テレワークのメリット・デメリットを一挙解説！課題解決策と成功事例も

働き方改革やコロナ禍の影響でテレワーク導入が一般化しています。テレワークのメリットを享受した企業も多い反面、環境整備が不十分で導入効果を発揮できていない企業も見受けられます。テレワーク導入の成功の鍵は環境整備をしっかりと行うことです。

テレワークのメリットや想定されるリスクと対策を知ることで、適切な環境整備を具体的に検討できます。現段階で、テレワークのメリットが享受されていないと感じている場合は、通信環境やICTツールを整備することから始めましょう。そこでこの記事では、テレワーク導入による企業側・従業員側のメリットやデメリット、メリットを享受するためのポイントについてご紹介します。

【企業側】テレワークのメリット

コロナ禍で必要に迫られテレワークを導入した企業もありますが、「導入してみたら想像以上の効果があった」と実感するケースも多いようです。例えば、人材不足の解消や離職率の低下、コスト削減やエンゲージメントの向上です。ここでは、テレワーク導入による企業側のメリットを6つに分けて解説します。

人材不足の解消

少子高齢化が深刻化する日本での人材不足解消は、多くの企業が抱える課題です。テレワーク制度を整備すると、それまでは働き手として考えにくかった人材を雇用しやすくなります。例えば、都心の企業が地方の人材を、地方の企業が都心の人材をといった具合です。

居住地とオフィスの距離に縛られず人材を雇用できるので、「自社に魅力を感じているが地理的な問題があった」という優秀な人材を確保しやすくなります。さらに、本社・支社間など拠点間の流動的な人材活用を考えやすいこともメリットです。

離職率の低下

テレワークを導入するということは、従業員にとっては働き方の選択肢が増えるということです。働き方や職場環境が不満で離職を意識する従業員や、出産や育児のタイミングでリタイアを検討する従業員に対し、魅力的なオプションを提供できます。

また、「テレワークを導入している企業に就職・転職したい」と考える人材も増えている状況です。オフィスに縛られない柔軟な働き方を選択できることで、既存従業員の離職を抑えつつ、新しい従業員の雇用もしやすくなるでしょう。

コストの削減

テレワークに移行することで、コアオフィスの依存率が低下したり、ICTベースの働き方にシフトしたりする変化が生まれます。この変化により、さまざまなコストの削減効果が期待できる点もメリットです。削減できる主なコスト例は以下の通りです。

・交通費：テレワーカーは出社不要
・オンライン商談による削減
・出張宿泊費：Web会議をすれば支社からの人材招集が不要
・オフィスの賃料や光熱費：オフィスの縮小化で維持コストが減少
・ペーパーコスト：ペーパーレスの情報共有・承認プロセスでコスト削減

エンゲージメントや生産性の向上

従業員にとって働きやすい制度を整備することで、従業員に多くの波及効果が生まれ、企業の業績にもポジティブなフィードバックが生まれます。主な効果は以下の通りです。

・働き方の満足度向上
・企業に対する忠誠心向上
・仕事に対するモチベーション向上
・従業員と企業のエンゲージメント向上
・従業員の生産性向上と企業の業績向上

企業イメージの向上

働き方改革やコロナ禍の影響でテレワークを導入する企業が一般化する中、「テレワークに対応する企業」の世間に与える印象はアップしています。テレワークを採用することで「従業員の働きやすさを大切にする企業」というブランディング効果が生まれ、企業イメージが向上することもメリットです。

BCP対策に有効

日本は災害大国で、台風・津波・地震などの影響で事業継続が困難になる企業も少なくありません。オフィスに事業機能を集約すると災害時に危機的状況に陥る懸念がありますが、テレワーク環境を整備するとオフィス機能を分散化できます。

また、コロナ禍のように出社が制限される状況もあり得ますが、テレワークを導入することでBCP（事業継続計画）対策が可能です。

【従業員側】テレワークのメリット

テレワークは企業にとって大きなメリットがあるだけでなく、従業員にとっても大きなメリットがある働き方です。例えば、通勤時間やストレスの軽減や、ワークライフバランスの向上につながります。ここからは、従業員側のメリットを詳しく見ていきましょう。

通勤時間とストレスの削減

テレワーカーは通勤時間がゼロになる上、身支度をする時間もかかりません。移動だけで片道1時間以上のロスをなくせたり、通勤ラッシュのストレスから解放されたりします。

夏場は移動中の体力消耗や体調悪化を避けられるのもポイントです。冬場は路面凍結や積雪の影響を受けることなく仕事に集中できます。通勤不要になるだけで、従業員が安定したパフォーマンスを発揮しやすくなるのは大きなメリットです。

ワークライフバランスの向上

ワークライフバランス、つまり仕事と生活の両立を重視する人材は増えています。テレワークに移行すると従業員は通勤や身支度の時間がなくなり、余剰時間を趣味や友人との交流などに充てられるのもメリットです。

働き方の制度を変えるだけで自動的にワークライフバランスの向上効果が生まれるので、生活面の支援施策としても有効活用できます。

育児や介護との両立

コアオフィス勤務は育児や介護との両立が問題になるケースも珍しくありません。従業員によっては育児や介護の負担で心身を病んだり、両立は困難だと考えて退職を選んだりすることもあります。テレワークに移行した従業員は子どもや両親と近い距離で仕事ができる上、時間的にも余裕が生まれるため、育児・介護と両立しやすくなることもメリットです。

感染症対策にも効果的

テレワークは「職場で感染せず、また感染させない働き方」ができることもメリットです。新型コロナウイルス感染症は、変異株の発生・蔓延などによる感染拡大のリスクもあり、いまだ予断を許さない状況が続いています。感染すると出社を制限されますが、感染対策についての意識は社員によってさまざまです。

自身は感染対策をしていたにもかかわらず、他の従業員が感染した状態で出社し、オフィスで感染してしまう場合もあります。また自宅で家族から感染し、それとは知らずに出社してオフィス内で集団感染を起こすケースもあるでしょう。こういった感染リスクを抑えて仕事を続けやすいこともテレワークのメリットです。

テレワークには社会的にもメリットが◎

日本は超高齢社会に突入しており、労働人口の減少は深刻な問題です。テレワークの普及によって女性や高齢者が働きやすくなり、地方人材も活用しやすくなることで、労働人口増加や雇用創出につながると期待されています。

またクラウドサービスを活用した働く場所の自由化により、オフィスの縮小化や長時間労働の是正、ひいては消費電力の削減につながることもメリットです。ペーパーレス化も促進でき、環境負担の軽減や脱炭素社会の実現にも寄与します。

このようにテレワークは多様な人材の活用だけでなく生産性向上に効果的です。テレワークの活用は政府によって数十兆円規模の経済効果を生むと試算されており、さまざまな社会的課題の解決に多大な恩恵をもたらすでしょう。

【企業側】テレワークのデメリットと解決方法

テレワークは企業にとって人材不足解消や生産性向上など、さまざまなメリットのある働き方です。一方で情報漏えいリスクの増大やマネジメントの困難さなど、テレワークならではのデメリットもあります。ここでは、企業側から見たテレワークのデメリットと、その解決方法を見ていきましょう。

情報漏えいリスク

情報漏えいのリスクが高くなることはテレワークのデメリットです。オフィスから離れて仕事をする従業員が増えることで、企業側が従業員による情報の扱いを管理しにくくなります。自宅や出先で使用するPCやスマホに、機密情報や顧客情報をダウンロードする場合もあるでしょう。マルウェア感染した個人デバイスを業務利用してしまうことも考えられます。

そこで重要なのは、安全なクラウドストレージで情報を一元管理し、極力オンラインで業務を完結させられる仕組みを整えることです。併せて個人デバイスの安全な利用許可範囲を設定し、セキュリティポリシーの策定と周知徹底も実施しましょう。

テレワーカーの勤怠管理

テレワーカーの勤怠管理が難しいことも、企業側にとってのデメリットです。オフィスからはテレワーカーの労働実態は見えにくく、タイムカードによる打刻も利用できません。業務システムや作業ファイルに誰がいつどれだけアクセスしたかといった、ツールの使い方や業務の進め方も把握しにくいでしょう。

そこで重要なのは、勤怠管理システムや自動的にログ取得ができるツールを導入することです。クラウド型のツールならインターネット経由でどこからでもアクセスでき、テレワーク環境でも業務を可視化しやすくなります。

テレワーカーのマネジメントや評価

テレワーク環境は労働実態を把握しにくく、コミュニケーションも取りにくいことから、企業側による従業員のマネジメントや評価が難しくなることもデメリットです。

この問題を解決するために、多くの企業はWeb会議システムを利用しています。Web会議システムは上司・部下の1on1ミーティングの他、ロールプレイングやオンライン研修、相談や悩みの受け付けにも活用できます。

合わせて評価基準も再考します。業務プロセスが見えにくいと成果で評価しがちですが、1on1ミーティングなどによるヒアリングを元に、プロセスを評価対象にすることもおすすめです。

【従業員側】テレワークのデメリットと解決方法

テレワークは従業員にとってワークライフバランスの向上や感染症対策など、さまざまなメリットがある働き方です。一方で業務進捗の情報共有が難しく、コミュニケーション不足に陥りやすいなど、テレワークならではのデメリットもあります。ここでは、従業員側から見たテレワークのデメリットと、その解決方法を見ていきましょう。

業務進捗の情報共有

テレワーカーは他の従業員から離れた場所で仕事をします。そのため、業務進捗の情報共有が難しいことをデメリットと感じることが多いでしょう。適切な対策をしなければ、同じチーム内でも「誰が何をやっているか分からない」という問題が発生します。これは従業員のモチベーションや生産性の低下につながる原因のひとつでもあります。

そこでクラウド型ツールを活用した業務の可視化は必須といえます。例えば「Box」などの高機能なクラウドストレージなら、オンライン共同編集やアイデア共有、タスク・プロジェクトの管理にも活用可能です。従業員全員が簡単に業務進捗を把握でき、積極的にチームワークに参加できる環境を整えましょう。

【関連記事『クラウドストレージとは？知っておくべきメリットとデメリット』】

コミュニケーション不足

テレワークは同僚や上司とのコミュニケーションが難しいのもデメリットです。オフィス勤務とは異なり、同僚と気軽に話す機会を持ちにくく、いつ連絡すればいいかも判断しにくい問題があります。また仕事をしている姿を上司に見せられません。この状況で孤独感を募らせたり、「上司にサボっていると思われるのでは」と不安になったりするテレワーカーは珍しくありません。

この問題の解決には、Web会議システムやビジネスチャットなどのコミュニケーションツールの導入が必須です。チームミーティングやグループチャットを設定したり、昼食会や雑談などへのツール利用も許可したりすることで、コミュニケーション不足を解消しやすくなります。

【関連記事『ビジネスチャットの比較ポイントは？メリット・注意点とツールの一本化を解説』】

インターネット環境の整備

インターネット環境の整備が難しいこともテレワークのデメリットです。テレワーカーはクラウドストレージやWeb会議システムなどのICTツールを活用することで、効率的に仕事ができます。

しかし自宅のインターネット回線が貧弱だったり、家族と帯域共有したりして、快適な通信ができないケースは珍しくありません。この問題の解決には、企業側で業務用のインターネット回線を整備することが効果的です。

【関連記事『【テレワークのネット環境】快適に仕事をするための必須ツールを紹介』】

テレワークのメリットを生かすICT環境整備はイッツコム！

イッツコムはWeb会議とビジネスチャットの一本化でコミュニケーション不足を解消できる「Zoom」、容量無制限のクラウドストレージで安全に情報共有できる「Box」、プライベートと仕事のスマートな切り分けに効果的な「法人データSIM」を提供しています。ここでは、テレワークのメリットを生かすイッツコムのサービスの魅力を見ていきましょう。

Web会議とチャットの一本化でコミュニケーション不足解消「Zoom」

テレワーク環境はコミュニケーション不足が企業側・従業員側両方にとって大きな問題になります。この問題を解決するには、Web会議システムやビジネスチャットの導入が必須です。しかし使いにくいツールだと利用が定着せず、問題解決は望めません。

そこで導入したいのが、ひとつのツールでWeb会議とビジネスチャットを利用できる「Zoom」です。Zoomは圧倒的シェアを誇るWeb会議システムとして有名ですが、「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットツールとしても活用できます。

無料版Zoomにはミーティングの40分制限があり、コミュニケーション不足の問題解決に支障が生じる場合もありますが、有料版Zoomなら実質無制限（30時間/1回）で利用可能です。

豊富な画面共有機能やクラウドレコーディング機能も利用でき、コミュニケーション不足の問題をスマートに解決できます。有料ライセンスが必要なのはホストのみで、その他の参加者は無料ライセンスで問題ありません。

イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しています。

容量無制限のクラウドストレージで安全に情報共有「Box」

コミュニケーションツールとともにテレワークの必須ツールといえるのが、クラウド上のファイルにいつでもどこからでもアクセスできるクラウドストレージです。しかしサービスによって機能や容量制限などはさまざまで、ビジネスユースに向かないものもあります。

そこで導入したいのが、法人向けに開発された容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」です。Boxはあらゆるファイルを安全なクラウド上で一元管理できる他、スマホやタブレットのモバイルアプリからもアクセスでき、社内外ユーザーの安全な招待にも対応します。

130種類以上のファイルのオンラインプレビューや、Officeファイルなどのオンライン共同編集にも対応し、機密情報や顧客情報の含まれたファイルをダウンロードする必要がありません。

ファイルにはコメントやタスクを追加できます。「Box Notes」によるアイデア共有を組み合わせることで、タスク管理やプロジェクト管理にも対応可能です。また70種類以上のログ取得にも対応し、Box上で誰がいつどのような行動を取ったかの確認も可能です。

イッツコムなら無償のユーザーサポートやカスタマーサクセス、有償の運用設計やデータ移行に対応し、Boxの導入から運用までトータルサポートが可能です。

求書払いにも対応しています。

プライベートと仕事のスマートな切り分け「法人データSIM」

テレワーク導入で従業員が抱えるトラブルとしてよくあるのが、インターネット回線の不備による仕事のやりにくさです。自宅のインターネット回線は企業側からコントロールできないため、セキュリティや通信容量の懸念もあります。

そこで導入したいのが、イッツコムの「法人データSIM」です。安心のNTTドコモ回線を使用したサービスなので、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでも快適に利用できます。

モバイルWi-Fiルーターとのセット契約もできるため、デバイスの私用SIMはそのままで、業務利用時のみ法人データSIMで通信することも容易です。また「シェアプラン」を利用すれば、オフィス勤務者とテレワーカーの通信容量を分け合えるため、コストの無駄も抑えられます。

テレワーカーの自宅の通信環境整備には「イッツコムひかり」

テレワーカーの自宅の通信環境を整備するなら、イッツコムの個人向け光回線サービス「イッツコムひかり」がおすすめです。光回線とプロバイダの一体型なので、費用を抑えられるだけでなく、万が一のトラブルの問い合わせ先も一本化でき、問題もスピーディに解決できるでしょう。

イッツコムのICTツールでテレワークを実現した事例

住宅展示場A社様がBoxと法人データSIMをセット導入した事例です。A社様のファイル共有システム（ファイルサーバ）は特定の事務室内でしか使えないものだったため、テレワークができない他、営業スタッフが外出時に社内情報にアクセスできないという課題がありました。資料の印刷やダウンロードの手間がかかり、情報漏えいリスクが高いこともネックです。

そこでBoxのビジネスプランを全従業員分（約20ライセンス）導入し、ファイルサーバのデータを完全移行しました。併せてモバイルWi-Fiルーター（法人データSIM）を3台導入し、主に外回りの営業担当8名がシェアしながら活用する仕組みを取り入れます。これにより社内外どこからでも、社内情報にアクセスできる環境を構築し、場所にとらわれない働き方が実現できました。

A社様には「Boxと法人データSIMのセット導入で一気に課題解決ができた。不動産業界はBox導入企業が多く、他社とのコミュニケーションも活性化できた」との声をいただいております。

まとめ

テレワークの導入は企業・従業員双方にとって大きなメリットがある一方、セキュリティリスクやコミュニケーション不足などの懸念点があり、メリットを享受するには適切な環境整備が求められます。

有料版の「Zoom」や「Box」、「法人データSIM」を組み合わせて、テレワークのメリットを最大限に生かしましょう。テレワーク導入による業務効率化や生産性向上をお求めなら、複数サービスの組み合わせで相乗効果が得られるイッツコムにご相談ください。