在宅勤務のメリット・デメリットとは？成功に導く秘訣は適切なICT環境整備

コロナ禍の影響で急速に普及した在宅勤務は、社員のワークライフバランス向上や人材確保・維持がしやすくなることなど、さまざまなメリットがあります。ただしコミュニケーションやセキュリティ対策の難しさなどは課題です。在宅勤務制度の導入・運用に当たり、成功に導く秘訣が知りたい方もいるのではないでしょうか。

在宅勤務制度のメリットをあらためて確認し、デメリットを払拭する効果的な対策を知ることで、企業・社員双方にとって満足度の高い制度整備が目指せます。コンパクトかつクリティカルなICT環境整備も知り、在宅勤務制度を成功に導きましょう。

そこでこの記事では、在宅勤務制度のメリットやデメリット、成功に導くポイントと効果的なICT環境整備についてご紹介します。

コロナ禍で一般化した在宅勤務

在宅勤務は政府が導入を推奨するテレワークの一種です。テレワークは「ICT（情報通信技術）を活用し、時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方」を指し、働く場所によって在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務に分けられます。

在宅勤務は多様な人材の確保に有効な働き方です。世界的に「サステナブルな社会」の要求が高まっていることや、日本は情報社会（Society4.0）の先にある「Society5.0」を志向していることもあり、働き方改革の一環として推奨されています。

2020年には新型コロナウイルス感染症の感染拡大を受け非常事態宣言が発令され、出社制限がかかるなか、事業継続のために在宅勤務制度が一気に浸透しました。導入してメリットに気づいた企業・社員は多く、また在宅勤務が一般的な働き方のひとつとして認知されている状況もあり、在宅勤務制度の導入率は微増傾向にあります。

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在宅勤務制度を導入するメリット | 会社側

企業全体が在宅勤務制度を導入することによって、さまざまな効果が期待できます。働く場所をオフィスのみに限定しないため、社員の離職率低下にも役立つでしょう。オフィスを管理するコストや社員の通勤コストを抑えられる点もメリットです。ここでは、在宅勤務制度で会社側が得られる魅力を3つご紹介します。

働きやすいため社員の定着率が向上する

在宅勤務制度によって期待できるのは、社員の離職率低下です。ほかの社員や上司と直に接しながら作業を進める必要がないため、オフィス勤務が苦手な社員でも仕事に集中しやすくなります。作業に対してストレスを感じるリスクが減ると、社員の定着率も向上するでしょう。

自宅での作業が可能であれば、オフィスで行っていた作業をそのまま自宅で引き継げるため、子育てや介護を理由に退職する社員も減少します。定着率が向上すると、効率的な人材育成にも効果が期待できます。

オフィスや通勤コストが削減できる

オフィスの規模が大きく、通勤する社員の数が多いほど高いコストを費やさなければなりません。社員がオフィスで作業することは、同時に以下の維持費用を継続的に支払う結果になります。

・社員の交通費
・会議室・執務室などの管理費
・光熱費

在宅勤務によって、このような費用の削減が可能です。会社を存続させるうえで必要なコストが大幅に減るため、会社にとっては大きなメリットと言えます。また、通勤や移動時の労働災害リスクを軽減できる点も魅力のひとつです。

通勤圏ではない優秀な人材を採用できる

出勤する必要がないのであれば、就職希望者が住んでいるエリアを限定する必要もありません。「全体の会議のみ出社」といったかたちをとるケースもありますが、オンライン会議を活用すると地域を問わず採用者を決定できます。

通勤圏を問わないため、採用を希望する人材の増加が期待できる点がメリットです。希望者が増えると、優秀な人材を採用できる可能性も高まるでしょう。通勤コストを削減しながら人材も確保できる点は、在宅勤務制度ならではのメリットです。

在宅勤務制度を利用するメリット｜社員側

在宅勤務によってメリットを実感できるのは、会社のみではありません。実際に自宅で作業を行う社員にも魅力的な効果が期待できます。ストレスの軽減や時間の有効活用といった部分は、企業全体の生産性を向上させるでしょう。ここからは、在宅勤務制度で社員が得られるメリットを3つご紹介します。

通勤ストレスもなく生産性があがる

車や電車を利用し、多くの時間を費やして自宅・オフィスを往復する社員もいるでしょう。エリアや時間帯によっては混雑する状況のなか移動しなければなりません。オフィスまでの距離が遠いほどストレスに影響しやすい要素と言えます。

このような通勤ストレスを大幅に軽減できるのが、在宅勤務制度のメリットです。通勤に必要な時間を考慮する必要もなくなるため、毎日の負担が減って作業にも集中できます。生産性を向上させるだけではなく、移動中の事故リスクを軽減する効果も期待できるでしょう。

時間の有効活用ができる

オフィス勤務では仕事関係の作業に選択肢が絞られます。「何かあったらすぐに帰宅する」という手段を実現するのも困難なため、子育てや介護などライフスタイルの変化で退職するケースも多く見られます。

自宅で作業を続けることが可能であれば、子育て・介護と仕事が両立も可能です。働きたい社員が働きやすい環境をつくることによって、ワークライフバランスも大きく向上するでしょう。

ストレスの外的要因が避けられる

社員が感じやすいストレスの要因として、人間関係や空調設備といったオフィスでの環境があげられます。仕事に対して熱心な社員でも、外的な負担が大きければ勤続の意思も薄まるでしょう。外的要因によるストレスを回避できる点も在宅勤務のメリットです。

事務職やエンジニアなど、ひとつの場所にとどまって作業する業種は、好ましくない環境でも作業を続ける必要がありストレスも増しやすいと言えます。自宅であれば人間関係に縛られず、空調などの設定も自由に調整できます。

在宅勤務に移行しやすい業務

オフィスから自宅へ作業場所を移行しやすいのは、インターネットを介して作業を行う業種です。プログラマーや設計士などが代表的な例と言えるでしょう。そのほか、マーケティング系や事務系も移行しやすい業種です。複数の業種のなかでも、とくに在宅勤務に向いている業種を3つに分けてご紹介します。

エンジニア系

エンジニア系は、在宅勤務に移行しやすい業種です。パソコン・モニターなど必要なものを自宅に備えられる環境があれば、ほとんどの社員が実行できるでしょう。具体的には以下のような職業があります。

・システムエンジニア
・プログラマー
・Webエンジニア
・データベースエンジニア
・IoTエンジニア

本社とネットワークでつながることで社員の育成も可能です。専門的な知識と技術が求められる業種でもあるため、エリアを問わず社員を確保したい企業にとって在宅勤務はとても魅力的な制度と言えます。

エンジニアのほか、ライター・設計士・デザイナーといった業種も在宅勤務へ移行しやすい業種です。フリーランスとして収入を得ているケースも多いため、オフィスの有無にかかわらず作業を続けやすい業種でしょう。

マーケティング系

マーケティング系は「商品をどのように顧客の手に届けるか」を考え、商品の分析や広告を行う業種です。オフィスで企画設計を進めるケースも多く見られますが、市場調査のためにオフィスを出たり営業したりといった内容もあります。具体的な業務は以下のとおりです。

・商品に関するターゲットの調査
・コンセプトの決定
・商品の企画を設計
・販売方針の決定
・広告の方法を決めて実行

詳細は企業や商品により異なりますが、作業場所をオフィスにこだわらなくてよい点は認識できるでしょう。複数人で企画を進める場合でも、ビデオ会議やチャット機能を活用することで通勤が不要になります。営業職も同様で、必要な資料や報告書をオンラインで共有できると、報告のためだけにオフィスへ戻る手間を省けます。

管理・事務系

企業のなかでも、管理職は在宅勤務に向いていないと考える方もいるでしょう。新しく入社した社員の育成を行ったり、重要なプロジェクトについて話し合ったりする必要があるためです。

育成に用いる資料やプロジェクトに関する情報をオンライン共有するシステムを導入すると、管理職でも在宅勤務を実行できます。会議はWebカメラで行い、社員からの質問・相談はチャットでも完結するでしょう。

管理職のほか、事務作業や秘書業務を担当している場合でも制度の導入は可能です。物理的なやり取りをオンライン化できる環境であれば、オフィス勤務から在宅勤務への移行も滞りなく終えられるでしょう。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務制度は企業・社員双方にとってメリットのある働き方ですが、以下のような注意点もあります。

・コミュニケーション不足とパフォーマンス低下
・マネジメントやチームワークに支障をきたしやすい
・セキュリティリスクの増大

想定されるリスクを把握し、対策の必要があることを理解しましょう。

コミュニケーション不足とパフォーマンス低下

在宅勤務制度の最も大きな課題のひとつはコミュニケーション不足です。在宅勤務者は自宅で仕事をするため、上司・同僚との業務関連の会話や雑談がしにくくなります。

メールやチャットなどのテキストベースのコミュニケーションシステムではニュアンスが伝わりにくく、また対面の会話ほど気軽にやり取りできないのもネックです。これが孤立感を生み、モチベーションや生産性、自社への帰属意識の低下を招くケースは珍しくありません。

マネジメントやチームワークに支障をきたしやすい

在宅勤務制度を導入すると「誰が何をしているか分からない」という状況に陥りやすいことも懸念点です。入退室管理システムが通用しなくなり、また仕事をしている姿が見えないため、勤怠管理や人事評価に問題が生じやすくなります。

チーム内の業務進捗も把握しにくくなるうえ、取引先との情報共有も難しくなるため、チームワークに支障をきたしやすくなることもネックです。

セキュリティリスクの増大

在宅勤務者はネットワーク経由で社内情報をやり取りし、「社外のデバイスからWebサービスを利用する」という状況も増えます。ここで懸念されるのが情報漏えいなどセキュリティリスクの増大です。

コアオフィス側で管理できない場所に社内情報を保存したり、信用できないネットワークを経由して社内情報をやり取りしたりすることには潜在的なリスクがあります。とくに注意したいのは、ITリテラシーやセキュリティ意識の低い社員が在宅勤務をする場合です。

在宅勤務のメリットを享受する4つのポイント

在宅勤務制度にはデメリットもありますが、うまく導入できれば社員のワークライフバランスや生産性の向上など、さまざまなメリットを享受できます。そのためには「まずは始めてみること」と、適切なICT環境整備・セキュリティ対策が必須です。

週1〜2回取り入れてみる

在宅勤務制度を万全の体制で導入しようとすると、就業規則の改定や各種ルールの策定・周知徹底など、多大な工数と時間を要します。働き方改革の推進という意味では詳細な設計も大切ですが、全ての社員・求職者がコロナ禍を経験した現在、スピーディーな導入と段階的なブラッシュアップを重視するのが得策です。

業務報告の方法など最低限のルールを設定し、コミュニケーションツールやファイル共有システムなどのICTツールを導入すれば、週1日・2日程度の在宅勤務には問題なく対応できます。この場合、低コストかつ簡単に導入できる拡張性の高いICTツールが最適です。

コミュニケーションツールの導入

在宅勤務制度はコミュニケーション不足が問題になりやすく、ビジネスチャットやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールの導入が求められます。

Web会議システムなら「顔の見えるコミュニケーション」ができ、またオンライン商談にも対応できるので、在宅勤務制度には最適なコミュニケーションツールです。導入に合わせて、リモート昼食会や上司・部下の定期的な1on1ミーティングなど、効果的な活用方法を取り入れましょう。

ファイル共有システムの導入

「社内情報をどのようにやり取りするか」も在宅勤務制度では大きな課題です。メールやファイル転送サービスによるファイル共有は、容量制限・検索効率・セキュリティなどの課題があり、自社運用のファイルサーバーにはコスト面・管理面の課題があります。

クラウド型のファイル共有システムであればライセンス契約だけで導入でき、フォルダ構造やアクセス権限を管理して大量のファイルを保存・共有できるうえ、サーバーの保守管理が必要ありません。また、サービスによってはファイルの共同編集機能やタスク・業務フローの管理機能もあるため、チームワークやマネジメントの課題解決にも役立ちます。

セキュリティ対策と通信環境の整備

ファイル共有システムによってはオンラインでファイルを編集できるので、ファイルをダウンロードする必要がなく、利用すること自体がセキュリティ対策になります。しかし在宅勤務者の執務環境は自社で管理できる範囲外にあり、インターネット利用の際にウイルス感染や不正アクセスの被害に遭うケースもあるため、とくにネットワーク関連のセキュリティ対策は重要です。

そこで多くの企業はVPNを導入することにより、インターネットへ直接アクセスしない仕組みを整えます。自宅の通信環境が業務レベルに達していないケースもあるため、企業側で通信環境を整えることも検討しましょう。あわせてセキュリティ教育を実施することも大切です。

在宅勤務を成功に導くICT環境整備はイッツコム！

在宅勤務制度にはコミュニケーション・コラボレーション・セキュリティの課題があるため、適切なICT環境整備による働きやすい環境作りが必須です。イッツコムが提供する「Zoom」「 Box」「モバイル閉域接続」の3点を導入すれば、最低限の環境整備で在宅勤務制度のデメリットを払拭し、スムーズにメリットを享受できます。

対面コミュニケーションのオンライン化 Zoom

在宅勤務制度におけるコミュニケーション不足を解消するには、社員にとって使いやすいコミュニケーションツールの導入が必須です。世界的に多くの企業が採用している「Zoom」はシンプルなインターフェースで誰でも使いやすいうえ、Web会議システムだけでなくチャット機能も備えています。

チャットツール「Zoom chat」は無料版、有料版問わず利用でき、デバイスも選びません。テキストとして気軽にメッセージを送れるため、在宅勤務の課題でもあるコミュニケーション不足の解消にも役立ちます。

無料版ZoomのWeb会議システムにはグループミーティングの40分制限がありビジネスユースに向きませんが、有料版Zoomなら30時間までミーティングが可能で実質時間制限を気にする必要はありません 。さらにウェビナーアドオンを購入すれば、商品説明会などの大規模ウェビナーの開催も可能です。

マネジメントやチームワークの課題解決には Box

在宅勤務制度は社内情報の共有やチームワークに支障をきたしやすく、またマネジメントの課題もあります。これらの課題を一挙解決できるのが、法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントシステム「Box」です。

有料版Boxは容量無制限で、あらゆるファイルを保存・共有・バックアップできるだけでなく、タスクやプロジェクトまで一元管理できます。社外のコラボレータを安全に招待でき、さらにリアルタイム共同編集にも対応するため、取引先とのやり取りにも最適です。

セキュリティレベルは米国政府が採用するほど高く、データを暗号化したうえでサーバーは分散管理されるため、利用するだけでセキュリティ対策・BCP（事業継続計画）対策にもなります。さらに1,500以上のアプリと連携できるため、データ活用のプラットフォームとして拡張を続けていけるのも利点です。

安全な通信環境の一括整備なら モバイル閉域接続

Zoomやboxを活用すると、コミュニケーションや情報共有の課題を解決し、離れた場所でも働きやすい環境を整備できます。残る大きな課題はネットワーク関連のセキュリティ対策や通信環境の整備です。これらの課題は、「モバイル閉域接続」を組み合わせればスマートに解決できます。

モバイル閉域接続はPCやスマホに専用SIMを挿入するだけの簡単設定で、面倒なVPN設定は必要ありません。モバイル閉域接続だけでデータ通信サービスとして機能し、さらにWebサービス利用時はSIM認証により社内LANを経由するため、在宅勤務者の安全な通信環境を一括整備できます。

複数SIMで通信容量をシェアする「シェアプラン」も利用できるため、週1日・2日程度の在宅勤務でも通信コストの無駄が生じにくいことも利点です。

まとめ

高齢化が進み労働人口が減少する昨今、在宅勤務制度は多くの企業にとって魅力的な取り組みです。会社が抱えるコストを削減するだけではなく、通勤による社員のストレスを減らすきっかけにもなるでしょう。

イッツコムが提供する「Zoom」「Box」「モバイル閉域接続」を組み合わせれば、在宅勤務制度の問題点を一挙解決し、企業・社員双方にとって満足度の高い制度整備ができます。在宅勤務制度を成功させるICT環境整備をお求めなら、効果的な複数ツールをスムーズに導入できるイッツコムにご相談ください。