テレワークには綿密なコミュニケーションが必要！システム化が課題解決の鍵

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

「テレワークを始めたのはいいけど、社員間のコミュニケーションが取れない」
「進捗状況を把握するのすら大変」

あなたの会社でも、テレワークを始めたことでこのような悩みを抱えていませんか？今までテレワークに取り組んだことのない会社がテレワークを始めると、社員同士のコミュニケーションを課題と感じる方も多いようです。

そこで、この記事ではテレワーク環境でよくあるコミュニケーションにおいての課題とそれらを解決する方法をご紹介します。テレワーク環境でもコミュニケーションが円滑化されると、業務も効率化されます。テレワークによる生産性向上をアップさせるためにも、ぜひチェックしてくださいね！

テレワークでコミュニケーションが求められる理由

ビジネスでは社員同士のコミュニケーションはとても大切です。オフィスワークではもちろん、お互いの顔が見えないテレワークの場合は、なおさら大切と言えるでしょう。

また、業務に関係のない雑談に関しても大切なコミュニケーションのひとつです。雑談をした結果、業務においてのコミュニケーションも活発になり、モチベーション向上にもつながります。ここでは、テレワークで綿密なコミュニケーションが求められる理由を見ていきましょう。

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働いている姿が見えない

テレワークは自宅やカフェ、コワーキングスペースなどで働くため、他の社員が働いている姿は見えません。それぞれの社員が離れたところにいる環境でも連携する必要があります。

仕事によってはチームとしての成果が求められるものもあるでしょう。顔を合わせて会話ができるわけではないので、オフィスワーク以上に綿密、かつ細かなコミュニケーションが必要です。テレワークの際は、チャットなどでは文字、Webミーティングや電話などでは言葉で表現しなければ何も伝えられないと覚えておくことが大切です。

必要な情報を共有しにくい

オフィスで仕事していれば他の社員の進捗状況を把握するのは比較的簡単なことです。聞きたいことがあっても、顔を合わせた際にすぐに質問できます。しかし、テレワークで必要な情報を共有したい場合、何らかの通信手段を使わなければなりません。

しかし、テレワーク環境では「わざわざチャットで声をかけるほどでもない」「ちょっとしたことだから電話はしにくい」などと感じてしまうものです。多くの社員がこのようなことを感じてしまえば、必要な情報を共有しないだけでなく、気軽に雑談もできなくなってしまいます。円滑にビジネスを進めるためにも、スムーズに情報共有できる環境を整えましょう。

コミュニケーション不足はストレスにつながる

コミュニケーション不足は社員にとってストレスが溜まるものです。「質問しても回答が返ってくるまでに時間がかかる」「指示が不明瞭で分かりにくい」という状況に陥ると業務効率が低下して、モチベーションも下がってしまうでしょう。

中には「答えが返ってこないので、そのまま仕事を進めよう」と思う社員も出てくるでしょう。そうなると、業務効率も低下する恐れもあり会社にとってはデメリットばかりです。テレワークにおいては、コミュニケーションを取りやすい環境づくりは必須です。

コミュニケーション面でよくある課題

コミュニケーション不足は多くの課題を生み出します。「社員間のコミュニケーションぐらい減っても問題ない」なんて考えていると会社にとって大きなマイナスになる可能性が高いので、注意しましょう。

ここではテレワークにおけるコミュニケーションにおける課題を3つご紹介します。これらのポイントを自社にとっても課題だと感じる場合は、早めの対処がおすすめです。

業務上の連絡に時間がかかる

オフィスワークで業務上の連絡をするときや質問があるときは、その場で声をかけて済ませるという方も多かったのではないでしょうか？しかし、テレワーク環境ではそのようなことができません。

業務上の連絡ひとつをとってもチャットやメールなどを使わなければならず、どうしても時間がかかってしまいます。これはコミュニケーション不足に陥る原因のひとつです。可能な限りスムーズかつ簡単に コミュニケーションを取れるように、必要なシステムを整えることが大切です。

会議のためだけに集まらなければならない

テレワークでも会議をする機会は当然あるでしょう。定期的な進捗報告や取引先とのミーティングなどは業務上どうしても必要です。会議のためだけにオフィスの会議室に集まるという方も多いのではないでしょうか。

しかし、ごく短時間の会議を目的にわざわざオフィスに行くのはとても非効率です。また、会議室を押さえたり、会議資料を揃えたり、多くの社員の時間を合わせたりすることも手間がかかることでしょう。

業務内容を調整しにくい

社員それぞれが別の場所で仕事に取り組んでいると、業務を調整するのが難しくなります。何らかの業務が遅れていても把握しにくく、たとえ把握できても対処する方法も限られます。

円滑な業務遂行には臨機応変な調整を必要とします。社員全員が情報を発信できる環境作りが大切となるでしょう。

コミュニケーションの課題を解決する方法

コミュニケーション面の課題を解決するのが難しく感じている方もいるかもしれません。しかし、ITの力を使えば思った以上に簡単に解決できます。

テレワーク環境におけるコミュニケーションに役立つITソリューションは「ビジネスチャット」「Web会議システム」の2つです。いずれも効果的なものなので、テレワークを始める前には忘れずに導入してください！

[普段遣い用] ビジネスチャットを導入する

ビジネスチャットは普段の業務連絡に使用します。進捗報告や相談、ちょっとした連絡や雑談はビジネスチャットがあればとてもスムーズです。「いちいちメールを送信するのが面倒だ」「電話は時間がかかって効率も下がる」と感じている方でも気軽にお使いいただけます 。

テレワークにおいてビジネスチャットは必要不可欠なツールのひとつです。比較的、簡単に導入できるものなので、まだ導入がお済みでないという方はすぐにでも導入しましょう！

[会議用] Web会議システムを導入する

Web会議システムは普段のコミュニケーションではなく、定期的なミーティングや取引先との面談、営業活動などに使います。Webカメラを接続して顔を見ながら話せるので、より綿密なコミュニケーションに役立つでしょう。

数人~数十人といった大人数でのミーティングもできるので、大規模な会議にも安心してお使いいただけます。Web会議システムがあれば、会議のためだけにオフィスに行くといった非効率的な行動は必要ありません。

ビジネスチャットと並び、テレワークを行う上での必須ツールのひとつと言えるでしょう。

コミュニケーションを円滑にするために役立つルール

コミュニケーションを円滑化するためには、必要なITツールを導入するだけでは不十分です。運用するためのルールをしっかり定めてこそ本領を発揮します。

そこで、ここからはテレワーク中のコミュニケーションを円滑にするために役立つルールをご紹介します。あなたの会社にマッチしているものがあれば、テレワーク導入の際にぜひ取り入れましょう！

業務時間中のチャット確認を義務化する

多くの場合、業務時間中の主な連絡手段はビジネスチャットになるでしょう。そのため、社員ひとりひとりがチャットをしっかり確認していないと連絡に気づかず、業務が停滞してしまう原因になりかねません。

このようなトラブルを防ぐためにも、業務時間中は常時チャットを確認することを義務化することをおすすめします。それ以外にもメンション機能を活用するなど、連絡を見落としにくくするルールを徹底することが大切ですよ。

WebミーティングではWebカメラを使用する

Webミーティングは対面に近いコミュニケーションが可能なツールなので、Webカメラを活用するのがおすすめです。ミーティング時はWebカメラをONにするようにするなど、顔を見ながら話せる環境を整えれば、より綿密なコミュニケーションを実現しやすくなるでしょう。

報告用のテンプレートを作成する

チャットやメールで業務報告を行う場合、社員ひとりひとりが自由に報告すると必要な情報が抜けたり情報が見にくくなったりすることがあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、報告用のテンプレートを用意するのがおすすめです。

必要な情報を穴埋めするだけで使えるテンプレートがあれば、誰でも必要な情報を漏れなく報告できます。情報の抜け漏れによる確認時間を短縮する効果に期待できるので、業務効率化にもつながりますよ。

「報告の不十分な社員が多い」「確認に手間がかかって困っている」とお悩みなら、まずここから始めてみましょう。

おすすめのコミュニケーション用ツールはある？

コミュニケーションにはITツールが役立つとはいっても、どんなツールがあるのかよく分からない方もいるかもしれません。そこで、ここでは使いやすいビジネスチャットとWeb会議システムを厳選してご紹介します。

Web会議システムやビジネスチャットについてはイッツコムでもご提供していますので、使いやすいものを探している方はぜひお問い合わせください。

Web会議システムやビジネスチャットなら「Zoom」

誰でも簡単に使え、少人数の会議から大人数の会議まで幅広く使いたいならZoomがおすすめです。Zoomはクライアント・サーバーモデルのWeb会議システムで、安定した通信を維持しやすいのがメリットです。

主催者側がライセンスを保有していれば、参加者側はライセンスがなくても参加できます。社外のユーザーと商談するときにも活用できますので、ぜひご検討ください。

さらに、Zoomには「Zoom chat」というチャット機能も備わっており、日常のチャットツールとして使用ができます。Zoomのアカウントがあれば有料版、無料版関わらず誰でも利用でき、マルチデバイスにも対応しています。場所や時間を選ばす気軽にチャットできることから、テレワークの際のコミュニケーション不足も解消できるでしょう。

イッツコムではZoomの導入をサポートしています。使い勝手を確認してから本格導入したい方にピッタリの1か月無料トライアルも実施していますので、ぜひ一度お問い合わせください。

イッツコムでは他にもテレワークに役立つサービスを提供

イッツコムでは他にもテレワークに役立つインフラを提供しています。快適なテレワーク環境を構築するのに役立つサービスがありますので、総合的にテレワーク環境を整えたいと考えている方は必見です ！

高速通信で快適な業務環境を構築「イッツコム光接続サービス」

テレワークではファイル共有やWeb会議など、あらゆるシーンでインターネットが必要です。通信速度が遅ければ何をするにも時間がかかり、快適なテレワーク環境は構築できません。

そこでおすすめなのが最大速度下り2Gbpsを実現した高速光回線の「イッツコム光接続サービス」です。一般的なインターネット回線は下り最大1Gbpsなので、より高速で安定した通信環境をご利用いただけます。

「回線速度が遅くて仕事にならない」「Web会議がしょっちゅう途切れる」とお悩みの際は、ぜひイッツコム光接続サービスをご検討ください。

セキュリティ確保に役立つ広域イーサネット「モバイル閉域接続」

通信経路のセキュリティ確保もテレワークにおける大きな課題のひとつです。そこで役立つのが「モバイル閉域接続」です。モバイル閉域接続は専用SIMを使うことで以下の通信経路を使えるようになります。

1. 専用SIMを挿入したデバイスでNTTドコモの閉域網にアクセス
2. NTTドコモの閉域網からイッツコムの閉域網にアクセス
3. イッツコムの閉域網から社内ネットワークにアクセス
4. 社内ネットワークのルーターを経由してインターネットにアクセス

これによって、どこからでも安全な経路で社内ネットワークにアクセスできます。インターネットへのアクセスは社内ネットワークを経由するため、社内のセキュリティポリシーやファイアウォールの設定をそのまま適用できます。

社員ひとりひとりが、プライベートの回線でインターネットにアクセスするよりも安全なのでテレワークにもピッタリです。

まとめ

テレワークはオフィスワークとは勝手が大きく異なり、コミュニケーションにおいて課題を感じることが多いようです。そのような課題を解決するには、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのクラウドサービスが役立ちます。

テレワークで効率的に働くにはこれらのシステムが必要不可欠なので、事前に準備してからテレワークを導入しましょう。

イッツコムではWeb会議システムを始めとしたテレワークに役立つITソリューションやインフラを提供しています。あなたの会社のニーズに合わせた最適なプランをご提案していますので、ぜひこの機会に一度お問い合わせください。

サービスによっては無料トライアルを実施しており、使い勝手を確認してから本格導入していただけます。