Box AIとは？何ができる？機能や活用方法、導入メリットを徹底解説

ビジネスにおけるAI活用が進む中、「社内文書をもっと有効に活用したい」「契約書や報告書の確認に時間がかかる」といった課題を抱えているケースも多いのではないでしょうか。

そんな課題の解決に役立つのが、クラウドコンテンツ管理サービス「Box」に搭載された生成AI機能「Box AI」です。Box AIは、社内に蓄積されたコンテンツをAIが理解し、要約や質問回答、文書作成などを支援します。

本記事では、Box AIの概要や主な機能、ChatGPTとの違い、企業で活用するメリットまでを分かりやすく解説します。

Box AIとは？企業向けAI機能の概要

生成AIを業務で活用したいと考えていても、「機密情報を扱っても問題ないのか」「ChatGPTなどの主要生成AIツールと違いはあるのか」と疑問を持つ方も少なくありません。

Box AIは、Boxに保存されたコンテンツを活用できる生成AI機能であり、企業の情報管理や権限管理を生かしながら業務を支援します。まずは、Box AIの基本的な仕組みやできること、一般的な生成AIとの違いを見ていきましょう。

Box AIとは

Box AIとは、クラウドコンテンツ管理プラットフォーム「Box」に搭載された生成AI機能 です。Box内に保存された契約書や報告書、提案書、画像などのコンテンツをAIが理解し、要約や質問への回答、文章生成などを行います。

一般的な生成AIは、利用するたびに資料をアップロードするケースが多い一方、 Box AIはBox内のコンテンツをそのまま活用できる点が特徴 です。日常的に利用している業務データを情報源として活用できるため、ファイルを探したりアップロードしたりする手間を削減できます。

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Box AIでできる主な活用シーン

Box AIは単なる文章生成AIではなく、日々の業務で発生する情報整理や文書作成を幅広くサポートします。特に、情報量の多い文書を扱う業務では効果を発揮します。

主な活用シーンは以下の通りです。

利用シーン	活用内容
契約書の確認	内容の要約、条項の確認
報告書の確認	重要ポイントの抽出
会議資料	要約、質問回答
提案書作成	たたき台の作成、文章生成
社内ナレッジ	必要な情報を検索・整理
複数資料の比較	内容の違いや共通点を抽出

Box AIは、数十ページある契約書でも「更新期限はいつか」「解約条件を教えて」と質問するだけで、素早く情報を確認できます。長文を最初から最後まで読み返す時間を減らせるため、業務全体の効率化にも効果を発揮するでしょう。

ChatGPTなど生成AIとの違い

Box AIとChatGPTはどちらも生成AIですが、目的や活用方法が異なります。 ChatGPTは幅広い質問への回答やアイデア出しを得意とする一方、Box AIはBox内に保存された社内コンテンツを活用することに特化 しています。

比較項目	Box AI	ChatGPTなど一般的な生成AI
情報源	Box内のコンテンツ	入力内容や公開情報
利用場所	Box上で利用	AIサービス上で利用
権限管理	Boxのアクセス権限を継承	別途運用が必要
主な用途	社内文書の要約・検索・文書作成	アイデア出し、文章生成、調査

例えば、「この契約書の更新条件を教えて」「複数の提案書を比較して違いをまとめて」といった業務では、Box AIの方がスムーズに活用できます。

一方で、新しい企画のアイデア出しや一般的な情報収集では、ChatGPTなどの生成AIが役立つ場面もあります。目的に応じて使い分けることで、それぞれの特長を生かせます。

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Box AIの主な機能

Box AIには、文書の要約や質問回答を行う基本機能から、企業全体のナレッジ活用を支援する高度な機能まで用意されています。

利用するエディションによって使える機能は異なりますが、契約書や議事録、社内マニュアルなどを効率的に活用できる点は共通しています。ここでは、Box AIに搭載される機能の特徴と活用シーンについて見ていきましょう。

Box AI for Documents｜ドキュメントの要約・分析・質問回答

Box AI for Documentsは、Boxに保存されたWordやPDF、PowerPoint、ExcelなどのファイルをAIが読み取り、要約や質問回答を行う機能 です。長文の契約書や報告書でも、知りたい内容を質問するだけで必要な情報を抽出できます。

例えば、「契約期間はいつまでか」「解約条件を教えて」と入力すると、該当箇所を基に回答を生成します。さらに、Enterprise Plus以上では、複数ファイルを対象に比較・分析することも可能です。

Box AI for Notes｜議事録や文書作成を効率化

Box AI for Notesは、共同編集ツール「Box Notes」で利用できる生成AI機能 です。Business以上の対象プランで利用でき、文章の作成や要約、表現のブラッシュアップなど、文書作成全般をサポートします。

例えば、会議メモから議事録を作成したり、企画書のたたき台を生成したりすることが可能です。選択した文章だけを書き換えることもできるため、言い回しの調整や表現の統一にも役立ちます。文書作成にかかる負担を減らしながら、アウトプットの品質向上も期待できるでしょう。

Box AI Home・Box AI for Hubs｜コンテンツ全体をAIで検索・活用

Box AI Homeは、Box内に保存されたファイルやフォルダ、Hubをまとめて対象に、AIへ質問できるワークスペースで す。複数のファイルやフォルダをまとめて参照先として指定できるため、関連するコンテンツを横断して回答を得られます。

契約書や議事録、マニュアルなど複数のコンテンツを横断して検索・分析し、質問に対する回答や関連資料を提示します。また、質問内容や参照するコンテンツはセッションとして保存されるため、途中から作業を再開することも可能です。

利用できるコンテンツはBoxのアクセス権限に基づいて制御されるため、閲覧権限のある情報だけを対象にAIを活用できます。

一方、Box AI for Hubsは、Box Hubsで公開された複数のコンテンツを対象に、要約や比較、分析、新しいコンテンツの生成を支援する機能です。部署ごとに整理された情報を横断的に活用できるため、社内ナレッジの共有や意思決定の効率化につながります。

Box AI Studio・Box Extract｜高度なAI活用を実現する機能

Enterprise Advancedでは、業務に合わせてAIエージェントを構築できる「Box AI Studio」と、文書内の情報をAIで読み取り、管理しやすくする「Box Extract」を利用できます。

Box AI Studioでは、利用するAIモデルやプロンプトを業務内容に合わせて設定でき、社内ルールや業務フローに沿った回答を行うAIエージェントを構築できます 。例えば、「出張申請を社内規程に沿ってチェックする」「契約書の確認ポイントを案内する」といった業務に合わせたAIの活用が可能です。

一方、 Box Extractは、AIとOCRを活用して契約書や申請書などの文書から、契約者名や契約金額、契約開始日・終了日といった情報を自動で抽出し、メタデータとして付与する機能で です。

付与したメタデータを利用することで、「契約金額が10万円以上」「今月で契約が終了する契約書」といった条件でも検索できるようになります。大量の文書管理や検索の効率化だけでなく、ワークフローや文書管理の効率化にも役立ちます。

Box AIはどのエディション・プランで利用できる？

Box AIの基本機能は、Businessを含む全ての対象プランで利用できます。ただし、利用できる機能はエディションによって異なり、複数ファイルへの質問やAIエージェントの活用など、高度な機能は上位プランが対象です。

導入前には、自社で必要となる機能を整理した上でプランを選ぶことが重要です。

機能	Business/ Business Plus	Enterprise	Enterprise Plus	Enterprise Advanced
Box AIによる要約・生成・翻訳	○	○	○	○
Box AI Q&A	単一ファイル	単一ファイル	複数ファイル	複数ファイル
Box Hubs	-	○	○	○
Box Hubs内でのAI Q&A	-	-	○	○
Box AI Studio	-	-	-	○
Box Extract	-	-	-	○
カスタムAIエージェント	-	-	-	○

基本的な要約や文章生成だけであればBusinessプランから利用できます。一方、複数の資料を横断して分析したり、業務に合わせたAIエージェントを構築したりする場合は、Enterprise PlusまたはEnterprise Advancedが適しています。

【関連記事：Boxの料金は？機能・プランの選び方まで一挙解説】

Box AIのセキュリティ設計と企業利用の安心感

生成AIを業務で利用する際、多くの企業が気にするのが情報漏えいや機密データの取り扱いです。特に契約書や顧客情報などを扱う場合、AIの学習データとして利用されないか、アクセス権限が適切に反映されるかは導入前に確認しておきたいポイントといえます。

ここでは、Box AIのセキュリティ設計や、安全に活用するための考え方について解説します。

入力したデータはAIモデルの学習に利用される？

Box AIでは、ユーザーが入力したプロンプトや、Box内のコンテンツがAIモデルの学習に利用されない設計と なっています。そのため、社内文書や契約書などを活用しながらAIを利用しやすい点が特徴です。

一方で、AIが生成した回答は必ずしも100％正確とは限りません。要約や情報整理の補助として活用しつつ、最終的な判断は利用者が行う運用が基本となります。AIに任せる範囲と人が確認する範囲を明確にしておくことで、より効果的に活用できます。

Boxのアクセス権限を生かした安全な利用

Box AIは、Boxで設定されているアクセス権限をそのまま引き継いで利用します。ユーザーは閲覧権限のあるコンテンツだけを対象に質問でき、アクセスできないファイルが回答に利用されることはありません。

例えば、部署ごとに閲覧できるフォルダを分けている場合でも、その設定を維持したままAIを利用できます。新たに権限を設定し直す必要がないため、既存の運用を大きく変更せずに導入しやすい点もメリットです。

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コンプライアンスやガバナンスに配慮した設計

企業で生成AIを活用する際は、情報管理だけでなく、コンプライアンスやガバナンスへの対応も欠かせません。 Boxはアクセスログや権限管理など、企業利用を前提とした管理機能を備えており、AI活用においても既存の管理体制を生かせます 。

また、電子透かしやデバイス管理、パスワードポリシーなど、エディションに応じたセキュリティ機能も利用できます。生成AIだけでなく、コンテンツ管理やアクセス制御と組み合わせて運用できる点が、Boxならではの強みです。

Box AIを安全に運用するためのポイント

Box AIを導入する際は、機能だけでなく運用ルールも併せて整備しておくことが重要です。利用範囲を明確にすることで、社内への展開もスムーズになります。

導入前に整理しておきたいポイントは以下の通りです。

• AIを利用する対象部署・利用者を決める
• 機密情報の取り扱いルールを整備する
• AIの回答は担当者が確認する運用とする
• 利用ガイドラインを社内へ周知する

まずは一部の部署やフォルダで試験運用を行い、課題を整理した上で利用範囲を広げていく方法がおすすめです。運用ルールと併せて導入することで、Box AIをより効果的に活用できます。

Box AIを活用するメリットと運用時の注意点

Box AIは、文書の要約や検索だけでなく、情報共有や文書作成など幅広い業務の効率化を支援します。一方で、生成AIを業務で活用するには、機能だけでなく運用ルールや制限事項を理解しておくことも欠かせません。

ここでは、Box AIを導入するメリットと、運用前に確認しておきたいポイントを紹介します。

社内文書の検索・要約を効率化できる

Box AIを活用する大きなメリットは、社内文書の検索や要約にかかる時間を短縮できること です。契約書や提案書、マニュアルなどをAIが読み取り、質問に応じた回答や要約を生成します。

例えば、「契約期間はいつまでか」「この資料の要点を3つにまとめて」と質問するだけで、必要な情報を短時間で把握できます。大量の資料を確認する業務が多い企業では、情報収集や確認作業の効率化につながるでしょう。

社内外のコラボレーションを効率化できる

Box AIは、Box NotesやBox Hubsと組み合わせることで、社内外の情報共有や共同作業も支援 します。議事録の作成や文章のブラッシュアップ、複数資料の横断検索など、共同作業に伴う負担を軽減できます。

また、Box上でファイルを一元管理しているため、メールで資料を何度もやり取りする必要がありません。最新ファイルを共有しながら作業を進めやすくなり、情報の行き違いや重複作業の防止にも役立ちます。

利用時に知っておきたい制限事項

Box AIは業務効率化に役立つ一方で、生成AIならではの制限もあります。AIが生成した内容は必ずしも正確とは限らず、回答に誤りが含まれる可能性もあります。

また、 利用できる機能は契約しているエディションによって異なります。複数ファイルへの質問やAI Studioなど、一部の高度な機能は上位プランが対象 です。導入前には、自社で必要となる機能を整理しておきましょう。

導入前に検討したい運用ルール

Box AIを効果的に活用するには、社内ルールをあらかじめ整備しておくことが重要です。AIの利用範囲や確認フローを明確にすることで、導入後の混乱を防ぎやすくなります。

例えば、AIが作成した文章は担当者が最終確認することや、機密情報の取り扱いに関するルールを定めておくと安心です。併せて利用ガイドラインを社内へ共有しておくことで、運用の定着も期待できます。

Box AIが向いている企業

Box AIは、日常的に多くの文書を扱う企業や、社内ナレッジを有効活用したい企業に適しています。契約書や議事録、マニュアルなどの管理・検索に時間がかかっている場合は、導入効果を実感しやすいでしょう。

また、Boxをすでに利用している企業であれば、既存のコンテンツやアクセス権限を生かしたままAIを活用できます。 業務効率化だけでなく、情報共有や文書作成の負担軽減を目指す企業にも適したソリューション といえます。

Box AIの活用事例

Box AIは、さまざまな業務で発生する文書作成や情報検索を支援します。契約書の確認や議事録作成だけでなく、社内ナレッジの活用や営業資料の作成など、幅広い場面で利用可能です。ここでは、代表的な活用事例を紹介します。

契約書や社内文書の要約

契約書や業務マニュアル、社内規程など、長文の文書を確認する業務では、Box AIが要約や情報抽出をサポートし ます。

例えば、「契約期間を教えて」「解約条件をまとめて」と質問するだけで、該当する内容を短時間で確認できます。複数の契約書を比較しながら違いを整理することも可能なため、法務部門や管理部門の業務効率化にも役立ちます。

議事録・提案書作成

Box AIは、会議メモや箇条書きをもとに議事録や提案書の作成を支援 します。文章の要約や表現の見直しにも対応しており、文書作成にかかる負担を軽減できます。

例えば、打ち合わせ後のメモを整理して議事録を作成したり、提案書のたたき台を生成したりといった活用が可能です。ゼロから文章を書く時間を減らせるため、より付加価値の高い業務に時間を充てられるようになります。

社内FAQ・ナレッジ検索

Box内に蓄積されたマニュアルや手順書、過去の資料を活用し、社内ナレッジを効率良く検索できる点もBox AIの特長 です。

例えば、「経費精算の手順は？」「過去の提案資料を参考にしたい」と質問すると、関連するコンテンツをもとに回答を生成します。担当者へ都度確認する手間が減るため、情報共有の効率化や属人化の解消にもつながるでしょう。

営業・管理部門での活用例

営業部門では提案書や商談資料の作成、管理部門では契約書や社内規程の確認など、Box AIはさまざまな部門で活用できます 。

例えば営業では、過去の提案資料を参考に新しい提案書を作成したり、商談内容を整理したりする際に役立ちます。一方、管理部門では契約内容の確認や社内文書の検索を効率化でき、日常業務の負担軽減や生産性向上が期待できるでしょう。

Box AIの導入・運用はイッツコムにご相談ください

Box AIの効果を十分に引き出すには、機能を導入するだけでなく、自社の業務に合わせた運用設計や活用方法を検討することが重要です。

イッツコムでは、Boxの導入からAI活用、運用定着まで一貫してサポートしています。初めてBox AIを導入する企業はもちろん、現在の運用を見直したい企業もお気軽にご相談ください。

Boxの導入からAI活用・運用までワンストップで支援

イッツコムでは、Boxの販売だけでなく、導入設計や初期設定、運用開始までをワンストップで支援しています 。利用目的や業務内容をヒアリングした上で、最適なエディションの選定や活用方法をご提案します。

また、既存システムとの連携やファイル移行など、導入時に発生する課題についても相談可能です。Box AIを活用した業務改善まで見据えたサポートを受けられるため、スムーズな導入につながります。

導入後の活用定着や運用改善もサポート

Box AIは、導入して終わりではなく、継続的に活用することで業務改善の効果を発揮します。 イッツコムでは、導入後の問い合わせ対応や活用支援、運用改善のサポートも提供しています 。

「期待したほど活用できていない」「利用範囲を広げたい」といった課題にも対応しており、運用状況に応じた改善提案が可能です。Box AIを長期的に活用できる体制づくりを支援しています。

まとめ

Box AIは、Boxに保存されたコンテンツを活用し、要約や質問回答、文書作成などを支援する生成AI機能です。契約書や議事録、社内マニュアルなどを効率良く活用できるため、情報検索や文書作成にかかる時間の削減が期待できます。

一方で、導入効果を高めるには、自社に適したエディションの選定や運用ルールの整備も欠かせません。イッツコムでは、Boxの導入からAI活用、運用定着まで一貫してサポートしています。Box AIの導入や活用をご検討中の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。