オンライン会議に必要な設備とは？選び方のポイントを分かりやすく解説

テレワークを導入するとオンライン会議の機会が増えますが、設備が不十分でストレスを抱えている企業は珍しくありません。快適かつ円滑なオンライン会議のために、必要な設備について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。

使いやすいWeb会議システムや最適なカメラ・マイク・スピーカーの組み合わせを知ることで、ストレスフリーなオンライン会議を実現できます。インターネット回線のアップグレードやカメラ・マイク・スピーカーがオールインワンの機材にも目を向け、オフラインよりも効率的な会議を目指しましょう。

そこでこの記事では、Web会議に必要な設備の種類や選び方のポイント、おすすめのサービスや機材についてご紹介します。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議は、任意のデバイス（PC・タブレット・スマホ）で「Zoom」などのWeb会議システムを利用し、インターネット回線を経由して仮想的な会議室を共有する仕組みです。インターネット環境さえあれば場所・デバイスを問わずオンライン会議ができるため、リアルな会議室に依存しません。

これに対してテレビ会議は、特定の場所（専用会議室）に大型ディスプレイや各参加者用のタブレット端末などの専用機材を備え付けます。専用回線またはインターネット回線を通じ、遠隔地にある別の会議室と映像や音声を共有する仕組みです。

あくまで「リアルな会議室同士をつなぐ」というシステムで、特定の会議室に依存するため、テレワークなどの自由な働き方には対応しにくい場合があります。

オンライン会議に必要な設備

オンライン会議にはWeb会議システム・インターネット回線・会議用デバイスの3点が必須です。カメラ・マイク・スピーカーに関しては、個人用ならWebカメラとヘッドセットの組み合わせ、会議室など大人数用ならスピーカーフォンが向いています。ここでは、オンライン会議に必要な設備を見ていきましょう。

Web会議システム

Web会議にはZoomなどのWeb会議システムが必須です。Web会議システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型は自社のサーバやPCにシステム本体をインストールするもので、コストや汎用性がネックになるケースも見受けられます。

クラウド型はサービス提供者がサーバやミーティングルームを管理するため、インターネット環境さえあればどこからでも利用できるのが利点です。Webブラウザからアクセスできるものや、無料で豊富な機能が利用できるものもあります。

インターネット回線

Web会議システムを利用するにはインターネット回線も必須です。インターネット回線が貧弱だと、オンライン会議の最中に通信の遅延や強制切断が起こる恐れもあります。

オフィスや在宅勤務者の自宅には、定額で安定した高速回線を利用できる光回線がおすすめです。移動の多い営業担当者や現場社員に法人データSIMなどのモバイル回線も用意すれば、全従業員がどこからでもオンライン会議に参加できます。

会議用デバイス

オンライン会議用のデバイス（Web会議システムのクライアント）も必須です。デバイスは一般的にPCを用いますが、Zoomなどマルチデバイス対応のWeb会議システムならタブレットやスマホでも利用できます。

クラウド型のWeb会議システムは低スペックのデバイスでも問題なく動作するものが多いため、ビジネスユースの既存デバイスがあれば新調の必要はありません。

Webカメラ

快適なオンライン会議のためにはWebカメラも重要です。Web会議システムでは参加者それぞれが自身の映像をカメラで写し、共有します。PC内蔵のWebカメラやタブレット・スマホのインカメラも利用できますが、画角や画質の問題が出る場合もあるでしょう。特に多人数の参加者や紙資料などを映したい場合には、別途Webカメラの用意が必要です。

ヘッドセット

マイクとスピーカーも快適なオンライン会議のためには重要です。デバイス内蔵のマイク・スピーカーも利用できますが、デバイスとの位置関係やノイズなどにより、音声が聞き取りにくいケースも少なくありません。Web会議システムにおけるオンライン会議は一般的に各自のデバイスから参加するため、一人ひとりにスピーカー・マイク一体型の使いやすいヘッドセットがあると重宝します。

スピーカーフォン

ヘッドセットはオンライン会議の参加者がそれぞれ別の場所にいて、個人用のマイク・スピーカーを使う場合に重宝します。これに対しスピーカーフォンは、複数の参加者が1カ所に集まっているときに重宝する機材です。

マイクとスピーカーが一体型なのはヘッドセットと同様ですが、会議室などの卓上に置いて複数名の声をひとつの機器で集音し、また全員に向けたスピーカーとしても機能します。

オンライン会議の設備｜Web会議システムを選ぶポイント

Web会議システムを選ぶポイントとして重要なのは、使いやすさや機能性です。誰でも直感的に利用でき、機能性も十分なものを選びましょう。また、コストパフォーマンスやセキュリティ機能もしっかりと検討したいポイントです。

使いやすさ

インターフェースの分かりやすさや操作のしやすさを本格導入前にチェックしましょう。Web会議システムは種類によってインターフェースや操作性がさまざまです。ITリテラシーは従業員によって異なるため、使いにくいツールだとオンライン会議にスムーズに参加できない恐れもあります。そのため、誰でも直感的に使えることは重要です。

機能性

機能性もしっかりとチェックしましょう。Web会議システムの最低限の機能は、映像と音声をオンラインで共有できることです。他にも表示中の画面や資料、ホワイトボードを共有できる機能などもあります。画面共有機能のあるツールなら、紙資料を使う必要がなくなる点も利点です。

またミーティングのレコーディングができるツールなら、会議の内容を振り返ったり、リアルタイムで参加できなかった従業員に共有したりできます。

コストパフォーマンス

コストパフォーマンスも検討しましょう。オンプレミス型のWeb会議システムは買い切り型の場合もあります。このタイプのツールは導入費用が高く、また自社で保守管理をする必要があるのもネックです。

クラウド型の多くはサブスクリプション型ですが、基本的には1アカウントにつき月額いくらという料金設定で、アカウントが増えるほどコスト増です。Zoomの場合、有料アカウントはミーティングの主催者だけが登録すればよく、参加者は無料アカウントで問題ありません。

セキュリティ機能

セキュリティ機能がビジネスレベルかどうかもチェックすべきポイントです。Web会議システムはツールによってセキュリティ機能もさまざまです。低セキュアのツールの場合、通信の傍受や不正アクセスの被害に遭う場合もあります。

エンドツーエンド暗号化に対応したWeb会議システムなら、サーバの管理者側からも通信内容を把握できないため、会議中のやり取りや個人情報を秘匿でき安心です。

オンライン会議の設備｜Webカメラを選ぶポイント

Webカメラを選ぶ際には、画角の広さや首振り機能の有無、画質の良さが比較ポイントです。画角や首振り機能は、カメラの前に複数の参加者がいる場合などに検討必須といえます。ストレスフリーなオンライン会議のためには画質の良さもしっかりとチェックしましょう。

画角の広さ

Webカメラを導入する際は、映したい人数によって適切な画角のものを選びましょう。一般的なWebカメラの画角は75°程度で、映したい人数が1人~2人ならこれで十分です。

3人以上を映したい場合、特に会議室で複数人を同時に映したい場合には90°~150°程度のものをおすすめします。150°以上になると画面のゆがみが大きくなるため、画角の広過ぎるものを選ぶ際は事前に映り方をチェックしましょう。

首振り機能の有無

画角とあわせて首振り機能の有無もチェックしましょう。多くのWebカメラは視野が固定されますが、機種によっては首振り機能もあります。首振り機能は、リモコンでWebカメラを操作し、上下・左右にカメラの向きを変えられる機能です。

これにより画角が狭いWebカメラで手元の資料を映したり、会議室で発言している人物がフレームに収まるように調整したりできます。

画質の良さ

スムーズでストレスフリーなオンライン会議のためにはWebカメラの画質にも注意しましょう。低画質のWebカメラだと参加者の表情が読み取りにくく、手元の資料を映す場合に不鮮明になるなど、会議進行にストレスが生じることもあります。

また光学ズーム機能のあるWebカメラなら、人物の顔や手元を鮮明に映し出せるため、会議の内容によっては重宝するでしょう。

オンライン会議の設備｜マイク・スピーカーを選ぶポイント

マイク・スピーカーのスペックで重視したいのは集音範囲や有線/無線です。音が聞こえにくいとオンライン会議にストレスを感じやすくなるため、しっかりと声を拾える、安定性の高いものを選びしょう。またエコー&ノイズキャンセリングの有無もチェックしたいポイントです。

集音範囲の広さ

ヘッドセットではあまり問題にならないことですが、スピーカーフォンの場合には集音範囲をチェックしましょう。会議室などで複数名の声をまんべんなく集音するなら、スタンドマイクのような指向性のあるものではなく、360°集音できる無指向性（全指向性）のものを選ぶのがおすすめです。

また集音範囲は半径1m程度のものもあれば、半径5m以上のものもあります。会議用テーブルのレイアウトや想定される参加人数を加味して、十分な集音範囲のあるものを選びましょう。

有線か無線か

マイク・スピーカーが有線接続か無線接続かもチェックしましょう。多くの製品はUSBケーブルによる有線接続です。有線接続はケーブルの取り回しが若干面倒な反面、音声が安定しやすいメリットもあります。

無線接続はケーブルレスで取り回しに便利です。一方で有線接続より音質が低いものも多く、音声の途切れやタイムラグが発生する場合もあります。ペアリングがうまくいかない場合もあるため、会議進行のトラブルを避けるなら有線接続がおすすめです。

エコー&ノイズキャンセリングの有無

エコーキャンセリングやノイズキャンセリングの有無もチェックしましょう。スピーカーから出た音をマイクが拾うと、エコーやハウリングを起こす場合もあります。また会話とは無関係な雑音を拾ってしまう場合も珍しくありません。エコー・ハウリングやノイズがあると耳障りで、会議進行の邪魔になってしまいます。

これらの問題を解決する機能がエコーキャンセリングやノイズキャンセリングです。音声のトラブルを避けるなら、音声処理機能のあるマイク・スピーカーを選びましょう。

快適なオンライン会議の環境整備ならイッツコム！

イッツコムはコストパフォーマンス抜群のWeb会議システム「Zoom」、高速かつ安定した法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」、360°カメラ・マイク・スピーカーが一体型の「Meeting OWL」を提供しています。

出先や現場でも快適にオンライン会議ができる「法人データSIM」も組み合わせれば、オンライン会議の環境整備は万全です。

コストパフォーマンス抜群のWeb会議システム「Zoom」

Web会議システムは機能や料金設定がさまざまで、ツールによってはインターフェースが分かりにくく使いづらいなどの問題も生じます。

そこで導入したいのが、マルチデバイス対応のクラウド型Web会議システム「Zoom」です。無料版はミーティングに40分の時間制限があり、会議に支障をきたす場合もありますが、有料版なら実質無制限（30時間/1回）で利用できます。

有料アカウントを取得する必要があるのはホスト（主催者）のみで、参加者は無料ライセンスで利用でき、他社サービスよりコストを抑えられるのも利点です。画面共有やクラウドレコーディングなど機能性も秀逸でありながら、インターフェースはシンプルで、誰でも直感的に使えます。

また「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットと一本化できる利便性も魅力です。エンドツーエンド暗号化にも対応するため、情報漏えいのリスクも抑えられます。イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しております。

高速かつ安定した法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」

Zoomは狭帯域で利用できることも魅力のひとつですが、インターネット回線が貧弱だと映像・音声の遅延や強制切断を起こす場合もあります。快適なオンライン会議のためには高速かつ安定したインターネット回線が必須です。

法人向け光回線の「イッツコム光接続サービス」なら、下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsの高速回線で、オンライン会議を快適に進行できます。最新のインターネット接続方式「IPv6 IPoE」に標準対応するため安定性も抜群で、同時接続数が多くなりがちな時間帯でも速度低下を起こしません。

プロバイダ・光回線一体型であるため、他社サービスよりランニングコストを抑えられ、トラブルシューティングがスピーディーに解決するのも魅力です。オフィスだけでなく在宅勤務者向けの光回線もご用意できます。

360°カメラ・マイク・スピーカーが一体型の「Meeting OWL」

会議室に複数名の参加者がいるWeb会議の場合、カメラやマイクの設置場所や、発言者のフォーカスが問題になります。

そこで導入したいのが、360°カメラ・マイク・スピーカーが一体型の「Meeting OWL（ミーティングオウル）」です。オールインワンなので機材を別々に導入・セッティングする必要がありません。

独自AIが360°方向で声や動きを認識し、発言者に自動でフォーカスするのも魅力です。これにより画角やフォーカスが問題にならなくなり、離れた場所にいる参加者にも発言のタイミングが分かりやすく、会議が活性化します。

集音範囲は余裕の半径5.5mで、顔ではなく声を察知するため、マスクをしていてもフォーカスに支障はありません。参加者の一人がPCとUSBケーブルを接続するだけで使えるため、使う場所を選ばないのもポイントです。

2022年12月現在、1台90,800円（税抜）で提供しています。

出先や現場でも快適にオンライン会議「法人データSIM」

Zoomはマルチデバイス対応で、インターネット回線さえあればスマホやタブレットからも利用できます。出先の営業パーソンや現場担当者もZoomを利用するなら、法人向けモバイル回線の導入も検討しましょう。

イッツコムの「法人データSIM」は、安心のNTTドコモ回線を使用したモバイルデータ通信サービスです。スマホやタブレットに専用SIMを挿入するだけで、NTTドコモのサービスエリア内のどこからでも利用できます。

「シェアプラン」を選択すれば複数SIMでデータ通信量をシェアでき、コストの無駄を抑えられるのも魅力です。SIMとモバイルWi-Fiルーターのセット契約もでき、ひとつのSIMで複数デバイスを同時接続する使い方もできます。

まとめ

ストレスフリーなオンライン会議には、使いやすいWeb会議システムや快適なインターネット回線、高性能なカメラ・マイク・スピーカーが求められます。

イッツコムならコスパ抜群のWeb会議システム「Zoom」や法人向けの光回線・モバイル回線、360°カメラ・マイク・スピーカーまで一括導入が可能です。オンライン会議の設備環境をアップグレードするなら、最適なサービス・機材を一括整備できるイッツコムにご相談ください。