Excelで顧客管理するには？データベースの作り方や顧客管理ツールを解説

ビジネスのデジタル化に伴い、企業はさまざまなチャネルから多種多様な顧客情報を収集しています。顧客情報の管理が必須と感じており、Excelによる顧客管理がベストか知りたい方もいるのではないでしょうか。

Excelによる顧客管理の限界や、より効率的な顧客管理の方法を知ることで、Excelに代わる顧客管理ツールの必要性が理解できます。宝の山とも言える顧客情報を無駄にしないために、顧客情報を有効活用できる環境を整えましょう。

そこでこの記事では、Excelによる顧客管理の手順やメリット・デメリット、Excelに代わる顧客管理ツールについてご紹介します。

Excelで顧客管理表を作成する手順

Excelで顧客管理をするには、以下の手順で表を作成・データベース化します。

1.項目名の決定とデータ収集
2.表の作成とデータ入力
3.テーブル機能でデータベース化

まずは基本情報として、Excelによる顧客管理表の作成手順を見ていきましょう。

1.項目名の決定とデータ収集

まずはExcelでどのような顧客情報を管理するかを決めます。BtoB企業とBtoC企業で管理すべき顧客情報は異なるため、自社のビジネスに必要な項目を洗い出しましょう。

・BtoB企業：案件名・企業名・担当者名・連絡先・見積もり金額・対応状況など
・BtoC企業：会員番号・名前・住所・電話番号・趣味嗜好・家族構成・購入履歴など

項目を決めたら各部署から必要なデータを収集し、名前の重複がないかなどをチェックしておきましょう。

2.表の作成とデータ入力

項目名の決定とデータ収集が済んだら、Excelで顧客管理表を作成します。後の工程で顧客管理表をデータベース化するため、以下の点に注意してデータを整理しましょう。

・タイトルと表は1 行以上の間隔を空ける
・項目は列（縦方向）、データは行（横方向）に入力する
・A列には会員番号・案件番号などの管理番号を入れる
・1件のデータは1行にまとめ、空白セルを作らない
・数値情報は「yyyy/mm/dd」など書式を統一する

これらの点を踏まえることで、データベース化後にソート機能やフォルター機能をエラーなく使えます。

3.テーブル機能でデータベース化

表作成とデータ入力が済んだら、テーブル機能を使ってデータベース化します。テーブルは表全体をデータのまとまりとして定義できる機能です。

1.項目を含む表全体を選択し、セルをアクティブにする
2.メニューバーの [挿入] → [テーブル] をクリックする
3. ダイアログが表示されたら [先頭行をテーブルの見出しとして使用する] にチェックを入れ、[OK] をクリックしてデータベース化完了

これで項目にフィルターが設定され、メニューバーの [テーブルデザイン] から配色を変更できます。

Excelによる顧客管理で便利な機能

Excelで顧客管理表をデータベース化したら、以下のような機能で顧客管理を効率化できます。

・検索機能：[Ctrl + F] を押すと [検索と置換] のダイアログが表示され、ブック内でキーワード検索ができる
・フィルター機能：セルを選択してからメニューバーの [データ] → [フィルター] をクリック。データの絞り込みやソートができる
・スライサー機能：[テーブル] → [デザイン] → [スライサー] の順にクリックし、ダイアログからデータを絞り込める
・重複チェック機能：ツールバーの [条件付き書式] → [セルの強調表示ルール] → [重複する値] をクリックし、重複箇所を強調表示できる
・フォーム機能：メニューバーの [ファイル] → [オプション] → [クイックアクセスツールバー] → [コマンドの選択] から[すべてのコマンド]を選択 → ツールバーに [フォーム] を追加。[フォーム] アイコンから顧客情報を入力できる

Excelで顧客管理をするメリット

顧客管理の専用ツールが多数リリースされている昨今、Excelを顧客管理に利用する企業は減少傾向にあるのが現状です。ただしExcelには以下のようなメリットもあります。

・ツールの導入費を抑えられる
・教育コストを抑えられる

ここでは、それぞれのメリットを見ていきましょう。

ツールの導入費を抑えられる

Excelで顧客管理をする大きなメリットは、ビジネスの基本ツールであるExcelの利用範囲を拡大するだけなので、ツールの導入費を抑えられることです。新たに顧客管理用のツールを導入する必要がないため、すでにExcelを利用中ならコスト投下なしで顧客管理を始められます。またWebで公開されている顧客管理表の無料テンプレートも利用可能です。

教育コストを抑えられる

Excelによる顧客管理は教育コストを抑えられるのもメリットです。使い慣れたExcelを利用するため、社員のスキル習得を最小限に抑えられます。特に、Excelに習熟した社員がいるオフィスなら、いますぐに顧客管理を始められるほど容易です。

Excelで顧客管理をするデメリット

Excelによる顧客管理は、実際のところ非常に非効率です。メリットは「簡単に始められること」くらいのもので、以下のようなさまざまなデメリットがあります。

・複数人での情報共有には向かない
・データの信頼性や検索効率が低下しやすい
・情報漏えいリスクが高くなりやすい
・営業やマーケティングにデータ活用しにくい

Excelに代わる顧客管理ツールの必要性を把握しましょう。

複数人での情報共有には向かない

Excelは顧客情報のデータベース化には利用できますが、ファイルは1人で編集することが前提で、リアルタイムな共同編集を想定したツールではありません。

「共有ブック」機能を使えば複数人による編集もできますが、編集機能が制限される上、エラーやデータ破損を起こすリスクが高まります。顧客情報はさまざまな部署から集まりますが、複数部署でスムーズに共同編集することは難しく、業務効率が低下しやすいのが懸念点です。

データの信頼性や検索効率が低下しやすい

Excelのデータは手入力するため、入力ミスによってデータの重複や書式の不統一を起こし、信頼性が低下しやすい点も懸念点です。

またデータ量が多くなるほど動作は重くなり、必要な情報の検索効率が低下します。データを複数ファイルに分ければ動作は軽くなりますが、ファイルが分散すると検索時の手間は増え、結局検索効率の低下は防止できません。

情報漏えいリスクが高くなりやすい

顧客データベースが巨大化するとExcelファイルを開くこと自体が困難になるため、ファイルを分割したり、必要なデータだけを抽出したファイルを別途作成したりします。ファイルごとコピーすることも容易であるため、顧客情報のコピーが複数作成されるケースは珍しくありません。

こういった運用を続けると顧客情報がどこまで分散しているか誰も把握できなくなり、情報漏えいリスクが深刻化することにも注意が必要です。

営業やマーケティングにデータ活用しにくい

Excelは共同編集や検索効率に弱点があり、顧客情報の更新をリアルタイムで編集・検索しにくいため、情報の即時性に欠けます。またExcelによる顧客管理は「顧客情報を集積すること」が主目的です。

VBAやマクロを利用すればデータ分析などの自動化も可能ですが、プログラミングスキルを要します。Excelによる顧客管理は営業やマーケティングにデータ活用するには使いにくく、顧客情報の管理がビジネスの利益につながりにくいという点が危惧されます。

Excelに代わる顧客管理ツール

Excelは顧客情報のデータベースを作成できますが、データはただ集積するだけでは意味を持ちません。顧客情報は営業やマーケティングに活用するからこそ意味があり、データ活用を考えるとExcelによる顧客管理は不十分です。ここでは、Excelに代わる顧客管理ツールとして代表的な、CRM・SFA・MAを解説します。

CRM

CRM（顧客関係管理システム）は、既存顧客の属性・接触履歴を全社で一元管理し、良好な構築・維持することでLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指すツールです。

CRMは詳細な属性情報や購買履歴、問い合わせやクレームの内容など、既存顧客との関係構築に役立つ情報を記録・管理します。これにより問い合わせへの速やかな対応や買い替え・メンテナンスの提案、顧客に合った新商品の提案など、部門横断的かつきめ細かなアプローチが可能です。

【関連記事】CRM（顧客関係管理)とは？メリットやSFAとの違いを解説

SFA

SFA（営業支援システム）は、既存顧客・見込み顧客の営業履歴を営業部門内で一元管理し、営業活動の効率化と営業成績の向上を支援するツールです。

商談履歴や案件の進捗状況、営業活動を通じて入手した情報やスケジュールなどを記録・管理し、個人レベルではなく営業部門全体としての戦略的な営業活動を支援します。CRMとSFAは機能的に重複する部分が多く、一体型のツールも一般化している状況です。

【関連記事】SFAとは？CRMとの違いや導入のメリットと注意事項を徹底解説！

MA

MA（マーケティングオートメーション）は、見込み顧客（リード）に関するマーケティングデータを一元管理し、以下3つのプロセスを自動化・支援するツールです。

1.リードジェネレーション：見込み顧客の獲得。登録フォーム・ランディングページの作成やリード管理機能
2.リードナーチャリング：見込み顧客の育成。ターゲット分析やOne To Oneメールの送信機能
3.リードクオリフィケーション：購入可能性の高い見込み顧客の発掘。ホットリードのスコアリングと通知機能

【関連記事】マーケティングオートメーション(MA)の活用で営業効率UPする！

顧客管理の効率化とデータ活用はイッツコム！

イッツコムが提供する「ホットプロファイル」「Zoom」「モバイル閉域接続」を組み合わせれば、Excelより顧客管理をはるかに効率化でき、蓄積した顧客情報を有効活用できます。最後に、それぞれのサービスの魅力を見ていきましょう。

営業・マーケティングに活かす顧客管理なら「ホットプロファイル」

名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」は、クラウド型のBtoB向け営業支援ツールです。

名刺をスキャンするかCSVファイルを読み込むだけで顧客データベースを自動作成でき、重複データの自動名寄せ機能もあるため、手間をかけずに信頼性の高い顧客管理ができます。システム利用者全員で社内人脈や営業履歴を共有でき、カスタムレポート出力やGPS連携による営業報告にも対応するため、営業活動の総合的な効率化が可能です。

他にもWeb行動履歴・メール開封履歴のAI分析による「いまホットな顧客」の自動通知、One To Oneメールの一斉送信機能など、営業・マーケティングの生産性向上に効く豊富な機能を簡単に利用できます。

「Box」

ホットプロファイルと連携することで、さらに便利になるのが法人向けに開発されたクラウドストレージサービス「Box」です。

有料版Boxは容量無制限で、営業資料などのコンテンツを一元管理できます。米国政府をはじめとする各国の政府機関が採用するほど高セキュアであることも利点で、情報共有のハブとして最適なシステムです。

現場での図面確認や商談での資料提供などにも活用でき、利用シーンはオフィス内やテレワーク環境に留まりません。データ活用の基盤として最適な有料版Boxは、イッツコムなら1か月無料のトライアルで使用感を確かめられます

顧客管理のさらなる生産性向上へ「Zoom」

ホットプロファイルによるデータ活用の効果をさらに高めるなら、国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」との組み合わせがおすすめです。

有料版Zoomは実質無制限で利用でき、40分制限によるオンライン商談の自動切断を回避できる上、最大1万人規模のウェビナー開催にも対応します。

ホットプロファイルと連携すれば、Zoomのチャット画面内でオンライン名刺交換ができ、ホットプロファイル内でウェビナー管理も可能です。これらの機能により商談や見込み顧客向けのセミナーを効率化でき、シームレスなデータ活用により顧客管理の生産性を向上させられます。

まとめ

Excelによる顧客管理は非常に非効率です。蓄積した顧客情報を有効活用するには、データ活用の仕組み作りが求められます。宝の山とも言える顧客情報を無駄にしないために、顧客情報を効率的に収集・保存・活用できる環境を整えましょう。

イッツコムが提供するホットプロファイル・Zoom・モバイル閉域接続を組み合わせれば、顧客情報を最大限に活用してLTVの最大化が目指せます。Excelに代わる顧客管理ツールをお求めなら、複数サービスの組み合わせで顧客情報を有効活用できるイッツコムにご相談ください。