zoomウェビナーとは？

「ウェビナー」はWebとセミナーを組み合わせた造語で、オンラインで開催するセミナーを指します。Zoomウェビナーは講演会・説明会・研修などに向いた機能が利用でき、ウェビナーの収益化も可能です。顧客や見込み顧客に向けた利用がしやすいという点で、Zoomミーティングとは性格が異なります。

Zoomミーティングとの違い

Zoomミーティングはリアルタイム双方向コミュニケーションを前提とした「会議」に向いていますが、Zoomウェビナーはホスト・パネリスト側のみが話す大規模イベントなどに向いています。ZoomミーティングとZoomウェビナーの主な違いは以下の通りです。

	Zoomミーティング	Zoomウェビナー
収益化オプション
参加者人数の上限	100人~1,000人	100人~1万人
メンバーのロール（役割）	ホスト（・共同ホスト）・参加者	ホスト・共同ホスト・パネリスト・視聴者（一般参加者）
ビデオの共有	デフォルトで全員オン	視聴者は常にオフ
音声の共有	デフォルトで全員オン	視聴者は原則としてオフ
画面共有の開始	ホストが許可すれば参加者も可	視聴者は一切 不可
参加者リストの閲覧	メンバー全員が可	ホストやパネリストのみ可
「Q&A」や「挙手」機能	○	○
チャット	デフォルトで全員可	視聴者は限定的に利用可
ブレイクアウトルーム	○	×

Zoomウェビナーを使うには有料アカウントが必要

Zoomウェビナーは有料アカウントで利用できるオプション機能のため、無料アカウントでは利用できません。利用するには、ホストが有料アカウントを取得した上で、ウェビナーアドオンを購入することが必要です。

視聴者は無料版のZoomアプリでウェビナーに参加できます。また、ウェビナーをストリーミング配信すればSNSでの視聴も可能です。

「ホスト」「パネリスト」「視聴者」の違い

Zoomウェビナーのロールはホスト・共同ホスト・パネリスト・視聴者の4種類です。ホスト・共同ホストやパネリストがビデオ・音声や画面共有で講演内容を視聴者に伝え、視聴者は基本的に「聞く側・見る側」の立場に徹します。

ホストはパネリストや視聴者の入退室や権限を管理でき、視聴者をパネリストに昇格したり、視聴者の音声をミュート/ミュート解除したりできる立場です。パネリストは100人超を指定できるので、複数のパネリストによるオンラインサロンをホストが運営、という使い方もできます。

Zoomウェビナーの便利な活用シーンとは？

Zoomミーティングに招待された参加者は「発言しなければならない」という参加者意識が障壁になるケースや、逆に主催者側が「参加者には発言を控えてほしい」と考えるケースもあります。

ZoomビデオウェビナーはZoomミーティングとは異なり講演者と視聴者の役割が明確に分かれているので、「興味を持っただけの段階」の営業担当者や一般消費者も気兼ねなく参加できるのがメリットです。Zoomビデオウェビナーは主に以下のようなケースで活用できます。

・新商品の発表会やサービスの説明会
・定期開催のオンラインサロン
・議会中継や行政イベント
・企業説明会や社内研修
・幹部クラスによる全社員向けの情報伝達

Zoomウェビナーのスケジュール機能の使い方

Zoomウェビナーはスケジュール時にさまざまな設定をカスタマイズできます。例えば事前登録の必須/不要や自動承認/手動承認、ウェビナー登録ページのカスタマイズや有料化オプション、オンデマンド配信などの設定です。ここでは、Zoomウェビナー運営に必須となるスケジュール機能の使い方を見ていきましょう。

ウェビナーをスケジュールする方法

ウェビナーライセンスを割り当てられたホストは、Zoom公式サイトから簡単にウェビナーをスケジュールできます。

1.Zoom公式サイトからサインインし、[ウェビナー]をクリック
2.[ウェビナーをスケジュールする]ボタンをクリック
3.ウェビナーのトピックや開催日時、パスワードやオプション機能を設定する
4.[スケジュール]をクリック

スケジュールの主な設定項目一覧

Zoomウェビナーをスケジュールする際の、主な設定項目は以下の通りです。

・トピック：ウェビナーの名前
・説明を追加：ウェビナーの説明（登録ページに表示される）
・開催日時：ウェビナーの日付と時刻
・期間：ウェビナーのおおよその所要時間
・定期的なウェビナー：オンにすると、毎日/毎週/毎月などウェビナー開催の頻度を選択可能
・登録：オンにすると、参加者の事前登録（専用の登録ページからの情報入力）を必須にできる
・ウェビナーパスコードを必須にする：オンにすると、参加時に任意のパスコード入力を必須にできる
・ビデオ：ホスト・パネリスト参加時のビデオのオン/オフ設定
・Q&A：オンにすると、ウェビナー中に質疑応答パネルが利用できる
・練習セッションを有効にする：オンにすると、本番前の練習セッションを利用できる
・ウェビナーをオンデマンドにする：オンにすると、ウェビナーが自動的に録画され、全登録者とリンク共有される
・ウェビナーを自動的にレコーディングする：オンにすると、ローカルまたはクラウドにウェビナーを録画できる
・特定の国 / 地域からのユーザーの参加を承認またはブロックする：参加を許可/ブロックする国や地域を指定できる
・代替ホスト：オンにすると、ホスト不在時に任意の代替ホストがウェビナーを開始できる

事前登録が必要なウェビナーの自動承認/手動承認の設定方法

ウェビナーのスケジュール時に[登録]オプションを有効にすると、参加者の事前登録を必須にできます。登録したユーザーの自動承認/手動承認も設定可能です。

1.ウェビナーがスケジュールされたら、ウェビナー詳細ページの一番下までスクロールして、[出席者を招待]以下の登録オプションを表示

2.[承認]の横に[自動承認]または[手動承認]のリストが表示される。[手動承認]が表示された場合は、右側の[編集]をクリック
3.[登録]タブで、[自動承認]または[手動承認]を選択
4.[すべて保存]をクリック
5.登録URLまたは招待状をコピーして出席者と共有
6.手動承認の場合、出席者が登録されたら、ウェビナーページに戻る
7.ウェビナーの名前をクリックして詳細を表示
8.[出席者を管理]の右側にある[編集]を選択
9.承認または拒否するユーザーを選択
10.承認された場合、ウェビナーへの参加方法に関する情報が記されたメールが送信される

ウェビナー登録ページのカスタマイズ方法

事前登録必須のウェビナーをスケジュールした場合、以下の手順で登録ページのカスタマイズもできます。

1.Zoomウェブポータルにサインイン
2.ナビゲーションメニュー内の[ウェビナー]をクリック
3.カスタマイズしたいウェビナーのトピックをクリック
4.[招待状]タブまで下にスクロール
5.[登録設定]セクションで、右側にある[編集]をクリック

6.[登録]ウィンドウが表示される
7.[質問]タブから、登録ページに表示する質問の[フィールド]の追加や、必須項目とするかどうかを設定
8.[カスタム質問]タブから、[短文回答] [単一回答] [複数回答]いずれかの形式を選んでオリジナルの質問を追加
9.[ブランディング]タブから、登録ページに表示するメインバナー・企業ロゴ・講演者情報を設定

PayPalと連携したウェビナー有料化設定の方法

Zoomウェビナーは、あらかじめ[アカウント設定]からPayPalと統合しておけば、簡単な操作で有料化設定ができます。

1.Zoom ウェブポータルにサインインします。
2.ナビゲーションメニュー内の[ウェビナー]をクリック
3.登録料を請求したいウェビナーをクリック

4.[招待]タブで、[登録設定]セクションの[編集]をクリック
5.[PayPalで登録料を請求する]チェックボックスをオンにする

6.登録ごとに請求する金額と、手数料を請求する通貨を入力
7.[すべて保存]をクリック

オンデマンドウェビナーのスケジュール方法

Zoomウェビナーはオンデマンド配信もできます。リアルタイムに視聴できなかった参加者も後から録画を視聴できるため、視聴率向上に効果的です。スケジュール時にオプションにチェックを入れるだけで、ウェビナー中に自動的にレコーディングが開始され、登録ページ内のリンクやオプションも最適化されます。

1.Zoomウェブポータルにサインイン
2.[ウェビナー]をクリック
3.新しいウェビナーをスケジュールするか、既存のウェビナーを編集
4.[登録]セクションのチェックボックスをオンにする
5.[ウェビナーオプション]内の[ウェビナーをオンデマンドにする]及び[ウェビナーを自動的にレコーディングする]をオンにする
6.新規ウェビナーの場合を[スケジュール]を、既存ウェビナーの場合は[保存]をクリック
7.ウェビナーの説明とウェビナーの一覧に、ウェビナーがオンデマンドであることを示すビデオアイコンが表示される
8.[レコーディング]ページでウェビナーを選択し、[共有可能リンクをコピーする]をクリックすると、オンデマンドウェビナーへの直接リンクを共有できる

Zoomウェビナーの投票/アンケート/Q&Aの設定方法と使い方

Zoomウェビナーは意見収集やコミュニケーションの手段として「投票」「アンケート」「Q&A」を利用できます。これらの機能をどのように活用するかは事前設定が可能です。

投票とアンケートは主催者側が視聴者に問いかける意見収集機能で、前者はウェビナー中、後者はウェビナー後に使用します。Q&Aはウェビナー中に視聴者から問いかけられるインタラクティブなコミュニケーション手段です。

投票機能の使い方

Zoomではウェビナー中に使用できる投票を事前設定できます。投票は参加者のニーズ把握などに便利な機能です。投票は以下の手順で事前追加・使用します。

1.Zoomウェブポータルにサインイン
2.ナビゲーション メニュー内の[ウェビナー] をクリック
3.投票を追加したいウェビナーをクリック
4.ページ下部までスクロールし、[投票]タブをクリック
5.[+作成]をクリックし、1つまたは複数の投票を追加
6.ウェビナー開始後にZoomアプリの[投票]メニューから投票開始

アンケート機能の使い方

投票はウェビナー中に使用しますが、ウェビナー後の調査方法としてアンケート機能も利用できます。以下の手順でアンケートを事前設定すると、ウェビナー終了時に出席者へ自動的にアンケートを送信し、回答内容はレポートとしてダウンロード可能です。

1.Zoomウェブポータルにサインイン
2.ナビゲーションメニュー内の[ウェビナー] をクリック
3.開催後にアンケートを取りたいウェビナーをクリック
4.ページ下部までスクロールし、[アンケート]タブをクリック
5.[+アンケートの新規作成] をクリック
6.必要に応じて、アンケートに質問を追加
7.[保存] をクリック

Q&A機能の使い方

ウェビナー開催中にはホスト・パネリストと出席者のコミュニケーション手段として、Q&Aによる質疑応答ができます。Q&Aで許可する内容は、以下の手順により事前設定が可能です。

1.Zoomウェブポータルにサインイン
2.ナビゲーションメニュー内の[ウェビナー] をクリック
3.開催後にアンケートを取りたいウェビナーをクリック
4.ページ下部までスクロールし、[Q&A]タブをクリック
5.[編集]をクリック
6.[匿名での質問を許可する]オプションをオンにすると、参加者が匿名で質問できるようになる
7.[出席者に閲覧を許可する]オプションで、出席者に回答済みの質問のみを表示させるか、全ての質問を表示させるかを選択する
8.全ての質問を表示させる場合、出席者が質問に賛成票を投じたりコメントを付けたりできるかを選択する
9.[保存]をクリック
10.ウェビナー開始後にZoomアプリの[Q&A]メニューから質疑応答を開始

Zoomウェビナーにパネリストや出席者（一般の視聴者）を招待する方法

ホストはウェビナーを開始することで自動的に参加できますが、パネリストや視聴者は招待が必要です。パネリストと一般の視聴者はウェビナー中の権限が異なるため、招待方法にも違いがあります。ここでは、パネリスト・視聴者の招待方法を見ていきましょう。

パネリストを招待する方法

Zoomウェビナーのパネリストはホストと同等の権限を持つため、ウェビナー開始前にパネリスト権限を割り当てるか、開始後に出席者から昇格させる必要があります。事前にパネリスト権限の割り当て及び招待をする手順は以下の通りです。

1.Zoom ウェブポータルにサインイン
2.[ウェビナー]をクリックします。
3.パネリストを追加するウェビナーのトピックをクリック

4.ページ下部にある[招待]タブの[パネリストの招待]セクション内の[編集]をクリック

5.招待するための名前とメールアドレスを入力

6.複数のパネリストを招待する場合、[別のパネリストを追加]を選択し、招待するユーザーを追加する
7.[保存]をクリックし、追加したパネリストに招待を送信

8.[新たに追加されたすべてのパネリストに招待メールを直ちに送信する]を選択している場合、[保存]をクリックするとメールの招待状が自動送信される

サインインし、ウェビナー開始後に出席者から昇格させる手順は以下の通りです。

1.[参加者]をクリック
2.[出席者]タブをクリック
3.昇格する参加者の名前にカーソルを置き[詳細] をクリック
4. [パネリストに昇格] をクリック

出席者（一般の視聴者）を招待する方法

一般の視聴者をスケジュールしたウェビナーに招待する方法は、以下3通りから選べます。

・登録用URLをコピーしてWebサイトやメールで共有する
・[招待状をコピーする]を選択し、招待状をコピーしてメールやビジネスチャットなどに貼り付け共有する
・[招待メールを送信する]を選択し、招待状を受信して、出席してほしいユーザーに転送する

Zoomウェビナーの開催中の使い方

Zoomウェビナーの開催中は、主催者側・視聴者どちらもZoomアプリを使ってさまざまな機能を直感的に利用できます。ここではウェビナーの開始方法や登録者の参加方法、各種便利機能など、ウェビナー開催中の使い方を見ていきましょう。

ウェビナーを開始する

ホストが開始の操作をしなければ、スケジュールした日時になってもウェビナーは開始されません。スケジュールしたウェビナーを開始する手順は以下の通りです。

1.Zoom公式サイトからサインインし、[ウェビナー]をクリック
2.開始したいウェビナーの[開始]を選択

Zoomアプリから開始する場合は、[ミーティング]タブからウェビナーを検索し、[開始]をクリックします。

登録者がウェビナーに参加する

ホストから招待状が届いたら、登録者は参加用リンクをクリック/タップすると（Zoomアプリのインストール後）ウェビナーに入室できます。参加用リンクからウェビナーに入室できない場合、手動で入室する手順は以下の通りです。

1.デスクトップ版はZoom公式サイトから、スマホ版はApp StoreやGoogle Play StoreからZoomアプリをインストール
2.Zoomアプリを立ち上げ、[ミーティングに参加する]をクリック/タップ
3.招待状に記載のウェビナーID（ミーティングID）を入力し、[参加する]をクリック/タップ
4.登録ページが表示されたら氏名やメールアドレスを入力し、[ウェビナーに参加する]をクリック/タップ

SNSでストリーミング配信

ホストがアカウント管理画面からストリーミング配信を許可設定にしておけば、ウェビナーをFacebookやYouTubeでストリーミング配信できます。ウェビナー中にZoomアプリの「詳細」から「Facebookにて配信中」や「YouTubeにて配信中」を選択して、表示に従って操作すると、参加者はSNSでウェビナーの視聴やコメントができる仕組みです。

途中参加者もウェビナーを最初から視聴

ウェビナーはリアルタイムで進行しますが、視聴者は遅れて入室するケースもあります。ウェビナーのオプション設定で「ウェビナーをオンデマンドにする」にチェックを入れておけば、録画されたウェビナーをウェビナー開催中に再生できるので、途中参加者もウェビナーを最初から視聴できる仕組みです。

参加者全員に向けた画面共有

ホスト・共同ホストやパネリストは、Zoomミーティングと同じように画面共有を開始できます。ホワイトボードやクラウドストレージ内のファイルの画面共有も可能です。参加者全員に向けた画面共有なので、ウェビナーの進行に大いに役立ちます。

視聴者は画面共有を開始できないので、画面共有が必要なら、ホストに対してパネリストへの昇格をリクエストすることが必要です。

チャットによるコミュニケーション

Zoomウェビナーにおける視聴者は基本的に受け身の立場です。ミーティングメニューからホストがチャットを許可していれば、視聴者はホスト・共同ホストやパネリストとチャットでコミュニケーションが取れます。ホストは視聴者同士のチャットやチャット自体を禁止できるので、ウェビナーの性格に応じてチャットの活用方法を選べる仕組みです。

挙手機能による意思表明

パネリストや視聴者は、Zoomアプリの「挙手」メニューからバーチャルに「手を挙げる」ことができます。例えば、参加者に向けてホスト・共同ホストが「質問がある方」「ミュート解除を希望する方」といった呼びかけをして、それに対するリアクションとして挙手できる仕組みです。

Zoomウェビナー運営を成功させるための注意点

Zoomウェビナーは顧客/見込み顧客向けのウェビナー開催に効果を発揮しますが、ウェビナー開催に当たってはいくつかの注意点があります。例えば、通信環境の不備による遅延・強制終了や、リハーサルの必要性、事前収録した動画の配信時の解像度です。

配信環境に注意！

主催者側の通信環境が貧弱であれば、ウェビナー中に参加者全員の音声が遅延を起こしたり、ひどい場合にはウェビナーが強制終了されたりします。ウェビナー中に通信回線関係のトラブルが発生した場合、運営に慣れた社員がいなければ対処できないでしょう。

ウェビナーがスムーズに進行するかどうかは顧客満足度や売り上げ向上に大きく影響するので、主催者側で十分な通信速度のあるインターネット回線を使用するのは重要です。

実践前のリハーサルは必須！

ウェビナーは顧客満足度や売り上げを左右するので、開始前のリハーサルは必須です。デフォルトの設定ではウェビナーを開始すると参加者が自動的に入室できる仕様なので、スケジュール設定で「練習セッション」をオンにしておきましょう。こうすればウェビナー開始後にリハーサルを実施でき、問題なければメインセッションを開始できます。

動きが少ない動画の場合

Zoomウェビナーはリアルタイム配信の他に、録画した動画を配信する「収録配信型ウェビナー」の運用も可能です。この場合は動画のクオリティが問題になります。

「全画面ビデオクリップ用に最適化する」をオン設定にすると、動きは滑らかである一方、解像度は下がってしまうのが懸念点です。スライド資料など動きの少ない動画の場合、動きの滑らかさは大きな問題になりません。オフ設定にすることで文字まで鮮明に見え、顧客満足度の向上につながります。

Zoomウェビナーを使いこなすツール整備はイッツコム！

イッツコムは、プロプラン1ライセンスからの高コスパなウェビナー運営ができる「Zoom」、Zoomウェビナー運営を1つのツールで完結できる「ホットプロファイル」、ウェビナー関連ファイルもレコーディングも一元管理できる「Box」を提供しています。一括導入でZoomウェビナー運営の大幅な効率化が可能です。

プロプラン1ライセンスからの高コスパなウェビナー運営「Zoom」

ZoomウェビナーはZoomのオプション機能として提供されるため、有料アカウントを取得した上でウェビナーアドオンを購入することが必要です。有料ライセンスが必要になるのはホストのみで、パネリストや視聴者は無料アカウントで利用できます。

ホストが有料ライセンスユーザーとなることで、実質無制限（30時間/1回）のミーティング・ウェビナー開催や、クラウドレコーディングに対応できるのも魅力です。

イッツコムなら日本語サポート付きのプロプランを1ライセンスから取得でき、コストを抑えたウェビナー運用ができます。管理者向けの各種マニュアルが充実している他、請求書払いに対応していることも強みです。

Zoomウェビナー運営を1つのツールで完結「ホットプロファイル」

Zoomウェビナーの運用に当たっては、顧客情報の管理の他に、LP（ランディングページ）やメールによる集客やフォローなどが必要です。複数ツールを使い分けると工数が増え、抜け漏れも発生しやすくなり、営業・マーケティングの効率を落とす懸念があります。

そこで組み合わせたいのが、Zoomウェビナーとシームレスに連携できるクラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成し、申込フォームやアンケートフォームの簡単作成にも対応します。

顧客属性でセグメントした集客メールやリマインドメールの一斉配信、ウェビナーのスケジュール・開催やアンケート取得・フォローメール配信も、ホットプロファイルだけで完結できる仕組みです。

Zoomとホットプロファイルを連携すれば、ウェビナー準備から集客・スケジュール・出欠管理・開催・アンケート収集・お客様フォローまで、最小限の工数で効率的に実施できます。

ウェビナー関連ファイルもレコーディングも一元管理「Box」

Zoomはミーティングやウェビナーの開催中に外部クラウドストレージ内のファイルを画面共有でき、また容量制限はあるもののZoomクラウドへのレコーディングも可能です。Zoomウェビナー運用に当たり各種レポートをビジネス文書として管理したい場合や、LPや登録ページに使用する画像ファイルなどを保存・共有・編集したい場合、ホットプロファイルとは別にファイル共有システムも求められます。

そこで導入したいのが、容量無制限のクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。統一されたプラットフォームであらゆるファイルを一元管理でき、社内外ユーザーの安全な招待やOfficeファイルなどのオンライン共同編集にも対応します。

業務ファイルを安全なクラウド上で保存・共有・編集し、Box内のファイルはZoomの画面共有機能でスムーズに表示できる上、レコーディングのBoxへの直接保存によりウェビナーの完全なアーカイブも可能です。

まとめ

Zoomウェビナーを活用すると大人数の顧客/見込み顧客に対して情報伝達しつつ、意識調査や問い合わせ対応もできるので、マーケティング・営業の効率化に非常に効果的です。ただし、スムーズなウェビナー運営には関連サービスの整備が必要です。

Zoomウェビナー運営を1つのツールで完結できる「ホットプロファイル」や、ウェビナー関連ファイルもレコーディングも一元管理できる「Box」を組み合わせて、ウェビナー活用を成功させましょう。Zoomウェビナー活用による業務効率化や売り上げ向上をお求めなら、有料版Zoomと関連サービスを一括提供できるイッツコムにご相談ください。