案件管理について解説。管理する項目や行う際のコツもあわせて紹介

「案件管理とはなにか知りたい」「案件管理で管理する項目やコツについて知りたい」と考えてはいませんか。案件管理とは、簡単に言うと顧客の情報や営業の進捗状況を管理することで、管理者や会社の人が見てすぐに分かるようにしておくことです。案件管理を行うとより効率的な営業活動を行えるようになります。

この記事では、案件管理を行うべき理由や管理する項目について詳しく紹介していきます。うまく案件を管理するためにも、ぜひ最後までご覧ください。

案件管理とは

案件管理とは、顧客の情報や営業の進捗情報を記録して管理し、顧客情報などを「見える化」することを目的としています。案件管理では、単純に案件を管理するだけではなく、顧客情報や進捗情報を見た時に分かりやすい状態にしておくことが大切です。

顧客に関しての情報や進捗情報などを案件管理によって正確に把握することで、営業目標の達成や社内での情報共有に役立つでしょう。案件管理を行うことによって営業部全体の効率化が望めます。

案件管理を行うべき理由

案件管理を行うべき理由について解説していきます。

案件管理には、業務の効率化ができたり、会社全体で案件情報の共有ができたりと、行うべき理由がたくさんあります。他にも、部下の育成につながることやミスやトラブルを減らせるというメリットもあります。

1.業務の効率化ができる

まず、案件管理を行うべき理由のひとつに、業務の効率化ができることが挙げられます。案件管理で顧客の情報管理をわかりやすくすることで、スムーズに業務を進められるでしょう。

案件管理を行って情報を整理できると、知りたい情報をすぐに見つけられるため、その分工数を抑えられます。そのため、情報を探すのに時間がかかっている場合には、案件管理を行った方がいいでしょう。

2.会社全体で案件情報の共有ができる

案件管理を行うと、会社全体で情報の共有ができるようになります。それぞれが情報を管理していると、いざという時に必要な情報が足らず、機会損失になる可能性もあります。

例えば、顧客の連絡先を知っている人が社内にいても、連絡先が共有できていなくアプローチができないということにもなりかねません。部署全体で情報を共有して、効率的に仕事をするためにも、案件管理は行うべきでしょう。

3.部下の育成に繋がる

案件管理を行うと、部下の育成にも繋がります。案件管理をして情報などを共有できると、営業が成約するまでのプロセスも明確になるため、営業が上手な人のスキルが学べます。

どのように営業をすれば成約率が高いのかなどをしっかりと把握することで、部下に対してアドバイスもしやすくなり、部下の育成に繋がるでしょう。さらに、案件管理を行えば部下だけではなく、営業部門全体の強化も期待できます。

4.ミスやトラブルを減らせる

案件管理を行うと、おもわぬミスやトラブルを減らせます。情報を社内全体で共有でき、さらにその精度も高いため、ミスやトラブルを減らせるでしょう。さらに、全体で共有していることによって、他の誰かがミスやトラブルに気づける場合もあります。

事前にミスやトラブルを防ぐことで、早急に対応できるため、大きな問題に発展する前に防げる場合も少なくはないでしょう。

案件管理の際に管理する項目

案件管理の際に管理する項目について解説していきます。どんなことを管理するのかを知ることで、実際に案件管理を行った時のイメージをしましょう。案件管理では、担当者や進捗状況、顧客の流入経路などの情報や、受注率や受注予定日などの営業実績に関する情報なども管理します。

それぞれ詳しく紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

1.担当者

案件管理の際には、担当者の名前を管理します。その案件は誰が担当しているのかを案件ごとに整理しましょう。担当者をしっかりと記録して全体で把握できるようにすることで、見込み顧客の担当者が誰なのかを確実に把握でき、それぞれの見込み顧客に対してしっかりとアプローチできます。

さらに、営業マネージャーなどもそれぞれの営業マンがかかえている案件の量を把握できるため、工数管理もしやすいです。

2.進捗状況

案件管理では、案件ごとの進捗状況も管理します。その案件が営業においてどの段階にあるのかを管理することで、営業の遅れを防げます。営業の遅れなどはどうしても曖昧になりがちですが、しっかりと段階別に進捗状況の管理をすることで、明確に見えるようになるでしょう。

結果だけでなく、進捗についても定期的に確認するのが、案件管理の重要なポイントです。

3.顧客の流入経路

顧客の流入経路についても、案件管理では管理します。流入経路によっても顧客の属性に特徴がある場合が多いため、流入経路を管理することでより適切なアプローチができるでしょう。

顧客の流入経路ごとの特徴やかかえている課題を分析することで、よりよい営業活動につなげられます。さらに、顧客の流入経路を管理するとどの流入経路からきた顧客の成約率が高かったのかなどもわかるため非常に便利です。

4.受注率

案件管理で管理する受注率について紹介します。まず、今までの案件データを管理することで受注率を算出します。そしてその受注率を使うことで、抱えている案件数や予想売上額から売り上げの予測を立てられます。さらに受注率アップに向けた改善も可能です。

案件管理をして案件に対してどのくらいの受注率があるのかを把握することで、さらに効率的な営業活動に繋がるでしょう。

5.受注予定日

今までの案件で受注にかかった期間を管理することで、その情報から案件の受注予定日を算出できます。受注予定日を算出できれば、それに合わせて営業活動の予定を組めるため、無駄な時間を減らせます。また工場やシステム構築などの日程管理ができるので、案件が入りすぎてパンクするという事態も防げます。

営業活動を効率化するために、案件管理の際には受注予定日も管理するのがおすすめです。

6.予想売上額

案件管理で管理する予想売上額について紹介します。まずは算出した見込み受注額と受注率を使って予想売上額をだします。

算出した予想売上額は、実際の売上額と比較していきます。もしその数値に差があるのなら、どこで差が出ているのかを分析しましょう。そうすることによって、課題を見つられるため、営業戦略の改善にもつながります。

案件管理を行う際のコツ

案件管理を行う際のコツについて解説していきます。ただ案件管理を行うだけだと、意外と工数がかかってしまったり、案件管理の項目が曖昧になってしまったりするでしょう。

そういったことを防ぐために、意識するコツを覚えておくことが大切です。具体的な例として、進捗管理は毎日行うことや案件管理の項目を明確にすること、データ入力の工数を減らすことについてそれぞれ紹介します。

1.進捗管理は毎日行う

案件管理を行う際には、進捗管理は毎日行いましょう。進捗管理を月に1度など少ない頻度で行っていると、進捗に遅れがでても気づくことができないため、大きな問題につながってしまう場合もあります。

そうなることを防ぐためにも、進捗管理は毎日行って随時進捗を管理していくことが大切です。毎日が難しい場合でも、なるべく短いスパンで進捗管理を行ってください。

2.案件管理の項目を明確にする

案件管理を行う際には、案件管理の項目を明確にしましょう。案件管理の項目を明確にしておかないと、いざ案件管理を始めたときにデータを入力する担当者は何を入力したらいいのか困ってしまいます。

さらに、それぞれの担当者ごとに管理している項目が違ってきてしまうと、案件管理の意味がなくなってしまうでしょう。その後の分析などにしっかりと役立てるためにも、案件管理の項目を明確にしてきちんと管理する必要があります。

3.データ入力の工数を減らす

案件管理を行う際には、データ入力の工数を減らしましょう。せっかく案件管理を行っても、そのデータ入力の工数などが多くておろそかになってしまっては本末転倒です。入力作業をAIに置き換えるなどして、できるだけ負担を減らすことが大切です。

データ入力の工数がかかるのは、案件管理のデメリットともいえるため、そのデメリットを克服して効率的に仕事をしましょう。

案件管理にはイッツコムのホットプロファイルとモバイル閉域接続サービス

案件管理には、イッツコムのホットプロファイルとモバイル閉域接続サービスがとても有用です。

ホットプロファイルによる名刺管理や営業支援は、案件管理に必要な作業を効率化し、さらに情報の精度を高めます。またモバイル閉域サービスによって、営業に必要な情報に社外からでも強固なセキュリティを保ったアクセスを実現します。

以下、ホットプロファイルとモバイル閉域サービスをご紹介します。

1.ホットプロファイル

ホットプロファイルは名刺をスキャンするだけで、顧客データベースを自動作成するツールです。オンライン名刺交換や人脈の可視化、営業活動情報の共有などを実現します。このためホットプロファイルを導入することにより、社内全体の営業力が強化や情報精度の向上を見込めます。

商談・営業環境がオンラインに移行しつつある昨今、今までのようなオフラインの営業活動だけでは、思うような成果が上げられないのではないでしょうか。

ホットプロファイルはスムーズかつ高精度な案件管理を実現するだけでなく、オンライン環境に移行した営業活動も支援するため、今後のビジネスの効率化に大きく寄与します。

2.モバイル閉域接続サービス

ビジネスの現場がオンライン環境に移行している以上、セキュリティ対策は必須です。セキュリティの不備によって引き起こされる問題は、ビジネスの存続に関わる重大事項とも言えます。

イッツコムのモバイル閉域接続サービスは、社外から顧客情報や営業情報などの社内情報や社内LANに安全にアクセスするためのネットワークなどを提供します。

アクセスにはVPNアプリを使わず、ドコモエリアで使える専用SIMを使うため、アプリインストールが不要です。また管理・発行業務が煩雑となるIDやパスワードも必要ありません。

さらに複数SIMでデータ容量をシェア出来るため、モバイル閉域接続サービスにかかるコストは最大限効率化されます。

まとめ

案件管理を行うことで、情報の見える化や情報共有がしやすくなります。進捗管理は毎日おこなうことや、案件管理の項目を明確にすること、データ入力の工数を減らすことなどを意識して上手に案件管理を行いましょう。

案件管理ではデータ入力の工数などはかかりますが、上手に行うことで大幅な業務の効率化につながります。効率的かつ精度の高い案件管理とオンライン営業活動に欠かせない強固なセキュリティは、イッツコムのホットプロファイルとモバイル閉域接続サービスが実現します。まだ、案件管理の社内環境が整っていない場合は、ぜひお気軽にご相談ください。