1. コラム
  2. コラム
  3. 顧客データ管理で営業活動が変わる!管理の目的やツールを選ぶポイント

顧客データ管理で営業活動が変わる!管理の目的やツールを選ぶポイント

効率のよい営業活動を行うため、顧客データ管理ツールの導入を検討している方もいるのではないでしょうか。目的や利用環境に適したツールを導入しなければ、機能を活用できず、営業活動の効率化にはつながりにくいでしょう。

そこでこの記事では、顧客データ管理の目的やツールを選ぶ際に注意すべきポイントを解説します。それぞれのツールのメリット・デメリットも確認しましょう。事前にしっかり理解しておくことで、自社に適した商品を導入でき、営業活動に効果的に活用できます。

なぜ必要?顧客データ管理の目的

なぜ必要?顧客データ管理の目的

顧客データ管理とは顧客の情報を統合的に管理することです。蓄積した情報から顧客のニーズを理解し、顧客との信頼性を高め、企業の利益を向上させることを目的に行います。営業活動においては欠かせない要素です。顧客データ管理を行う必要性を理解し、目的意識を持ちましょう。

顧客データ管理とは?

顧客データ管理は一般的に「CRM(Customer Relationship Management)」と呼ばれ、顧客の属性情報や活動履歴の管理を行うことです。

個人の属性情報は年齢、性別、居住地、家族構成、職業、収入などを指します。企業であれば所在地、事業規模、事業内容などが該当するでしょう。

活動履歴とは顧客とのやり取りを記録したデータです。訪問履歴から対応や商談の内容、進捗状況、購買履歴や取引実績まで、あらゆる営業活動の履歴を含みます。

顧客データ管理は何のために行う?

蓄積した顧客データから顧客個々にフォーカスしたニーズを深く分析できます。そのニーズを営業活動に反映することで顧客との間に信頼関係を構築し、長期的・継続的な付き合いにつなげられるでしょう。顧客が定着化し、ライフタイムバリューを最大化させることで、継続的な利益を生みます。

営業活動を行ううえで顧客データ管理は欠かせない重要な要素です。ただし、顧客データが部署や個人で管理され、散在していてはその効果を発揮できません。統一して管理することで、情報の共有化と業務の効率化を実現できます。

顧客データ管理に使える3つのツール

顧客データ管理に使える3つのツール
顧客データ管理に使用するツールには、従来のExcelから専用のソフトウェアやシステムなど、いくつかの種類があります。「何のために管理したいか」という目的に基づいて導入することが大切です。

ここではExcelと2つの管理システムについて、メリット・デメリットを含めてご紹介します。自社の目的に適したツールの導入を検討するのに役立つでしょう。

Excel

Excelを使用するメリットは、導入にかかる手間やコストを最低限に抑えられる点です。企業で使用しているパソコンの多くにはExcelがインストールされており、初期費用やランニングコストがかからないため、顧客データ管理のツールとして導入しやすいでしょう。できるだけコストを削減したい場合はおすすめです。

しかし、管理表の作成などを手動で入力しなければならないため手間がかかります。忙しい時など情報入力がおろそかになるかもしれません。

また、汎用性に欠け、自動配信メールなどの自動で情報提供を行う機能が備わっていない点が大きなデメリットといえます。事業規模が小さく、Excelの機能のみで管理がカバーできる場合は、Excelで顧客データ管理を行うのもよいでしょう。

顧客管理システム(CRM)

管理に特化した顧客管理システム(CRM)の最大のメリットは、属性情報やセグメントを利用して顧客情報の一元管理が行える点です。顧客の基本情報からニーズまでさまざまなデータを一元化して管理することで、業務の効率化を図れます。Excelにはない情報を自動で提供する機能もポイントです。

商品の種類が多い点や、導入までの時間やコストがかかる点はデメリットといえます。多数ある商品の中から自社に適したものを探し、トライアルを利用して機能や使用感を確認するのには時間がかかるでしょう。初期設定や蓄積データの入力期間もあるので、すぐには運用開始できないことを念頭に置く必要があります。

初期費用やランニングコストが比較的高いので、自社の予算に合わせて負担にならない商品を検討することが大切です。

(参考:『クラウド型コンテンツマネージメント』)

営業支援システム(SFA)

社内での営業活動をまとめて管理し、「営業活動の効率化」を実現するのが営業支援システム(SFA)です。案件情報・担当者情報など、営業活動にとって重要な情報を企業情報に紐づけられるのが特徴です。Excelに比べて登録作業が多くないこともメリットといえます。

デメリットとしては、顧客管理システム(CRM)と同じく、商品の選定やトライアルに時間を要するため、運用までに時間がかかる点が挙げられます。使い方を正確に覚えなければ有効に活用できず、業務の効率化は難しいでしょう。

そのため、社内で運用方法をしっかりと周知し、迅速かつスムーズに運用できるよう準備することをおすすめします。導入コストもかかるので、運用までの綿密な計画を立ててから導入することが重要です。

顧客データ管理のツールを選ぶポイント

顧客データ管理のツールを選ぶポイント
どんなツールが自社に適しているか、頭を悩ませている方もいるのではないでしょうか。ここからは、顧客データ管理のツールを選ぶ際に着目すべきポイントをご紹介します。ツールに求める項目を絞って優先順位をつけておくことで、希望に沿った商品を見つけやすくなるでしょう。

使いやすいか

顧客データ管理を行うためのツールは使いやすいことが大切です。どんな社員でも簡単に使用できるツールなら運用をスムーズに促進できるでしょう。使用方法が複雑だと、いつのまにか使用しなくなってしまうという事態にもなりかねません。

選定時にはトライアルを行うのがおすすめです。イッツコムの法人向けサービスでは、問い合わせフォームからトライアルを申し込むことも可能です。商品を試用して比較検討してから導入しましょう。

求める機能が備わっているか

目的に見合った機能が備わっていることも重要です。高いコストをかけて導入しても、使い勝手が悪い、思っていたほど円滑な管理ができないという状況ではツール本来の力を発揮できません。

ツールを比較検討する際には、改善したいところや導入目的を明確にしておく必要があります。また、気になる部分を改善できる機能が備わっていると、導入後でも臨機応変に対処できるでしょう。

マーケティング分析できるデータがそろうか

顧客データ管理は営業活動の効率化に直結する問題です。ツールの導入を行うのであれば、マーケティングに活用できるようなデータを得られるかも確認しなければなりません。

データを整理した状態で蓄積するだけでなく、自動で分析・統計を行うようなマーケティングに強いツールが望ましいでしょう。さまざまな情報から顧客ニーズや潜在的な見込み客などを分析できれば、マーケティング戦略を練りやすくなります。

(参考:『ホットプロファイル』)

コストと機能が釣り合っているか

ツールの導入にはコストがかかります。ツールの機能とコストは比例するので、多機能・高機能になるほどコストも高くなるでしょう。

費用対効果が高いツールを選ぶには、必要な機能をリストアップして優先順位をつけておくとよいでしょう。コストと機能のバランスを考えて選定することがおすすめです。

データを一括管理!顧客データ管理におすすめ「ホットプロファイル」

データを一括管理!顧客データ管理におすすめ「ホットプロファイル」

顧客データを一括管理し営業活動を効率化したいなら、イッツコムの提供する「ホットプロファイル」がおすすめです。顧客データベースの作成や見込み客の発掘などを自動で行い、営業活動を幅広くサポートします。

また、さまざまな機能を併せ持つため、費用対効果の面でも大きなメリットがあるでしょう。「ホットプロファイル」のもつ機能と魅力についてご紹介します。

(参考:『ホットプロファイル』)

名刺から顧客データベースを作成

「ホットプロファイル」の名刺管理を利用すれば、名刺をデータ管理するための煩雑な作業は必要ありません。名刺をスキャンして送信するだけで、自動で顧客データベースを作成します。通常の名刺管理では把握しにくい社内の人脈を可視化するので、営業活動で戦略的に人脈を生かせるでしょう。

また、人事異動などのニュースと連携し、所有する名刺データに関係のある情報を通知してくれます。営業チャンスを逃さないためには、顧客の昇進・異動をいち早く知ることもひとつの方法です。通常では手間になりがちな名刺管理が心強い味方になるでしょう。

自社サイトへのアクセスから見込み客の発掘

自社の商品に興味を持つ見込み客へ的確にアプローチすることは、売上向上を目指すマーケティング戦略においては欠かせません。「ホットプロファイル」なら、システムに登録してある顧客が自社サイトを訪問したアクセス状況の分析が可能です。

名刺管理やほかのシステム・媒体などで獲得した顧客データを取り込めば、自動的に統合して一元化し、自社サイトへのアクセス足跡を分析します。自動で見込み客を割り出せるのが魅力です。また、One to Oneメール機能を利用した一斉送信メールからもアクセス足跡を把握できます。

CRMとSAF両方の機能をあわせ持つ

「ホットプロファイル」には、CRMとSAFの両方の機能が組み込まれています。顧客管理から営業支援までを連携して行うため、営業担当者やマーケティング担当者、管理者、経営者などさまざまな立場からのニーズに対して柔軟に対応ができます。

顧客データを一元管理できるCRMと営業活動を可視化できるSAFが連動することで、フィールドセールスとの円滑な情報共有ができます。リソースを有効活用し、営業力の強化、売上の向上を図るうえで大きな役割を果たすでしょう。

納得の費用対効果

それぞれ独立したツールで行われることが多い名刺管理、SFA、マーケティングですが、それらの機能を兼ね備えた「ホットプロファイル」なら、運用や管理のコストが削減できます。

目的ごとにツールを導入すると、初期費用やランニングコストがそれぞれ必要です。またツールの管理にも労力と費用がかかり、費用対効果が下がるといえます。その点イッツコムの「ホットプロファイル」であれば、コスト削減につながるだけでなく、利用者の作業負担も軽減できるでしょう。

まとめ

まとめ
顧客データ管理は営業活動を効率的に行い、企業の利益を向上させるうえで欠かせない要素です。目的に適合したツールを利用できれば、顧客データ管理をスムーズかつ効果的に行え、営業活動の効率化につながります。顧客データ管理ツールのメリットや選び方を把握して、自社に適したものを導入しましょう。

イッツコムではご紹介した「ホットプロファイル」以外にも、画期的な法人向けワンストップサービスをご用意しています。トライアルも提供していますので、お電話または問い合わせフォームからぜひお申込みください。

(参考:『ホットプロファイル』)
(参考:『クラウド型コンテンツマネージメント』)