ビジネスチャットの比較ポイントは？メリット・注意点とツールの一本化を解説

メールはスピーディーなやり取りに向いておらず、宛先間違いなどさまざまなセキュリティリスクもあります。メールでのコミュニケーションに課題を感じており、ビジネスチャットツールの導入を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。

ビジネスチャットツールはメールに代わるコミュニケーションツールとして最適であること、またベストなツールを選ぶための条件を知ることで、メールからの脱却が可能です。Web会議システムと一本化できる高コスパのツールにも目を向け、自社のコミュニケーション環境をアップグレードしましょう。

そこでこの記事では、メールと比較したビジネスチャットツールの有用性、比較ポイントやWeb会議システムと一本化できるツールについてご紹介します。

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットツールとは、個人ユーザー用のチャットツールを強化し、ビジネスに要求される機能性・信頼性を備えたチャットツールです。多種多様なビジネスチャットツールがリリースされており、主に以下のような機能を備えます。

・1対1チャット
・グループチャット
・ファイル共有
・絵文字やスタンプ
・メッセージやファイルの検索
・音声・ビデオ通話

これら基本機能の他、ビジネスユースを前提としたセキュリティ機能やカスタマイズ機能のあるツールが一般的で、メールに代わるコミュニケーションツールとして多くの企業が採用しています。

ビジネスチャットツールを導入するメリット

ビジネスチャットツールにはコミュニケーションの活発化・効率化など、さまざまなメリットがあります。メールで問題になりやすいセキュリティリスクを回避できるのもポイントです。ビジネスチャットツールを使いこなせば、メールからの脱却が可能です。まずは、ビジネスチャットツールの有用性について見ていきましょう。

「報連相」の時短とコミュニケーションの活発化

メールで業務上のやり取りをする場合、1通ずつビジネスマナーを守って体裁を整える方も多いのではないでしょうか。

ビジネスチャットツールなら件名・時候のあいさつ・署名は必要ありません。また、チャットの特徴でもある絵文字を使うと、文章では表現しにくい微妙なニュアンスも分かりやすく伝えられます。1行だけのメッセージで返信することも自然であるため、ムダを排除してスピーディーなやり取りができ、報連相を時短できます。

このように、メールに比べてはるかに気軽にやり取りできるため、社内コミュニケーションの活発化にも有効です。

グループ単位のコミュニケーションを効率化

複数の相手と同時にコミュニケーションを取る場合、メールだとCc/Bcc漏れが発生し、情報共有すべき相手に情報が行き届かない場合もあります。またメールを1件ずつ確認する作業も煩雑で、プロジェクト単位やチーム単位の情報共有に不向きです。

ビジネスチャットツールなら事前にプロジェクト単位・チーム単位のグループチャットを作成し、Cc/Bcc漏れを起こすことなく、確実に情報共有できます。また後からグループに追加したメンバーとの情報共有も容易です。

メールに比べて報連相の確度が上がり、意思決定のスピードアップにも効果を発揮します。

文章以外のコミュニケーションの効率化

業務連絡をする際は文章だけでなくファイルを共有する場合もあります。メールでファイル共有する場合、ビジネスマナーとして添付ファイルの容量制限を守る必要があり、また後からファイルを検索する作業も手間がかかります。

ビジネスチャットツールならルーム内で簡単にファイルを共有でき、メールでは送れないサイズのファイルにも対応できるツールもあります。またクラウドストレージを利用している場合にはチャットの送信可能容量を気にすることなく、ファイルのリンクを貼るだけでもコンテンツ共有が可能です。さらに音声通話やビデオ通話にも対応するツールであれば、必要に応じてスムーズに文章以外のコミュニケーションへ移行できます。

メールに比べてムダな時間をカットし、効率的に時間を使えるようになるため、業務効率化にも効果的です。

セキュリティ対策と安全な情報共有

メールで問題になりやすいのはセキュリティです。メールは宛先の間違いがあると情報漏えいに直結し、基本的に送信後の取り消しもできません。またビジネスメール詐欺などメールを悪用したサイバー攻撃も増えており、メールを使うこと自体にセキュリティリスクがあるのも懸念点です。

ビジネスチャットならツール上でルームを作成してから情報共有するため、宛先の間違いを回避できます。またメッセージの編集・削除も容易です。

加えて暗号化や二要素認証などのセキュリティ機能にも対応し、ネットワーク盗聴と情報窃取、アカウントの乗っ取りも防止できます。

メールからの脱却

メールは古い技術をベースとしており、コミュニケーションツールとして欠陥があります。パスワード付きZipファイルとパスワードを別々のメールで送る古い慣習、いわゆる「PPAP」はセキュリティリスクが高く、政府も企業も全面禁止の方向です。

またテレワークなど柔軟な働き方の採用でコミュニケーションの重要性が増しており、人材不足解消やDX推進の流れもあって業務効率化・生産性向上の必要性も増しています。

ビジネスチャットツールやファイル共有機能を持ったクラウドストレージを活用することで メールの問題点を解消でき、新しいコミュニケーションスタイル を確立することができます。メールに依存したコミュニケーションから脱却するには、ビジネスチャットツールの活用が求められます。

【関連記事：『PPAPはここが危険！禁止の理由や非推奨・有効な代替策を徹底解説』】

ビジネスチャットツールの注意点

ビジネスチャットツールはメールからの脱却に有効な一方で、ツールの種類や使い方によっては以下のようなデメリットもあります。

・社内でしか使えないツールも
・使いにくく利用が定着しない場合も
・作業に集中できない場合も

このように、ツールは慎重な選定が必要であることを把握しましょう。また、社外でのやり取りに関しては、チャットとはいえビジネスにふさわしい言葉遣いにするなどのビジネスマナーを守る必要もあります。

社内でしか使えないツールも

ビジネスチャットツールは非常に多くの製品がリリースされており、設計思想はさまざまです。ツールによっては社内での利用を前提としており、社外ユーザーとのコミュニケーションに不向きな場合もあります。

またビジネスチャットツールは全ユーザーで同じツールを使うことが前提です。市場シェアが低いツールを選択すると、社外パートナーとの情報共有用に別のツールを導入したり、結局メールを使ったりする必要性が生じます。

使いにくく利用が定着しない場合も

ビジネスチャットツールは使いやすさもさまざまです。インターフェースや操作方法が分かりにくいものだと、せっかく導入しても利用が定着しません。ITリテラシーの低い社員が取り残される場合もあるでしょう。

また多機能なツールだと機能を使いこなせない場合もあり得ます。ビジネスチャットツールの導入効果を高めるには、機能と使いやすさのバランスが大切です。

作業に集中できない場合も

ビジネスチャットツールはメッセージ受信などの通知機能にも対応しており、リアルタイムに情報共有ができます。一方で通知が煩わしく、作業効率を落とす恐れもあることは懸念点です。

作業中やミーティング中にも通知が来ることで、内容確認が必要だと感じて集中力を阻害される場合もあります。グループメンバーの管理や通知設定、運用方法のルール作りも大切です。

ビジネスチャットツールの比較ポイント

ビジネスチャットツールを選ぶ際は、以下のポイントに着目しましょう。

・市場シェアが高いこと
・必要十分な機能があること
・コストに納得できること
・マルチデバイス対応であること
・セキュリティ機能が充実していること

社外ユーザーともやり取りするなら、市場シェアの高さやセキュリティ機能の充実度は必須条件です。またマルチデバイス対応でなければ利用シーンが限定されます。

市場シェアが高いこと

社外とのコミュニケーションにも活用するなら、ビジネスチャットツールの市場シェアは重要です。同じツールを使わなければコミュニケーションが取れないため、マイナーなツールは社内コミュニケーションにしか使えない場合もあります。

市場シェアの高いツールなら他社も利用している確率が高く、パートナー企業が未導入でもおすすめ・招待しやすいという強みもあり、社外パートナーとの連絡手段にも利用しやすいのが利点です。社外とのコミュニケーションにも活用するなら、市場シェアの高さをチェックしましょう。

必要十分な機能があること

ビジネスチャットツールには自社にとって必要十分な機能があることも重要です。機能が不足していれば複数のツールを使い分ける必要性が生じ、逆に機能があり過ぎると使いこなせず、業務効率を低下させる恐れもあります。

自社が求めるコミュニケーションシステムにとって、必要十分な機能をワンストップで 利用できることが大切です。例えば外部パートナーともプロジェクトを進めやすい共有機能があったり、通知設定をカスタマイズできたりすると、業務効率が向上する企業もいるでしょう 。

コストに納得できること

機能とコストが見合っていることも重要です。多くの有料ビジネスチャットツールはユーザーID数に応じた月額料金制を採用しています。つまり利用する社員が増えるほどコスト増となるシステムです。

一方でWeb会議システム「Zoom」のように、ビジネスチャットツールとしても使える上、管理者以外には有料ライセンスが必要ないツールもあります。必要十分な機能がありつつ、コスト的にも納得できるツールを選びましょう。

マルチデバイス対応であること

スマホやタブレットでも使えることもポイントです。ビジネスチャットツールによって対応デバイス・OSは異なります。PCがなければ使えないツールだと、テレワークなどの柔軟な働き方に対応できません。

また「出先の営業担当者とリアルタイムなコミュニケーションが取れない」「社員によって情報共有に差が生じる」などの問題も生じます。こういったツールは時代に合わないともいえるでしょう。マルチデバイス対応のツールであれば、デバイスだけでなく時間や場所にかかわらず利用できます。

セキュリティ機能が充実していること

セキュリティ機能も重要です。ビジネスチャットツールによってセキュリティ機能も異なります。シングルサインオンや多要素認証に対応し、国際的なセキュリティ基準に準拠するなどし、自社のセキュリティポリシーを満たせることがポイントです。

なお通信データや保存データの暗号化は基本ですが、P2PE（ポイントツーポイント暗号化）はユーザーのデバイス・データにサーバからアクセスでき、不正アクセスなどのセキュリティリスクがあります。E2EE（エンドツーエンド暗号化）ならサーバがハッキングを受けてもネットワーク盗聴などを防止可能です。

ビジネスチャットとWeb会議システムの一本化ならイッツコム！

イッツコムが提供する「Zoom」は国内で圧倒的シェアを誇るWeb会議システムですが、「Zoom Chat」機能を併用することにより、多機能・高セキュア・高コスパのビジネスチャットツールの活用も可能です。

移動の多い社員もZoomを活用するなら、こちらもイッツコムが提供する「Box」や「法人データSIM」との組み合わせが最適です。

ビジネスチャットと一本化できる高コスパのWeb会議システム「Zoom」

Zoomは国内外問わず非常に多くの企業がWeb会議システムの基本ツールとして採用しているため、社内外問わずコミュニケーションツールとして最適です。

ミーティングの主催者以外に有料ライセンスは必要ありません。有料プランの場合、グループミーティングを実質無制限（30時間/1回）で開催でき、ミーティングのクラウド保存も可能です。

Zoom Chatを活用すると、チャット画面からファイル・レコーディング・画面・ホワイトボードを共有でき、Zoomミーティングとも自在に行き来できます。優先度の高いメッセージのスター付けやピン止め、カスタム通知・プレゼンス表示や強力な検索機能も利用でき、作業の集中や効率化をサポートできるのも強みです。

またシングルサインオン・多要素認証・E2EEに対応し、国際セキュリティ基準に準拠した方法で最大10年間アーカイブできるため、セキュリティ機能にも隙がありません。多機能ですが直感的なインターフェースで使いやすく、コミュニケーションツールを低コストで一本化できるのは大きな魅力です。

Zoomと連携してファイル共有を円滑に「Box」

Boxはビジネス向けのクラウドストレージで、さまざまなファイルをインターネット上に保存するのに役立つツールです。高度なセキュリティを実現しており、機密情報や個人情報を安全に保管できます。

必要なコンテンツをすべてBoxで一元管理し、Boxの共有リンクをZoom Chatに貼ることでファイル共有もスムーズに行えます。セキュリティ面などの懸念があるメール添付からも脱却可能となり、より安全かつ簡単にファイル共有ができるでしょう。

イッツコムではニーズにあわせてBusiness・Business Plus・Enterpriseの3プランを提供しています。ビジネスシーンで安全に使えるクラウドストレージをお探しの方はぜひご検討ください。

移動の多い社員もZoomを活用するには「法人データSIM」

Zoomはマルチデバイス対応であることも魅力です。通信環境さえあれば、移動の多い現場社員や出先の営業担当者も、スマホやタブレットでZoomミーティングやZoom Chatを活用できます。

そこで組み合わせたいのが、イッツコムの「法人データSIM」です。安心のNTTドコモ回線を使用するため、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでも快適に利用できます。

SIMカードのみの契約の他、モバイルWi-Fiルーターと組み合わせた契約も可能です。「シェアプラン」を利用すれば、複数SIMで通信容量をシェアでき、費用のムダを抑えられます。現場の事務所内や営業チームなど、グループでの利用にも最適です。

まとめ

ビジネスチャットツールはコミュニケーションの活発化・効率化やセキュリティ対策に役立ち、メールからの脱却に効果的です。ただし市場シェアの低いツールだと社外コミュニケーションに使いにくく、通信環境が整っていないと出先で使いにくい場合もあります。

「Zoom」ならWeb会議システムとビジネスチャットツールを一本化でき、圧倒的な利用率により社外コミュニケーションも容易です。「Box」や「法人データSIM」と組み合わせればファイル共有や出先でのグループ利用も快適にこなせます。

ビジネスチャットツールの導入をお求めなら、コミュニケーション環境をトータルにアップグレードできるイッツコムにご相談ください。