Web会議なら議事録作成も効率的に！作成のコツとZoomでの作成手順も

リモートワークの実施や遠隔地にあるオフィスとのミーティング、BCP対策の一環など、さまざまな理由で多くの企業がWeb会議を導入しています。

通常の会議でもWeb会議でも、ミーティングの内容や議題、今後の課題などを振り返るために議事録を作成することが一般的ですが、議事録の作成は手間がかかるものです。議事録を作成することで、他の業務がおろそかになることを避けるためにも、効率的に議事録を作成する方法を知りましょう。

そこでこの記事では、Web会議環境に焦点を当て、効率的に議事録を作成する方法を紹介します。適切に作成・保存する方法を知ることで、業務負担を軽減しつつ議事録を貴重な業務資料として活用できるようになるでしょう。

Web会議なら議事録作成を自動化・効率化しやすい

議事録とは、ミーティングでの議論された内容や決定事項をまとめた記録資料のことです。ミーティング内容を見返したり、ミーティングの関係者や不参加者へ内容を共有したりする際に役立ちます。

Web会議環境では、一般的な対面ミーティングと比較して議事録を作成しやすいというメリットがあります。その理由は、Web会議システムにはミーティングを録画する機能などの便利機能が搭載されているためです。Web会議システムを利用している際は、このような機能を活用し効率的に議事録を作成するとよいでしょう。

Web会議の議事録をスピーディに作成する5つの方法

Web会議で議事録を効率的に作成する方法はいくつか存在します。ここでは、数ある方法のうち特におすすめの5つを紹介します。

・ホワイトボード機能
・レコーディング機能の活用
・議事録作成ツールの使用
・チャット機能を活用

どの方法が最適かは状況によって異なります。それぞれの特徴を正しく理解し、自社の状況にマッチしたものを選びましょう。また、いくつかの方法を組み合わせるのも有効です。

ホワイトボード機能を活用する

ホワイトボードは多くのWeb会議システムが搭載している機能で、参加者全員がディスプレイ上でホワイトボードを共有して自由に文字やイラストなどを書き込めるものです。

ホワイトボードに書き込んだ内容は、クラウドサーバーやアプリ内に保存されます。図形やイラストなども使用できるため、実際にホワイトボードを使用するように情報やアイデアの共有も図りやすくなります。

また、ミーティング中に必要なことをメモとしてホワイトボードに記し、終了後にドキュメントにまとめるなどの使い方も可能です。

レコーディング機能を活用する

Web会議システムの多くは、レコーディングと呼ばれるミーティングの様子を録画して保存する機能を搭載しています。この機能を活用すればミーティングを動画ファイルとして残せ、後から見返したり、ミーティング不参加者へ共有したりすることが可能です。

さらに、保存した動画ファイルとAI文字起こしシステムを併用して会話内容をテキスト化する方法もあります。Web会議システムによっては録画データをクラウド上に保管するシステムも提供しており、必要に応じて遠隔地から確認できます。

議事録作成ツールを使用する

Web会議システムの中には、議事録を自動的に作成できる機能が搭載されているものもあります。作成そのものを大きな負担だと感じているなら、自動作成ツールが搭載されているシステムを選ぶのもよいでしょう。

議事録作成ツールは文字起こし機能を搭載しているものもあり、ミーティング中に起動しておいたり録音ファイルを準備したりすることで発言内容をテキストデータ化できます。これらの作業を人力で行うと多くの手間がかかるため、システム化することで無駄な手間やコストを一気に削減できるでしょう。

ただし、細かい部分に間違いがあったり音声の拾い漏れがあったりする可能性があります。完全に自動化できるものではなく、人によるチェックを省けるわけではない点を覚えておきましょう。また、文字起こししたデータは、正式な議事録として利用できるようドキュメント作成ツールなどで編集する必要もあります。

チャット機能を活用する

Web会議システムはチャットを搭載していることが一般的で、参加者が自由にテキストを送受信できます。通常はテキストベースのコミュニケーションに使用しますが、メモやオンラインドキュメントエディタの代わりに使うことも可能です。

ミーティング中にチャット機能を使用して重要なポイントや発言内容をまとめておき、終了後にダウンロードすればテキストデータを入手できます。必要に応じて内容を編集し、クラウドストレージなどに保存することで議事録として活用できるでしょう。

Web会議の議事録を作成するときのコツ

効率化を目的として議事録作成を自動化する際に、いくつか注意しておきたい点もあります。負担を軽減する目的で導入したのにもかかわらず、細かい部分にこだわりすぎて「効率化」という目的を果たせなくなる可能性もあります。

ここでは、Web会議システムの機能を活用し議事録を作成する際に押さえておきたいポイントを5つピックアップしました。機能のメリットを十分に享受するためにも、事前に確認しておきましょう。

クオリティを重視しすぎない

AI文字起こしなどを利用して議事録作成を自動化するときは、クオリティを必要以上に重視しないことが大切です。「ミーティングの内容が明確に分かればOK」という基準を定め、細かい体裁や多少の誤字は気にしないようにしましょう。

細かい部分のクオリティを過度に追求すると、議事録作成にかかる工数が大きく増えて自動化のメリットが消失します。ただし、内容を明確にするために必要な最低限のクオリティは担保しましょう。この点が不十分な場合、誤解や勘違いにつながる可能性があります。

複数人で議事録をとる

議題が多岐に渡るときや参加人数が多いときは、議事録を作成する負担が大きくなります。一部の工程を自動化していても、ひとりで作成するのが難しいこともあるでしょう。

そのような場合は、複数人で作成するのがおすすめです。複数の視点で議事録を作成することで、よりミーティングの内容が分かりやすくなるでしょう。聞き逃しや記録漏れを防ぐ効果にも期待できます。

議事録の作成負担を軽減するには、ミーティングを複数のパートに分けてパートごとに議事録担当者をアサインするのもおすすめです。

すぐに検索できるようにする

議事録は作成したらそれで終わりというものではなく、その後の業務で活用するものです。基本的に、ミーティングで決まった内容に基づいてビジネスを進めることになるでしょう。

従って、議事録の内容をすぐに検索できるようにしておくことが大切です。内容をテキストデータ化していつでも検索できる状態にすることで、必要なときにすぐ参照できます。

議事録がすぐに取り出せない場合、多くの手間がかかって非効率です。作成だけではなく、運用面の効率化にも留意するとよいでしょう。

議事録をクラウドで管理する

遠隔地にオフィスが存在する場合やリモートワークを導入している場合は、議事録をクラウドで管理するのがおすすめです。議事録をローカル環境で管理していると、離れた場所にいるスタッフが確認できません。

議事録を必要とするスタッフがすぐに確認できる環境を提供するためにも、インターネット環境があればどこからでも使えるクラウドストレージ上に保存するのがおすすめです。

議事録はすぐにメンバーに共有する

ミーティング後に議事録を作成したら、すぐにメンバーに共有するようにしましょう。

必要な人にすぐに共有することで、内容に抜けている部分があったり誤解が発生したりしている場合に気付きやすくなります。

Web会議は対面のミーティングより意思の疎通が難しいという特徴があるため、すぐに議事録を共有して必要事項がきちんと記録されているか、何らかの誤解が生じていないかをチェックするとよいでしょう。

Web会議ツールの代表「Zoom」を使って議事録を作成する手順

議事録を作成するときのポイントを押さえたら、実際にどのような手順で議事録を作成すればよいのかをチェックしていきましょう。ここでは、多くの企業で採用されるWeb会議システムの「Zoom」を使って、よりスムーズに議事録を作成する手順を紹介します。

手順1： ミーティングを録画する

Web会議を開催するときは、後から見返せるようにするためにもミーティングを録画して動画ファイルとして保存しておくことがおすすめです。Zoomでは、以下の手順で録画可能です。

1. ミーティングを開始する
2. ミーティング画面下部に表示される「レコーディング」をクリックする
3. 保存先として「ローカル」か「クラウド」のいずれかを保存する（有料プランのみクラウド保存が可能）
4. 録画を終了するときは停止ボタンをクリックする

上記の手順でミーティングを録画すれば、指定したディレクトリに動画ファイルが保存されます。動画ファイルの準備が完了したら次の手順に進みましょう。

手順2： テキストファイルを作成する

議事録を作成する際は、録画ファイルに基づいてテキストファイル化するのがおすすめです。数分程度のミーティングであれば手動で文字起こししてテキストファイルを作成する方法でも問題ありませんが、ある程度の長さがあるなら以下の方法を用いるとよいでしょう。

・スマホに搭載されているAI文字起こし機能を活用する
・別途議事録作成システムを用意する
・Web会議システムの文字起こし機能を使用する

Web会議システムに文字起こし機能があるなら、それを利用するのがスムーズです。Zoomにも文字起こし機能が存在しますが、2022年8月時点では英語のみの対応です。日本語をはじめとした英語以外の言語でミーティングするときは、外部サービスやスマホなどと組み合わせるとよいでしょう。

手順3：ドキュメント作成ツールで議事録を作成する

Web会議システムによりテキストファイル化したデータを元に、ドキュメント作成ツールで議事録作成します。テキストファイルや録画した動画ファイルがあることで、会議中の聞き逃しもすぐにチェックできます。

手順4： クラウド保存する

作成した議事録は、録画した動画ファイルとセットでクラウドに保存しておくのがおすすめです。Zoomの有料ライセンスを契約している場合は、動画データをクラウド上に保存できます。無料ライセンスではローカル保存（デバイス上のストレージに保存）に限られる点に注意しましょう。利便性を考えると、Zoomは有料ライセンスを契約して使用するのがおすすめです。

議事録として作成したテキストファイルやドキュメントファイルとセットで保存したい際は、一度ローカル環境に保存して別途自社で契約しているクラウドストレージにアップロードする方法があります。議事録と録画データをセットで保存していれば、必要に応じて見直せるのもメリットです。

Web会議の議事録作成を自動化するメリット

議事録作成の自動化には、文字起こしの精度や、最終チェックの作業などのデメリットも存在しますが、それらのデメリットを上回る多くのメリットがあります。

最大のメリットとして、手間や時間の削減が挙げられます。今まで議事録を手動で作成してきた方の負担が軽減できるだけでなく、本来の業務に集中できるという利点もあります。ここでは、議事録作成の自動化によって享受できるメリットを見ていきましょう。

作成・管理にかかる手間を削減できる

手動での議事録作成は、録画データを視聴しつつ手動で文字起こししたり要点をまとめたりする手間がかかります。AI文字起こしをはじめとした自動化ツールを使用すれば、録画データから会話内容をテキスト化するところまでの自動化が可能です。

担当者はテキストデータを見ながら微修正したり要点をまとめたりするだけの作業で済み、工数を大幅に削減できます。

さらに、クラウド上で管理して検索できるように整えておくことで、管理面の手間や参照したいときの工数も削減可能です。限られた時間を効率的に使うことにつながるため、自動化によって享受できる恩恵は多いと言えるでしょう。

情報共有がスムーズになる

Web会議システムの中には、リアルタイムで会議中に作成したメモやデータを共有できるものも存在します。そのようなツールを使用すれば、参加者同士やミーティングに不参加者など、情報を必要とするユーザーに素早く情報を届けられるでしょう。

ミーティング終了後に手動で会議内容をテキスト化し、メールやビジネスチャットで送付するとどうしても時間がかかります。ICTツールを活用することで時間を大幅に短縮でき、ミーティングによって得られたビジョンも理解されやすくなります。

ミーティングの様子を見返せる

Web会議システムを利用することで、ミーティングの録画も可能です。議事録とセットで録画データを残しておけば、必要に応じてミーティングの様子を見返せます。議事録に記載してある内容に疑義があったり、話の流れを理解したりしたいときにも役立ちます。

また、録画データそのものを議事録として利用することも可能です。さらに、会議だけでなく研修や講義などのシーンにおいても、録画機能は活用できるでしょう。

議事録を作成しやすいWeb会議システムなら「Zoom」がおすすめ！

Web会議による議事録の作成をスムーズに行うならZoomがおすすめです。Zoomは人気が高いWeb会議システムのため、すでに利用している企業も多いでしょう。アップデートも活発で、安定感のある接続環境が特徴です。

Zoomにはレコーディングやホワイトボードなどの議事録作成に役立つ機能が搭載されています。イッツコムでは、日本語での電話・メールサポートがついた3つのZoomプランを提供しています。まずは1カ月無料のトライアルで使用感をお試しください。

ZoomならスムーズにWeb会議と議事録作成が実現できる

ZoomはスムーズにWeb会議を進め、議事録を作成するのに役立つ機能を提供しています。特に便利な機能の一例は以下の通りです。

Web会議の進行に役立つ機能	議事録作成に役立つ機能
・スクリーンシェア ・挙手・リアクション ・スポットライト	・ホワイトボード ・レコーディング ・オーディオ文字起こし

参加者と画面を共有できる機能は、Web会議中には欠かせません。ツールバーにある「画面の共有」をクリックし、共有したい画面を選択するという直感的に操作できる点も従業員全員が気軽に使いこなせるポイントです。

また、質疑応答や多数決の際に便利な挙手機能や、意思を示せるリアクション機能、会議中に特定の人物のビデオ画面を大きく映すスポットライト機能など、Web会議を円滑に進行するための機能が多彩に取りそろえられています。

必要に応じてこれらの機能を活用すれば、Web会議をスムーズに進めつつ効率的に議事録を作成できるでしょう。

イッツコムならZoomの導入後もサポート付きで安心

イッツコムでは3つのプランでZoomを提供しており、ニーズに応じたプランの提案や導入後の日本語サポートも実施しています。導入前の1カ月無料トライアルも実施しているため、使用感を確かめた上での導入も可能です。

「Zoom rooms」や「Zoom ビデオウェビナー」といった各種オプションも取り扱っていますので、オフィスの会議室同士をつなぎたい、セミナーなどに活用したいなどのご要望にもお応えできます。

Web会議やWeb商談に便利なICTツール整備はイッツコムにお任せ

議事録を作成するための資料をZoomでスムーズに作成し、それらを生かしてクオリティの高い議事録を作りましょう。また、Web会議の議事録やWeb商談の内容は、できるだけスムーズに社内共有したいものです。イッツコムでは、これらの業務を効率化させ、生産性向上に効果のあるツールを提供しています。

コンテンツの一元管理やオンラインドキュメントエディタには「Box」、顧客情報ベースで報告管理ができる「ホットプロファイル」を導入し、スピード感のある情報共有を可能にしましょう。

議事録の保管・共有は「Box」！オンラインドキュメントエディタとしても◎

イッツコムでは、作成した議事録を安全に保存する手段として「Box」の利用をおすすめしています。Boxは政府機関や金融機関、大手企業も採用しており、セキュリティの高さが魅力のクラウドストレージです。

作成した議事録には機密情報が含まれることも多く、安全にクラウド上に保管するには一定レベルのセキュリティが求められます。BoxはAES-256bitを使用した暗号化や細かいアクセス権限の設定に対応しているなど、セキュリティを重視する際に特におすすめです。

容量無制限のため、会議資料を含めた全てのファイルを一元管理できます。

また、Boxに搭載されている「Box Notes」をオンラインドキュメントエディタとして使用するのもおすすめです。Zoomでの録画データや文字起こししたテキストデータを元にして、事録を作成しましょう。Box NotesはWordのような操作感で、Box上で文章の作成が行えます。

リアルタイムで共同編集でき、書き込んだ内容もリアルタイムで確認できます。ミーティング参加者全員が議事録内容を加筆修正できるので、よりクオリティの高い議事録が完成するでしょう。さらに、作成した議事録も共有リンクを送れば共有できるため、議事録の印刷や配布の手間も省けます。

営業部門の報告管理は「ホットプロファイル」

イッツコムが提供する「ホットプロファイル」は、名刺管理機能や営業支援機能が搭載されたクラウド型ツールです。名刺をスキャナーやスマートフォンで読み込むだけで名刺のデータ化が可能で、簡単に顧客データベースの構築が可能です。

また、Web会議やWeb商談などでの議事録、営業報告を名刺管理機能と連動させられます。Web会議やWeb商談後に、名刺の撮影と報告内容を登録するだけで関係者にメールで通知ができるので、リアルタイムな議事録共有や営業報告が可能です。

報告後、管理者は報告者へコメントを書き込むこともできるので、コミュニケーションの活発化も期待できるでしょう。

まとめ

Web会議は、離れた相手とスムーズにミーティングできる便利な方法です。ミーティングの内容をビジネスに反映するには、議事録を作成していつでも必要なユーザーが参照できる形に整えておく必要があります。

議事録を効率的に作成するためには、Web会議システムが搭載している機能を活用するのがおすすめです。

イッツコムではWeb会議自体の利便性が高く、議事録作成に役立つ機能を搭載している「Zoom」を提供しています。「Box」や「ホットプロファイル」と連携し、会議資料や議事録資料の一元管理やスピーディな報告、情報共有を目指しましょう。

現代のビジネスに対応した環境を構築し、業務の効率化を協力にサポートするイッツコムの法人向けサービスを、ぜひご利用ください。