鍵の管理マニュアルを運用するには？課題解決には発想の転換も必要

鍵が所在不明になったり無断複製が発生したりするなど、鍵管理に課題を感じ、マニュアル作成への理解を深めたいと考える方も多いのではないでしょうか。シリンダー錠などの鍵を適切に管理するには、台帳やマニュアルの作成・運用が欠かせません。一方で、物理的な鍵の管理にはどうしても手間やリスクが伴います。

この記事では、鍵管理マニュアルの運用方法に加え、運用が失敗する原因とその対策について解説します。スマートロック（入退室管理システム）を活用することで、鍵管理にかかる手間・リスク・心理的負担といった課題を総合的に解消する方法を紹介します。

鍵の管理マニュアルの必要性

オフィスや店舗では、従業員が出入口・キャビネット・ロッカー・金庫など、さまざまな場所で鍵を使用します。鍵の形状や使用頻度も多様です。

鍵の取り扱いに関するマニュアルが整備されていない場合、「誰がどの鍵を持っているか不明瞭」「必要なときに鍵を回収できない」「合鍵の無断複製が横行する」といった問題が発生しがちです。管理状況が悪化すると、重要物の不正持ち出しや盗難、機密情報・個人情報の漏えいなど、重大なリスクにつながります。

鍵のスムーズな貸出・返却を実現し、管理状況を改善してセキュリティリスクを低減するためには、リスクを想定したマニュアルの整備と周知徹底が必要です。

鍵の管理マニュアルを運用するために必要な準備

シリンダー錠などの物理的な鍵を管理する場合は、鍵管理台帳を作成し、管理者（および代理者）を選定することが欠かせません。これらの基本的な管理体制を整えたうえで、組織のニーズに応じたマニュアルを作成します。

ここでは、鍵管理マニュアルを運用するための準備として重要な3つのポイントを解説します。

鍵管理台帳の作成

鍵管理台帳の作成・運用は、鍵管理の基本です。 ExcelやGoogleスプレッドシートを活用し、誰でも情報を把握しやすいフォーマットを作成しましょう。必要に応じて紙に出力し、貸出・返却時に記入して電子データに反映させます。

台帳で管理する情報は、組織の規模や事業内容によって異なりますが、基本項目は以下の通りです。

• 鍵情報：管理番号、名称、保管場所、使用目的、合鍵の有無・本数など
• 利用者情報：所属部署、氏名など
• 貸出・返却情報：貸出日時、返却日時、確認サイン欄など

鍵には管理番号を記載したタグやラベルを付け、台帳と一致させておきましょう。使用場所が第三者に分からないよう、番号で識別することが重要です。

鍵の管理者・代理者の専任

鍵を適切に管理するには、管理者の選任が必要です。管理者は鍵の貸出・返却対応、持ち出し状況の把握、管理台帳の更新などを担当します。

管理対象の鍵が多い場合、すべてを一括で管理しようとすると総務担当者などの負担が大きくなります。使用場所や部門ごとに管理者を配置したり、当番制を採用したりして、負担を分散・軽減する仕組みを検討しましょう。

また、管理者は本来業務のために離席・外出したり、休暇を取ったりすることもあります。管理者が不在となる状況に備えて、代理者を選任しておくことも大切です。

鍵管理マニュアルの整備と情報共有

鍵管理体制の実効性を高めるには、規約やマニュアルの整備が欠かせません。組織のニーズに応じて、次の内容を策定しましょう。

• 管理者と代理者の選任：不在時に備えて代理者も決めておく
• 純正キーと合鍵の管理：貸出用は合鍵とし、オリジナルは厳重に保管
• 貸出方法：本人確認や記帳内容を確認し、無資格者への貸出は禁止
• 返却方法：現物と記帳内容を照合し、使用後は速やかに返却
• 紛失時の対応：速やかに管理者へ連絡し、管理者の責任で合鍵を作成
• 棚卸し方法：定期的に台帳と照合し、問題を早期に発見
• 禁止事項：未返却、他者への手渡し、無断複製など

管理者と代理者の間で対応フローや留意点を共有し、基本ルールは全従業員に周知徹底することが重要です。貸出・返却の窓口付近に掲示しておくと効果的です。

鍵管理マニュアルの運用失敗の原因とスマートロック活用による解決方法

鍵の管理マニュアルを整備しても、運用がうまくいかないケースは少なくありません。主な原因として、鍵の持ち運びや受け渡しに時間や手間がかかること、管理者の負担が大きいことなどが挙げられます。さらに、鍵の紛失・盗難・無断複製といったリスクも常につきまといます。

ここでは、運用が失敗する原因ごとに、スマートロックを活用した解決方法を紹介します。

鍵の持ち運びに時間がかかる問題

【失敗の原因】
鍵管理マニュアルを整備しても、利用者が不便に感じやすいのが鍵の持ち運びです。例えば会議室の鍵を借りる場合、会議の前後に窓口まで移動し、台帳へ記入する必要があります。会議が長引いて返却が遅れると、次の利用者が鍵を受け取れない状況が発生します。特に広いオフィスや高層ビルでは、こうした時間的制約が大きな負担となります。

【スマートな解決方法】
会議室のドアにスマートロック（入退室管理システム）を導入すれば、ICカード・暗証番号・スマホで解錠できるため、物理的な鍵は不要です。解錠権限は遠隔で付与でき、窓口へ移動する必要もありません。管理者が不在でも、正当な利用者がルールの範囲内で施解錠できる仕組みを構築できます。急な会議にも柔軟に対応でき、次の利用者を待たせる心理的負担も軽減されます。

【関連記事：スマートロックとは？導入メリット・注意点やおすすめの選び方を解説】

リモート環境における鍵の受け渡しの問題

【失敗の原因】
鍵管理マニュアルが実際の利用状況に合っていない場合、貸出・返却のルールが徹底されず、利用者同士で鍵を受け渡すなどの問題が生じることがあります。特にリモートワークやフレックスタイム制を導入している組織では、画一的なマニュアルでは対応しきれないケースも少なくありません。

その結果、記帳されないまま鍵が使用され、いつ誰が利用したのか分からなくなることもあります。最悪の場合、台帳自体が形骸化してしまう恐れがあります。

【スマートな解決方法】
スマートロックを導入すれば、時間や場所を問わず解錠キーを配布でき、リモートワーカーとの受け渡しも不要になります。利用者の予約や管理者の権限付与の段階で、「誰が・いつ・どのドアを解錠できるか」をシステム上で確認可能です。

さらに、施解錠の記録は自動的に反映されるため、台帳やマニュアルを意識しなくても適切に管理できます

管理者の負担が大き過ぎる問題

【失敗の原因】
管理対象の鍵が多過ぎたり、複数拠点にまたがっていたりすると、管理者の負担が大きくなります。貸出や返却の対応が煩雑になり、台帳だけでは貸出中や保管中の状況を把握しにくくなります。棚卸しや合鍵管理にも手間がかかり、結果として本来業務を圧迫し、管理者自身が状況を把握できなくなることでマニュアルが形骸化する恐れもあります。

【スマートな解決方法】
頻繁に使用されるドアや遠隔地のドアは、スマートロックへの置き換えが有効です。システムによっては、ユーザーごとに解錠エリアや利用時間帯を設定でき、部門や職位に応じた権限付与にも対応します。
また、複数拠点の一元管理やIPカメラ・勤怠管理システムとの連携も可能で、セキュリティを確保しながら業務の効率化を実現できます。

鍵の紛失・盗難・無断複製の問題

【失敗の原因】
物理的な鍵は、紛失・盗難や合鍵の無断複製といった懸念を排除できません。誰がいつどこで紛失したか原因の特定が難しく、紛失した鍵を不正利用される可能性など、影響度合いの判断も困難です。

速やかに回収できない場合は合鍵の作成を行いますが、不正侵入や重要物の盗難といった懸念が残ります。被害を未然に防ぐためには錠前の交換が必要です。費用や手間がかかる上、管理者の心理的負担も増します。

【スマートな解決方法】
スマートロックに交換したドアでは、物理的な鍵の受け渡しや所持・持ち運びが不要になります。鍵の紛失・盗難の恐れがなく、合鍵の無断複製に関する懸念も払拭できます。機器本体は工事不要で後付け可能なものが多く、スムーズな導入が行えます。

また、権限付与のミスや不正利用があっても、権限の無効化や暗証番号の変更など柔軟な対応が可能で、錠前そのものの交換は不要です。

【関連記事：オフィス向けスマートロックの比較ポイントは？安全な鍵管理のコツ】

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また、管理下のドアやスペースの予約状況、ライブ映像などは専用ダッシュボード（Webページ）から一覧で確認でき、管理者の手間も大幅に削減されます。

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ユーザーごとに解錠できるドアや曜日・時間帯を個別に設定できるため、従業員の部門や職位に応じて、利用が想定される全てのドアの解錠権限を事前に設定できます。これにより、鍵管理にかかる利用者・管理者双方の手間を大幅に削減できます。

ICカードや暗証番号による解錠権限はシステム上でいつでも調整でき、解錠トラブルの際は遠隔解錠も可能です。さらに、IPカメラ・センサー・家電コントローラーなどのIoT機器と連携することで、鍵と連動した動画撮影や空調管理も行え、施設管理の効率化にもつながります。

まとめ

安全な鍵管理のためには、台帳の作成・運用やマニュアルの整備が欠かせません。しかし、物理的な鍵は受け渡しや持ち運びに多くの手間や時間がかかり、結果的に台帳やマニュアルが形骸化する恐れがあります。対策を講じても、鍵の紛失・盗難・無断複製、あるいは管理者の心理的負担といった問題を完全に解消できない場合もあるでしょう。

こうした鍵管理の問題を総合的に解決するには、スマートロックの導入が効果的です。急な利用申請にも、多数のドアの一元管理にも、手間をかけず安全に対応できます。鍵管理の課題解決を検討している場合は、ニーズに応じて最適なシステムを提案できるイッツコムへご相談ください。